DOCUMENTO IMPRESO NO CONTROLADO

Transcripción

1 Distribución: INTRANET Página PROPÓSITO Normar la manera proporcionar mantenimiento preventivo y correctivo la infraestructura, equipos, muebles e inmuebles las instalaciones administrativas la Empresa con el fin que se encuentren en óptimas condiciones para su uso. 2. ALCANCE El presente procedimiento abarca s la tección la necesidad sea por planificación o por daño, hasta la ejecución los trabajos, la suscripción l acta entrega-recepción l servicio y actualización la hoja vida o bitácora l equipo o bien. Es aplicable a todas las Gerencias la Empresa. 3. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES Bienes Muebles, Inmuebles y Equipos: son aquellos bienes adquiridos por la empresa, ubicados en las distintas penncias y stinados para funciones carácter administrativo: mobiliario oficina, ascensores, generadores, entre otros. Se exceptúa equipos computación. Instalaciones Administrativas: Compren la infraestructura utilizada para el sarrollo las actividas administrativas tanto en edificios como edificaciones e instalaciones utilizadas en las diferentes áreas operativas. Mantenimiento Correctivo: Mantenimiento realizado a las instalaciones y equipos, cuando se ha tectado un fallo o avería, con el fin volverlos operativos. Mantenimiento Preventivo: Mantenimiento planificado realizado a las instalaciones y equipos para garantizar su operatividad. Plan Mantenimiento: Documento que contiene las actividas, tiempo, costos, recurso humano y cronograma programado para el mantenimiento preventivo las instalaciones y equipos. Solicitud Servicio: Formulario mediante el cual el custodio o usuario l bien, equipo e instalaciones, solicita al el mantenimiento correspondiente. Requisición Materiales: Formulario mediante el cual se solicita a la Abastecimientos Boga (o Unidad Negocio) la entrega materiales que existan en stock, necesarios para el Mantenimiento. Orn Compra: Formulario mediante el cual se solicita a la Abastecimientos (o similar en cada unidad iniciar el proceso compra material requerido para el mantenimiento a realizar. (v01) RESOLUCIÓN: P Página 1 5

2 Distribución: INTRANET Página TAREAS MANTENIMIENTO PREVENTIVO: 1. Realizar inspecciones inmuebles y equipos (Chek List). Presentar informe. 2. Realizar Cronograma trabajos Mantenimiento. 3. Aprobar Plan Mantenimiento. similar en cada unidad MANTENIMIENTO CORRECTIVO: 1. Elaborar solicitud servicio, dirigida al similar en cada unidad tallando mantenimiento requerido. Custodio y Responsable l área usuaria 2. Recibir solicitud servicio. Secretaria Coordinador Sénior Gestión Administrativa (o similar en cada unidad 3. Intificar tipo mantenimiento y asignar responsable verificación l requerimiento solicitado,. 4. Inspeccionar las necesidas mantenimiento requeridas a través la solicitud servicio y finir si los trabajos se los pue realizar con personal y recursos propios o contratación servicios privados y presentar informe a la similar en cada unidad. 5. PARA EJECUCIÓN DE TRABAJOS CON RECURSOS PROPIOS: similar en cada unidad 5.1. Determinar necesidad personal y materiales Solicitar a boga la requisición material para realizar el mantenimiento requerido o compra a través Caja Chica. y Analista o Asistente (v01) RESOLUCIÓN: P Página 2 5

3 Distribución: INTRANET Página Remitir la Requisición Materiales y/o Solicitud Materiales y Equipos necesarios para el mantenimiento a la Abastecimientos, en el no tener en stock boga. 5.4 Recibir materiales boga y supervisar trabajos mantenimiento. 5.5 Ejecutar trabajos mantenimiento. Auxiliar o personal mantenimiento 5.6 Entregar recepción trabajos solicitados y ejecutados. 6. PARA EJECUCIÓN DE TRABAJOS MEDIANTE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS (Aplicar el proceso: Contratación Obras, Servicios y Consultoría ). 6.1 Elaborar Presupuesto Referencial para el mantenimiento solicitado y presentar para aprobación Gestión Administrativa, acuerdo al proceso: 6.2 Solicitar certificación presupuestaria a la Finanzas para iniciar proceso contratación, acuerdo al proceso: 6.3 Intificar proveedores que puedan realizar el trabajo mantenimiento solicitado, acuerdo al proceso: CONTRATACIÓN DE OBRAS, SERVICIO Y 6.4 Requerir cotizaciones los trabajos cuidando que todos los proveedores convocados a cotizar consiren exactamente los mismos criterios, especificaciones, concepto y volúmenes l trabajo a realizar, acuerdo al proceso: 6.5 Analizar cotizaciones tomando en cuenta estrictos criterios eficiencia, legalidad, trato justo, igualdad, calidad, vigencia tecnológica, oportunidad, concurrencia, transparencia, publicidad y participación nacional y preparar y Usuario o custodio Analista o Asistente la (v01) RESOLUCIÓN: P Página 3 5

4 Distribución: INTRANET Página 4 5 informe con recomendación para aprobación l su unidad. Presentar informe. 6.6 Analizar informe y aprobar, ser el. 7. Elaborar Formulario Orn Mantenimiento o Analista Servicios informe proceso para aprobación. Administrativos 8. Aprobar orn mantenimiento. Coordinador Servicios Administrativos o similar 9. Supervisar la correcta ejecución los trabajos Asistente contratados, acuerdo al proceso: Mantenimiento 10. Realizar la verificación final los trabajos, Asistente elaborar y suscribir acta entrega-recepción, Mantenimiento, Área acuerdo al proceso: CONTRATACIÓN DE usuaria, custodio OBRAS, SERVICIO Y 11. Actualizar hoja vida o bitácora Asistente mantenimientos. Mantenimiento 12. Elaborar trámite pago respectivo, acuerdo al Analista Servicios proceso: CONTRATACIÓN DE OBRAS, Administrativos SERVICIO Y 5. POLÍTICAS DEL PROCEDIMIENTO 5.1. En la ejecución este Procedimiento, se berá observar toda la normativa vigente, aplicándola según su orn jerárquico y especialidad. En duda se observará la norma rango superior Los funcionarios serán responsables velar por la custodia y estado los bienes y equipos la Empresa que les han sido asignados Será responsabilidad l área usuaria comunicar al similar en cada unidad, la necesidad mantenimiento correctivo bien o equipo manera inmediata El mantenimiento berá ejecutarse en forma oportuna, optimizando recursos y enfocado a la satisfacción l cliente interno El mantenimiento se berá contratar únicamente en los s en que la Empresa no pueda realizarlo con sus propios recursos, consirando criterios eficiencia, legalidad, trato justo, igualdad, calidad, vigencia tecnológica, (v01) RESOLUCIÓN: P Página 4 5

5 Distribución: INTRANET Página 5 5 oportunidad, concurrencia, transparencia, publicidad y participación nacional; cumpliendo con la normativa establecida y más disposiciones contratación pública En el que los trabajos mantenimiento solicitado sean recurrentes o responsabilidad l custodio o funcionario, la empresa ejecutará el servicio y el Gestión Administrativa solicitará a la autoridad competente el scuento respectivo Los custodios bienes y equipos no podrán contratar trabajos mantenimiento por su cuenta, berán obligatoriamente cumplir con el procedimiento establecido para tal efecto. En el que lo realicen, la Empresa no asumirá la responsabilidad cancelar dichos trabajos Será obligación l custodio o funcionario responsable l bien o equipo, firmar la recepción los trabajos solicitados y evaluar los mismos. 6. DOCUMENTOS RELACIONADOS CÓDIGO H H H03.03-PR-01 H PR-05 N/D N/D NOMBRE DEL DOCUMENTO Proceso: Mantenimiento preventivo instalaciones, equipos y vehículos Proceso: Mantenimiento correctivo instalaciones, equipos y vehículos Procedimiento: Desconcentración Empresarial Procedimiento: Administración y Control Propiedad, Planta y Equipo Formato Solicitud l Servicio Hoja vida o bitácora mantenimientos (v01) RESOLUCIÓN: P Página 5 5