MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADQUISICION, COMPRA O CONTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CONSUMO

Transcripción

1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADQUISICION, COMPRA O CONTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CONSUMO NOMBRE: Jorge A. Escárate Molina CARGO: Director Ejecutivo INSTITUCION: Corporación Municipal Deportes Ñuñoa FECHA DE PREPARACIÓN: Julio NOMBRE: Jorge A. Escárate M..

2

3 OBJETIVO DEL MANUAL. El presente Manual tiene por objeto establecer y fijar la forma operar y los procedimientos administrativos a los que be ceñirse las adquisiciones, compra, contrataciones y arrendamiento bienes materiales y/o servicios, que requiera la Corporación para el cabal cumplimiento sus fines. Su principal objetivo es asegurar una óptima y transparente utilización y stino sus recursos, modo garantizar la mejor y más conveniente elección conforme los intereses organizacionales y estándares mercado en la elección los mismos. Este Manual será aplicación universal y carácter obligatorio para todos quienes ban intervenir en los procesos adquisición, compra, contratación y/o arrendamiento bienes materiales y/o servicios, sean carácter general o específico conforme la naturaleza corporativa. Estará al alcance los interesados y berá permanecer en las oficinas Administración la Corporación Municipal Deportes Ñuñoa. El tendrá la obligación difundirlo entre el personal operativo-administrativo que proceda. RESPONSABILIDADES. - Del : Vista o requerida una necesidad adquisición cualquiera los tres recintos la Corporación, berá manifestar, por escrito, correo electrónico o verbalmente, la necesidad compra directamente al Director Ejecutivo. Una vez finida la necesidad, berá verificar que ésta sea efectiva y real; que esté conforme con las características propias cada actividad, curso o disciplina portiva y/o recreativa que se requiera realizar o mejora que se see implementar. Hecho lo anterior presentará al Director Ejecutivo por escrito, la necesidad compra acompañada por al menos tres cotizaciones o solicitus formales presupuestos distintos proveedores, cuidando siempre cotizar productos similares características en cuanto a cantidad y calidad. - El Director Ejecutivo autorizará la cotización más conveniente a los intereses corporativos sin que ésta tenga que ser necesariamente la más económica. El elaborará la correspondiente orn compra que berá llevar la firma responsabilidad y el timbre la CDÑ. El pago efectivo los bienes y servicios adquiridos o contratados berá acompañarse siempre la correspondiente factura, boleta compra o boleta honorarios, según corresponda, la cual se pagará con cheque nominativo a nombre l proveedor. - La Contadora: Deberá revisar, programar y ejecutar los pagos y llevar el correspondiente registro contable. - El Director Ejecutivo: Autorizará o rechazará la compra consirando la procencia la solicitud, la oportunidad l gasto y la disponibilidad presupuestaria y flujo caja. En su ausencia autorizará y firmará la compra el, quien berá informar la gestión en la primera oportunidad que le sea posible.

4 DEFINICIONES. Boleta Honorarios: Es el documento emitido por el prestador l servicio (profesionales y personas naturales o jurídicas que sarrollan ocupaciones lucrativas). Registra los ingresos percibidos por la prestación l servicio, clasificados en segunda categoría la Ley la Renta. Boleta Prestación Servicios Terceros: Documento utilizado por la Corporación en reemplazo las boletas honorarios, para dar cumplimiento a la obligación tributaria y contable, cuando el prestador l servicio no posee boletas propias para respaldar la bida prestación. Cotización o Presupuesto: Es la solicitud información que se hace al o los proveedores respecto precios, calidas y especificaciones l bien y/o servicio. Orn Compra y/o Contrato: Es el documento orn administrativo interno que termina el compromiso entre la Corporación mandante y el proveedor. Tiene por función respaldar los actos compras y/o contratación, respecto la solicitud. Guía Despacho: Es el documento tributario legal, registro interno que utilizan algunos proveedores para trasladar mercaría s sus bogas a los penncias la Corporación. Factura: Es el documento tributario legal que respalda el pago, una solicitud efectiva productos o servicios, y que está directamente asociada a una orn compra. Boga: Es el espacio físico stinado a guardar o almacenar los productos y/o materiales uso y consumo corriente, carácter frecuente, adquiridos con la finalidad mantener y perfeccionar la operatividad los distintos estamentos corporativos y los niveles inventario óptimos para evitar vacios stock en la gestión abastecimiento. Plan Semestral o Anual Compras. Es la relación bienes materiales portivos y/o servicios consumo carácter general, que la Corporación planifica o estima como necesarias adquirir, comprar o contratar durante un semestre o año calendario. El procedimiento adquisición o compra se ejecutará en la oportunidad más conveniente a los intereses y disponibilidad presupuestaria la Corporación.

5 REGISTRO. TIPO DE DOCUMENTO RESPONSABLE Formato Emisión, Archivo o Custodia Depenncia ó Lugar Momento Solicitud Compra Digital, Soporte Papel ó Verbal Oficina Administración Según Necesidad y Oportunidad Cuadro Comparativo Soporte Papel Oficinas Administración Según Corresponda Orn Compra Soporte Papel Oficina Administración Según Corresponda Factura y/o Contadora Oficial timbrada por S.I.I. Oficina Contabilidad Contra Recepción Conforme PROCESO. Actividad o Etapa l proceso Observación Responsable Requerimiento: El Aministrativo, oficio o a requerimiento parte, i nforma la necesidad un producto o servicio al Director Ejecutivo o bien proce a tramitar los respectivos presupuestos cuando el requerimiento no supere las 3 UTM. s, Encargados áreas o

6 Autorización la compra El y/o el Director Ejecutivo, según sea el caso, autorizarán por medio su firma y timbre oficial, la compra previa presentación al menos tres Presupuestos o Cotizaciones distintas. Director Ejecutivo y en su ausencia, el. Emisión Orn compra El revisará los presupuestos y verificará que no tengan errores ni le falten datos para procer a la emisión la correspondiente Orn Compra. Una vez emitida la Orn Compra berá ser firmada y timbrada por quien corresponda, según fina el Director Ejecutivo. o quien lo reemplace. Envío Orn compra El o en quien legue, enviará la Orn Compra al proveedor seleccionado. Verificará la recepción conforme la Orn Compra. o quien lo represente. Seguimiento la Orn Compra El y/o el o la funcionario(a) encargado(a) l spacho la Orn Compra, chequeará que el producto recibido cumpla con los requisitos especificados en dicho documento. Asimismo, verificará que se encuentren en por la Corporación todos los documentos necesarios que acrediten la compra y su garantía. o quien lo represente.

7 Registro e Inventario. La Contadora berá terminar oficio o a solicitud l, sí el bien material, cuando éstos no sean fungibles, berá ser inventariado a fin registrarlo conforme la normativa vigente y don corresponda., contadora y/o responsable asignado a la función. El se asegurará, igual forma, que dicho bien sea amás, intificado con la correspondiente plancheta o similar que indique claramante su intificación en el Inventario. CANCELACION o PAGO: Se realizará siempre contra factura o documento que la reemplace, con cheque nominativo a nombre l proveedor o prestador l servicio, y una las cuentas corrientes oficiales la Corporación.