ADMINISTRACION MUNICIPAL DE FUSAGASUGA MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

Transcripción

1 I. IDENTIFICACIÓN Nivel Jerárquico: TECNICO Denominación del Empleo: TECNICO OPERATIVO Código: 314 Grado: 03 No. de cargos: UNO (1) Naturaleza del empleo: CARRERA ADMINISTRATIVA Dependencia CONCEJO MUNICIPAL Cargo del Superior Inmediato: II. PROPÓSITO PRINCIPAL Aplicar sus conocimientos técnicos en la administración de la información y el manejo de la agenda de sesiones de la corporación y el apoyo administrativo a la mesa directiva y el presidente. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Administrar el archivo y el sistema de información documental de la corporación de conformidad con las normas pertinentes. 2. Llevar la agenda de sesiones y organizar los apoyos administrativos para la ejecución de las mismas. 3. Transcribir proyectos de acuerdo, actas y los demás documentos que los miembros de la corporación le demanden. 4. Tramitar ante las dependencias de la administración municipal la información, presupuestos y requerimientos del Concejo. 5. Preparar y presentar a la mesa directiva los presupuestos de gastos de la corporación. 6. Realizar los trámites para la ejecución del gasto y la administración del presupuesto del Concejo, de acuerdo con las indicaciones del superior inmediato. 7. Revisar e informar sobre las necesidades de actualización normativa de la base de información de la Corporación. 8. Las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato acordes con el propósito principal del cargo. IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) 1. Revisiones documentales y procedimentales desarrolladas de conformidad con las normas legales y técnicas para el soporte de los procesos de la dependencia. 2. Trámites y procedimientos desarrollados con el orden y calidad que se requiere para obtener los productos de la gestión de la dependencia. 3. Los apoyos o insumos desarrollados para apoyar la gestión de los niveles superiores con la eficiencia y efectividad que demandan aquellos. 4. Archivos, inventarios y sistemas de información organizados y actualizados de acuerdo con

2 los requerimientos de la dependencia. 5. Informes y reportes elaborados en las condiciones normativas y técnicas que exigen los clientes tanto internos como externos de los procesos de la dependencia. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES 1. Normatividad municipal 2. Presupuesto 3. Contratación 4. Normatividad y técnicas de archivo 5. Internet y sistemas básicos office Estudios Titulo Formación Técnica o Titulo de Formación Tecnológica en carreras relacionadas con las funciones del cargo. VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Experiencia Dos (2) años de experiencia laboral

3 I. IDENTIFICACIÓN Nivel Jerárquico: ASISTENCIAL Denominación del Empleo: AUXILIAR ADMINISTRATIVO Código: 407 Grado: 05 No. de cargos: UNO (1) Naturaleza del empleo: CARRERA ADMINISTRATIVA Dependencia SECRETARIA GENERAL Cargo del Superior Inmediato: SECRETARIA GENERAL II. PROPÓSITO PRINCIPAL Ejecutar labores de apoyo administrativo a la gestión del Concejo Municipal. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Elaborar los documentos, actas y certificaciones que le sean asignados por el superior inmediato y de responsabilidad de la dependencia. 2. Atender al público y funcionarios de la administración, contestar el teléfono y entregar a tiempo los mensajes recibidos en la dependencia. 3. Tramitar solicitudes y oficios de la corporación ante las dependencias de la administración municipal. 4. Llevar y mantener el archivo de la dependencia, en forma organizada y actualizada. 5. Colaborar con las agendas de los miembros de la corporación. 6. Ejecutar los procesos y funciones de apoyo administrativo que adelanten los niveles superiores de la dependencia. 7. Las demás que le sean asignadas por el superior inmediato, acordes con el propósito principal del cargo. IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES 1. Documentos, minutas, informes y demás productos de gestión de apoyo asistencial desarrollados en los términos solicitados por el superior inmediato. 2. Sistemas de información documental y de archivo organizado y actualizado para garantizar suministro oportuno de datos como insumo para la toma de decisiones en las dependencias. 3. Público y funcionarios atendidos y orientados con la información suministrada de manera oportuna y completa. 4. Utilización de recursos físicos, financieros y tecnológicos para el ejercicio de las funciones con óptimo aprovechamiento para el cumplimiento del propósito principal del cargo 5. Los trámites y funciones operativas desarrolladas con eficiencia y calidad y con la oportunidad definida en las programaciones de la dependencia.

4 V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES 1. Técnicas de archivo y gestión documental. 2. Manejo básico de programas como Word, Excel, Power Point 3. Internet. 4. Atención al cliente VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia Aprobación de Cuarto año de Formación Un (1) año de experiencia relacionada con las Básica Secundaria. funciones del cargo.

5 I. IDENTIFICACIÓN Nivel Jerárquico: ASISTENCIAL Denominación del Empleo: AUXILIAR ADMINISTRATIVO Código: 407 Grado: 03 No. de cargos: UNO (1) Naturaleza del empleo: CARRERA ADMINISTRATIVA Dependencia CONCEJO MUNICIPAL Cargo del Superior Inmediato: PRESIDENTE DEL CONCEJO MUNICIPAL II. PROPÓSITO PRINCIPAL Ejecutar labores de apoyo técnico y administrativo requeridas por los miembros del Concejo Municipal para su eficiente funcionamiento. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Ejecutar las funciones de apoyo técnico y administrativo para el funcionamiento de los equipos en el desarrollo de las sesiones del Concejo. 2. Realizar el mantenimiento preventivo de los equipos de audio y video de apoyo a las sesiones del Concejo. 3. Apoyar la conservación y cuidado del archivo de la Corporación 4. Levantar y mantener actualizado el inventario de los muebles y útiles de escritorio del archivo, la biblioteca y del salón de sesiones del Concejo. 5. Apoyar a los Concejales en la presentación de ponencias y sustentaciones que requieran la utilización de equipos audiovisuales. 6. Desarrollar actividades de apoyo a la gestión de los concejales y personal administrativo de la Corporación. 7. Las demás que le señale el Reglamento Interno de la Corporación, la Mesa Directiva y/o el superior inmediato de la Corporación de conformidad con el propósito principal. IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) 1. Documentos, minutas, informes y demás productos de gestión de apoyo asistencial desarrollados en los términos solicitados por el superior inmediato. 2. Sistemas de información documental y de archivo organizado y actualizado para garantizar suministro oportuno de datos como insumo para la toma de decisiones en las dependencias. 3. Público y funcionarios atendidos y orientados con la información suministrada de manera oportuna y completa. 4. Utilización de recursos físicos, financieros y tecnológicos para el ejercicio de las funciones con óptimo aprovechamiento para el cumplimiento del propósito principal del cargo 5. Los trámites y funciones operativas desarrolladas con eficiencia y calidad y con la oportunidad definida en las programaciones de la dependencia.

6 V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES 1. Técnicas de archivo y gestión documental. 2. Manejo básico office 3. Manejo de equipos electrónicos de video y sonido 4. Internet. Estudios Aprobación de Formación Básica Primaria. VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Experiencia Tres (3) años de experiencia laboral.