MANUAL DE ORGANIZACIÓN SECRETARIA PARTICULAR

Transcripción

1 MANUAL DE ORGANIZACIÓN SECRETARIA PARTICULAR

2 CONTENIDO Páginas I. INTRODUCCIÓN. 3 II. OBJETIVO GENERAL. 4 III. MISION. 4 IV. VISION.. 4 V. FUNCIONES GENERICAS. 5 VI. FUNCIONES ESPECIFICAS. 5 VII. ANTECEDENTES HISTÓRICOS. 6 VIII. MARCO JURÍDICO. 6 IX. ATRIBUCIONES.. 7 X. ESTRUCTURA ORGÁNICA.. 9 XI. ORGANIGRAMA.. 9 XII. FUNCIONES. 10 XIII. DIRECTORIO 11

3 I. INTRODUCCIÓN. En la actualidad y desde mucho antes, las instituciones públicas viven una dinámica constante motivadas por la necesidad imperante de dar respuesta a los requerimientos de la ciudadanía, en forma expedita, con eficacia, eficiencia y calidad en el Municipio de Gómez Palacio, Durango, el cual ha tenido un crecimiento y exige la aplicación de nuevas estrategias tendientes a realizar una mejora en todos los aspectos tanto sociales, políticos y administrativos; mediante la ejecución de nuevas políticas públicas y/o gubernamentales. Atento a lo anterior, este manual de organización, permite identificar la estructura orgánica de los cargos que ocupan los servidores públicos de esta área, la jerarquía, responsabilidades y obligaciones respecto de las funciones de cada uno de ellos. La metodología de este manual, consistió en un análisis de información de la documentación existente en esta área, así como la observación del ámbito laboral de los cuales se definen las funciones de cada servidor público en su respectivo cargo incluyendo el organigrama estructural. Los propósitos y objetivos de este documento son: - Dar a la ciudadanía respuestas eficientes que mejoren su calidad de vida. - Proteger a los que menos tiene y tratar de dar solución a su problemática. - Coadyuvar en la ejecución de las labores encomendadas al personal de esta área y propiciar la uniformidad en el ámbito laboral.

4 II. OBJETIVO GENERAL Contar con un manual de organización de esta Secretaría Particular de la C. Presidenta Municipal del R. Ayuntamiento de Gómez Palacio, Dgo. Que permita presentar una visión y misión, así como definir las funciones generales y específicas del personal; Para facilitar la consolidación requerida en planeación, programación y operación de los servicios que se realizan en esta área, dando la mayor calidad en cuanto al aprovechamiento de los recursos humanos y materiales a la ciudadanía. III. MISION Ofrecer los servicios públicos del municipio de Gómez Palacio, Durango, de una forma integral con un personal eficiente, honesto y de alta calidad para la mejora de un buen desempeño y contribuyendo así a elevar el nivel de vida de los ciudadanos Gómez palatinos. IV. VISION Contar con un servicio eficaz el cual de respuestas favorables a las necesidades de los ciudadanos de este municipio, para así mantener una estrecha relación con los habitantes de Gómez Palacio, Dgo.

5 V. FUNCIONES GENERICAS Colaborar en cualquier actividad o tarea que se realice en esta secretaria particular y tener una estrecha relación con la ciudadanía así como con sus compañeros de trabajo para dar una mayor eficiencia y eficacia a su trabajo. VI. FUNCIONES ESPECÍFICAS - Elaborar y contestar todo tipo de documentación referente al Presidente Municipal. - Encargado del funcionamiento de la Oficina del Presidente Municipal. - Coordinar y supervisar la logística de eventos en lo que participa el Alcalde. - Mantener Relaciones Publicas entre Organismos Públicos y Privados. - Vigilar que se de seguimiento a las instrucciones giradas por el presidente municipal a los titulares de las direcciones y Jefes de Departamento. - Recibir, atender y canalizar a los ciudadanos del municipio de Gómez Palacio que solicitan algún servicio. - Efectuar los enlaces telefónicos que le sean encomendados por el Presidente Municipal. - Recibir la correspondencia del Presidente Municipal, clasificarla y turnarla. - Manejo de la agenda de trabajo y seguimiento del Presidente Municipal. - Mantenimiento actualizado de los archivos y directorios telefónicos. - Reporte de Actividades. - Supervisar el funcionamiento del área de la secretaria particular. - Revisión de requisiciones y órdenes de compras. - Recepción de Quejas y solicitudes por parte de la ciudadanía.

6 - Las demás que señalen como de su competencia las leyes, reglamento y otras disposiciones jurídicas vigentes, así como aquellas que solicite específicamente el presidente municipal. VII. ANTECEDENTES HISTÓRICOS La falta de un manual de organización genera duplicidad de funciones en las diferentes área o quizá la toma de atribuciones con carácter de inconsistente, debido a que no se habían adoptado preceptos legales bien sustentados, por lo cual resulta difícil instrumentar los controles necesarios para la solución de problemas. Se pretende eficientar la forma de trabajo de esta secretaria particular, tomando en cuenta que el día 8 de septiembre del 2010 se aprobó en forma unánime la estructura orgánica de la administración pública municipal de Gómez Palacio, Dgo: administración BASES LEGALES. VIII. MARCO JURICO - Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. - Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Durango. - Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Durango. - Reglamento Interior del Republicano Ayuntamiento de Gómez Palacio, Dgo. - Ley Estatal de Servicios Públicos. - Ley de Entrega-Recepción.

7 IX. ATRIBUCIONES I. Tramitar los asuntos y desempeñar las comisiones que le encomiende el C. Presidente Municipal, así como atender las quejas y sugerencias, elaborando un análisis de las mismas a fin de coadyuvar con las funciones de la Secretaría. II. Fortalecer el vínculo entre el Gobierno Municipal y la sociedad Gómez palatina, a través del desarrollo de estrategias de comunicación que permita que estos últimos estén permanentemente informados del quehacer de su Gobierno. III. Coordinar e integrar la agenda de trabajo diaria del C. Presidente Municipal. IV. Administrar racional y equilibradamente la agenda de todos los asuntos y documentos a tratar por el C. Presidente Municipal; a fin de facilitar la distribución adecuada de su tiempo. V. Recabar, analizar y sintetizar la información de interés para el Presidente Municipal. VI. Estar al pendiente de invitar al personal clave en los diversos eventos y actos públicos del Presidente Municipal. VII. Concertar, confirmar y recordar las citas del Presidente Municipal con diversos públicos de interés para el mismo.

8 VIII. Coordinar la correspondencia, los registros y el archivo documental de la Oficina del Presidente Municipal. Así como, revisar y contestar la correspondencia para la que se encuentre facultado. IX. Atender a las personas que desean tratar algún asunto con el Presidente Municipal, proporcionándoles información en cuanto a lo que solicitan, canalizando los asuntos a las dependencias municipales correspondientes y resolviendo en su caso, aquellas de carácter operativo. Así mismo, mantener enterado de manera permanente, concreta y oportuna al Presidente con respecto a ello. X. Realizar el registro y seguimiento oportuno de los compromisos acordados por el Presidente Municipal en distintos actos y reuniones. Así mismo, concentra y aplica seguimiento a las minutas y archivo de las mismas. XI. Atender los asuntos de administración interna de la oficina del Presidente Municipal en todo lo relacionado con la gestión, uso, destino y comprobación de recursos y servicios asignados a la misma. XII. Asistir a reuniones y juntas de trabajo en representación del Presidente Municipal, cuando así le sea indicado por el mismo. XIII. Integrar y mantener actualizado de manera permanente, el directorio de carácter público del interés del Presidente Municipal. XIV. Ejercer las demás atribuciones y facultades que en ámbito de su competencia, le señalen las leyes, reglamentos e instrumentos legales y administrativos vigentes; así omo aquellas encomendadas expresamente por el Presidente Municipal.

9 X. ESTRUCTURA ORGÁNICA. 1.0 SECRETARIA PARTICULAR JEFE DEL DEPARTEMENTO DE RELACIONES PÚBLICAS. 1.1 ENLACE DE AUXILIARES ADMINISTRATIVOS.

10 XI. ORGANIGRAMA PRESIDENCIA MUNICIPAL. LIC. MARIA DEL ROCIO REBOLLO MENDOZA SECRETARIA PARTICULAR. LIC. EDUARDO FAUDOA CHÁVEZ. RELACIONES PÚBLICAS. LIC. ESTRELLA MORON. ASISTENTE DEL PARTICULAR. LIC. JUANITA GARCIA ASISTENTE. C.LUIS MENDOZA VALERIO. UNIDAD DE CORRESPONDENCIA. C.LORY GALVÁN TORRES. MENSAJERIA. C.EDMUNDO BAÑUELOS. RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA. LIC. VANESSA GONZÁLEZ CARREÓN.

11 XII. FUNCIONES SECRETARIA PARTICULAR Es la unidad adscrita al Presidente, se ocupa de su correspondencia, programación y atención de audiencias, tiene como objetivo planear, organizar y supervisar las actividades, así como la atención y canalización de las demandas hechas al Alcalde por la ciudadanía, promoviendo el desarrollo de una gestión eficiente para la comunidad Gómez Palatina, atendiendo y resolviendo de forma rápida, personal y humana los asuntos de la población, en coordinación con las Direcciones del Municipio. RELACIONES PÚBLICAS Es la dependencia encargada de establecer una relación institucional con los representantes de los sectores públicos, social y privado, además son facultades, obligaciones y atribuciones del Director de Relaciones Publicas las siguientes: I.- Diseñar programas y estrategias de comunicación interinstitucional que permitan trasmitir adecuadamente las disposiciones, acciones, programas y planes del Gobierno Municipal y que son del interés especifico de cada sector, II.- Diseñar, establecer y actualizar las políticas, estrategias y medios de relaciones del municipio con los representantes de sus diversos sectores; y, III.-Ejercer las Facultades, obligaciones y atribuciones que en el ámbito de su competencia le atribuya cualquier disposición legal o le encomiende el Republicano Ayuntamiento o el Presidente Municipal. El Director de Relaciones Publicas será auxiliado en el ejercicio de sus facultades por los directores que tengan relación en la materia

12 ASISTENTE DEL PARTICULAR Es la unidad Adscrita al Secretario Particular, se encarga de apoyar en el desarrollo de las actividades diarias, así mismo de integrar el archivo documental de esta secretaria y revisar el correo electrónico; para tramitar asuntos. UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Es la Unidad Adscrita al Secretario Particular, se encarga de elaborar oficios, contestar llamadas y dar un buen servicio a la ciudadanía. RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA Es la Unidad Adscrita al Secretario Particular, se encarga de recibir y capturar todo documento que sea enviado al C. Presidente Municipal. MENSAJERIA Es la Unidad Adscrita al Secretario Particular, se encarga de entregar los oficios a las dependencias y unidades administrativas de esta presidencia municipal. XIII. DIRECTORIO PRESIDENCIA MUNICIPAL.

13 AV. FCO I. MADERO 400 NTE COL. CENTRO GOMEZ PALACIO, DGO. TEL EXT FAX PRESIDENCIA MUNICIPAL. LIC. MARIA DEL ROCIO REBOLLO MENDOZA. SECRETARIO PARTICULAR. LIC. EDUARDO FAUDOA CHAVEZ. RELACIONES PÚBLICAS LIC. ESTRELLA MORON GARCIA. C.LUIS GERARDO MENDOZA VALERIO. AUXILIARES ADMINISTRATIVOS. LIC.JUANITA GARCIA ROJAS. C.LORY GALVAN TORRES. LIC. VANESSA GONZALEZ CARREON. C.EDMUNDO BAÑUELOS.