MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE PRESIDENCIA MUNICIPAL

Transcripción

1 MUNICIPIO DE MAGDALENA, SONORA CODIGO: MP-PM 1er. EMISION: 15/05/2008 HOJA: 1 DE 22 ACTUALIZACION: 2016 PRESIDENCIA MUNICIPAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE PRESIDENCIA MUNICIPAL 1

2 MUNICIPIO DE MAGDALENA, SONORA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PRESIDENCIA MUNICIPAL Elaborado por: Revisado y Validado por: Secretaria de Presidencia C. María Josefina Valle Molina Órgano de Control y Evaluación Gubernamental Lic. Karina Arvizu Romero Aprobado por: H. Ayuntamiento de Magdalena, Sonora Sesión de fecha: 13/12/2016 Acta Número: 21 Acuerdo Número: 159 2

3 ÌNDICE PAGINA 1. Introducción 4 2. Objetivo 5 3. Marco Jurídico 6 4. Organigrama 7 5. Red de Procesos 8 6. Descripción de Procedimientos

4 1. Introducción El presente Manual de Procedimiento tiene como objetivo fundamental servir de instrumento de apoyo al funcionamiento Institucional, al contener en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones realizadas por la Presidencia Municipal; orientados a lograr la estandarización de actividades que permitan mayor eficacia y eficiencia en lo que respecta a la Secretaria de Presidencia, Secretaria Particular e Imagen y Comunicación Social. Por lo tanto, el presente manual va dirigido específicamente a los puestos antes mencionados, con el objeto de tener pleno conocimiento de las actividades a desarrollar para prestar los servicios que le corresponden a esta Unidad Administrativa y a la vez, contar con un instrumento de inducción sobre las funciones inherentes a cada puesto que conforma la estructura de Presidencia Municipal. 4

5 2. Objetivo La importancia de los Manuales de Organización es proporcionar a las dependencias municipales, en una forma detallada, la estructura organizacional formal expresada a través de la señalización de las funciones, obligaciones y responsabilidades de los distintos puestos que conforman cada una de las direcciones del Ayuntamiento, coordinaciones, instancias de procedimientos administrativos internos, así como aquellas orientadas a la atención ciudadana. En la medida que se establezca un orden y se delimiten actividades, responsabilidades y objetivos, se contara con una administración pública más eficaz, capaz de lograr mejores resultados, bajo criterios de optimización de recursos. El alcance del manual de organización garantiza el pleno desarrollo de los procedimientos que aseguran el cumplimiento del Plan Municipal de Desarrollo, de los objetivos, metas y estrategias establecidas; así mismo, su diseño permitirá operar un sistema de seguimiento, evaluación y control de las actividades, tanto de las rutinarias como de las extraordinarias. 5

6 3. Marco Jurídico Constitución Política De Los Estados Unidos Mexicanos. Constitución Política Del Estado De Sonora. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios. Plan de Desarrollo del año Reglamento Interior del H. Ayuntamiento de Magdalena, Sonora. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Sonora. 6

7 4. Organigrama PRESIDENTE MUNICIPAL SECRETARIA ASISTENTE PRESIDENCIA ENCARGADA DE COMUNICACION E IMAGEN ENCARGADO DE LOGISTICA AYUDANTE DE COMUNICACION 7

8 5. Red de Procesos Presidencia Municipal CODIGO VERSION NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE LA ULTIMA ACTUALIZACION Procedimiento: Administrativo P-01-PM 03 Petición de Audiencia 13 de Febrero de 2014 P-02-PM 03 Registró de Correspondencia 13 de Febrero de Recibida 2014 P-03-PM 03 Recepción Ejecutiva Federal y/o Ejecutiva Estatal 13 de Febrero de 2014 P-04-PM 03 Agenda Municipal 13 de Febrero de 2014 Procedimientos: Comunicación e Imagen P-05-PM 03 Síntesis Informativa 13 de Febrero de 2014 P-06-PM 03 Elaboración de Boletines 13 de Febrero de 2014 Procedimientos: Logística P-07-PM 03 Logística de Eventos 8

9 6. Descripción de Procedimientos P-01-PM Procedimiento: Administrativo Petición de audiencia 1.-Objetivo: Dar atención a cada petición de audiencia que se recibe, para estar en contacto con la ciudadanía ante las problemáticas que se presenten. 2.-Alcance: A toda la Ciudadanía en general 3.-Responsabilidades: Secretaria particular 4.-Definición: Petición de audiencia: Cita de personas para exponer problemática 9

10 5.-Descripción de Actividades Paso Responsable Descripción de la actividad Ciudadano Secretario Particular Solicita y elabora la petición de audiencia De acuerdo a la petición de audiencia investiga el grado de avance o la situación que guarda el asunto que el ciudadano pretende tratar con el C. Presidente Municipal. Acuerda con el C. Presidente Municipal fecha y hora para la audiencia, en su caso En caso que el asunto a tratar este en fase final se turna al ciudadano a la dependencia que corresponde el asunto. 6.-Referencia a Documentos Relacionados Libro de firmas 10

11 P-02-PM Registro de Correspondencia Recibida 1.-Objetivo: Organizar y entregar correspondencia 2.-Alcance: Dependencias del H. Ayuntamiento 3.-Responsabilidades: Secretaria de presidencia: recibir y entregar a la dependencia correspondiente dicha correspondencia 4.-Definiciones: Correspondencia: Intercambio de oficios 11

12 5.-Descripción de Actividades Paso Responsable Descripción de la actividad Secretaria Secretario Particular Recibe documentación de las dependencias y estampa el sello oficial indicando fecha, hora y firma de recibido Registra correspondencia en el formato correspondiente Turna correspondencia a las dependencias que correspondan Turna al Secretario Particular la correspondencia dirigida al C. Presidente Municipal Analiza con el C. Presidente Municipal la correspondencia determinando el seguimiento y su archivo en su caso 6.-Referencia a Documentos Relacionados Expedientes oficios recibidos 12

13 P-03-PM Recepción Federal y/ejecutivo Estatal 1.-Objetivo: Organización de forma coordinada cada actividad, brindando las facilidades necesarias a favor de la comunidad 2.-Alcance: Dependencias del H. Ayuntamiento 3.-Responsabilidades: Secretaria de presidencia: Recibe comunicado en el que se indican fecha de visita 4.-Definición: Correspondencia: Intercambio de oficios 13

14 5.-Descripción de Actividades Paso Responsable Descripción de la actividad 1 Secretaria de Presidencia 2 3 Secretario Particular Secretario Particular y Avanzada 4 Presidente Municipal Recibe el comunicado en el que se indican fecha de visita y lugares a visitar Se reúne con el Presidente Municipal y las dependencias municipales involucradas para definir las acciones correspondientes Definen rutas de recorrido y audiencias o eventos en el Municipio Recibe a los titulares y los acompaña en su visita al Municipio Despide a los titulares y regresa a sus ocupaciones. 6.-Referencia a Documentos Relacionados Llegada del personal de avanzada y definición de las actividades a desarrollar. 14

15 P-04-PM Proceso: Agenda Municipal 1.-Objetivo: Organizar y calendarizar las actividades cívicas, políticas y sociales 2.-Alcance: Presidencia Municipal 3.-Responsabilidades: Secretaria de presidencia: Audiencias y actividades del Presidente Municipal, integrarlas en la Agenda 4.-Definiciones: Agenda: Libro o cuaderno en que se anota lo que se ha de recordar 15

16 5.-Descripción de Actividades Paso Responsable Descripción de la actividad 1 Integrar en la agenda audiencias ciudadanas con el C. Presidente 2 Secretaria de presidencia Integrar en la agenda actividades del Presidente Municipal dentro del Municipio. Integrar en la agenda compromisos con 3 funcionarios federales y estatales. 6.-Referencia a Documentos Relacionados Agenda Municipal 16

17 P-05-PM Síntesis Informativa 1.-Objetivo: Organizar y calendarizar las actividades cívicas, políticas y sociales 2.-Alcance: Imagen y Comunicación Social 3.-Responsabilidades: Imagen y comunicación social, analizar diariamente los diferentes medios de comunicación de esta Ciudad. 4.-Definiciones: Síntesis informativa: Resumen 17

18 5.-Descripción de Actividades Paso Responsable Descripción de la actividad 1 2 Director de Imagen y Comunicación Social Analiza diariamente los diferentes medios de comunicación Analiza y recorta información más relevante. 6.-Referencia a Documentos Relacionados Archivo 18

19 P-06-PM Elaboración de Boletines 1.-Objetivo: Dar a conocer a los medios de comunicación las principales actividades realizadas por la Administración Municipal 2.-Alcance: Imagen y Comunicación social 3.-Responsabilidades: Imagen y Comunicación Social, realizar boletines o notas oficiales diariamente, mismos que son enviados a distintos medios de comunicación 4.-Definiciones: Boletines: Publicar en radio y Periódicos 19

20 5.-Descripción de Actividades Paso Responsable Descripción de la actividad 1 2 Director de Imagen y Comunicación Social Asistir a los eventos públicos y privados de la administración Municipal y recolectar información en las dependencias Elaborar el boletín informativo y enviarlo a los diferentes medios de comunicación 6.-Referencia a documentos Relacionados Comunicados 20

21 P-07-PM Logística de Eventos 1.-Objetivo: Comprende la puesta en marcha, administración y el correcto funcionamiento de un emprendimiento, dentro de lo cual se desarrollan estrategias de coordinación y planificación. Es decir, pone en juego medios y métodos que se consideran básicos y necesarios para llevar a cabo de manera eficiente la actividad de la organización. 2.-Alcance: Ayuntamiento en General. 3.-Responsabilidades: Encargado de Logística.- Asegurar un proceso logístico para la Organización de carácter integrado, quesea gestionado centralizadamente, coordinar y ejecutar las acciones necesarias para prestar el apoyo en el funcionamiento interno del Ayuntamiento, en los diferentes eventos, comunicaciones e infraestructura, conforme a los recursos asignados. 4.-Definiciones: Logística. Conjunto de los medios necesarios para llevar a cabo un fin determinado de un proceso. 21

22 5.-Descripcion de Actividades Paso Descripción de la actividad Descripción de la actividad 1 Solicitud y/o Invitación a Reunión o evento (oficio) 2 Verificar requerimientos Revisar recursos asignados (Sillas, sonido, Encargado de Logística 3 agua, lonas, etcétera) 4 Verificar necesidades y desarrollo del evento. 6.-Referencia a Documentos Relacionados Logística, transporte, recursos, facturas, órdenes, viáticos. 22