MANUAL DEL PROCESO DE COMUNICACIÓN INTERNA CA-SGI-01-P02

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1 MANUAL DEL PROCESO DE COMUNICACIÓN INTERNA CA-SGI-01-P02 Versión /07/2015

2 Página: Página 1 de 9 Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA LINEAMIENTOS DEL SUBPROCESO ROLES GLOSARIO DE TÉRMINOS DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE ADMINISTRACIÓN PROPÓSITO ALCANCE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES INDICADORES

3 Página: Página 2 de 9 1. INFORMACIÓN BÁSICA Proceso Código del Proceso CA-SGI-01-P02 PROPÓSITO Establecer acciones y preparar material impreso, audio, videos, multimedia e Internet para la implementación del Plan de Interna, así como atender requerimientos puntuales de las diferentes unidades de la Institución referente a su gestión DISPARADOR Ejecución del Plan de Interna Necesidades de la Unidades de la Institución Descripción ENTRADAS Solicitud de la unidad Requirente Plan de Interna ACTIVIDADES PRINCIPALES Ejecutar Plan Elaborar el arte Generar procesos comunicacionales Elaborar Producto Final Difundir en la Institución PROCESO RELACIONADO Emisión de Certificación Presupuestaria Contratación y Compras Públicas Gestión de Pagos Productos/Servicios del Subproceso Tipo de Subproceso Responsables del Subproceso Tipo del cliente Difusión de los productos de Interna Adjetivo Director de Interno 2

4 Página: Página 3 de 9 Marco Legal Resolución Nro. INMOBILIAR-DSI Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos 2. LINEAMIENTOS DEL SUBPROCESO El proceso de Interna considerar los siguientes lineamientos: La Dirección de es el encargado de velar por los procesos de concentración y difusión de la información de la Institución. Los logros de la Institución deben ser comunicados lo más rápido posible y de manera efectiva. 3. ROLES Asistente Administrativa.- Asistir en los procesos administrativos y logísticos para el cumplimiento de las metas y objetivos de la Dirección y brindar soluciones a las necesidades de los usuarios internos y externos. Analista de.- Ejecutar los procesos de gestión técnica comunicacional a través de políticas, normas, planes, programas y proyectos de comunicación interna y externa para posicionar la imagen institucional. Director de.- Dirige la difusión, permanente y estratégica, de la gestión y logros institucionales, a través de los diferentes medios y canales de comunicación internos y externos, generando procesos de identidad institucional. Experto de.- Coordinar procesos de gestión técnica comunicacional a través de políticas, normas, planes, programas y proyectos de comunicación interna y externa para posicionar la imagen institucional. Diseñador.- Ejecutar producciones gráficas y visuales para proyectos de diseño de interiores y exteriores de readecuación, remodelación reconstrucción y aplicación de Marca País de bienes inmuebles a cargo de la institución. Unidad Requirente.- Diferentes unidades de la Institución 3

5 Página: Página 4 de 9 4. GLOSARIO DE TÉRMINOS Interna.- Es el conjunto de actividades llevadas a cabo por cualquier organización para la creación y mantenimiento de buenas relaciones con y entre sus miembros, a través del uso de diferentes medios que los mantengan informados, integrados y motivados para contribuir con su trabajo al logro de las metas institucionales, además ayudará a que el trabajador se sienta comprometido con la organización, motivado para realizar mejor sus tareas, involucrado y partícipe del proceso de comunicación. Lo anterior, se verá reflejado positivamente en los resultados y en la productividad de la organización. Plan Estratégico de.- Es un documento en donde se precisan las estrategias y las tácticas que realizará la organización en torno a la gestión de la comunicación y la información en un tiempo determinado, con el objetivo principal de obtener la fidelización de sus trabajadores y el interés del cliente externo. 4

6 Página: Página 5 de 9 5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO 5

7 Página: Página 6 de 9 6. PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE ADMINISTRACIÓN 6.1. PROPÓSITO Establecer acciones y preparar material impreso, audio, videos, multimedia e Internet para la implementación del Plan de Interna, así como atender requerimientos puntuales de las diferentes unidades de la Institución referente a su gestión 6.2. ALCANCE Es proceso abarca desde la elaboración del Plan de Interna o recepción de una solicitud por parte de las unidades requirente hasta la difusión del producto final en la Institución DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN Elaborar solicitud Unidad Requirente La Unidad requirente realiza una solicitud puntual para el desarrollo de un producto para Interna, el mismo que es enviado por correo electrónico al Director de. DOCUMENTO Y/O REGISTRO Correo electrónico Disponer gestión Director de Recibe la solicitud, misma asigna al Experto de para su atención No Aplica Recibe el requerimiento y lo analiza, con el fin de determinar la viabilidad del mismo y su tiempo de elaboración. Analizar requerimiento / solicitar insumos Experto de Es importante señalar que para el análisis se realizan reuniones con el área requirente para puntualizar los detalles del requerimiento. Dependiendo del requerimiento, este puede contemplar únicamente una parte gráfica, o puedo incluir el desarrollo de un video o audio. No Aplica En cualquiera de los casos anteriores el experto solicita al especialista y al analista desarrollar el producto. 6

8 Página: Página 7 de 9 Elaboración de Plan Estratégico de Ejecutar plan Director de Experto de El Plan de Estratégico de contemplará acciones que permitan a la Institución mantener y potenciar su imagen ante los trabajadores internos y los ciudadanos. Una vez que se cuenta con el Plan Estratégico de el Experto procede con su ejecución, para lo cual plantea hojas de rutas (cronogramas) de acuerdo a la planificación estipulada en el Plan, al igual que designar el personal para las ejecución de las diferentes tareas. Plan Estratégico de Interna Hoja de Ruta Solicitar elaboración de productos Experto de De acuerdo a la hoja de ruta establecida, el experto solicita al analista y al especialista la elaboración de los productos No aplica Elaborar el arte Especialista en Diseño Gráfico Realiza el arte de acuerdo a las especificaciones presentadas en la solicitud de la unidad requirente o en su defecto de acuerdo a lo estipulado en el Plan Estratégico de. Generar procesos comunicacionales Analista de Genera los procesos comunicacionales tales como, boletines, notas, guiones, videos, etc. Los mismos que pueden ser complemento del arte que realiza el diseñador gráfico. De igual manera se debe considerar las especificaciones presentadas en la solicitud o lo estipulado en el Plan Estratégico de. Boletines, Guiones, nota, videos Revisar y aprobar Experto de El experto revisa los productos realizados por el Diseñador Gráfico y el Analista, de existir observaciones solicita realizar cambio, caso contrario entrega los productos al Director de social para su validación. No Aplica Revisar y validar Director de Revisa y valida los productos, de encontrar observaciones solicita realizar los cambios. Si los productos fueron elaborados en respuesta a una solicitud, remite los mismos a No Aplica 7

9 Página: Página 8 de 9 la unidad requirente para aprobación. Si los productos fueron realizados en cumplimiento del Plan Estratégico de, solicita al experto su difusión. Revisar y aprobar Unidad Requirente Revisa que los productos de acuerdo a las especificaciones realizadas. De estar de acuerdo con el producto, mediante Zimbra aprueba los productos y solicita su difusión. Zimbra Solicitar elaboración del producto final Experto de Una vez que se cuenta con la aprobación del Director de, y en el caso de ser necesaria la aprobación de la Unidad Requirente el experto solicita que se proceda con la elaboración del producto final. No Aplica Elaborar producto final Especialista de Diseño Gráfico Se elabora el producto final, revisando todos los detalles, previo a su difusión. Producto Final Difundir en la Institución Analista de El producto final es difundido en la Institución, esto se lo puede realizar a través de los siguientes canales: Mailing Cartelera Informativa Redes es Difusión Producto Final 7. INDICADORES N Indicador Fórmula de Cálculo 1 Porcentaje de productos comunicacionales internos desarrollados Número de productos comunicacionales internos desarrollados / total de productos comunicacionales planificados Unidad de Medida Porcentaje Responsable de Medición Director de Frecuencia de Medición Mensual 8

10 Página: Página 9 de 9 FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN Acciones Nombre Cargo Firma Elaborado Por: Lcda. Paola González Analista de Procesos Revisado Por: Lcdo. Félix Agua Analista de Aprobado Por: Mgs. Ricardo Rosales Director de CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización 1.0 Emisión Inicial 22/07/2015 9