Procedimiento para la Identificación, Actualización y Evaluación del Cumplimiento del Marco Jurídico Vigente

Transcripción

1 Procedimiento para la Identificación, Actualización y Evaluación del Cumplimiento del Marco Jurídico Objetivo: Establecer los lineamientos para actualizar y evaluar los principales requisitos normativos, acuerdos suscritos, disposiciones internas y permisos que la Unidad de Negocio HIDROPAUTE debe cumplir. Versión: 1.0 Fecha de vigencia: 3 de diciembre del 2014

2 Página 2 de 11 Tabla de Contenido 1 Alcance Definiciones Referencias Responsabilidades y Políticas Procedimiento para la Identificación, Actualización y Evaluación del Cumplimiento de Requisitos Normativos, Acuerdos Suscritos, Disposiciones Internas y Permisos Requisitos Normativos Identificación y Actualización de Requisitos Normativos Evaluación del Cumplimiento de Requisitos Normativos Acuerdos Suscritos. Convenios y Contratos Identificación y Actualización Convenios y Contratos Evaluación del Cumplimiento de los Convenios y Contratos Disposiciones Internas: Normas Técnicas y Directrices de la Identificación y Actualización de Normas Técnicas Evaluación del Cumplimiento de las Normas Técnicas Identificación y Actualización de las Directrices de la Evaluación del Cumplimiento de las Directrices de la Permisos Identificación y Actualización de Permisos Evaluación del Cumplimiento de Permisos Disposiciones transitorias Derogaciones Diagrama de flujo Requisitos Normativos y Normas Técnicas Directrices de la Permisos Anexos Matriz de Requisitos Normativos, ejemplo... 11

3 Página 3 de 11 1 Alcance Este procedimiento aplica desde la identificación de los requisitos normativos, disposiciones de las instituciones rectoras pertinentes, los compromisos que la organización haya suscrito y permisos, hasta la revisión del cumplimiento de todas estas obligaciones por parte de la organización. 2 Definiciones Requisitos Normativos: Para este procedimiento, se asume como Requerimientos Normativos todo establecido en el marco normativo ecuatoriano y que estén relacionados con la gestión de la Unidad de Negocio HIDROPAUTE. Estos requerimientos pueden estar, en orden jerárquico, dentro de: 1. Constitución de la República 2. Tratados y convenios internacionales 3. Leyes orgánicas 4. Leyes ordinarias 5. Normas regionales 6. Ordenanzas distritales 7. Decretos y reglamentos 8. Ordenanzas 9. Acuerdos y resoluciones 10. Demás actos y decisiones de los poderes públicos. Acuerdos suscritos por escrito: Tales como: 1. Acuerdos con entidades públicas o privadas 2. Acuerdos con partes interesadas 3. Acuerdos con comunidades u organizaciones no gubernamentales 4. Compromisos públicos de la organización Disposiciones Internas: Tales como: 1. Normas Técnicas 2. Directrices de la 3. Disposiciones de Autoridad Competente

4 Página 4 de 11 Permisos: Autorizaciones, licencias u otras formas de autorización que se tienen que cumplir para que faculten el funcionamiento de la Unidad de Negocio HIDROPAUTE. 3 Referencias Constitución de la República del Normas ISO 9001, 14001, Responsabilidades y Políticas Subgerente o Jefe que depende directamente de la Gerencia de Unidad Identifica los requisitos normativos, asegura que los nuevos requisitos se ingresen en la matriz y que la matriz se encuentre actualizada. Asigna en el caso de no existir Asistente Administrativo/a, un responsable para que revise, actualice y comunique los cambios de normativas a las áreas relacionadas. Identifica las normas técnicas, publica en la matriz de requisitos normativos, comunica los cambios de normativas a las áreas relacionadas. Mantiene actualizados los permisos. Asistente Administrativo/a de cada área Revisa las actualizaciones de los requisitos normativos, actualiza la matriz de su área, comunica los cambios de normativas a las áreas relacionadas, e incluye en la matriz los cambios en los requisitos normativos correspondiente a su área. Gerencia de Unidad Recepta las directrices dadas por CELEC EP y direcciona a Gestión Organizacional. Subgerente de Gestión Organizacional Actualiza la matriz de directrices y comunica a las áreas relacionadas. Revisa la matriz de permisos, comunica a los responsables para que realicen la gestión para su renovación. 5 Procedimiento para la Identificación, Actualización y Evaluación del Cumplimiento de Requisitos Normativos, Acuerdos Suscritos, Disposiciones Internas y Permisos. 5.1 Requisitos Normativos

5 Página 5 de Identificación y Actualización de Requisitos Normativos Subgerente o Jefe que depende directamente de la Gerencia de Unidad Identifica los requisitos normativos aplicables dentro de su área y publica en la matriz de requisitos normativos que se encuentra en el sistema documental determinado para el efecto. Asistente Administrativo/a de cada área Revisa las actualizaciones de los requisitos normativos utilizando las comunicaciones enviadas por las suscripciones normativas especializadas que mantiene HIDROPAUTE; y, actualiza la matriz de su área. Cuando existen cambios en los requisitos normativos, comunica a las áreas relacionadas mediante correo electrónico. Si se han publicado nuevos requisitos normativos aplicables al área, incluye en la matriz correspondiente. En caso de requerir el cuerpo legal al detalle utiliza la herramienta legal especializada con la que HIDROPAUTE mantiene la suscripción a través de los funcionarios del área jurídica. El Subgerente o Jefe de cada una de las áreas que dependen directamente de la Gerencia de Unidad, es responsable de asegurar que los nuevos requisitos se ingresen en la matriz y de velar que la matriz se encuentre actualizada Evaluación del Cumplimiento de Requisitos Normativos La evaluación del cumplimiento de los requisitos normativos se realiza durante las autoevaluaciones al sistema de gestión de la empresa, o en auditorías externas, utilizando como criterios de auditoría el cumplimiento de los requisitos normativos identificados en las matrices. 5.2 Acuerdos Suscritos. Convenios y Contratos Identificación y Actualización Convenios y Contratos La Unidad de Negocio HIDROPAUTE identifica los acuerdos que ha suscrito mediante convenios y contratos, estos se identifican y actualizan de acuerdo a lo estipulado en el PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS Evaluación del Cumplimiento de los Convenios y Contratos La evaluación del cumplimiento de los convenios y contratos suscritos se realiza por medio de la aplicación del procedimiento para Administración de Contratos, mediante autoevaluaciones y auditorías externas.

6 Página 6 de Disposiciones Internas: Normas Técnicas y Directrices de la Identificación y Actualización de Normas Técnicas Subgerente o Jefe de cada una de las áreas que dependen directamente de la Gerencia de Unidad Identifica las normas técnicas como las normas del INEN, IEEE, ISO/ICE, IEC u otras, publica en la matriz de requisitos normativos que se encuentra en el sistema documental destinado para el efecto. Cuando existen cambios, comunica a las áreas relacionadas; y, será responsable de velar que la matriz de su área se encuentre actualizada. Reporta hasta el treinta de junio de cada año, la lista de normas técnicas a la Subgerencia de Gestión Organizacional. Esto a fin de que se proceda con la consolidación de la información para incluir en la planificación la adquisición y/o suscripción de las normas técnicas para que se tengan disponibles en la Unidad de Negocio. Asistente Administrativo/a de cada área La Asistente de cada área revisa las actualizaciones de las normas técnicas y actualiza la matriz de cada área, utilizando las fuentes oficiales Evaluación del Cumplimiento de las Normas Técnicas La evaluación del cumplimiento de las normas técnicas se realiza durante las autoevaluaciones al sistema de gestión de la empresa, utilizando como criterios de auditoría el cumplimiento de las normas identificadas en las matrices Identificación y Actualización de las Directrices de la La Gerencia de Unidad recepta las directrices dadas por CELEC EP y en envía al área relacionada con copia a Gestión Organizacional, la misma que ingresa o actualiza en la matriz de requisitos normativos, Evaluación del Cumplimiento de las Directrices de la La evaluación del cumplimiento de las directrices de la se realiza mediante las autoevaluaciones al sistema de gestión de la empresa o auditorías externas, utilizando como criterios de auditoría la revisión de las disposiciones identificadas en las matrices de requisitos normativos. 5.4 Permisos Identificación y Actualización de Permisos

7 Página 7 de 11 Subgerente o Jefe de cada una de las áreas que dependen directamente de la Gerencia de Unidad Identifica los permisos correspondientes a las autorizaciones de funcionamiento u operación que debe cumplir, estos requisitos son reportados a Gestión Organizacional para la actualización de la matriz de permisos. Subgerente de Gestión Organizacional Revisa mensualmente la matriz de permisos para que en caso de que un permiso esté próximo a su caducidad, comunicar oportunamente a los responsables para que realicen la gestión necesaria para su renovación. Gestión Organizacional mantiene actualizada la matriz de autorizaciones y los documentos de respaldo escaneados en el sistema documental Evaluación del Cumplimiento de Permisos La evaluación del cumplimiento de los permisos se realiza durante las autoevaluaciones al sistema de gestión de la empresa, o las auditorías externas, utilizando como criterios de auditoría el cumplimiento de lo identificado en la matriz de permisos. 6 Disposiciones transitorias Aplica desde la fecha de aprobación de este procedimiento 7 Derogaciones No aplica

8 Página 8 de 11 8 Diagrama de flujo 8.1 Requisitos Normativos y Normas Técnicas

9 Página 9 de Directrices de la

10 Página 10 de Permisos

11 Página 11 de 11 9 Anexos 9.1 Matriz de Requisitos Normativos, ejemplo Matriz de Requisitos Normativos y Acuerdos Suscritos. BASE PROCESO ÁREA DE LA UNIDAD DE NEGOCIO SUBPROCESO NUMERO DENOMINACIÓN NORMATIVA EMISOR NORMATIVA ORGANISMO DE CONTROL FECHA DE EXPEDICIÓN INSTITUCIÓN QUE EXPIDE SÍNTESIS APLICACIÓN DE NORMATIVA OBSERVACIONES POR ADQUIRIR FUENTE DE ACTUALIZACIÓN Mejora Continua Direccionamiento Adquisiciones Mantenimiento Financiero Talento Humano Adquisiciones Inventario y Activos Mejora Continua Talento Humano Adquisiciones Operación Gestión Organizacional Gerencia Generación Subgerencia Financiera Gestión Organizacional Generación Seguimiento y Medición de Procesos Planificación Seguimiento y Control Administración de Contratos Mantenimiento de Centrales de Generación Gestión de Pagos y Cobros Gestión de Talento Humano Administración de Contratos Manejo de Seguros Gestión de Documentos Gestión de Talento Humano Administración de Contratos Planificación de la Operación Decreto Ejecutivo Disposición 220 CELEC-EP-GGE Estatuto Orgánico Por Procesos De La Empresa Pública Estratégica Eléctrica Del Celec Ep Entrega De Los Reportes De Los Planes Operativos Anuales(Poa) E Inversiones De Gestión Operativa Año 2012 Disposición CELEC-EP-GGE Disposición Disposición MEM CELEC-EP-GG Disposición Y Normas A Ser Aplicadas En Celec Disposición MEM CELEC-EP-GGE Ratificación De Plazos Para Vigencia De Disposiciones Disposición MEM CELEC-EP-GGE Ratificación De Plazos Para Vigencia De Disposiciones Disposición CELEC-EP-GGE Disposición MEM CELEC-EP-GGE Disposición Disposición CELEC-EP-GGE CELEC-EP-GGE Uso Del Sistema De Gestión De Control,Reclamos,Recursos, Y Observaciones Disposicones Relativas A La Contratación Y Administración De Los Seguros De La Empresa Pública Celec Ep. Disposición Sobre Flujo Documental Entre Matriz Y Unidades De Negocio Disposición Referente A Subrogaciones Y Encargos Temporales Disposición CELEC-EP-GGE Codificación Única Para Los Procesos De Contratación De Celec Ep Disposición CELEC-EP-GGE Cierre De Metas De Objetivos Operativos 14/01/ /01/ /01/ /02/ /08/ /08/ /04/ /10/ /01/ /06/ /01/ /01/2013 Estatuto Orgánico por Procesos de CELEC EP Seguimiento y Evaluación de las Actividades Planificadas Informe del Órgano de Control aplicable a los procesos de contratación Contribución a la calidad de servicio, incrementando la disponibilidad de equipos registro de los ingresos,costos y gastos de administración, operación y mantenimiento Implementación de Nuevas Estructuras Organizacionales Normas para la presentación del Recurso y Reclamaciones en la Etapa Precontractual Aseguramiento de bienes e instalcaiones de CELEC EP, bajo un marco técnico y económico apropiado. Disposición sobre Flujo Documental entre Matriz Y Unidades de Negocio Consideraciones de Subrogaciones o Encargos temporales en la Coporación Codigos de procesos de Contratación Información de indicadores de Objetivos Operativos y Proyectos