CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

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1 1. IDENTIFICAR CONDICIONES ESENCIALES PARA LA ACTUALIZACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO DEL IDU. 1.Consejo directivo del IDU. 2.Dirección General del IDU. 1.Proceso de Planeación 2. Secretaría Distrital de Movilidad. 1.1.Orientación institucional del Consejo Directivo del IDU, respecto del proceso de planeación estratégica. 2.1.Lineamientos y política de desarrollo del Distrito Capital para la construcción del plan estratégico 1.1.Metodología de trabajo relacionado con la formulación del Plan Estratégico 1.2.Plan de acción para realizar el Diagnóstico Estratégico 1.3.Plan de Comunicaciones para el desarrollo del Diagnóstico 2.1.Estudios zonificados de condiciones de eficiencia, economía y seguridad en la movilidad. 2.2.Lineamientos de política del Sector Movilidad. P P Identificar y asignar los recursos y espacios de construcción, además los actores institucionales, que deben intervenir en el proceso, así como los lineamientos y plazos para la construcción del Plan Estratégico 2. REALIZAR DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO. Identificar el estado actual de los factores que inciden en el desempeño institucional del IDU, el comportamiento de tendencias institucionales, técnicas y tecnológicas, además del alcance, ubicación y causalidades de las principales problemáticas del IDU respecto del cumplimiento de su objeto institucional, el Plan de Desarrollo y demás instrumentos de planeación. 1.Metodología de trabajo relacionado con la formulación del Plan Estratégico 2.Plan de acción para realizar el Diagnóstico Estratégico 3.Plan de Comunicaciones para el desarrollo del Diagnóstico Estratégico 1. Matriz DOFA (debilidades, Oportunidades, Fortalezas, Amenazas) con las áreas de gestión 2. Diagnóstico estratégico que identifique el horizonte y la línea base de la gestión institucional 1-3 Proceso de Planeación 1y2 Proceso Gestión 1.Proceso de Evaluación y Control 3.Secretaría Distrital de Medio Ambiente. 4.Secretaría Distrital de Gobierno. Centro de Estudios y Análisis en Convivencia y Seguridad. 3.1.Estado de la estructura ecológica principal y los bienes públicos ambientales. 4.1.Condiciones de la distribución económica y de inclusión de las poblaciones y territorios de Bogotá. 5.1.Plan de Desarrollo 5.2.Planes Maestros y Planes Formato: FO-AC-01 Versión: 2 Página 1 de 6

2 Parciales. 5.Secretaría de Planeación Distrital 5.3.Plan de Ordenamiento Territorial. 6.1.Evaluación del desempeño y Acuerdos de Gestión 6.2.Evaluación de las capacidades del Talento umano, de acuerdo con la estructura orgánica del IDU 6.Proceso Gestión del Talento umano 7.1. Indicadores sobre el comportamiento en el desempeño de las metas de cada área respecto del Plan Estratégico vigente. Y la línea de base de cada área de gestión relacionada con la gestión 7.Proceso Evaluación y Control 8.Proceso Gestión de Tecnologías de Información 8.1. Plan Estratégico de Sistemas de Información PESI / Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones PETIC 1.Proceso Planeación 1.1.Matriz DOFA (debilidades, Oportunidades, Fortalezas, Amenazas) con las áreas de gestión 1.2. Plan estratégico de la vigencia anterior 1.3.Misión de gestión del IDU 1.4.Directrices y lineamientos de planeación 1.5.Lineamientos y Directrices 3. ACTUALIZAR LA PLATAFORMA ESTRATÉGICA DEL IDU. Actualizar la plataforma estratégica y las políticas del IDU, identificando el rol de la entidad respecto de las nuevas demandas, nuevos retos de la gestión y demandas de los usuarios, definiendo para ello la nueva visión de gestión y los factores a evaluar respecto del desempeño de la entidad en el cumplimiento de su mandato institucional. Incluye la identificación de medios de solución asociados a la atención de las causas de los problemas identificados y la articulación de estos medios en líneas (escenarios) de gestión estratégica del IDU 1.Misión de gestión del IDU revisada y actualizada 2.Directrices y lineamientos de planeación revisados y actualizados 3.Lineamientos y Directrices Sistema Integrado de Gestión 4.Visión de desarrollo o escenario de futuro para el IDU. 1-4.Todos los 1-12 Proceso Planeación Formato: FO-AC-01 Versión: 2 Página 2 de 6

3 Sistema Integrado de Gestión 5.Modelo de operación 1.6.Diagnóstico estratégico que identifique el horizonte y la línea base de la gestión institucional 6.Caracterizaciones de Proceso 7.Plan Estratégico 1.7.Metodología de trabajo relacionado con la formulación del Plan Estratégico 8.Marco Lógico de causalidad relacionado con la configuración de las problemáticas identificadas. Árbol de problemas de la organización. 2.Subdirección General Jurídica 2.1.Documentos de referencia jurídica y legal, específicos con los alcances institucionales 9.Construcción de la línea base respecto al impacto de la gestión 3.Proceso Gestión Ambiental, Calidad y S&SO 3.1.Planes de Gestión Ambiental (PIGA, PACA) 1. Proceso de Planeación 1.1.Misión de gestión del IDU revisada y actualizada 1.2.Directrices y lineamientos de planeación revisados y actualizados 1.3.Lineamientos y Directrices Sistema Integrado de Gestión 1.4.Visión de desarrollo o escenario de futuro para el IDU. 1.5.Modelo de operación 4. PROTOCOLIZACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO DEL IDU. Formalizar la adopción del Plan Estratégico del IDU revisado y actualizado, como el instrumento de planeación orientador de la gestión armónica de las áreas de gestión y servidores públicos 1. Instrumento formal de adopción del Plan Estratégico del IDU 2. Diseño de instrumentos didácticos y cronograma de socialización al interior de la organización y con los actores institucionales públicos y privados identificados como implicados en el logro del plan. 3. Plan de comunicaciones y socialización del Plan Estratégico 1. Junta directiva 1. Todos los 1-3Todos los 1-3.Servidores Públicos 1.6.Caracterizaciones de Proceso 1.7.Plan Estratégico del IDU 1.8.Marco Lógico de causalidad relacionado con la configuración de las problemáticas identificadas. Árbol de problemas de la organización. Formato: FO-AC-01 Versión: 2 Página 3 de 6

4 12.Construcción de la línea base respecto al impacto de la gestión 5. IDENTIFICAR LA ESTRUCTURA FINANCIERA DE LA VIGENCIA FISCAL 1.Proceso Planeación 2.Proceso Gestión Financiera 1.1.Modelo de operación 1.2.Plan Estratégico 1.3. Visión de desarrollo o escenario de futuro para el IDU. 2.1.Análisis del comportamiento financiero del IDU 2.2. Proyecciones financieras de ingreso y fuentes de financiamiento Proyectar y definir la estructura de los recursos presupuestales y financieros necesarios para el cumplimiento de los objetivos y metas del Plan Estratégico 1. Ponderación del valor presente y proyección en cada año del Plan Estratégico. Definición del presupuesto Plurianual. 2. Identificación y proyección plurianual de las fuentes de financiamiento del Plan Estratégico. 3. Identificación del cronograma de ejecución presupuestal anual, en relación con el cumplimiento de metas del Plan Estratégico del IDU 4. Anteproyecto de Inversión para aprobación 1-3 y 5-6 Todos los 5 y 6Procesos misionales 4.Concejo Distrital 5. POAI Plan Operativo Anual de Inversiones 6. Plan financiero 6. ARMONIZAR LOS INSTRUMENTOS DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN DE LA ENTIDAD, DE CONFORMIDAD CON LOS LINEAMIENTOS Y METAS DEL PLAN ESTRATÉGICO EL IDU 1.Concejo Distrital 2.Proceso de Planeación 3.Todos los. 1.1.Presuesto de inversión aprobado 2.1.Plan Estratégico 3.1.Planes de acción de las áreas. Articular de forma coherente los objetivos y lineamientos del Plan Estratégico del IDU, con los instrumentos de planeación de gestión e inversión pública de las áreas y la evaluación del nivel directivo de la entidad. 1.Análisis de consistencia entre el Plan Estratégico del IDU y el Plan Distrital de Desarrollo vigente. 2.Análisis de coherencia institucional entre la misión, visión y objetivos 3.Planes de acción de las áreas armonizados con la Plataforma y Plan de Desarrollo 1y2 Oficina Asesora de Planeación. 3.Áreas de gestión del IDU Formato: FO-AC-01 Versión: 2 Página 4 de 6

5 7. ESTRUCTURAR INSTRUMENTOS DE MONITOREO Y EVALUACIÓN 1. Proceso de Planeación 1.1 Plan Estratégico 1.2.Identificación de metas estratégicas, relacionadas con objetivos, actividades, bienes, servicios que alcanzará el IDU. (Efectividad) 1.3.Planes de acción de las áreas armonizados 1.4. Guía de seguimiento Revisar y actualizar las metodologías e instrumentos necesarios para hacer el seguimiento y evaluación al cumplimiento del Plan Estratégico. 1. Construcción y caracterización del sistema de indicadores de desempeño del Plan Estratégico 2. Indicadores de gestión 3. Guía de seguimiento revisada, actualizada y normalizada 4. Identificación y ponderación de los factores claves de éxito de las líneas de gestión estratégica del IDU. 1-6Todos los 1. Proceso de Planeación 2. Entes de Control y entidades distritales 1.1.Plan Estratégico 1.2.DOFA 1.3.Caracterizaciones de proceso 1.4.Metodología de gestión de riesgos 1.5.Mapa de riesgos actualizado 1.6. Plan de Tratamiento de riesgos actualizado. (Acciones preventivas). 8. REALIZAR LA GESTIÓN DEL RIESGO INSTITUCIONAL Y POR PROCESO Identificar, ajustar y aplicar la metodología para la gestión de riesgos en los del que permitan fortalecer la gestión interinstitucional. La OAP asesora a las unidades funcionales en la metodología de gestión de los riesgos institucionales y por proceso. Le corresponde a cada gerente de área la administración de los riesgos asociados a sus y la definición de los planes de tratamiento para su prevención.. 5. Establecimiento de los roles para el monitoreo y estructura de reporte y procesamiento de información. 1. Metodología de gestión de riesgos actualizada. 2. Mapa de riesgos actualizado 3. Plan de Tratamiento de riesgos actualizado. (Acciones preventivas). 1. Todos los 1.Proceso de Planeación 2.Proceso de Evaluación y Control 2.1.Lineamientos Metodológicos 2.2.Cartilla de plan anticorrupción y atención al ciudadano (tres meses) 1.1. Indicadores de gestión 2.1.Informe de Auditoría 2.2. Instrumentos de autoevaluación y autocontrol A 9. EVALUAR EL DESEMPEÑO EN LA EJECUCIÓN DEL PROCESO E IDENTIFICAR LAS OPORTUNIDADES DE MEJORA Generar Acciones de Mejora frente a Observaciones, No conformidades, allazgos e informes de auditoría (interna, externa), informes de indicadores de gestión, 1.Indicadores de gestión analizados 2. Oportunidades de Mejora, Acciones Correctivas y Preventivas 3.Registros de Autoevaluación 1y3 Proceso de Evaluación y Control 2.Proceso de Formato: FO-AC-01 Versión: 2 Página 5 de 6

6 3. Proceso de Calidad, Gestión Ambiental y S&SO Informes de seguimiento trimestral y semestral a los planes de acción y gestión ambiental. 3.2.Informe anual del programa S&SO. 3.3.Informe semestral de accidentes, incidentes y enfermedades profesionales. Riesgos del proceso o cambios en el marco legal o normativo y registros de Autoevaluación Mejoramiento Continuo TRÁMITES / SERVICIOS MISIONALES RECURSOS No aplica OAP Jefe de Oficina (1) Profesional Universitario 2 (3) Profesional Universitario 3 (1) Profesional Especializado 4 (3) Profesional Especializado 6(4) UMANOS INFRAESTRUCTURA FINANCIEROS Salones de reuniones para el desarrollo de talleres de trabajo. Instrumentos informáticos y cartográficos Espacios de trabajo, erramientas, equipos, sistemas de Información. Consultar el POAI y Plan anual de adquisición de bienes y servicios REQUISITOS DEL PROCESO Consultar la matriz de requisitos del Sistema Integrado de Gestión INDICADORES NORMATIVIDAD DOCUMENTOS Y REGISTROS Consultar la Caracterización de Indicadores Consultar el normograma Consultar el Listado Maestro de Documentos, Consultar las Tablas de Retención Documental RIESGOS RIESGOS LABORALES ASPECTOS AMBIENTALES ACTIVOS DE INFORMACIÓN Consultar la Matriz de Riesgos de Gestión y Matriz de Riesgos de Corrupción Consultar el Panorama de Riesgos laborales Consultar las Matrices de Aspectos Ambientales Consultar las Matriz de Activos de Información Participaron en la elaboración: Vladimir León, contratista OAP, Mónica Cortés Yepes, Asesora DG, Jhon Quiroga, Profesional Especializado OAP, Carlos Fernando Campos Sosa, OAP. Validado y aprobado por: Adriana Bareño Rojas Jefe Oficina Asesora de Planeación Formato: FO-AC-01 Versión: 2 Página 6 de 6