FOLLETO GUÍA ACTUALIZACIÓN MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MECI 2014 E.S.E. CENTRO DE SALUD SAN JUAN DE DIOS EL PITAL HUILA

Transcripción

1 FOLLETO GUÍA ACTUALIZACIÓN MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MECI 2014 E.S.E. CENTRO DE SALUD SAN JUAN DE DIOS EL PITAL HUILA 1

2 HAGAMOS UN TRATO CONTRIBUYAMOS A LA ACTUALIZACIÓN DEL MECI EN LA E.S.E. 2

3 MARCOL LEGAL Ley 87 de 1993, Por la Cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismo del estado y se dictan otras disposiciones. Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano, derogado por el Decreto 943 de Decreto 943 del 21 de mayo de 2014, por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno MECI, el cual establece de plazo 7 meses para que las entidades del estado actualicen el MECI, esto es hasta el 20 de diciembre de Resolución Nro. 072 del 30 de Mayo de 2014, por la cual se establecen acciones para actualizar el Modelo Estándar de Control Interno MECI 2014 en la E.S.E. Centro de Salud San Juan de Dios El Pital Huila 3

4 MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MECI Modelo que proporciona una estructura que especifica los elementos necesarios para construir y fortalecer el Sistema de Control Interno, que determine los parámetros de control necesarios para que al interior de la E.S.E. se establezcan acciones, políticas, métodos, procedimientos, mecanismos de prevención, verificación y evaluación en procura del mejoramiento continuo de la administración pública. Son principios del Modelo Estándar de Control Interno MECI el AUTOCONTROL, AUTORREGULACIÓN Y AUTOGESTIÓN. 4

5 ESTRUCTURA DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO MECI 2014 Dos (2 ) Módulos Seis (6) Componentes Trece (13) Elementos de Control Un (1) Eje Transversal Enfocado a la Información y Comunicación 5

6 ESTRUCTURA DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MECI 2014 MODULO COMPONENTE ELEMENTO DE CONTROL COMPONENTE HUMANO TALENTO Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos Desarrollo del Talento Humano 1. MODULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Planes, Programas y Proyectos Modelo de Operación por Procesos Estructura Organizacional Indicadores de Gestión Políticas de Operación 6

7 ESTRUCTURA DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MECI 2014 MODULO COMPONENTE ELEMENTO DE CONTROL Cont. 1. MODULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN 2. MODULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO Información y Comunicación Externa Folleto Guía Actualización MECI 2014 E.S.E. Centro de Salud San Juan de Dios El Pital Huila COMPONENTE ADMINISTRACION DEL RIESGO COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL COMPONENTE AUDITORIA INTERNA COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO Políticas de Administración del Riesgo. Identificación del Riesgo Análisis y Valoración del Riesgo Autoevaluación del Control y Gestión Auditoría Interna Plan de Mejoramiento EJE TRANSVERSAL INFORMACION Y COMUNICACIÓN Información y Comunicación Interna Sistema de Información y Comunicación 7

8 FASES ACTUALIZACIÓN MECI 2014 La Actualización del MECI en la E.S.E. Centro de Salud San Juan de Dios El Pital Huila se realizará dentro de los siete (7) meses siguientes a la publicación del Decreto 943 del 21 de mayo de 2014 y publicado en la misma fecha, cumpliendo con las siguientes fases de acuerdo a los señalado en el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno Para el Estado Colombiano MECI 2014: FASE DESCRIPCIÓN TIEMPO Fase 1: Conocimiento 1 Mes Fase 2. Diagnóstico 1 Mes Fase 3. Planeación de la Actualización 1 Mes Fase 4. Ejecución y Seguimiento 3 Meses Fase 5. Cierre 1 Mes 8

9 PRODUCTOS QUE SOPORTAN EL MECI 2014 ELEMENTO DE CONTROL PRODUCTOS MINIMOS ESTABLECIDOS, ADOPTADOS Y SOCIALIZADOS O DIVULGADOS Estrategias de Socialización o Divulgación Permanente (Cartillas, Folletos, correos electrónicos, cartelera, página web, concursos, reuniones, otros) ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLO ETICOS Folleto Guía Actualización MECI 2014 E.S.E. Centro de Salud San Juan de Dios El Pital Huila Documento con los principios y valores de la E.S.E. Acto administrativo que adopta el documento con los principios y valores de la E.S.E. Manual de Funciones y Competencias Labores. DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO Plan Anual Institucional de Formación y Capacitación. Programa de inducción y reinducción. Programa Anual de Bienestar Social. Plan Anual de Incentivos. Sistema de Evaluación del desempeño. 9

10 PRODUCTOS QUE SOPORTAN EL MECI 2014 ELEMENTO DE CONTROL PLANES Y PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS PRODUCTOS MINIMOS ESTABLECIDOS, ADOPTADOS Y SOCIALIZADOS O DIVULGADOS Plan de Desarrollo Institucional. Plan Anual de Acción y Operativo. Plan de Gestión para el periodo del Gerente. Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos. La Misión y Visión institucional. Objetivos Institucionales. Cronogramas de los diferentes comités de trabajo. Proyectos de Inversión. Mapa de Procesos (Estratégicos, Misionales, de Apoyo y de Evaluación y Seguimiento). Manuales de Procedimientos. Proceso de seguimiento y evaluación que incluye la evaluación de la satisfacción del cliente y partes interesadas. 10

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12 PRODUCTOS QUE SOPORTAN EL MECI 2014 ELEMENTO DE CONTROL ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL INDICADORES DE GESTIÓN POLITICAS DE OPERACIÓN PRODUCTOS MINIMOS ESTABLECIDOS, ADOPTADOS Y SOCIALIZADOS O DIVULGADOS Estructura Organizacional de la E.S.E. que facilite la gestión por procesos. Manual de funciones y Competencias laborales para cada uno de los cargos de la entidad. Indicadores de eficiencia y efectividad definidos, que permitan medir y evaluar el avance en la ejecución de los planes, programas y proyectos. Instrumentos aplicados de seguimiento de los indicadores. Informes de revisión de la pertinencia y utilidad de los indicadores. Establecimiento y divulgación de las políticas de operación Manual de Operaciones o su documentos equivalente. 12

13 PRODUCTOS QUE SOPORTAN EL MECI 2014 ELEMENTO DE CONTROL POLITICA DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS ANALISIS Y VALORACION DEL RIESGO PRODUCTOS MINIMOS ESTABLECIDOS, ADOPTADOS Y SOCIALIZADOS O DIVULGADOS Políticas para el manejo de los riesgos, definidos por parte de la alta dirección de la E.S.E. Divulgación Mapa de riesgos institucional y sus políticas. Factores internos y externos de Riesgos identificados. Riesgos identificados por procesos que puedan afectar el cumplimiento de los objetivos de la E.S.E. Mapa de Riesgos de procesos que contenga: Análisis de Riesgos, evaluación si los controles para valorar los riesgos son adecuados o no, análisis de los riesgos frente a los controles existentes, identificación de controles correctivos y preventivos definidos. Mapa de Riesgo Institucional, en el cual se elevan todos los riesgos que afecten a la E.S.E. en su conjunto y los riesgos identificados de los procesos misionales y se incluya los riesgos de corrupción de que trata la ley 1474 de

14 PRODUCTOS QUE SOPORTAN EL MECI 2014 ELEMENTO DE CONTROL AUTOEVLUACIÓN DEL CONTROL Y GESTIÓN AUDITORIA INTERNA PLAN DE MEJORAMIENTO PRODUCTOS MINIMOS ESTABLECIDOS, ADOPTADOS Y SOCIALIZADOS O DIVULGADOS Actividades de sensibilización a los servidores sobre la cultura de la autoevaluación. Herramientas de autoevaluación. Procedimientos de auditoría. Programa de auditoría-plan de Auditoría. Informe Ejecutivo Anual de Control Interno. Herramientas de evaluación definidas para la elaboración del Plan de Mejoramiento. Plan de Mejoramiento Institucional que recoge las recomendaciones y análisis generados por las auditorías internas y las observaciones de los entes de control. Mecanismo seguimiento al cumplimiento de las acciones definidas en el Plan de Mejoramiento. 14

15 PRODUCTOS QUE SOPORTAN EL MECI 2014 ELEMENTO INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA Folleto Guía Actualización MECI 2014 E.S.E. Centro de Salud San Juan de Dios El Pital Huila EJE TRANSVERSAL INFORMACION Y COMUNICACIÓN PRODUCTOS MINIMOS ESTABLECIDOS, ADOPTADOS Y SOCIALIZADOS O DIVULGADOS Mecanismos establecidos para identificar la Información Externa (Recepción de peticiones, quejas, reclamos y/o denuncias, buzón de sugerencias, encuestas de satisfacción, entre otros). Fuentes internas de información (Manuales, informes, actas, actos administrativos) sistematizados y de fácil acceso. Mecanismo establecido para la rendición anual de cuentas, donde se comunique información sobre programas, proyectos, obras, contratos y administración de los recursos. Tablas de retención documental de acuerdo con lo previsto en la normatividad Política de comunicación que establezca mecanismos de comunicación con los usuarios internos y externos. 15

16 PRODUCTOS QUE SOPORTAN EL MECI 2014 ELEMENTO SISTEMA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Folleto Guía Actualización MECI 2014 E.S.E. Centro de Salud San Juan de Dios El Pital Huila EJE TRANSVERSAL INFORMACION Y COMUNICACIÓN PRODUCTOS MINIMOS ESTABLECIDOS, ADOPTADOS Y SOCIALIZADOS O DIVULGADOS Directrices para el manejo organizado o sistematizado de la correspondencia. Procesos, procedimientos y guías para el manejo organizado o sistematizado de los recursos físicos, humanos, financieros y tecnológicos. Mecanismos de consulta con distintos grupos de interés para obtener información sobre necesidades y prioridades en la prestación del servicio. Medios de acceso a la información con que cuenta la entidad (página web, carteleras comunitarias, periódico oficial, buzón de sugerencias, entre otros que se crea conveniente). 16

17 RESPONSABLES ACTUALIZACIÓN MECI Junta Directiva. 2. Representante Legal. 3. Comité de Coordinación de Control Interno Y Auditoría, integrado por: Asesor Contable, Asesor Control Interno, Asesor Jurídico, Asesor de Calidad, Técnico Área Salud, Coordinador Servicios de Salud, Apoyo Gestión Bienes y Servicios. 4. Representante de la Dirección: Técnico Área Salud. 17

18 ROLES Y RESPONSABILIDADES RESPONSABLES JUNTA DIRECTIVA Representante Legal y Gerente E.S.E. ROLES Y RESPONSABILIDADES Aprobar los documentos y otorgar autorizaciones al representante legal, dentro de sus competencias. Aprobar o adoptar los documentos dentro de sus competencias. Apoyar el proceso de implementación y fortalecimiento continuo del Modelo Estándar de Control Interno MECI; Garantizar la capacitación a los servidores de la E.S.E. en el Modelo Estándar de Control Interno MECI e informar los avances en la implementación y fortalecimiento continuo del mismo; Garantizar la asesoría a las áreas de la E.S.E. en la implementación y fortalecimiento continuo del Modelo Estándar de Control Interno MECI; Trabajar en coordinación con los servidores designados por las otras áreas en aquellas actividades requeridas para la implementación y fortalecimiento continuo del Modelo Estándar de Control Interno MECI; Revisar, analizar y consolidar la información para presentar propuestas para la implementación y fortalecimiento continuo del Modelo Estándar de Control Interno MECI, con el apoyo del representante de la Dirección, para su aplicación; Realizar seguimiento a las acciones de implementación y fortalecimiento continuo e informar los resultados para la toma de decisiones; 18

19 ROLES Y RESPONSABILIDADES RESPONSABLES COMITÉ DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO Y AUDITORIA ROLES Y RESPONSABILIDADES Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno, de conformidad con las normas vigentes y las características propias de la E.S.E.; Estudiar y revisar la evaluación del Sistema de Control Interno; Aprobar el Plan de Acción para la Implementación y Fortalecimiento del Modelo Estándar de Control Interno MECI en la E.S.E.; Aprobar el Programa anual de Auditoría presentado por la Asesoría de Control Interno; Recomendar acciones de mejora para la eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema de Control Interno; Propender por una adecuada implementación del procedimientos de control interno para todos los riesgos significativos, independientemente de su naturaleza (operativa, de cumplimiento, financieros, fiscales); Apoyar al Representante Legal y Gerente de la E.S.E. en los roles y responsabilidades del Equipo MECI: 19

20 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN RESPON SABLE Folleto Guía Actualización MECI 2014 E.S.E. Centro de Salud San Juan de Dios El Pital Huila ROLES Y RESPONSABILIDADES ROLES Y RESPONSABILIDADES Orientar, dirigir y coordinar el proyecto de implementación y/o fortalecimiento continuo del Modelo Estándar de Control Interno, de acuerdo a lo dispuesto por el Comité de Coordinación de Control Interno o quien haga sus veces y el Representante Legal de la E.S.E.; Asegurar que se desarrollen a cabalidad cada una de las etapas previstas para el fortalecimiento continuo del Modelo Estándar de Control Interno en la E.S.E.; Informar a la alta dirección sobre la planificación y avances de la etapa implementación y fortalecimiento continuo del Modelo Estándar de Control Interno; Coordinar con los directivos o responsables de cada área o proceso las actividades que requiere realizar el Equipo MECI o el Representante Legal, en armonía y colaboración con los servidores de dichas áreas; Someter a consideración del Comité de Coordinación de Control Interno o quien haga sus veces, la aprobación y seguimiento de las actividades planeadas para el fortalecimiento continuo del MECI, sugiriendo correctivos donde se requiera; Administrar y dirigir el proceso de diseño, implementación, fortalecimiento continuo y actualización permanente del Modelo Estándar de Control Interno en la E.S.E., actuando bajo las directrices establecidas por el Comité de Coordinación de Control Interno y el Representante Legal y Gerente de la E.S.E.; Apoyar al Representante Legal y Gerente de la E.S.E. en los roles y responsabilidades del Equipo MECI. 20

21 ASESOR DE CONTROL INTERNO Folleto Guía Actualización MECI 2014 E.S.E. Centro de Salud San Juan de Dios El Pital Huila ROLES Y RESPONSABILIDADES RESPON SABLE ROLES Y RESPONSABILIDADES Retroalimentar a través de la actividad independiente y objetiva de evaluación y asesoría que contribuya de manera efectiva al mejoramiento continuo de los procesos de Administración del riesgo, control y gestión de la E.S.E.; Realizar Evaluación y Seguimiento a la Gestión Institucional: su propósito es emitir un juicio profesional acerca del grado de eficiencia y eficacia de la gestión de la entidad, para asegurar el adecuado cumplimiento de los fines institucionales; Asesora y acompañar el mejoramiento continuo de los procesos de la E.S.E. asesorando a la Alta Dirección, en la búsqueda del cumplimiento de los objetivos y los propósitos institucionales; Asesorar y capacitar a la alta dirección y a los líderes de los procesos en la metodología para la gestión de riesgos, y verificar que los controles existentes sean efectivos para minimizar la probabilidad e impacto de la ocurrencia de los mismos; Facilitar el cumplimiento de las exigencias de la Ley o las solicitudes formales realizadas por los entes de control; Elaborar y construir herramientas e instrumentos orientados a sensibilizar e interiorizar el ejercicio del autocontrol y la autoevaluación, como un hábito de mejoramiento personal y organizacional. 21

22 SERVIDORES PUBLICOS Y/O PARTICULARES QUE EJERCEN FUNCIONES PUBLICAS Folleto Guía Actualización MECI 2014 E.S.E. Centro de Salud San Juan de Dios El Pital Huila ROLES Y RESPONSABILIDADES RESPON SABLE ROLES Y RESPONSABILIDADES Los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas, son responsables por la operatividad eficiente de los procesos, actividades y tareas a su cargo, y por la supervisión continua a la eficacia de los controles integrados. Así mismo, de desarrollar la autoevaluación permanente a los resultados de su labor, como parte del cumplimiento de las metas previstas por la dependencia o unidad administrativa a la cual pertenecen. Igualmente, deben tomar acciones que permitan realizar el ejercicio del autocontrol en sus puestos de trabajo, con el fin de detectar las desviaciones que puedan entorpecer el desarrollo de sus funciones o de los servicios que presta, como parte fundamental y eje principal de la correcta implementación y fortalecimiento continuo y permanente del Sistema de Control Interno. 22

23 MUCHAS GRACIAS Por Su Interiorización Ahora que Conocemos en que Consiste la Actualización del MECI Contribuiremos Incansablemente En su Implementación 23