CONTROL INTERNO PLAN OPERATIVO

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1 CONTROL INTERNO PLAN OPERATIVO Código 1115-F10 Versión 1 Fecha 20/08/2010 Pagina 1 de 2 FECHA: ENERO A DICIEMBRE DE RESULTADO OBJETIVOS METAS ACTIVIDADES MEDICIÓN DE LOGROS RESPONSABLES 1, Planear estrategias de mejoramiento atendiendo los resultados en las mediciones realizadas al proceso de control interno 1,1 Implementar las acciones de mejoramiento cuando sea necesario, realizar seguimiento y verificación de la efectividad de las mismas 1,1,1 Aplicar encuestas de satisfacción a los usuarios. 1,1,2 Medir los indicadores del SGC 1,1,3 Evaluar y hacer seguimiento a los resultados de las mediciones. 1,1,4 Implementar acciones de mejoramiento cuando sea. 1,1,5 Verificar el impacto de las acciones de mejoramiento tomadas. Acciones de mejoramiento implementadas 2, Presentar los informes requeridos externamente de manera que sean oportunos y con información confiable y exacta 2,1 Cumplir oportunamente con el envío de los informes requeridos por los diferentes entes de control y entes internos. 2,1,1 Presentar el informe anual de control interno 2,1,2 Presentar el informe anual de control interno contable 2,1,3 Consolidar y presentar la rendición de cuenta intermedia 2,1,4 Presentar el informe de uso de software 2,1,5 Consolidar y presentar la rendición de cuenta final 2,1,6 Presentar el Informe austeridad en el gasto público 2,1,7 Presentar el informe de plan de mejoramiento 2,1,8 Presentar el informe de avance del plan de mejoramiento. Informes enviados oportunamente 3. Planificar y coordinar la realización del Comité de coordinación del sistema integral de gestión - control interno 3.1 Cumplir efectivamente la 3,1,1 Presentar ante el función de Secretario Comité de coordinación del Técnico del Comité de sistema integral de gestión - coordinación del control interno las actas y los sistema Integral de informes cuando haya lugar gestión - control interno. Reuniones realizadas

2 RESULTADO OBJETIVOS METAS ACTIVIDADES MEDICIÓN DE LOGROS RESPONSABLES PROCESO DE CONTROL INTERNO BRINDANDO ASESORÍA Y ACOMPAÑAMIENTO A LAS DEPENDENCIAS ACADÉMICAS Y ADMINISTRATIVAS EN LA BÚSQUEDA DE MEJORAMIENTO CONTINUO A TRAVÉS DE LA EVALUACIÓN INDEPENDIENTE PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA MISIÓN INSTITUCIONAL 4, Ejecutar el programa de auditoria de la OCI 5, Realizar seguimientos 4,1 Desarrollar efectivamente el programa de auditoria de la Oficina de Control, que permita la concertación de planes de mejoramiento con las difrentes dependencias administrativas y académicas 5,1 Realizar seguimientos que permitan evaluar el grado de cumplimiento de algunos procesos en la 4,1,1 Planificar el programa de auditoría de la OCI 4,1,2 ejecutar las auditorias del programa de auditoría de la OCI 5,1,1 Realizar arqueo de caja menor 5,1,2 Verificar las alarmas del SICE; 5,1,3 Verificar en el informe de quejas y reclamos las solicitudes que no han sido respondidas; 5,1,4 Realizar seguimiento a los requerimientos de la Comisión de Auditoria de Contraloría Programa de auditoria ejecutado Seguimiento realizados 6, Ejecutar el programa de fomento de cultura de autocontrol 6,1 Desarrollar efectivamente el programa de fomento a la cultura de autocontrol de tal forma que avance el conocimiento, compromiso y desarrollo del sistema de control interno en la UTP en concertación con las áreas administrativas y académicas 6,1,1 Coordinar el programa de fomento de cultura de autocontrol 6,1,2 Ejecutar el programa de fomento de cultura de autocontrol Programa de fomento de cultura de autocontrol ejecutado 7. Planificar y coordinar el seguimiento al proceso de administración de riesgos en la 7,1 Hacer efectiva la evaluación independiente del proceso de manejo de riesgos en la universidad 7,1,1 Verificar el plan de manejo de riesgos 7,1,2 Presentar ante el CCSCI los informes de evaluación independiente del desarrollo de la implementación de plan de manejo de riesgos en la Evaluación del proceso de administración del riesgo en la universidad

3 RESULTADO OBJETIVOS METAS ACTIVIDADES MEDICIÓN DE LOGROS RESPONSABLES 8, Representar a la en Comités o reuniones en las cuales sea convocado 8,1 Participar en las reuniones o Comités que sea convocada la OCI, ya sea como principal o como delegado 8,1,1 Asistir a reuniones o comités. 8,1,2 Informar a los demás miembros de la OCI acerca de los temas tratados en la reunión Participacion efectiva en reuniones con la preparación de los documentos y responsabilidades que impliquen 9. Comprometer al talento humano en la prestación eficiente, eficaz y oportuna del servicio. 9,1 Establecer un sistema de acompañamiento estratégico para comprometer y motivar al talento humano en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades. 9,1,1 Facilitar la capacitación según el área de desempeño de cada funcionario. 9,1,2 Propiciar ambiente laboral para el mejoramiento de las relaciones interpersonales. Personas cualificadas por acciones realizadas y evaluadas El informe de estas mediciones corresponde al consolidado de cada una de las unidades de los Servicos involucradas Ver Hoja siguiente

4 Medición de logros Actividades Operativas Medio de Verificación Nombre del Medio de Verificación Fechas de Seguimiento Acciones de Mejoramiento Implementadas Informes enviados oportunamente Identificar y formular acciones mejora, preventivas y/o correctivas derivadas de las mediciones o autoevaluaciones al proceso y de la encuesta de satisfacción al usuario Identificar y formular acciones correctivas derivadas de los hallazgos de las auditorias internas y/o externas realizadas al proceso Verificar las acciones de mejora, preventivas y/o correctivas ejecutadas Atención quejas y reclamos Revisar la metodología para la evaluación del SCI Asesorar a los responsables de la autoevaluación del SCI, en cuanto al manejo del aplicativo MECI Elaborar en el aplicativo MECI el informe de evaluación del SCI de acuerdo a los resultados de la autoevalución y evaluación independiente Publicar el informe de evaluación en la página WEB de la Revisar la metodología para la evaluación del SCIC Elaborar el informe de avaluación del SCIC Enviar el informe de evaluación anual del SCIC mediante el aplicativo CHIP Publicar el informe de evaluación en la página WEB de la Solicitar información para la consolidación de la rendición de la cuenta final Consolidar, revisar y aprobar el informe de rendición de la cuenta final en los formatos correspondientes Enviar los formatos de la rendición de la cuenta final a la CGR Publicar el informe cuenta final en la página WEB de la Realizar verificación de las normas de uso de software Elaborar el informe con base en la información recolectada Enviar el informe a la Dirección de Derechos de autor y publicarlo en la página WEB de la Elaborar, revisar y aprobar el informe de austeridad en el gasto público Enviar el informe de austeridad y gasto publico a la CGR y Procuraduria Publicar el informe de austeridad y eficiencia en el gasto público en la página WEB de la Consolidar, revisar y aprobar el informe en los formatos correspondientes Enviar los formatos a la CGR Publicar el informe en la página WEB de la Elaborar, revisar, aprobar, presentar el informe de plan de mejoramiento al CCSCI Enviar el informe de plan de mejoramiento a la CGR Aplicativo Aplicativo de acciones preventivas, correctivas y de mejora Informe y matriz de evaluación del Sistema de Control Informe anual del Sistema de Control Contable - SCIC Rendición de la cuenta final consolidada (formatos de la Contraloria General de la República) Cada vez que se requieran presenten Informe sobre normas de uso de software Informe mensual de austeridad en el gasto público Informe de gestión contractual (formatos de la Contraloria General de la República) Informe de Plan de mejoramiento concertado con la CGR Mensual Trimestral Reuniones realizadas Publicar el informe de plan de mejoramiento en la página WEB de la Solicitar la información para la elaboración y presentación el informe de avance de plan de mejoramiento Presentar el informe de avance de plan de mejoramiento al CCSCI Enviar el informe de avance de plan de mejoramiento a la CGR Publicar el informe de avance de plan de mejoramiento en la página WEB de la Elaborar la agenda para el CCSIG - CI Revisar compromisos pendientes del CCSIG - CI y preparar los documentos necesarios para la reunión Elaborar las actas de reuniones Enviar las actas a los miembros del CCSIG-CI para que sean aprobadas Publicar las actas aprobadas en la página WEB de la Elaborar el programa anual de auditorias de la OCI Informe de seguimiento de plan de mejoramiento Cuatrimestral Actas de Comité de Coordinación del Sistema de Gestión integral - CCSCI realicen

5 Medición de logros Actividades Operativas Medio de Verificación Nombre del Medio de Verificación Fechas de Seguimiento Programa de auditoria ejecutado Definir el alcance y la planeación de las auditorias establecidas en el programa anual de auditoria de la OCI Participar en las actividades de desarrollo de la auditorias Elaborar, revisar y aprobar los informes de auditorias Indicador Auditorias programadas/auditorias realizadas Realizar seguimientos Programa de fomento de cultura de autocontrol ejecutado Evaluación del proceso de administración del riesgo en la universidad Participacion efectiva en reuniones con la preparación de los documentos y responsabilidades que impliquen Personas cualificadas por acciones realizadas y evaluadas Concertar planes de mejoramiento derivados de las auditorias cuando haya lugar Concertar fecha de arqueo de caja menor Realizar el arqueo de caja menor Ingresar al SICE Verificar las alarmas del SICE Reportar las alarmas a los responsables de SICE cuando sea Verificar el informe trimestral de quejas y reclamos, identificando las solicitudes a las cuales no se les ha dado respuesta Realizar seguimiento al envío de respuesta por parte del responsable a la Vicerrectoría Administrativa y al solicitante Recibir requerimiento de la Comisión de Auditoria de la CGR Remitir al responsable de la respuesta del requerimiento Revisar la información enviada por el responsable Remitir respuesta al requerimiento a la Comisión de Auditoria de la CGR Diseñar estrategias que permitan elaborar el programa de fomento de cultura de autocontrol Revisar, ajustar y aprobar programa de FCA Ejecutar las acciones de fomento de cultura de autocontrol Realizar seguimiento a las acciones definidas en el plan de manejo de riesgo Elaborar informe sobre el proceso de administración de riesgos Presentar el Informe de seguimiento ante el CCSCI Asistir en función de Secretaría Técnica al Comité de Coordinación del Sistema Integral de Gestión - Control, Asistir en función de miembro principal al Comité Ejecutivo y de Estrategias Asistir como miembro principal al Comité de Calidad Asistir como delegado al Comité de Gestión de documentos e informar a los demás integrantes de la OCI de lo Asistir como delegado al GIIA y Gobierno en Línea e informar a los demás integrantes de la OCI de lo Asistir como delegado al CICIR e informar a Asistir como delegado al SICE e informar a Asistir como delegado al GAGAS e informar a Asistir a reuniones o comites en función OCI e informar a los demás integrantes de la OCI de lo Necesidades capacitación de servicios Realización y asistencia a capacitaciones Reuniones de retroalimentación Reporte de arqueo de caja menor Mensual Indicador Reporte de alarmas Solicitudes de respuestas a PQR no atendidas, reportadas a los respectivos responsables Oficios de respuesta a la Comisión de Auditoria de la Contraloría General de la República (CGR) Acciones ejecutadas/acciones programadas a a a Informe de seguimiento a la administración de riesgos Reporte de lo tratado en la reunión ( o cuarderno de OCI) requiera Formato Presupuesto