PROGRAMA DE AUDITORIA

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1 Página 1 de 16 Vigencia: 2011 Fecha: 1 de agosto de 2011 MISIÓN VISIÓN PRINCIPIOS OFICINA DE CONTROL INTERNO Difundir la cultura del autocontrol y la administración de riesgos, dentro del esquema del Modelo Estándar de Control Interno para las entidades del estado MECI, y, asesorar y acompañar a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, en la evaluación de los planes establecidos, y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas y objetivos previstos, todo enmarcado en los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y observación ambiental. En su ejercicio, la Oficina será reconocida dentro de la Institución por la excelencia de sus asesorías, la calidad de sus evaluaciones y su contribución al mejoramiento del Sistema de Control Interno, productos éstos de un equipo humano multidisciplinario, altamente competente, caracterizado por su ética profesional, capacidad de análisis, visión sistémica, criterio de selectividad, respeto, independencia y compromiso Institucional. Dispondrá de un Sistema de Información acorde a las necesidades y estará dotada de medios tecnológicos modernos. Igualdad, Moralidad, Eficiencia, eficacia, Economía, Celeridad, Imparcialidad, Publicidad, Observación Ambiental OBJETIVOS GENERAL ESPECÍFICOS Medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los procesos de la Universidad a través de auditorías y asesorías a la Alta Dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas y objetivos previstos, basados en la valoración de riesgos, acompañamiento y asesoría, evaluación y seguimiento, fomento a la cultura de control, y relación con entes externos. Proteger los recursos de la Universidad, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que lo afecten; la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional; Velar porque todas las actividades y recursos de la Universidad estén dirigidos al cumplimiento de sus objetivos;

2 Página 2 de 16 ESPECÍFICOS Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional; Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros; Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la Universidad y que puedan afectar el logro de sus objetivos; Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación; Velar porque la Universidad disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características. HUMANOS FINANCIEROS FÍSICOS TECNOLÓGICOS SISTEMA DE CALIDAD RECURSOS La Oficina de Control Interno cuenta con dos funcionarios de planta y se estima contratar personal profesional para el ejercicio de las actividades de ia. A través del plan de acción se han destinado recursos para el fortalecimiento del Sistema de Control Interno en la Universidad. De igual forma, a través del plan de capacitación se desarrollaran actividades de capacitación a los funcionarios de la Universidad. La oficina de Control Interno se encuentra ubicada en el tercer piso del bloque de Bienestar en la Sede Central, no obstante, durante el tiempo de ejecución de las labores de auditoría se requiere que las dependencias asignen espacios a los auditores, sin que afecto el normal funcionamiento de las dependencias. En la actualidad se cuenta con equipos de cómputo para 7 auditores, no obstante, estos requieren actualizarse para poder instalar los diferentes software que se utilizan en la Universidad y de esta manera garantizar la información oportuna a todos los auditores adscritos a la Oficina de Control Interno. La Universidad fue certificada en calidad por el ICONTEC en el mes de febrero de 2011 mediante certificado de ICONTEC No. SC y GP 205-1, en el sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2008 y Gestión Pública GP 1000:2009. MAPA DE RIESGOS Este documento se encuentra publicado en la página web de la Universidad y hace parte del presente programa de auditoría.

3 Página 3 de 16 IA PROCESO DE INVESTIGACIÓN eficiencia y economía en el cumplimiento de los procedimientos de: Convocatorias en investigación y proyección social internas, Administración técnica - financiera de proyectos, Participación en Convocatorias Externas y Producción Intelectual, verificando que estos se enmarquen en el cumplimiento de los objetivos de la entidad. el cumplimiento a los procedimientos de convocatorias de proyectos de investigación y de administración técnica - financiera de los indicadores sobre cantidad de grupos de investigación y ejecución de recursos 01/09/ /10/ SISTEMA DE PLANEACIÓN eficiencia y economía de los procedimientos de monitoreo al plan de acción y al Plan de desarrollo, ajustes al Plan de Desarrollo y Evaluación de la gestión del año anterior, y verificando que estos se enmarquen en el cumplimiento de los objetivos de la entidad. el cumplimiento de los procedimientos de: Monitoreo al plan de acción y al Plan de desarrollo, Ajustes al Plan de Desarrollo y Evaluación de la gestión del año anterior de los indicadores sobre las metas de Plan de Desarrollo, ejecución del Plan de Acción y Evaluación de la gestión del año anterior 16/02/ /04/

4 Página 4 de 16 IA SISTEMA DE PLANEACIÓN Realizar seguimiento al avance del Plan de Acción y Plan de Desarrollo el cumplimiento de los procedimientos de monitoreo al plan de acción y al Plan de desarrollo, ajustes al Plan de Desarrollo de los indicadores sobre las metas de Plan de Desarrollo y ejecución del Plan de Acción 01/11/ /11/ GESTIÓN DOCUMENTAL eficiencia y economía en el cumplimiento de los procedimientos de Recepción y Organización de Transferencias Documentales, Consulta y Préstamo de Documentos, Gestión de Comunicaciones Oficiales y Recibo y Entrega de Documentos de Archivo por Inventario, en los cargos Académico-Administrativos el cumplimiento de los procedimientos de Recepción y Organización de Transferencias Documentales, Consulta y Préstamo de Documentos, Gestión de Comunicaciones Oficiales y Recibo y Entrega de Documentos de Archivo por Inventario, en los cargos Académico- Administrativos del indicador sobre la aplicabilidad de la TRD en los procesos de la Universidad Surcolombiana 01/09/ /09/

5 Página 5 de 16 IA GESTIÓN FINANCIERA eficiencia y economía en los procedimientos de administración del PAC, el cumplimiento de los elaboración de certificados procedimientos de de disponibilidad, registro y administración del PAC, de los indicadores de obligación presupuestal, y elaboración de certificados ingresos recaudados y modificaciones de disponibilidad, registro ejecución del presupuestales, asegurando y obligación presupuestal, presupuesto de gastos que estos se desarrollan en y modificaciones concordancia con los presupuestales objetivos y metas propuestas por la Universidad. 01/05/ /06/ GESTIÓN FINANCIERA eficiencia y economía de los procedimientos de Gestión Financiera asegurando que estos se desarrollan en concordancia con los objetivos y metas propuestas por la Universidad. el cumplimiento a los procedimientos de : Elaboración de facturas y cuentas de cobro y Registro de ingresos de los indicadores involucrados en cada procedimiento 01/03/ /04/

6 Página 6 de 16 IA GESTIÓN FINANCIERA eficiencia y economía de los procedimientos de Gestión Financiera asegurando que estos se desarrollan en concordancia con los objetivos y metas propuestas por la Universidad. el cumplimiento a los procedimientos de: Trámite financiero para el pago de cuentas y nómina, pago y legalización de avances, Solicitud devolución del Iva y Gestión de cheques el cumplimiento a los procedimientos de: Presentación y rendición de informes a entes tributarios y de control, Elaboración de conciliaciones bancarias el cumplimiento a los procedimientos de: Liquidación de matrícula, devoluciones y liquidación de matrícula basada en estudio socioeconómico. Así mismo, analizar, evaluar y conceptuar sobre el procedimiento establecido para el cierre presupuestal y financiero de los indicadores involucrados en cada procedimiento de los indicadores involucrados en cada procedimiento de los indicadores involucrados en cada procedimiento 16/04/ /06/ /08/ /08/ /09/ /10/

7 Página 7 de 16 IA SERVICIOS BIBLIOTECARIOS TALENTO HUMANO eficiencia y economía de los procedimientos de desarrollo y organización de la información y documentación, difusión de información y documentación y extensión y formación de usuarios. Evaluar y verificar los procedimientos y actividades del proceso Gestión de Talento Humano de tal manera que se garantice la eficacia, eficiencia y economía en cada el cumplimiento de los procedimientos de: Desarrollo y organización de la información y documentación, difusión de información y documentación y extensión y formación de usuarios Informe de los procedimientos de: Vinculación y retiro de personal, Liquidación de cátedras Informe de los procedimientos de: Proyección, elaboración y demás liquidaciones de personal de planta y Elaboración de plantillas de pago a contratistas de los indicadores del proceso de Gestión de Biblioteca de los indicadores del procedimientos objeto de auditoría de los indicadores del procedimientos objeto de auditoría 15/09/ /10/ /03/ /04/ /08/ /09/ Informe de los procedimientos de: ejecución del plan de capacitación, inducción y reinducción de los indicadores del procedimientos objeto de auditoría 01/08/ /08/

8 Página 8 de 16 IA INFRAESTRUCTURA INFRAESTRUCTURA eficiencia y economía del procedimiento de: Administración de la Planta Física de la Universidad Surcolombiana eficiencia y economía del procedimiento de Prestación de Servicios y Mantenimiento de Equipo y Planta Física el cumplimiento del uso de los inmuebles de propiedad de la Universidad y monitorear el uso de los espacios no académicos de conformidad a los contratos relacionados. el procedimiento de Prestación de Servicios y Mantenimiento de Equipo y Planta Física y aplicación de la normatividad vigente y aplicación de la normatividad vigente 01/03/ /06/ /09/ /10/ GESTIÓN JURÍDICA del procedimiento de Investigaciones Disciplinarias eficiencia y economía del procedimiento Comité de Conciliación, Conceptos jurídicos y Revisión y aprobación de procesos contractuales con terceros el cumplimiento del procedimiento el cumplimiento del procedimiento del indicador y cuantificar eficacia y eficiencia de este procedimiento conforme se aplica en la Universidad Surcolombiana del indicador y cuantificar eficacia y eficiencia de este procedimiento conforme se aplica en la Universidad Surcolombiana 01/11/ /11/

9 Página 9 de 16 IA GESTIÓN JURÍDICA eficiencia y economía del procedimiento: Recepción y trámites de proyectos solicitudes de derechos de petición. Informe de ía sobre el cumplimiento del procedimiento de los indicadores establecidos y recomendar sobre la necesidad de nuevos indicadores 01/11/ /11/ GESTIÓN AMBIENTAL eficiencia y economía de los procedimientos: manejo y control de residuos sólidos, líquidos y emisiones atmosféricas y de educación ambiental y formación ecológica. el cumplimiento de los procedimientos manejo y control de residuos sólidos, líquidos y emisiones implementados, atmosféricas y de educación ambiental y formación ecológica de los indicadores del porcentaje de programas con criterios en gestión ambiental y recursos ejecutados 15/09/ /10/ LA CALIDAD Seguimiento a las actividades realizadas en el proceso de gestión de calidad en los procedimientos de: Producto o Servicio no conforme, Acciones correctivas, preventivas y de mejora, Control de documentos y Control de registros Informe de seguimiento a las actividades realizadas por el proceso de gestión de calidad en los procedimientos: Producto o Servicio no conforme, Acciones correctivas, preventivas y de mejora, Control de documentos y Control de registros de los indicadores a cargo del proceso de calidad 01/06/ /06/

10 Página 10 de 16 IA PROCESO FORMACIÓN Elaborar el informe relacionado con la evaluación de los eficiencia y economía de los procedimientos de: procedimientos de: convocatoria y selección de Convocatoria y selección docentes, Manejo de de docentes, Manejo de laboratorios, Comisión de laboratorios, Comisión de estudios y periodo sabático, estudios Registro sistematización de sabático, y periodo Registro la información académica, sistematización de la Evaluación de desempeño información académica, académico y administrativo Evaluación de de docentes desempeño académico y administrativo de docentes de los indicadores de la calidad y aplicación de recursos 01/03/ /05/ PROCESO FORMACIÓN eficiencia y economía del Procedimiento Programación Académica Elaborar el informe relacionado con la evaluación y seguimiento del procedimiento de programación académica de los indicadores del proceso 01/10/ /11/

11 Página 11 de 16 IA PROCESO FORMACIÓN, PROYECCIÓN SOCIAL Y GESTIÓN FINANCIERA Garantizar que las operaciones desarrolladas en los procesos de formación, proyección social y gestión financiera se enmarquen en los principios de eficacia, eficiencia y economía en sus procedimientos de: Inscripción, selección, admisión y matrícula de estudiantes de postgrado y maestrías. Trámite de grado y otorgamiento de títulos de postgrado. Gestión de avales para las actividades de investigación y proyección social. Paz y salvo de actividades de investigación. Liquidación de proyectos de fondos especiales. el cumplimiento del procedimiento de: Inscripción, selección, admisión y matrícula de estudiantes de postgrado y maestrías. Trámite de grado y otorgamiento de títulos de postgrado. Gestión de avales para las actividades de investigación y proyección social. Paz y salvo de actividades de investigación. Liquidación de proyectos de fondos especiales. de los indicadores establecidos en cada proceso 23/02/ /10/ Dos (2) es

12 Página 12 de 16 IA PROCESOS DE BIENES Y SERVICIOS eficiencia y economía de los procedimientos: Entrada de bienes al almacén, salida de elementos de consumo y devolutivos de almacén, aseguramiento de bienes y baja de bienes el cumplimiento del procedimiento de Entrada de bienes al almacén, salida de elementos de consumo y devolutivos de almacén, aseguramiento de bienes y baja de bienes y aplicación de la normatividad vigente 01/04/ /05/ PROCESOS DE BIENES Y SERVICIOS eficiencia y economía de procedimientos adquisición del procedimiento de: bienes, servicios y obras etapa precontractual, contractual y postcontractual Informes de seguimiento a la adquisición de bienes, servicios y obras etapa precontractual, contractual y postcontractual del indicador de adquisición de bienes y servicios 01/02/ /05/ /07/ /12/ Dos (02) es Internos Dos (02) es Internos PROCESO BIENESTAR UNIVERSITARIO eficiencia y economía de los procedimientos del proceso de Bienestar Universitario. el cumplimiento de los procedimientos del proceso Bienestar Universitario. Establecer el cumplimiento de los indicadores de aplicabilidad. 01/11/ /11/

13 Página 13 de 16 IA COMUNICACIONES CONTROL eficiencia y economía en el cumplimiento del proceso de gestión de control. Así mismo, conceptuar sobre la existencia de Políticas y el Plan de Comunicaciones de la Universidad Surcolombiana, los mecanismos de participación ciudadana, los canales de comunicación internos y externos, y cumplimiento de la Ley 962 de 2005 Evaluación Anual del Sistema de Control Interno Evaluación Preliminar del Sistema de Control Interno 2011 Elaborar el informe de todas las actuaciones relacionadas con la Comunicación Pública de la Universidad Surcolombiana. Informe ejecutivo del Sistema de Control Interno Informe del estado del Sistema de Control Interno en la vigencia 2011 INFORMES de los indicadores de aplicable a las actuaciones de los medios de comunicación Verificar la implementación, operatividad y el impacto del Sistema de Control Interno Realizar seguimiento al avance del Sistema de Control Interno en la vigencia /11/ /12/ /01/ /10/ /02/ /10/ Un (1) auditor y Jefe de Oficina de Control Interno

14 Página 14 de 16 IA CONTROL - GESTIONA FINANCIERA GESTIÓN FINANCIERA L TALENTO HUMANO BOLETINES DE AUTOCONTROL Evaluación del Sistema de Control Interno Contable Realizar seguimiento e informe de de austeridad y eficiencia en el Gasto Público Realizar seguimiento al cumplimiento de reportes de la Universidad al Sistema Único de Información de Personal SUIP Fortalecer el Sistema de Control Interno, creando una Informe del control interno contable Informe trimestral de Austeridad en el Gasto Informe trimestral de seguimiento al SUIP Tres boletines de autocontrol publicados en en los términos de ley de los indicadores con los rubros de gastos y la ejecución presupuestal de los indicadores relacionados con reporte al SUIP Verificar y desarrollar el cumplimiento de los 01/01/ /02/ /04/ /04/ /07/ /07/ /10/ /10/ /12/ /12/ /04/ /04/ /07/ /07/ /10/ /10/ /12/ /12/ /03/ /03/ Un (1) auditor y Jefe de Oficina de Control Interno

15 Página 15 de 16 IA cultura del autocontrol, utilizando los medios de comunicación necesarios para este fin, que contribuya al mejoramiento continuo. la Web. indicadores del fomento de la cultura del autocontrol. 25/07/ /07/ /11/ /11/ FOMENTO A LA CULTURA DE AUTOCONTROL Fomentar la cultura de autocontrol en los funcionarios de la Universidad Surcolombiana Crear conciencia de la importancia del Autocontrol y presentar Informe de Capacitaciones Capacitaciones por Dependencias o procesos, según Plan de Trabajo 01/10/ /10/ Un (1) auditor y Jefe de Oficina de Control Interno SEGUIMIENTO A QUEJAS, SUGERENCIAS Y RECLAMOS Revisar la existencia y operatividad de la Oficina de Quejas, sugerencias y reclamos Seguimiento al cumplimiento de políticas y normas Informe de Quejas, Sugerencias y reclamos 01/12/ /12/ PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL Realizar seguimiento al plan de mejoramiento institucional, con base en los avances de cumplimiento enviados por los lideres de los procesos involucrados. Informe trimestral de seguimiento al plan de mejoramiento con destino a la CGR basado en la evaluación de los avances por parte de las dependencias. de las metas propuestas por los responsables de los hallazgos. Permanente Cinco (05) es Internos Jefe de Control Interno Secretaria

16 Página 16 de 16 IA PLANES DE MEJORAMIENTOS POR PROCESOS IA A LOS 18 PROCESOS DEL SISTEMA DE CALIDAD Realizar seguimiento a los planes de mejoramiento elaborados por los lideres de procesos con base en los informes de auditoría interna de los requisitos del Sistema Integrado de Gestión, en el marco que establecen las normas de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008 y satisfacción del cliente. Informe mensual de seguimiento a los planes de mejoramiento por procesos, cinco (05) primeros días del mes Realizar seguimiento a los 18 procesos que componen el Sistema de Gestión de Calidad de las acciones contempladas en los planes de mejoramiento en los términos previstos para su ejecución IAS DE CALIDAD Permanente Informe de ia 22/08/ /08/ Cinco (05) es Internos Jefe de Control Interno Secretaria 36 es de Calidad