DESPLIEGUE DEL MACROPROCESO DE ADMINISTRACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN

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1 DESPLIEGUE DEL MACROPROCESO DE ADMINISTRACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN MACROPROCESO PROCESO PROCEDIMIENTOS CÓDIGO DESCRIPCIÓN AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL AUTOEVALUACION GUÍA BÁSICA DE MEJORA CONTINUA AUTOEVALUACIÓN DE LA GESTIÓN PLANEACIÓN DEL CICLO DE AUDITORIAS AUDITORÍA INTERNA DEL SIMEGÉ EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA DEL SIMEGE INFORME DE AUDITORIA Procedimiento de Auditorías Internas SIMEGÉ EVALUACIÓN DE AUDITORES RECEPCION Y REPARTO QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS ATENCIÓN Y SOLUCIÓN Procedimiento de Quejas, Reclamos y Sugerencias U-15 CONSOLIDACIÓN DE INFORMES ATENCIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME Procedimiento para el Tratamiento del Producto o Servicio no Conforme MEJORAMIENTO CONTINUO DEFINICIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE PLANES DE MEJORAMIENTO Procedimiento de Acciones Correctivas, Preentivas y de Mejora. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Procedimiento para la Revisión Gerencial ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO GUÍA BÁSICA DE ADMÓN. DE RIESGOS ATENCIÓN Y SOLUCIÓN DEL MAL TRAMITE GUÍA BÁSICA DE MEJORA CONTINUA ADMINISTRACIÓN DE LA ESTRUCTURA Procedimiento para la Administración de los cambios en la estructura GESTIÓN DEL DESARROLLO INSTITUCIONAL ADMINISTRACIÓN DEL SIMEGÉ Manual de Mejor Gestión UN-SIMEGÉ Procedimiento para la elaboraciòn de control de documentos y registros

2 CÓDIGO: U-CP MACRO AUTOEVALUACION Analizar los niveles de desempeño de cada uno de los procesos, evaluar la efectividad de los controles establecidos y determinar los planes de acción a seguir. Todos los procesos de la Universidad Nacional de Colombia Vicerrectoría General Director Administrativo/Director de Gestión N/A Direccionamiento Institucional Plan Global de Desarrollo Plan Estratégico Lineamientos para Plan Operativo Anual Indicadores de Gestión Indicadores de Acreditación AUTOEVALUACIÓN DE LA GESTION Mediciones e Interpretacion del resultado Verificacion de la conformidad de los productos y/o servicios Plan de mejoramiento por procesos Evaluación Interna del SIMEGÉ Evaluación Independiente Acreditación de Programas e Institucional Mejoramiento Continuo Metodología para la Administración de Riesgos Matrices de Riesgos del Mejoramiento Continuo Proceso Quejas, Reclamos, Sugerencias y Observaciones de Campaña contra el mal trámite Evaluación Interna del SIMEGÉ Sugerencias AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL Calificación de Riesgos Evaluación de Riesgos Valoración de Riesgos Evaluación Interna del SIMEGÉ Evaluación Independiente Mejoramiento Continuo Norma Tecnica de sistemas de gestion para la calidad para la rama ejecutiva del poder publico y otras LEY 87 de 1993 Modelo Estandar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005 Matrices de Riesgos FECHA VERSION No.

3 CÓDIGO: U-CP MACRO AUDITORÍA INTERNA DEL SIMEGÉ Auditar el SIMEGÉ para determinar el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios; así como su implementación y mantenimiento eficaz, eficiente y efectivo. Todos los procesos de la Universidad Nacional de Colombia Vicerrectoría General Director Administrativo/Director de Gestión N/A Comité de Coordinación de Control Interno Programa Anual de Auditorías Internas del SIMEGÉ PLANEACIÓN DEL CICLO DE AUDITORIAS Plan de Auditorías Auditores seleccionados y con competencia técnica asegurada Líderes de los procesos Auditores Internos Mejoramiento Contínuo Documentacion de los procesos, informes de autoevaluación, registros, etc. EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA DEL SIMEGE Hallazgos, No conformidades, Obervaciones Líderes de los procesos Auditores Internos Hallazgos, No conformidades y Observaciones Validados INFORME DE AUDITORIA Informe de Auditoría Consolidado Líderes de los procesos Mejoramiento Contínuo Evaluación Independiente Plan de Mejoramiento por Procesos Informes de seguimiento a la implementación del Plan de Mejoramiento por Procesos Mejoramiento Contínuo, Todos lo procesos, Evaluación Independiente. Auditores Internos, Líder de Evaluación Registros de Evaluación, Informes, Plan de Evaluación, etc. EVALUACIÓN DE AUDITORES Evaluación de la competencia técnica y el desempeño de los Auditores Internos Auditores Internos, Mejoramiento Contínuo LEY 87 de 1993 Modelo Estandar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005 Norma Tecnica de sistemas de gestion para la calidad para la rama ejecutiva del poder publico y otras NTC ISO 19011:2002 Directrices para la auditoria de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental. Programa de Auditorías Plan de Auditorías Informes de Auditorías FECHA VERSION No.

4 CÓDIGO: U-CP MACRO QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS Resolver o verificar que se resuelvan oportunamente las quejas, reclamos y sugerencias, así como brindar información de organización de la universidad y mision que cumple; funciones, procesos y procedimientos; normatividad y mecanismos de participación ciudadana; contratos que celebre la universidad; estructura y funciones generales del estado en lo señalado en la Resolución No. 920 de 1996 de Rectoría,esto para ejercer una vigilancia interna y externa sobre las posibles deficiencias en el desempeño de sus funciones, de manera que pueda corregirlas adecuadamente. Inicia con la recepción ( verbal o escrita) de la queja, reclamo, sugerencia, solicitud por parte del usuario y termina con la elaboración del informe de quejas y reclamos a secretaria general Secretaria General Secretaria de Sede Ciudadanía Comunidad Universitaria Secretaría de Sede Queja, reclamo, sugerencia o solicitudes. RECEPCION Y REPARTO Queja, reclamo, sugerencia radicado y direccionado a quien corresponda Interesado (generador) o Dependencia involucrada e interesado (generador). Queja, reclamo, sugerencia, solicitud recibida ATENCIÓN Y SOLUCIÓN Queja, reclamo, sugerencia solucionada Dependencia e interesado (generador). Auditores Internos Informe de atención y solución de quejas, reclamos, sugerencias Control sobre quejas, reclamos, sugerencias, solicitud Secretaría General, Secretaría de Sede, Secretaría de Facultad Secretaría General Secretaría de Sede unisalud Informes Trimestrales CONSOLIDACIÓN DE INFORMES Informe Trimestral consolidado Secretaria general Oficina Nacional de Control Interno Estudiantes Resolución 920 del 30 de septiembre de 1996 Circular de rectoria de octubre de 1996 ley 190 de 1995 Tiempo empleado en el trámite y respuesta en relación al término establecido por ley Número de comunicaciones radicadas por mes Número de comunicaciones respondidas en forma directa / Número de comunicaciones radicadas Número de comunicaciones trasladadas por competencia / Número de comunicaciones radicadas Número de comunicaciones con respuesta efectiva / Número de comunicaciones radicadas Control sobre quejas, reclamos, sugerencias,solicitud y malos trámites atendidos Informe Trimestral consolidado FECHA VERSION No.

5 CÓDIGO: U-CP MACRO MEJORAMIENTO CONTINUO Orientar las actividades de control, evaluación, revisión, cambios y mejora continua del SIMEGÉ para facilitar su entendimiento, la eficacia, eficiencia, efectividad e integralidad. Aplica para la ejecución y seguimiento de los planes de mejora, la identificación y manejo del riesgo, atención del servicio no conforme y revisión por la dirección Vicerrectoria General Director Administrativo/Director de Gestión N/A Identificación de los productos o servicios no conformes Procedimiento para el tratamiento y control del producto o servicio no conforme ATENCIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME Correcciones al producto no conforme Acciones Correctivas al Servicio no conforme., Evaluadores Internos del SIMEGÉ Hallazgos de Auditorías Internas y externas Resultados de la Revisión por la dirección Análisis de indicadores Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Análisis del proceso Informes de Autoevaluación Informes de Administración de Riesgos Informes de Satisfacción del Cliente o Usuario Seguimiento a proveedores Resultados de los informes de gestión Observaciones de Auditorías Internas o Externas Requerimientos de los usuarios y de los entes de control DEFINICIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE PLANES DE MEJORAMIENTO Procesos mejorados, Informes sobre posibles cambios en el SIMEGÉ Resultados de los proyectos realizados por la universidad Resultados de la evaluación de la satisfacción de los usuarios Informes de pares para la acreditación académica e institucional Necesidades y propuestas de mejoramiento de los procesos Informes de Evaluaciones Internas y Externas Informes Consolidados de Atención de Quejas, reclamos, sugerencias y mal trámite Informes consolidados Administración de Riesgos Política de Admón. de Riesgos Identificacion de Riesgos Análisis de Riesgos Valoración de Riesgos REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Planes de Mejoramiento, Política de Admón. de Riesgos Identificacion de Riesgos Análisis de Riesgos Valoración de Riesgos ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO Mapa de Riesgos Institucionales Matrices de Riesgos por Procesos Informes de Admón. de Riesgos, Estudiantes Docentes Funcionarios administrativos Denuncias por mal trámite ATENCIÓN Y SOLUCION DEL MAL TRÁMITE Trámites resueltos Estudiantes Docentes Funcionarios administrativos RESOLUCIÓN 920 DEL 30 DE SEP DE 1996 NTC GP 1000:2004 Numerales 4,1-4, ,2,2-8,2,3-8,2,4-8,3-8,4-8,5,1-8,5,2-8,5,3 Ley 594 de 2000 Ley 872 de 2003 MECI: Elemento 5. Modelo de operación por procesos Número de acciones cerradas (AC)/ Número total de acciones *100 Número de acciones cerradas (AP)/ Número total de acciones *100 Número de acciones de mejora realizadas / Número de acciones de mejora presupuestadas *100 FECHA VERSION No. Mapa de riesgos Informe de administración de riesgos

6 CÓDIGO: U-CP MACRO GESTIÓN DEL DESARROLLO INSTITUCIONAL Establecer procedimientos unificados para atender las sugerencias, propuestas o necesidades evidenciadas de realizar cambios en los diferentes elementos constitutivos del SIMEGÉ, los cuales puedan afectar su eficacia, eficiencia o efectivividad. Inicia con la recepción de una propuesta de ajuste en la Estructura Organizacional, la Estructura de los Procesos, los Procedimientos, los Documentos y Formatos asociados a los mismos incluyendo su codificación y termina cuando se dá respuesta oportuna al solicitante, se actualiza y se coloca a disposición de los usuarios del SIMEGÉ. Vicerrectoría General Director Administrativo o Director de Gestión Jefes de Unidades Administrativas de Facultad Todos los Procesos Propuestas de cambio de la estructura Necesidades de ajuste ADMINISTRACIÓN DE LA ESTRUCTURA Proyectos de Actos Administrativo Rector Consejo Superior Universitario, Gestión Jurídica, etc., Evaluadores Internos y Externos, Organos de Control, Usuarios Internos y Externos Necesidades de adecuación de los procesos, procedimientos, documentos, formatos, etc. ADMINISTRACIÓN DEL SIMEGÉ Elementos del SIMEGÉ actualizados, Evaluadores Internos y Externos, Organos de Control, Usuarios Internos y Externos Modelo Estandar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005 Norma Tecnica de sistemas de gestion para la calidad para la rama ejecutiva del poder publico y otras entidades prestadoras de sevicios NTC GP 1000:2004 Actos Administrativos de cambios en la Estructura Acuerdo Consejo Superior Universitario Caracterizaciones de Procesos FECHA VERSION No.