CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE EXTENSIÓN

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1 Revisó Vicerrector de Investigación y Extensión Directora Transferencia de Conocimiento EXTENSIÓN Aprobó Rector Página 1 de 6 Fecha de aprobación: Septiembre 30 de 2008 Resolución No OBJETIVO ALCANCE Gestionar, fomentar y realizar seguimiento al registro de las actividades de de la Universidad basado en el cumplimiento de los requisitos y procedimientos administrativos de la política de según la normatividad vigente. El proceso de involucra la gestión, fomento y seguimiento de las actividades de lideradas y ejecutadas por las UAA en las modalidades de asesoría, consultoría y educación no formal reguladas por el Acuerdo del Consejo Superior 103 de PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES* SALIDAS BENEFICIARIOS Externos: - Gobierno y Sociedad - Organizaciones empresariales y sociales - Organismos de Control Planear: Externos: - Partes interesadas - Visitantes contratistas Internos: Internos: Órganos Institucionales: - Consejo Superior - Consejo Académico - Comité Operativo de Investigación y Extensión - Comité Primario de Calidad - Unidades Académicas Administrativas UAA Procesos: - Proceso Seguimiento Institucional - Proceso Talento Humano- Subproceso de Seguridad y Salud en el Trabajo -Proceso de Recursos Físicos Subproceso Gestión Ambiental - Políticas Gubernamentales - Normatividad Externa - Informes de entes de control - Políticas Institucionales - Proyectos de acuerdo o resoluciones - Necesidad de difusión y promoción de - Oferta y demanda de - Necesidades de recursos - Información de las actividades de - Informe de desempeño de los Procesos - Informes auditoría interna de los Sistemas de Gestión adoptados por la Universidad. - Informe de auditorías externas - No conformidades -Plan de Desarrollo Institucional - Proyecto Institucional - Contexto Interno - Contexto Externo (Factores del entorno - Formular estrategias y programas para el desarrollo de la política institucional en materia de, lideradas por las UAA. - Identificar y gestionar iniciativas de liderada por la UAA - Identificar y gestionar programas de apoyo a las actividades de. - Involucrar, asesorar y acompañar a las UAA y procesos que desarrollan actividades de, con el fin de lograr la articulación con la docencia, la investigación y el SGI. - Identificar, analizar y valorar los riesgos de gestión que pueden afectar el logro del objetivo del proceso. -Identificar y definir las actividades de formación para el proceso. -Identificar los peligros/aspectos ambientales del proceso, con el acompañamiento de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental. - Establecer los controles para los peligros/aspectos ambientales del proceso, con el acompañamiento de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental. Hacer: - Promover que las UAA desarrollen programas o proyectos de, - Asesorar grupos y UAA para el desarrollo de - Red de aliados Institucionales - Políticas, estrategias, planes y programas de apoyo - Directrices Institucionales aprobadas (Acuerdos, Resoluciones, circulares y demás lineamientos). - Programas ejecutados - Convenios o acuerdos en materia de - Demandas atendidas - Difusión de logros - Recursos adicionales - Informes de gestión - Informes de Resultados - Acciones correctivas, preventivas y de mejoramiento. - Informe de desempeño del proceso. - Acciones aplicadas eficazmente. - Informes de desempeño de Consultorio Jurídico e Instituto de Lenguas revisados - Actas de reuniones del proceso de Órganos Institucionales: - Consejo Superior - Consejo Académico - Comité Operativo de Investigación y Extensión - Comité Primario de Calidad - Unidades Académicas Administrativas UAA Procesos: - Proceso Seguimiento Institucional - Subproceso Consultorio Jurídico - Subproceso Instituto de lenguas -Seguimiento Institucional - Proceso Talento Humano- Subproceso de Seguridad y Salud en el Trabajo -Proceso de Recursos Físicos Subproceso Gestión Ambiental

2 Página 2 de 6 PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES* SALIDAS BENEFICIARIOS Otros interesados: Político, Económico, iniciativas en procesos relacionados con consultoría, - Mapa de Riesgos de - Comunidad Universitaria Social y Tecnológico) - Plan de Formación de formación continuada, asistencias técnicas y similares. - Divulgar las capacidades de. Gestión del proceso. - Plan de formación del Otros interesados: Talento Humano. -Necesidades de formación del proceso. -Resultados de la - Ejecutar y monitorear las acciones y controles establecidos en el Mapa de Riesgos de Gestión. -Gestionar la participación de los funcionarios en el plan de formación. proceso ejecutado. - Matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos - Comunidad Universitaria Evaluación de -Participar en la valoración de los peligros/aspectos y establecimiento de Desempeño. ambientales identificados, con el acompañamiento de controles actualizado. - Procedimiento para la los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y - Matriz de identificación Identificación de peligros, Gestión Ambiental. de aspectos y valoración evaluación y valoración de riesgos y establecimiento -Gestionar la implementación de los controles establecidos y priorizados para el proceso, con la impactos actualizada. ambientales de controles. asesoría de los Subprocesos de Seguridad y Salud en - Plan de emergencias - Procedimiento para la el Trabajo, y Gestión Ambiental. actualizado. identificación de aspectos -Revisar el registro de las actividades de y valoración de impactos ambientales propuestas por las UAA según lo reglamentado en el Acuerdo del Consejo Superior No. 103 de Programa de prevención, preparación y respuesta Verificar: de Emergencias - Matriz de requisitos -Realizar seguimiento de las actividades de legales (ambiental y de en las UAA. seguridad y salud en el -Medir el desempeño del proceso de trabajo) mediante indicadores de gestión y actividades de seguimiento. Actuar: -Mejorar continuamente el proceso mediante la aplicación de acciones correctivas, preventivas y de mejora * En su mayoría el desarrollo y el cumplimiento de las actividades descritas en este documento estarán apoyadas y lideradas por las Unidades Académicas Administrativas de acuerdo a la naturaleza de cada una de ellas.

3 RECURSOS RESPONSABLES REQUISITOS Página 3 de 6 MEDICIÓN DEL PROCESO (Indicadores) Recursos físicos: - Equipos de cómputo - Infraestructura tecnológica Software: - Sistemas de información Académico de la UIS - Sistema Información Financiero de la UIS - Sistema de información de la VIE - Módulo de Extensión VIE - Página Web Universidad e Intranet - Medios de comunicación Institucionales y externos Líder del proceso: Vicerrector de investigación y Actores del Proceso: - Consejo Superior - Personal Unidades Académico Administrativas - Directores de Investigación y Extensión de las Facultades - Directora de Transferencia de Conocimiento - Coordinadora de Programas y Proyectos - Secretaria VIE - Profesionales - Auxiliares Beneficiario: - Disponibilidad de recursos para actividades de en la Universidad - Cumplimiento compromisos pactados para realizar actividades de - Asesoría oportuna, clara y concisa en temas relacionados con - Solución a los requerimientos planteados a la Universidad en materia de. -Ver hoja de vida de los indicadores Legales y reglamentarios: -Ver Listado Maestro de Documentos Externos

4 RECURSOS RESPONSABLES REQUISITOS De la organización - Estatuto General de la Universidad y las normas que regulan la institucionalidad. - Acuerdo Superior 36 de Creación Instituto de Lenguas. - Acuerdo Superior 063 de Reglamento del profesor. - Acuerdo Superior 127 de Creación y estructura Consultorio Jurídico. - Acuerdo 027 de Delegan atribuciones en el Rector. - Acuerdo Superior 006 de Políticas de. - Acuerdo Superior Creación de la VIE. - Acuerdo Superior 067 de Bonificaciones Extraordinarias. - Acuerdo 103 de Gestión de Proyectos de Extensión y Educación Continuada. - Acuerdo 093 de Propiedad Intelectual - Acuerdo Superior 20 de Por el cual se reglamentan las auxiliaturas docentes, de investigaci6n, de, administrativas y especiales. - Acuerdo Superior 034 de Estatuto de Contratación. - Acuerdo Superior 050 de Reglamentación Estatuto de Contratación. - Resolución Rectoría 1720 de Gastos de viaje. - Resolución Rectoría 1537 de Remanente Proyectos Investigación y Extensión. - Resolución Rectoría 2527 de Por la cual se realizan delegaciones en personal de Dirección de la Universidad. - Resolución Rectoría 2627 de Por la cual se realizan delegaciones en personal de Dirección de la Universidad. - Resolución 2279 de 2015.Por la cual se expide el manual para la suscripción y evaluación de resultados institucionales de los convenios, en concordancia con lo establecido en la reglamentación del estatuto de contratación de la universidad, y se adoptan otras disposiciones. - Resolución Rectoría 2280 de Por la cual se realizan delegaciones vía general en personal de Dirección de la Universidad, para la suscripción de convenios. - Resolución Rectoría 01 de Tarifas salariales. - Matriz de Interrelación de requisitos MDI.01 Página 4 de 6 MEDICIÓN DEL PROCESO (Indicadores)

5 Página 5 de 6 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO REGISTROS DEL PROCESO DOCUMENTOS DE REFERENCIA - Seguimiento programas del Comité Operativo de Investigación y Extensión - Reuniones del equipo de trabajo de la VIE - Realización de Comité Primario de Calidad - Verificación del cumplimiento de las metas - Ver Listado Maestro de Registros - Ver Listado Maestro de Documentos establecidas en el plan de gestión - Auditorías internas y externas - Seguimiento a indicadores y acciones de mejora - Seguimiento a encuestas de satisfacción. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO 01 Septiembre 30 de 2008 Creación 02 Abril 22 de 2009 Actualización de las actividades de seguimiento y monitoreo 03 Julio 27 de 2010 Eliminación de la norma NTC GP1000:2004 y se incluye ver matriz de interrelación de requisitos MDI01 04 Septiembre 17 de Marzo 18 de Modificación del objetivo y alcance del proceso de. - Clasificación de proveedores y beneficiarios en externos e internos - Se organizan las actividades mediante el ciclo PHVA y se incluyen actividades del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional y Gestión Ambiental - Inclusión en Recursos - Software: Sistema información financiero UIS; Sistema Información Académico UIS; Sistema Información VIE, Modulo de Extensión VIE - Actualización de los requisitos de la organización en cuanto a normatividad - Se eliminó de las actividades de planear: Identificar y gestionar los peligros y riesgos asociados a las actividades de e Identificar y gestionar los aspectos e impactos, y se incluyó el último ítem. De hacer: Conocer el plan de emergencia, Participar en las actividades establecidas en los programas de gestión y proyectos del Sistema de Gestión Integrado, y Dar cumplimiento a los requisitos legales. - Se clasificó en el Verificar la actividad de Medir el desempeño del proceso de mediante indicadores de gestión y actividades de seguimiento. - Inclusión en los beneficiarios de los subprocesos de Consultorio Jurídico e Instituto de Lenguas. 06 Junio 11 de Inclusión de la Resolución 16 de 2014, en los requisitos de la Organización. 07 Julio 29 de Modificación requisitos de la organización.

6 Página 6 de 6 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO 08 Agosto 01 de Modificación requisitos de la organización. - Se eliminó el Comité de Gestión Integrado y las Actas del Comité de Gestión Integrado. - Se modificaron los proveedores, entradas, actividades, salidas y beneficiarios asociadas al SG SST y Ambiental. - Inclusión en Entradas: Plan de Desarrollo Institucional ; Proyecto Institucional ; Contexto Interno ; Contexto Externo (Factores del entorno Político, Económico, Social y Tecnológico) ; Plan de Formación de Talento Humano ; Necesidades de formación del proceso. ; Resultados de la Evaluación de Desempeño.. - Inclusión de actividades relacionadas con el Mapa de Riesgos del Proceso. - Inclusión en Salidas: Mapa de Riesgos de Gestión del proceso. y Plan de formación del proceso ejecutado. - Modificación del objetivo y alcance. - Se eliminó de las actividades de planear: Participar en iniciativas y organizaciones promotoras del desarrollo social y económico. - Se agregó en las actividades de hacer: Revisar el registro de las actividades de propuestas por las UAA según lo reglamentado en el Acuerdo del Consejo Superior No. 103 de Noviembre 09 de Modificación de la redacción del objetivo y del alcance del proceso.