DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO Y EVALUACIÓN DE GESTIÓN Oficina Asesora de Rectoría. REUNIÓN DE APERTURA AUDITORÍAS DE GESTIÓN Primer semestre 2017

Transcripción

1 DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO Y EVALUACIÓN DE GESTIÓN Oficina Asesora de Rectoría REUNIÓN DE APERTURA AUDITORÍAS DE GESTIÓN Primer semestre 2017

2 NORMATIVIDAD Procedimiento de Auditoría Interna PSE.09 Plan de Auditoría Vigencia 2017 Resolución de Rectoría No. 300 de 2017

3 GENERAL AUDITORÍA INTERNA OBJETIVOS Realizar el examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de las diferentes unidades, con el fin de determinar: a) Si los recursos se han utilizado con economía, eficacia, eficiencia y transparencia. b) Si se han observado las normas internas y externas aplicables. c) La formulación y control de riesgos institucionales. d) Si los mecanismos de comunicación son confiables. e) Y medir el grado de cumplimiento de los objetivos, planes y programas trazados.

4 OBJETIVOS OBJETIVOS ESPECÍFICOS AUDITORÍAS DE GESTIÓN Evaluar el Sistema de Control Interno de la Universidad Industrial de Santander con el fin de asegurar que cumple con los requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables Realizar un control independiente, neutral, objetivo e integral de las UAA, Sedes Regionales y Programas Académicos por medio del equipo auditor Generar una dinámica de mejora continua en la Universidad Lograr resultados de auditoría oportunos con el fin de informar a las Unidades correspondientes y tomar las acciones correctivas y preventivas a que haya lugar

5 PLAN DE AUDITORÍA INTERNA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA INTERNA Presentación y aprobación del Plan de Auditoría Preparación de las auditorías Ejecución Retroalimentación Mejoramiento

6 PLAN DE AUDITORÍA INTERNA 1. PRESENTACIÓN Y APROBACIÓN DEL PLAN DE AUDITORÍA INTERNA Presentación del Plan de Auditoría al Rector Revisión y aprobación del Plan de Auditoría por el Rector

7 PLAN DE AUDITORÍA INTERNA 2. PREPARACIÓN DE AUDITORÍAS Planificación de las Actividades de la Auditoría por el equipo auditor Comunicación de la Reunión de Apertura a las UAA Reunión de Apertura y presentación del Plan de Auditoría a las UAA

8 PLAN DE AUDITORÍA INTERNA 3. EJECUCIÓN Ejecución del Plan de Auditoría por el Equipo Auditor Evaluación de hallazgos Elaboración del Informe de Auditoría

9 PLAN DE AUDITORÍA INTERNA 4. RETROALIMENTACIÓN Entrega del informe preliminar de auditoría por la DCIEG Presentación de observaciones a los hallazgos. (Jefe o Director de la Unidad 5 días hábiles). Evaluación y validación de los soportes por la DCIEG y entrega del informe definitivo de auditoría

10 PLAN DE AUDITORÍA INTERNA 5. MEJORAMIENTO Presentación del Plan de Mejoramiento. FSE-22 (Jefe o Director de la Unidad -10 días hábiles) La DCIEG revisa el Plan de Mejoramiento presentado por la UAA (5 días hábiles) La UAA ejecuta el Plan de Mejoramiento y la DCIEG realiza acompañamiento y seguimiento.

11 METODOLOGÍA Verificación de Registros (Sistemas de información y archivo físico) Observación Directa Entrevistas al personal de interés Aplicación de encuestas a grupos de interés Elaboración y entrega de informes a partes interesadas

12 ACCIONES INMEDIATAS SERVICIOS DE INFORMACIÓN MANTTO TECNOLÓGICO CONTRATACIÓN ACCIONES INMEDIATAS RECURSOS HUMANOS PLANTA FÍSICA DIVISIÓN FINANCIERA Se gestiona por parte de la unidad auditada y/o DCIEG ante los distintos procesos o UAA, los casos que requieren soluciones inmediatas o a corto plazo.

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14 Gloria Patricia Porras Rojas Profesional Equipo Auditor Ext: 1005

15 MAPA DE PROCESOS SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

16 OBJETIVOS Determinar la conformidad de la gestión financiera realizada por la unidad con los criterios y alcance de auditoría. Evaluar la actividad financiera realizada por la unidad para asegurar el cumplimiento de los procedimientos establecidos y la normatividad aplicable y vigente. Identificar oportunidades de mejora en la gestión financiera realizada por la unidad auditada.

17 ALCANCE AUDITORÍA FINANCIERA Convenios y/o Contratos Suscritos Cuentas por Pagar a Proveedores Austeridad en el Gasto Público Revisión Aleatoria de Órdenes Contractuales Gestión de Cartera Cuentas por cobrar Cartera vencida Movimiento Presupuestal y de Efectivo Seguimiento cartera vencida Presupuesto Ingresos Egresos

18 CRITERIOS Proceso Financiero (Presupuesto, Tesorería) Estatuto de Contratación de Bienes y Servicios Manual de Actividades Básicas del Proceso Financiero MFI.01 Manual Plan de Cuentas Presupuestales MFI.03 Manual de Normas y Procedimientos para el Recaudo de Cartera UIS MFI.04 Normatividad de Austeridad en el Gasto Público Sistema de Información Financiero (SIF) de la Universidad Industrial de Santander

19 PLAN DE AUDITORÍA 2017 FINANCIERO División de Bienestar Universitario. Dirección de Admisiones y Registro Académico. Decanatura Facultad de Ingenierías Fisicoquímicas. Escuela de Ingeniería Metalúrgica y Ciencias de Materiales.

20 CRONOGRAMA PRIMER SEMESTRE 2017 REUNIÓN DE APERTURA 8 de Marzo de 2017 (Miércoles) División de Bienestar Universitario 16 y 17 de Marzo de 2017 (Jueves y Viernes) Dirección de Admisiones y Registro Académico 27 y 28 de Abril de 2017 (Jueves y Viernes) Decanatura Facultad de Ingenierías Fisicoquímicas 18 y 19 de Mayo de 2017 (Martes y Miércoles) Escuela de Ingeniería Metalúrgica y Ciencias de Materiales 14 y 15 de Junio de 2017 (Miércoles y Jueves)

21 Diana Milena Rodríguez Guevara Profesional Equipo Auditor Ext: 2932

22 Escuela de Microbiología Escuela de Estudios Industriales y Empresariales MISIONAL Escuela de Artes y Música Escuela de Ingeniería de Sistemas e Informática Escuela de Ingeniería Mecánica Escuela de Nutrición y Dietética Dirección de Posgrados

23 Evaluar el cumplimiento de las actividades académicas desarrolladas por los profesores planta y cátedra, en articulación con la normatividad establecida y de acuerdo con los criterios y el alcance de la auditoría. Determinar el estado actual de las actividades de investigación y de los grupos de investigación adscritos a la Unidad auditada, en armonía con lo regulado a nivel institucional en las Políticas de Investigación y el Estatuto de Investigación. Determinar el estado actual del portafolio de servicios y las actividades de extensión, en armonía con lo regulado a nivel institucional en las Políticas de Extensión y el Acuerdo del Consejo Superior No. 103 de 2010.

24 Evaluar el estado actual de los procesos de Gestión de la Calidad Académica (registro calificado, acreditación, creación y/o reforma de programas académicos), desarrollados en las Unidades, de acuerdo con la normatividad aplicable. Verificar que las inscripciones de aspirantes a cursar programas de posgrados, se realizan de acuerdo a lo establecido en la normatividad vigente. Revisar la aplicación de las Tablas de Retención Documental.

25 Formación: Programas Académicos : Planificación y desarrollo de los periodos académicos Investigación Registro de Actividad Docente Grupos Comisiones de Investigación: de Estudio Reconocimiento Renovaciones de Institucional Tenencias Resultados de Evaluación Docente y planes de mejoramiento Actividades y proyectos de Investigación vigentes a la fecha de la auditoría. Investigación: Extensión Grupos de Investigación Portafolio Actividades de y Servicios. proyectos de Investigación Registro y finalización de Propuestas de extensión Educación Extensión: Continuada: Diplomados y cursos. Portafolio de Servicios Otros Registro procesos: y finalización de propuestas de extensión Gestión Educación de Continua: la calidad Diplomados académica: y cursos. Registro Calificado y Acreditación o Renovación de la Acreditación. Tablas Otros de : Retención Documental Gestión de la calidad académica: Registro Calificado y Acreditación de programas Convocatorias de Posgrados Convocatorias de Posgrados Créditos condonables Tablas de Retención Documental

26 Acuerdo Superior No.166 de Estatuto General. Acuerdo Superior No. 072 de Reglamento Académico Estudiantil de Pregrado. Acuerdo Superior No. 075 de Reglamento General de Posgrado. Acuerdo Superior No. 063 de Reglamento del Profesor. Acuerdo Superior No. 059 de Evaluación del Profesor en Periodo de Prueba Acuerdo Superior No. 019 de Registro de la Actividad Académica. Acuerdo Superior No. 068 de 2008 y Acuerdo Superior 033 de Reglamento del Profesor de Cátedra. Acuerdo Académico No. 225 de Creación, Modificación, Reforma y Extensión de los programas académicos. Acuerdo Superior No. 047 de Políticas de Investigación de la Universidad. Acuerdo Superior No. 043 de Estatuto de Investigación de la Universidad Acuerdo Superior No. 006 de Políticas de Extensión Acuerdo Superior No. 103 de Procedimientos de Extensión Plan de Desarrollo Institucional Ley General de Archivo. Ley No. 594 de Demás normatividad aplicable.

27 Escuela de Microbiología 14 de Marzo Escuela de Ingeniería de Sistemas e Informática 25 de abril Escuela de Estudios Industriales y Empresariales 28 de Marzo Escuela de Ingeniería Mecánica 9 de mayo Dirección de Posgrados 13 de junio Escuela de Artes y Música 18 de abril Escuela de Nutrición y Dietética 23 de mayo

28 Naley Yolima Acevedo Marín Profesional Equipo Auditor Ext: 2700

29 OBJETIVOS DE AUDITORÍA Validar el estado de avance de los proyectos de gestión de la Unidad vigencia 2017, y su correspondencia con el Plan de Desarrollo Institucional y el Plan de Gestión Rectoral. Verificar el cumplimiento y/o logros alcanzados en los proyectos de gestión vigencia 2016, en correspondencia con la autoevaluación final.

30 ALCANCE DE AUDITORÍA AUDITORÍA DE GESTIÓN Actividades lideradas por las UAA que contribuyen al cumplimiento de los objetivos institucionales Programa de Gestión 2016 Seguimiento al cierre de proyectos Programa de Gestión 2017 Avance en indicadores y actividades

31 CRITERIOS DE AUDITORÍA Plan de Desarrollo Institucional Acuerdo Consejo Superior N 080 de 2007 Proyecto Institucional Acuerdo Consejo Superior N 015 de 2000 Plan de Gestión Rectoral Programa Anual de Gestión 2016 Acuerdo del Consejo Superior N 104 de 2015 Programa Anual de Gestión Acuerdo del Consejo Superior N 106 de 2016 Sistema de Información Programa de Gestión Año PPI.02 Procedimiento para la programación presupuestal y de gestión GPI.01 Guía para la formulación del programa de gestión y presupuesto de las Unidades Académico-Administrativas Normatividad interna aplicable a cada UAA

32 CRONOGRAMA PRIMER SEMESTRE 2017 Escuela de Ingeniería Civil Decanato Facultad de Ingenierías Fisicoquímicas Decanato Facultad de Ciencias 21 de marzo 5 de abril 26 de abril División de Mantenimiento Tecnológico División Financiera 16 de mayo 30 de junio

33 Jorge Eliécer Vidal Rodríguez Profesional Equipo Auditor Ext: 2799 Eje de Sistemas e Infraestructura Física y Tecnológica

34 OBJETIVOS 1. Verificar y evaluar el grado de cumplimiento en la gestión de la infraestructura física y los recursos tecnológicos de apoyo, requeridos para el desarrollo de las actividades misionales de la Universidad en las unidades auditadas. 2. Evaluar (si aplica) el cumplimiento de Normas en Seguridad y Salud Ocupacional en las áreas seleccionadas de las unidades incluidas en el Plan de Auditoría. 3. Identificar y promover oportunidades de mejora en la gestión y control de los componentes auditados en las unidades.

35 ALCANCE DE LA AUDITORÍA (1) Está definido para cubrir los siguientes componentes: 1. INFRAESTRUCTURA FÍSICA (Muestra aleatoria) (Capacidad, estado, mantenimiento) Áreas de oficinas (Incluye mobiliario) Laboratorios Talleres Redes eléctrica y de datos. Administración y disponibilidad de recursos, para el soporte de la infraestructura de la unidad auditada. 2. RECURSOS TECNOLÓGICOS Equipos de laboratorio Sistemas y Equipos para el procesamiento de los datos otros

36 ALCANCE DE LA AUDITORÍA (2) Está definido para cubrir los siguientes componentes: 3. CUMPLIMIENTO NORMATIVIDAD EN SS-T Áreas administrativas Áreas académicas Laboratorios Talleres 4. PROYECTOS DE INVERSIÓN Y DE GESTIÓN Estado de los proyectos que apliquen a mejorar la infraestructura de la UAA Equipos y Sistemas de Información

37 CRITERIOS DE AUDITORÍA Manual y Reglamento de Contratación de la UIS (AS 034/2015 y AS 050/2015). Procedimientos, Normas y Reglamentos establecidos en los procesos del Sistema de Gestión Integrado de la UIS (Procesos Contratación, Planeación Institucional y Subproceso SS-T). Sistema de Información Financiero UIS Banco de Programas y Proyectos de Inversión de la Universidad Industrial de Santander BPPIUIS. Plan de Gestión Institucional y de las unidades auditadas, vigencias 2015, 2016 y 2017.

38 PLAN DE AUDITORÍA EJE SISTEMAS E INFRAESTRUCTURA ESCUELA DE DISEÑO INDUSTRIAL BIBLIOTECA SEDE REGIONAL UIS BARBOSA DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN FÍSICA Y DEPORTES SEDE REGIONAL UIS BARRANCABERMEJA DIVISIÓN SERVICIOS DE INFORMACIÓN IPRED

39 CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS PRIMER SEMESTRE 2017 ESCUELA DE DISEÑO INDUSTRIAL REUNIÓN DE APERTURA: 8 de Marzo de 2017 AUDITORÍA: 13 y 14 de Marzo de 2017 (Lunes y Martes) BIBLIOTECA REUNIÓN DE APERTURA: 8 de Marzo de 2017 AUDITORÍA: 27 y 28 de Marzo de 2017 (Lunes y Martes) SEDE REGIONAL UIS BARBOSA REUNIÓN DE APERTURA: 8 de Marzo de 2017 AUDITORÍA: 6 y 7 de Abril de 2017 (Jueves y Viernes) DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN FÍSICA REUNIÓN DE APERTURA: 8 de Marzo de 2017 AUDITORÍA: 27 y 28 de Abril de 2017 (Jueves y Viernes)

40 CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS PRIMER SEMESTRE 2017 SEDE REGIONAL UIS BARRANCABERMEJA REUNIÓN DE APERTURA: 8 de Marzo de 2017 AUDITORÍA: 11 y 12 de Mayo de 2017 (Jueves y Viernes) DIVISIÓN SERVICIOS DE INFORMACIÓN REUNIÓN DE APERTURA: 8 de Marzo de 2017 AUDITORÍA: 30 y 31 de Mayo de 2017 (Martes y Miércoles) IPRED REUNIÓN DE APERTURA: 8 de Marzo de 2017 AUDITORÍA: 21 y 22 de Junio de 2017 (Miércoles y Jueves)

41 DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO Y EVALUACIÓN DE GESTIÓN Oficina Asesora de Rectoría GRACIAS POR SU ATENCIÓN Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión Ciudad Universitaria, Carrera 27 Calle 9 PBX (7) Ext Bucaramanga, Colombia.