PROCEDIMIENTO PARA LA PROGRAMACIÓN PRESUPUESTAL Y DE GESTIÓN ANUAL

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1 Página 1 de 12 Revisó: Director de. Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Octubre 11 de 2004 Resolución N 886 OBJETIVO ALCANCE Establecer las actividades necesarias para articular los procesos tendientes a determinar el Programa de Gestión, Plan Operativo de Inversión y el Presupuesto General de la Universidad Industrial de Santander, para la siguiente vigencia fiscal. Aplica a toda la programación presupuestal y de gestión que se realice en el Proceso de Institucional de la Universidad Industrial de Santander. (Todos los Fondos y UAA de la UIS) NORMATIVIDAD Ley 85 de 1993, por la cual se crea la emisión de la estampilla PRO UIS. Proyecto Institucional de la UIS, Acuerdo 015 de 2000 del Consejo Superior. Acuerdo No. 32 de 2002 del Consejo Superior, por el cual se aprueba la reglamentación de la inversión institucional de la UIS. Acuerdo No. 47 de 2002, del Consejo Superior, por el cual se establecen los criterios y prioridades de la inversión en la UIS. Estatuto Presupuestal de la Universidad Industrial de Santander, Acuerdo 67 de 2003 del Consejo Superior, y sus modificaciones. Acuerdo No. 63 de 2004 del Consejo Superior, por el cual se elimina el Fondo Acumulativo (2) Acuerdo No. 63 de 2005 del Consejo Superior, por el cual se adicionan dos parágrafos al articulo 16 del Estatuto Presupuestal adoptado mediante Acuerdo Superior No. 067 de Acuerdo No. 41 de 2012 del Consejo Superior, por el cual se modifican los artículos 38, 39, 52 y 70 del Estatuto Presupuestal de la UIS. Acuerdo No. 30 de 2015 del Consejo Superior, por el cual se modifican los artículos 48 y 49 del Estatuto Presupuestal de la UIS. Política de Investigación de la UIS, Acuerdo No. 047 de 2004 del Consejo Superior. Políticas de Extensión UIS, Acuerdo No. 006 de 2005, del Consejo Superior. Ordenanza No. 16 de 27 de agosto de 2008, de la Asamblea de Santander, por la cual se asigna una partida para la UIS. Ley 1216 del 16 de julio de 2008, que modificó parcialmente la Ley 85 del 16 de noviembre de 1993, que estableció la estampilla PRO UIS. Ordenanza No. 14 del 15 de agosto de 2008, la cual modifica la Ordenanza 038 de 1993, por la cual ordena la emisión de la Estampilla PRO UIS y la distribución del recaudo.

2 Página 2 de 12 Ley 1697 de 2013: Por la cual se crea la estampilla Pro Universidad Nacional de Colombia y demás universidades estatales de Colombia Decreto 1050 de 2014: Por el cual se establece la organización y funcionamiento del Fondo Nacional de las Universidades Estatales de Colombia y se dictan otras disposiciones. Acuerdo No. 42 de 2015 del Consejo Superior, por el cual se crea el fondo 10 Estampilla Prounal y demás universidades estatales. Acuerdo No. 94 de 2015 del Consejo Superior, por el cual se crea el Fondo 12 del Sistema de Salud de la Universidad. Ley 1790 de 7 de Julio de 2016, que modifica parcialmente la Ley 1216 de Ordenanza 022 de 2016, por la cual se reglamenta la Ley de Estampilla PRO UIS. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS SI : Sistema de Información. SIF: Sistema de información financiera. PAG: Programa anual de gestión. POAI: Programa Operativo Anual de Inversiones. Programación Anual: Incluye la programación presupuestal y de gestión. UAA: Unidades Académicas y/o Administrativas. CONSIDERACIONES Los lineamientos que sirven de base para la elaboración de la programación presupuestal y de gestión se definen teniendo en cuenta el Plan de Desarrollo Institucional y el Plan Financiero, la evaluación del Programa de Gestión, el Plan de Inversión y el Presupuesto aprobado para la vigencia, la ejecución presupuestal a la fecha, la planta de personal aprobada y las directrices del Gobierno Nacional relacionadas con la programación presupuestal. Las Unidades Académicas y/o Administrativas deben tener en cuenta el programa de gestión para preparar el Presupuesto y el Plan de Compras, para la siguiente vigencia.

3 Página 3 de 12 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.F. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página INICIO 1. Prepara lineamientos y cronograma, para elaboración de programación anual. 1. Prepara los lineamientos que servirán de base para la elaboración de la programación presupuestal y de gestión de la Universidad y de cada una de las UAA así como el cronograma del proceso. 2. Analiza y complementa lineamientos. 2. Analiza la propuesta de lineamientos a partir de las políticas de la Universidad y formula recomendaciones. Rector 3. Ajusta lineamientos. 3. Realiza ajustes a los lineamientos atendiendo las recomendaciones de Rectoría. Lineamientos 4. Presenta lineamientos. 4. Presenta lineamientos a consideración del Consejo Superior. Rector 5. Estudia lineamientos y formula recomendaciones, si se requieren. 5. Estudia lineamientos y si considera necesario propone modificaciones. Consejo Superior. Lineamientos 1

4 Página 4 de 12 1 No Hay observaciones? Si 6. Modifica lineamientos según recomendaciones del Consejo Superior. 6. Realiza los ajustes recomendados por el Consejo Superior. 7. Prepara instructivo del Proceso de Programación anual y lo da a conocer. 7. Prepara instructivo del Proceso de Programación Anual para las UAA, lo socializa en el Consejo Académico, Consejos de Facultad y del IPRED y lo difunde a toda la comunidad universitaria a través del correo electrónico. Adicionalmente se dispone para su consulta en la página web junto con los documentos que sirven de soporte al proceso Analiza instructivo para elaboración de Programación anual. 9. Elabora Programa de Gestión, Presupuesto y Plan de Compras Analiza instructivo para la elaboración de la Programación anual. 9. Teniendo en cuenta el instructivo, prepara el Programa de Gestión y con base en los proyectos definidos y los requerimientos para funcionamiento, prepara el Presupuesto y el Plan de Compras. El Programa de Gestión Anual debe registrarse en el sistema de formulación del Programa de Gestión. El Presupuesto de ingresos y egresos y el Plan de Compras se preparan a través del Sistema de Información Financiero. El presupuesto debe estar discriminado por fondos, debidamente soportado y debe incluir el Programa Anual mensualizado de Caja. Directores o Jefes U.A.A. Directores o Jefes U.A.A.

5 Página 5 de Presenta Programa anual al Consejo de Escuela. 10. Presenta el Programa de Gestión y Presupuesto al Consejo de Escuela para su estudio y recomendaciones. UAA Consejo Escuela 11. Evalúa pertinencia, proyectos planteados por UAA adscritos 12. Si hay ajustes los registra en el SI y deja a disposición de la programación anual 11. Evalúa a nivel de Facultad, Dirección de Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia y Vicerrectorías la pertinencia de los proyectos incluidos en el Programa de Gestión de las unidades adscritas a cada una de ellas y de los proyectos conjuntos. 12. Si hay ajustes sugeridos por estos entes los registra en el SI y deja a disposición la programación anual, para que sea analizada por. Consejo Facultad Consejo de Instituto Vicerrectorias Directores o Jefes U.A.A. 13. Analiza Programación anual. 13. Analiza la Programación anual preparada por las UAA y hace una consolidación preliminar del Presupuesto. No Sugiere modificaciones? A Pág.6 Si 14. Comunica a UAA 14. En caso de encontrar inconsistencias, en el plan de gestión o en el presupuesto, informa a la respectiva unidad a través del SI por correo electrónico o teléfono. Ruta: Sistemas de Información Programa de Gestión Programa UAA observaciones. 3

6 Página 6 de Permite a UAA acceso al Sistema de Información 15. Permite a las UAA el acceso al Sistema de Información para que procedan a hacer los ajustes correspondientes. 16. Revisa observaciones e Introduce modificaciones 16. Analiza las recomendaciones y realiza los ajustes en el SI, para su revisión por. UAA 17. Revisa Programación Anual 17. Analiza información registrada en el SI. Se hicieron ajustes? Si A 19. PPI.04 4 No 18. Realiza ajustes necesarios 20. Consolida programación anual y prepara documentos 18. En caso de persistir las inconsistencias realiza los ajustes necesarios 19. Entrega propuesta de POAI, preparada con apoyo del Banco de Programas y Proyectos de Inversión de la UIS, y debidamente consultada y avalada por Rectoría, para involucrar a presupuesto. 20. A partir de los programas estratégicos planteados por la dirección de la Universidad y los proyectos de gestión de las diferentes UAA, prepara el Programa de Gestión Institucional. Consolida el Presupuesto por Fondos y General y Plan de Compras, a través del SI. Organiza el documento preliminar, el cual incluye: Presupuesto, POAI y Programa de Gestión, para estudio y consideración del la Dirección de la Universidad. Administrador BPPIUIS Procedimiento para la Elaboración del Programa Operativo Anual de Inversiones de la Universidad Industrial de Santander - PPI04

7 Página 7 de 12 4 Programa de Gestión. Presupuesto POAI 21. Estudia documentos y si se requiere formula recomendaciones 21. Estudia el POAI, Programa de Gestión y Presupuesto y si lo considera necesario formula observaciones y recomendaciones.. Rector Recomendaciones? No Si A Pág Realiza ajustes 22. Realiza ajustes a los documentos. 23. Presenta Programación anual ajustada al Consejo Académico. 23. Presenta Programación Anual ajustada a consideración del Consejo Académico. Director de 24. Estudia Programación anual y si considera necesario formula observaciones. 24. Estudia el Proyecto del POAI, Programa de Gestión y Presupuesto y si lo considera necesario formula recomendaciones. Consejo Académico 5

8 Página 8 de 12 5 No Hay observaciones? Si Acta y recomendaciones. 25. Hace ajustes 25. Si hay observaciones, realiza ajustes atendiendo las recomendaciones del Consejo Académico. 26. Recomienda programación anual al Consejo Superior. 26. Recomienda el POAI, Programa de Gestión y Presupuesto al Consejo Superior. Consejo Académico Programa de Gestión. Presupuesto POAI 27. Remite documento a Rectoría. 27. Entrega documento a Rectoría para su presentación al Consejo Superior en el mes de Noviembre. Director de B 28. Presenta Programación Anual a consideración del Consejo Superior. 28. Presenta Programación Anual a consideración del Consejo Superior. Rectoría 6

9 Página 9 de Estudia Programación Anual y formula recomendaciones 29. Estudia Programación Anual y si lo considera necesario formula recomendaciones. Consejo Superior No Hay Observaciones? Si B Pág Realiza los ajustes. 30. Realiza los ajustes correspondientes. 31. Aprueba POAI, Programa de Gestión y Presupuesto. 31. Aprueba el POAI, el Programa de Gestión y el Presupuesto antes del 20 de Diciembre de cada año y genera los Acuerdos de aprobación de presupuesto y PAG. El POAI queda aprobado en el Acuerdo del Presupuesto. Consejo Superior Acuerdo de aprobación Presupuesto. Acuerdo de aprobación PAG. 32. Genera Liquidación del Presupuesto General. 32. Genera Liquidación del Presupuesto General. 7

10 7 Página 10 de Aprueba liquidación del Presupuesto. 33. Estudia y aprueba a través de Resolución la liquidación del Presupuesto. Rector Resolución de aprobación de liquidación de Presupuesto. 34. Comunica a las UAA la aprobación del Presupuesto. 34. Comunica a las UAA a través de correo electrónico la disponibilidad de los documentos aprobados de Presupuesto y Programa de Gestión en la página web, Ruta: Gestión Administrativa Igualmente queda disponible en el SIF el Presupuesto y el Plan de Compras de las UAA. 35. Solicita a las UAA la socialización del programa de gestión y presupuesto aprobados. 35. Envía comunicación a los directores de UAA para que socialicen al interior de sus unidades los documentos de programa de gestión y presupuesto. 36. Informa a la UAA el Programa de Gestión, Presupuesto y proyectos de su unidad. 36. Los jefes y directores de las U.A.A. darán a conocer el presupuesto, programa de gestión institucional, los proyectos de su unidad y los recursos disponibles para la vigencia, de lo cual quedará constancia en acta de Consejo de escuela, o de la unidad correspondiente. Directores o Jefes U.A.A. FIN

11 Página 11 de 12 VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN Octubre 11 de 2004 Diciembre 04 de 2007 Abril 13 de 2009 CONTROL DE CAMBIOS Creación del Documento. DE CAMBIOS REALIZADOS Cambio en el nombre de un documento referenciado en las actividades, anteriormente se hacía referencia a la Programación Presupuestal y de Gestión, ahora hace referencia a la Programación Anual. Cambio en la plantilla del procedimiento, de acuerdo a lo establecido en la guía de elaboración de documentos del Sistema de Gestión de Calidad. El Procedimiento para la Programación Presupuestal y de Gestión código: PPI.02 modifica y sustituye al procedimiento Programación Presupuestal, código PF correspondiente a la División Financiera aprobado según la Resolución 886 de Octubre 11 de Inclusión de nueva normatividad aplicable:. Modificaciones al estatuto presupuestal, ordenanza por la cual se asigna una partida para la Universidad Industrial de Santander, Leyes y ordenanzas que establecen y reglamentan la estampilla PRO UIS Modificación de las actividades 18, 33 y 34 Inclusión de las actividades 35 y Septiembre 3 de 2009 Eliminación de la normatividad aplicable. Lineamientos de gestión Rectoral Modificación de la actividad Septiembre 9 de 2010 Cambio en la clave de acceso en la actividad Febrero 04 de 2011 Julio 26 de 2012 Marzo 19 de 2013 Marzo 19 de 2014 Cambio en la ruta de acceso referenciada en la actividad 13, eliminación de la actividad 33 y modificación de las actividades 6, 34 (ahora numeral 33) Cambio en la ruta de acceso referenciada en la actividad 6. Inclusión normatividad aplicable. Acuerdo del Consejo Superior 41 de 2012 Cambio en la numeración de actividades a partir del numeral 4. (se pasa de 34 a 36 actividades) Se elimina ruta de la actividad 34 Se reordena la normatividad cronológicamente, se elimina el término macroproyecto de la actividad 11, se ajusta el término anual en el título y en las actividades 8,12, 28 y Julio 01 de 2014 Se incluye en la normatividad la Ley 1697 de 2013 y el decreto 1050 de 2014.

12 Página 12 de 12 VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN Abril 09 de 2015 Noviembre 09 de 2016 CONTROL DE CAMBIOS DE CAMBIOS REALIZADOS Modificación de los medios de comunicación en las actividades 7 y 14, remplazo de la palabra programa por proyecto en la actividad 20 Inclusión de nueva normativa aplicable al procedimiento, modificación de la actividad 25 y 26 y especificación del cargo responsable por actividad.