PROCEDIMIENTO ASIGNACIÓN DE CITAS DEL ÁREA DE SALUD

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1 Página 1 de 7 Revisó: Jefe DBU/ Jefe SSISDP Aprobó: Vicerrector Académico Fecha de aprobación: Abril 3 de 2008 Resolución N 487 OBJETIVO ALCANCE Establecer los lineamientos para asignar las citas correspondientes a las consultas de medicina general, odontología, fisioterapia, psicología, psicopedagogía, trabajo social, medicina especializada y programas preventivos con el fin de permitir el acceso de los estudiantes a estos servicios de manera organizada. Aplica a todos los estudiantes de pregrado y postgrado tiempo completo de la Universidad Industrial de Santander. NORMATIVIDAD Acuerdo 060 de 2008 del Consejo Superior. Por el cual se modifica y adiciona el Acuerdo del Consejo Superior No. 090 de Acuerdo 066 de 2010 del Consejo Superior. Por el cual se adoptan medidas para preservar la salud y el bienestar de los miembros de la comunidad de la Universidad Industrial de Santander y demás personas que visiten la institución. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS BU: Bienestar Universitario. CIAE: Centro de Información y Atención al Estudiante. SIF: Sistema de Información Financiero. SIMSIS: Sistema de Información para el Manejo de los Servicios Integrales de Salud. SSISDP: Sección de Servicios Integrales de Salud y Desarrollo Psicosocial.

2 Página 2 de 7 CONSIDERACIONES Para acceder a las citas de los servicios de salud y de los programas educativo-preventivos, se encuentra disponible el módulo de asignación de citas en el link Estudiantes de la página web de la Universidad. Este servicio aún no está disponible en las Sedes Regionales. Los estudiantes también pueden solicitar la cita directamente en Bienestar Universitario. En el caso de la Sede Central se cuenta con dos puntos de atención: 1. CENTRO DE INFORMACIÓN Y ATENCIÓN AL ESTUDIANTE - CIAE (Oficina 110): Se asignan las citas de Medicina General, Odontología, Endodoncia y Psiquiatría. HORARIOS PARA SOLICITUD DE CITAS: - Jornada de la mañana: Por ventanilla: De 8:00 a.m. a 12:00 a.m. Se asigna de acuerdo con la disponibilidad de citas. Por teléfono ( ext. 2777): De 8:00 a.m. a 12:00 a.m. Se asigna de acuerdo con la disponibilidad de citas. - Jornada de la tarde: Por ventanilla: De 2:00 m. a 6:00 p.m. Se asigna de acuerdo con la disponibilidad de citas. Por teléfono ( ext. 2777): De 2:00 p.m. a 6:00 p.m. Se asigna de acuerdo con la disponibilidad de citas. Nota: - Las citas de endodoncia y exodoncia quirúrgica se asignarán después de haber cumplido con la cita de diagnóstico y tratamien to en Odontología. - Para las citas de Psiquiatría se requiere ser remitido por Medicina General o por un Programa Educativo-Preventivo. 2. SECRETARÍA DE PSICORIENTACIÓN (oficina 211): Se asignan las citas de Psicología, Trabajo Social, Psicopedagogía y trámites académico-administrativos. Los horarios para solicitud de citas son: - Jornada de la mañana. Por ventanilla: A partir de las 8:00 a.m. a 12:00 a.m. Se asigna de acuerdo con la disponibilidad de citas. Por teléfono ( ext. 2274): A partir de las 8:00 a.m. a 12:00 a.m. hasta agotar la disponibilidad de citas. - Jornada de la tarde: Por ventanilla: A partir de las 2:00 p.m. a 6:00 p.m. Se asigna de acuerdo con la disponibilidad de citas. Por teléfono ( ext. 2274): A partir de las 2:00 p.m. a 6:00 p.m. hasta agotar la disponibilidad de citas.

3 Página 3 de 7 CONSIDERACIONES Las citas de los servicios de salud y programas educativo-preventivos serán asignadas de acuerdo con la disponibilidad de la agenda de los profesionales. Las citas para trámites académico-administrativos, se asignarán dentro de las siguientes 12 horas hábiles, siempre y cuando el estudiante cumpla los requisitos exigidos para dichos trámites (Ver procedimiento PBE.18 Procedimiento Trámites Académico-Administrativos). Para acceder a los servicios de Trabajo Social, Psicología y a los Programas Educativo-Preventivos no se requiere el pago de derechos de salud. Las citas de Fisioterapia, Nutrición y programas educativo-preventivos se asignan vía web las 24 horas del día. Las citas de Fisioterapia requieren remisión por Medicina General. El sistema enviará al estudiante la confirmación de las citas solicitadas a su correo electrónico institucional y/o a su correo personal que se encuentre registrado en el sistema de información académico de la Universidad. En cumplimiento de la estrategia El docente UIS como facilitador de la Salud y el bienestar de los estudiantes, se asignarán citas por ventanilla a aquellos estudiantes debidamente remitidos. En las Sedes Regionales se ofrecen únicamente los Programas Educativo-Preventivos y aquellos servicios que no requieran pago de derechos de salud. Dados los avances en los nuevos sistemas de información, los formatos FBE.11 Asignación de citas y FBE.12 Tarjeta de Citas no se utilizan en la Sede Central, queda a criterio de las sedes regionales su utilización.

4 Página 4 de 7 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.F. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página TIEMPO DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN ESTIMADO RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA INICIO 1. Elabora agenda 1. Elabora la agenda de actividades en el sistema, para las siguientes dos semanas. Ruta de acceso: Bu.uis.edu.co/iniciar sesión/simsis/profesional de salud/ agenda / administrar agenda. 1 Jornada Profesional de Salud Solicita cita a través de la web? No Nota: En las sedes regionales,se programan las citas para la semana siguiente. Si 2. Solicita la cita FIN 2. Solicita la cita del servicio de salud o del programa educativo-preventivo a través de la página web de la Universidad en el link Estudiantes. Selecciona el día y la hora, de acuerdo con la disponibilidad que le ofrece el sistema. Nota: El estudiante puede solicitar la cita en el horario de 6 a.m. a 8 p.m. a través de la web Sujeto al tiempo del responsable Estudiante 3. Solicita la cita directamente en Bienestar Universitario 3. Para solicitar la cita directamente en Bienestar Universitario debe dirigirse al CIAE o la Secretaría de Psicorientación (ver Consideraciones) o a la Coordinación de BU en el caso de las Sedes Regionales. Estudiante Cita requiere pago de derechos de salud? No A Pág.5 15 Minutos (Actividades 3, 4, 5, 6, 7 y 8) Si 4. Solicita el carné y consulta citas disponibles 4. Si la cita requiere pago de derechos de salud, solicita el carné al estudiante y consulta en el SIMSIS la disponibilidad de de citas y de profesionales. Ruta de acceso: Bu.uis.edu.co/iniciar sesión/ SIMSIS/Auxiliar citas/citas/especialidad/profesional. Psicorientación 1 Si el estudiante no ha pagado derechos de salud, el sistema no le permitirá adjudicar la cita. 1Jornada: 1 día hábil ½ Jornada: ½ día hábil

5 TIEMPO DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE ESTIMADO Página 5 de 7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1 5. Asigna la cita 5. Asigna la cita en el SIMSIS, informando al estudiante el día, la hora y el profesional que atenderá la cita. Ruta de Acceso: Bu.uis.edu.co/iniciar sesión/simsis/auxiliar Citas/auxiliar/Citas/Código Estudiante/Especialidad. Psicorientación Fin El sistema envía automáticamente un correo electrónico al estudiante para confirmar la asignación de la cita. A 6. Verifica disponibilidad de las citas y profesionales 7. Asigna la cita en el SIMSIS 6. Verifica en el SIMSIS la disponibilidad de citas y de profesionales. Ruta de Acceso: SIMSIS/Auxiliar Citas/auxiliar/Citas/ Las sedes regionales podrán utilizar los medios que consideren pertinentes para la asignación de citas. 7. Asigna la cita en el SIMSIS, informando al estudiante el día, la hora y el profesional que atenderá la cita. Ruta de Acceso: SIMSIS/Auxiliar Citas/auxiliar/Citas/Código Estudiante/Especialidad. 15 minutos (Actividades 3, 4, 5, 6, 7 y 8) Psicorientación/ Coordinación BU Psicorientación/ Coordinación BU/ Personal asignado Las sedes regionales podrán utilizar los medios que consideren pertinentes para la asignación de citas. 8. Envía confirmación al correo electrónico SIMSIS 8. El sistema envía automáticamente un correo electrónico al estudiante para confirmar la asignación de la cita. SIMSIS Fin Si el estudiante desea cancelar la consulta debe hacerlo mínimo con dos (2) horas de anticipación a la cita programada, a través de la página Web o por la ventanilla del CIAE o la Secretaría de Psicorientación. En casos especiales, puede cancelar la cita directamente en la SSISDP directamente con la Jefatura. 1Jornada: 1 día hábil ½ Jornada: ½ día hábil

6 Página 6 de 7 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Abril 03 de 2008 Creación del Documento 02 Febrero 13 de Modificación y ampliación de la información de puntos de atención (Consideraciones). - Unificación de actividades de primer y segundo punto de atención. 03 Marzo 04 de Inclusión de normatividad. - Diferenciación de horarios de asignación de citas para Fisioterapia, Ginecología y para exodoncia quirúrgica en Odontología (Consideraciones). - Modificación del horario de asignación de citas en Programas Preventivos. - Inclusión de las sedes regionales en las actividades correspondientes. - Ajuste de actividades cuando en el sistema no figura el pago de derechos de salud, pero se verifica el pago de los mismos (actividades 5 a 9). - Inclusión de anotación cuando el estudiante desea cancelar la cita. 04 Abril 05 de 2011 En relación con los Programas Educativo-Preventivos (Consideraciones): - Modificación del horario de asignación de citas. - Eliminación de medicina especializada en el tipo de citas que se asignan. - Inclusión de aclaración que para la atención en estos programas no se requiere el pago de derechos de salud. 05 Diciembre 03 de Eliminación del subproceso Atención en Salud del encabezado, dado que también aplica para el subproceso Programas Educativo-Preventivos. - En las consideraciones: - Inclusión de nota en relación con las citas de Endodoncia, Exodoncia y Psiquiatría. - Eliminación en el CIAE de las citas para Fisioterapia (solo se podrán solicitar por la web) e inclusión de las citas de Endodoncia y Psiquiatría. - Inclusión de las siete (7) últimas consideraciones.

7 Página 7 de 7 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 05 Diciembre 03 de Ajuste de las rutas de acuerdo con el nuevo sistema de información. - La agenda profesional se elabora para las siguientes dos semanas. - Eliminación de las actividades de verificación de pago de matrícula y de actualización del pago en Tesorería. - Los formatos FBE.11 y Asignación de Citas FBE.12 no aparecen en el diagrama de flujo, en las consideraciones se deja a consideración de las sedes regionales su utilización. - La principal mejora de este procedimiento es la asignación de citas por internet las 24 horas. A partir de esto las actividades se redujeron, el procedimiento se optimizó y se facilitó el acceso a los estudiantes. - Inclusión de Personal asignado en los responsables de la asignación de citas (actividad #7). 06 Junio 12 de Modificación de los horarios para la solicitud de citas. - Eliminación en la actividad de elaborar la agenda la publicación de la misma ya que esto no se hace. - Modificación de las Rutas de acceso 07 Noviembre 11 de Inclusión de tiempos estimados -Inclusión de nota en la actividad No. 2