PROCEDIMIENTO PARA LA RENOVACIÓN DEL REGISTRO CALIFICADO

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1 Revisó: Profesional Vicerrectoría Académica Profesional Planeación Aprobó: Rector Página 1 de 15 Fecha de aprobación: Abril 15 de 2011 Resolución. 579 OBJETIVO Describir las actividades que debe realizar un programa académico para obtener la renovación del registro calificado, el cuál es el aval del MEN que demuestra que los programas académicos cumplen con las condiciones de calidad para su oferta y desarrollo. ALCANCE Comprende desde el monitoreo de las fechas limite para solicitar la renovación del registro calificado, hasta la obtención del mismo; rige para los programas técnicos, tecnológicos, profesionales universitarios, especializaciones, especializaciones médico-quirúrgicas, maestrías y doctorados.. NORMATIVIDAD rmatividad Externa Ley 1188 de abril 25 de 2008 (Por la cual se regula el Registro Calificado de Programas de Educación Superior y se dictan otras disposiciones). Decreto 1295 de abril 20 de 2010 del MEN (Por el cual se reglamenta el registro calificado de que trata la Ley 1188 de 2008 y la oferta y desarrollo de programas académicos de educación superior). Resoluciones del MEN en las cuales se definen las características especificas de calidad para los programas académicos de educación superior. rmatividad Interna Acuerdo Académico. 225 de 2010 (Por el cuál se establecen los lineamientos para la creación, modificación, reforma y extensión de los programas académicos). DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS MEN: Ministerio de Educación Nacional. PEP: Proyecto Educativo del Programa. SIA: stema de información académica. CONACES: Comisión Nacional de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior.

2 Página 2 de 15 CONSIDERACIONES Aquellos programas académicos que tienen establecidos convenios deberán ir recopilándolos y verificando su vigencia para garantizar su disponibilidad al momento de solicitar la renovación del registro calificado. Se pueden establecer dos tipos de convenio (Acuerdo Académico 225 de 2010, artículo 18, numeral 3): Convenios para el desarrollo del programa académico Convenios de apoyo administrativo al programa Los programas del área de salud deberán recopilar y elaborar los documentos que permitan verificar la relación docencia servicio, lo cuales deberán estar disponibles al momento de solicitar la renovación del registro calificado: Convenios vigentes Concepto favorable de los escenarios de práctica Certificación de cupos Solicitud de cambio de cupos, si se requiere. Al ser la UIS una universidad acreditada, el MEN podrá otorgar el registro calificado de los programas académicos de pregrado, especialización, especialización médico-quirúrgica y maestría, sin necesidad de adelantar la verificación y la evaluación (Decreto 1295 de 2010, artículo 8). La verificación es realizada por los pares académicos y corresponde a las actividades 23 a 26 de este procedimiento. La evaluación es realizada por CONACES y corresponde a las actividades 27 a 34 de este procedimiento. Cuando un programa académico, previamente a la solicitud de renovación del registro calificado, realice uno de los siguientes cambios se deberá adjuntar, adicionalmente, el acto administrativo que aprobó el respectivo cambio. Reforma curricular (Acuerdo Académico 225 de 2010, capítulo 3). Modificación del plan de estudios (Acuerdo Académico 225 de 2010, capítulo 3). Modificación de cupos y/o periodicidad de la admisión (Acuerdo Académico 225 de 2010, capítulo 7). Modificación de los centros de asistencia y tutoría de los programas a distancia (Acuerdo Académico 225 de 2010, capítulo 8). La Vicerrectoría Académica, CEDEDUIS y Planeación brindan la asesoría y el acompañamiento que las unidades académicas requieran.

3 Página 3 de 15 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO INICIO 1. Realiza el monitoreo del vencimiento del registro calificado 1. Monitorea el vencimiento de las fechas límite para solicitar renovación del registro calificado. Profesional de la Vicerrectoría Académica 2. Recuerda plazo límite para la solicitud 2. Recuerda a la Unidad Académica mediante comunicación escrita, por lo menos un año antes, la fecha límite para solicitar renovación del registro calificado del programa académico. Profesional de la Vicerrectoría Académica Comunicación 3. Define responsables, programación de actividades y recursos. 3. Define los responsables de realizar la renovación del registro calificado, los cuales estarán encargados de hacer la programación de las actividades y los recursos necesarios ya sea físicos, humanos o tecnológicos. Se puede incluir la renovación del registro calificado de un programa académico como un proyecto del Plan de gestión. Consejo de Escuela, de Programas, o de Sede, según sea el caso 4. Estudia si el programa académico cumple con la normatividad 4. Estudia si el programa académico cumple con la normatividad nacional e institucional. Acuerdo Académico 225 de 2010, artículo 18, numeral 1. 1

4 Página 4 de 15 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO 1 El programa requiere cambios antes de solicitar la renovación del registro calificado? 1 Pág Determina el proceso a desarrollar Es una reforma curricular? 5. Determina si se va a adelantar una reforma curricular o una modificación del plan de estudios. Acuerdo Académico. 225 de 2010 Artículo 8, numerales 1 y 2. Anexo 5. PCA.09 Procedimiento para la reforma curricular de programas académicos, de la actividad 2 hasta la 32 PCA.10 Procedimiento para la modificación del plan de estudios, de la actividad 2 hasta la 23 2 Pág. 6 2

5 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO GESTIÓN DE LA CALIDAD ACADÉMICA Página 5 de Actualiza el PEP PEP 6. Actualiza el Proyecto Educativo del Programa para solicitar la renovación del registro calificado. Acuerdo Académico. 225 de 2010, artículo 18, numeral Remite a planeación copia del PEP 7. Remite a Planeación dos copias del PEP, quien se encargará de enviar una copia para concepto del CEDEDUIS. 8. Revisa el PEP para solicitar la renovación del registro calificado 8. Revisa y verifica el proyecto educativo del programa para solicitar la renovación del registro calificado. Profesional de Planeación Director de CEDEDUIS Acuerdo Académico 225 de 2010, artículo 19, numerales 3 y 4. Cumple el PEP con los requisitos? 9. Realiza ajustes al PEP 9. Ajusta el PEP con base en las recomendaciones de Planeación y/o CEDEDUIS. 10. Emite concepto favorable al PEP 10. Emite concepto favorable sobre la actualización del PEP a la Vicerrectoría Académica. Director de Planeación 3

6 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO GESTIÓN DE LA CALIDAD ACADÉMICA Página 6 de 15 3 Concepto de Planeación Concepto de CEDEDUIS PEP Pide el diligenciamiento del formulario y la información necesaria 11. Pide el diligenciamiento del formulario establecido para solicitar la renovación del registro calificado y la información necesaria para respaldar la solicitud. Profesional de la Vicerrectoría Académica Acuerdo Académico. 225 de 2010, artículo 19, numeral Diligencia el formulario y recopila la información. 12. Diligencia el formulario establecido para solicitar la renovación del registro calificado y recopila la información. 13. Revisa la información para solicitar el registro calificado 13. Revisa que la información esté completa, así cómo el correcto diligenciamiento del formulario para solicitar la renovación del registro calificado. Profesional de la Vicerrectoría Académica Es correcto el diligenciamiento del formulario y/o la información está completa? 14. Corrige los formatos y/o completa la información 14. Corrige el formulario de acuerdo con las observaciones de la Vicerrectoría Académica y/o completa la información. 4

7 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO GESTIÓN DE LA CALIDAD ACADÉMICA Página 7 de Registra la información en el sistema de información del MEN 15. Registra la información en el sistema de información del MEN. Profesional de la Vicerrectoría Académica 16. Presenta la solicitud de renovación del registro calificado 16. Presenta la solicitud de renovación del registro calificado del programa académico ante el MEN. 17. Revisa la información remitida 17. Revisa la información remitida para la solicitud de renovación de registro calificado. MEN Devuelve, el MEN, la solicitud de renovación del registro calificado por falta de completitud en la información? 3 Pág Analiza la solicitud y la remite a la Unidad Académica 19. Elabora el documento de respuesta a la devolución por completitud. 18. Analiza las observaciones de la devolución y las remite a la Unidad Académica, junto con las orientaciones y el procedimiento a seguir para atender las observaciones. 19. Elabora documento dando respuesta a las observaciones del MEN. 5

8 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO GESTIÓN DE LA CALIDAD ACADÉMICA Página 8 de 15 5 Documento de respuesta a la devolución por completitud 20. Revisa y verifica el documento de respuesta a la devolución por completitud 20. Revisa y verifica que el documento de respuesta a la devolución por completitud atienda las observaciones del MEN. Según el procedimiento establecido en la actividad 18 Se da respuesta a las observaciones del MEN? 21. Ajusta el documento de respuesta a la devolución por completitud. 21. Ajusta el documento de respuesta a la devolución por completitud de acuerdo con las observaciones 22. Envía documento de respuesta a la devolución por completitud. 22. Envía el documento de respuesta a la devolución por completitud al MEN Comunica fecha de visita, agenda y pares 23. Comunica a la Universidad la fecha de visita, la agenda y los pares académicos. MEN 24. Socializa información para la visita 24. Socializa la información relacionada con la visita de pares académicos a la Unidad Académica y demás dependencias implicadas. Profesional de la Vicerrectoría Académica 6

9 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO GESTIÓN DE LA CALIDAD ACADÉMICA Página 9 de Visita de verificación por parte de pares académicos 26. Entrega el Informe de evaluación 25. Visita de la comisión de pares académicos para verificar el cumplimiento de las condiciones de calidad 26. La comisión de pares entrega el informe de evaluación al MEN Comisión de pares académicos Comisión de pares académicos 27. Estudia la solicitud de renovación de registro calificado 27. Estudia la solicitud de renovación de registro calificado y determina si requiere información complementaria para hacer la evaluación. CONACES Requiere información complementaria para hacer la evaluación? 4 Pág Solicita información complementaria 28. Solicita información complementaria. MEN 29. Analiza la solicitud y la remite a la Unidad Académica 29. Analiza la solicitud de información complementaria y la remite a la Unidad Académica, junto con las orientaciones y el procedimiento a seguir. 30. Elabora el documento de respuesta a solicitud de información complementaria. 30. Elabora documento dando respuesta a la solicitud de información complementaria. 7

10 DIAGRAMA DE FLUJO 7 Página 10 de 15 Documento de respuesta a solicitud de información complementaria 31. Revisa y verifica el documento de respuesta a la solicitud de información complementaria 31. Revisa y verifica el documento de respuesta a la solicitud de información complementaria. Según el procedimiento establecido en la actividad 29 Se da respuesta a los requerimientos de CONACES? 32. Ajusta el documento de respuesta a solicitud de información complementaria 32. Ajusta el documento de respuesta a solicitud de información complementaria de acuerdo con los requerimientos 33. Envía documento de respuesta a la solicitud de información complementaria 33. Envía el documento de respuesta a la solicitud de información complementaria al MEN Evalúa las condiciones de calidad 34. Evalúa que el programa cumpla con las condiciones de calidad. CONACES 35. Emite resolución 35. Emite resolución que le otorga o niega la renovación del registro calificado. MEN Resolución del MEN 8

11 DIAGRAMA DE FLUJO 8 Página 11 de Remite resolución a la Unidad Académica 36. Remite resolución a la Unidad Académica, Decanatura o Dirección del IPRED, Planeación y Dirección del Posgrados, si se requiere. Otorga la renovación del registro calificado? 5 Pág Estudia la resolución 37. Estudia la resolución que niega el registro calificado y se decide el procedimiento a seguir. Decano o subdirector académico del Instituto, según sea el caso Se interpondrá recurso de reposición? 6 Pág Elabora el recurso de reposición 38. Elabora recurso de reposición. Recurso de reposición 9

12 DIAGRAMA DE FLUJO 9 Página 12 de Revisa el recurso de reposición 39. Revisa que el recurso de reposición de respuesta a las causas que generaron la emisión de una resolución negando la renovación del registro calificado. Según el procedimiento establecido en la actividad 37 El recurso de reposición da respuesta a la resolución que negó la renovación del registro calificado? 40. Ajusta el recurso de reposición 40. Ajusta el recurso de reposición de acuerdo con las observaciones 41. Remite recurso de reposición 41. Remite recurso de reposición al MEN 42. Estudia el recurso de reposición y emite concepto 42. Estudia el recurso de reposición y emite concepto CONACES 10

13 DIAGRAMA DE FLUJO 10 Página 13 de 15 Otorga la renovación del registro calificado? Determina fecha de suspensión de admisiones 43. Determina a partir de que fecha se deben suspender admisiones al programa. Profesional Vicerrectoría Académica 44. tifica la fecha de suspensión de admisiones 44. tifica, a la Unidad Académica y al Proceso de Admisiones y Registro Académico, a partir de que fecha quedan suspendidas las admisiones al programa académico. FIN 45. Emite resolución 45. Emite resolución que le otorga la renovación del registro calificado. MEN Resolución del MEN 46. Remite resolución a la Unidad Académica 46. Remite resolución a la Unidad Académica, Decanatura o Dirección del IPRED, Planeación y Dirección del Posgrados, si se requiere. 11

14 DIAGRAMA DE FLUJO 11 Página 14 de 15 5 El programa realizó cambios previamente a la solicitud de renovación del registro calificado? 47. Autoriza registrar en SIA los cambios 48. Registra los cambios en el sistema 47. Autoriza introducir en el SIA los cambios, quedando habilitado como insumo para los Procesos de Formación y Admisiones y Registro Académico. 48. Registra los cambios en el sistema. Dirección de Admisiones y Registro Académico FIN

15 CONTROL DE CAMBIOS Página 15 de 15 VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Abril 15 de 2011 Creación del Documento