CARACTERIZACION MERCADEO Y COMUNICACIONES. Hoja de Control de Actualizaciones del Documento

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1 VERSION: 07 VIGENCIA: 21/04/2016 Hoja de Control de Actualizaciones del Documento VERSION FECHA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN 01 29/06/ Se adicionan actividades ciclo PHVA en el Hacer en cuanto a promoción nacional y local, comunicaciones y Plan de Pauta. 2. Modificación de los indicadores 3. Se modifica flujograma PROMOCIÓN Y MERCADEO 4. Se modifica el flujograma COMUNICACIONES (Se adiciona actividad No.1, 8 y 9) /03/2012 Se elimina el formato FT-MS-07 CRONOGRAMA DE VISITAS COMUNICACIONES /05/2013 Se modifica el objetivo y alcance del proceso Se modifica entradas, salidas y PHVA del proceso /05/2014 Se realizan los siguientes cambios: 1. Se modifican las interacciones de promoción y comunicación. 2. Se adiciona la interacción Comercialización. 3. Se modifican los flujogramas (promoción, comunicaciones) /04/2015 Se modifica versión 05 a 06. Se modifica interacción de procesos referente a promoción. Se incluyen los indicadores para iniciar medición en el segundo semestre de 2015: No de pieza publicitarias entregadas en 10 días hábiles/no. de piezas solicitadas, No. de visitas efectuadas/no. de visitas programadas /07/2015 Se modifican entradas y salidas del proceso. ELABORÓ REVISÓ APROBÓ NOMBRE: Guillermo Bolívar NOMBRE: Fray Yelmer Alfonso Larrotta O.P NOMBRE: Fray Yelmer Alfonso Larrotta O.P Director Administrativo y Financiero Representante de Mejora Continua Director Administrativo y Financiero

2 VERSION: 07 VIGENCIA: 21/04/2016 NOMBRE DEL PROCESO: COMUNICACIONES Y MERCADEO RESPONSABLE: Director Administrativo y Financiero OBJETIVO: ALCANCE: Posicionar la marca de la Universidad Santo Tomas sede Medellín, estrategias de mercadeo y acciones comunicacionales internas y externas que permitan establecer, desarrollar y afianzar las actividades y programas académicos que ofrece la Universidad. Inicia con el reconocimiento de la institución por parte del aspirante hasta la gestión de preinscritos y acciones comunicacionales tendientes a mantener la imagen y fidelizacion de la Universidad Santo Tomás. PROVEEDORES Int. - Ext. Facultades ENTRADAS CICLO PHVA SALIDAS Actividades en las cuales se requiere apoyo de Comunicaciones y Relaciones Públicas. Generar acciones frente a la ejecución de las actividades realizadas en el proceso. Revisar las actividades desarrolladas y generar las estratégicas encaminadas al cumplimiento del Plan de mercadeo y comunicaciones, - Identificar necesidad en comunicaciones externas e internas. - - Identificar disponibilidad de recursos. - identificar oportunidades de mejora por unidades académicas y de apoyo. Piezas publicitarias Información periodística, relaciones públicas, participación en eventos, página web, Redes sociales actualizadas CLIENTES Int. - Ext. Unidades académicas Facultades Comunidad en general Empresas Instituciones Todos los procesos y unidades solicitud de comunicación interna y externa A P Registro fotográfico, Guiones y protocolos para eventos Participación en medios de comunicación. Vicerrectoría Administrativa y Financiera Presupuesto. -Validar y actualizar página web y comunicación interna de la institución. V H - Desarrollar acciones mercadológicas. - Recepción y elaboración de piezas publicitarias Personal con inducción, programa de capacitación, necesidades de evaluación del personal Gestión del Talento Humano

3 VERSION: 07 VIGENCIA: 21/04/2016 Proyección Social Personal con inducción, Apoyo en acciones de mercadeo social Portafolio de Educación continua Gestión del Talento Humano -Verificar contenidos de piezas, pagina web, información periodística, protocolos, eventos. - Realizar seguimiento al plan de mercadeo.. - Administración de página web - Apoyo a eventos - Generar contenidos periodísticos -Manejo de imagen institucional. - Manejo de relaciones públicas. -Administración y seguimiento de redes sociales. -Mantener actualizadas las carteleras internas. -Establecimiento de relaciones colaborativas con instituciones pares para intercambio de información. Mejora Continua Necesidad de controlar los documentos y registros Necesidad de tomar acciones correctivas y preventivas programa de capacitación, necesidades de evaluación del personal Mejora Continua Necesidad de controlar los documentos y registros, Plan de auditoria, Informe de auditoría, necesidad de tomar acciones correctivas y preventivas

4 VERSION: 07 VIGENCIA: 21/04/2016 COMERCIALIZACIÓN RESPONSABLE: Director Administrativo y Financiero OBJETIVO: Promocionar y Comercializar todos los programas de posgrado y educación continua de la Universidad Santo Tomas sede Medellín a través de estrategias de promoción, relaciones públicas y comercialización que permitan establecer, desarrollar y afianzar los grupos y el número de estudiantes esperados para cada programa por periodo académico.

5 VERSION: 06 VIGENCIA: 06/07/2015 PROVEEDORES Int. - Ext. Facultades Proyección Social Direccionamiento comercial y estratégico ENTRADAS CICLO PHVA SALIDAS Portafolio de programas de educación continua y posgrado. Directrices en relaciones publicas Generar acciones tendientes a incrementar el número de preinscritos Generar acciones tendientes al mejoramiento del proceso. A P - Identificar el público objetivo para cada programa. - Identificar gremios, agremiaciones, asociaciones, cooperativas, fondos de empleados y empresas del sector público y privado para establecer convenios o alianzas. - Identificar las empresas potenciales para promocionar programas académicos - Planear agenda de visitas y acompañamiento comercial. Personas preinscritas Comercialización de educación continua y Posgrados CLIENTES Int. - Ext. Admisiones matricula Proyección Social y Facultades y Vicerrectoría Metas comerciales - Efectuar seguimiento el V H - Organización y

6 VERSION: 06 VIGENCIA: 06/07/2015 Administrativa y Financiera Costos por programa Aprobación de convenios. Aprobación de presupuesto por programa/curso número de preinscritos - Realizar seguimiento a los prospectos a través de acciones propuestas. asistencia a eventos de promoción en posgrado y educación continua. - Depurar las bases de datos de prospectos. - Construcción de Base de Datos de empresas, cooperativas y gremios para educación continua y posgrados. - Recolección de información de charlas, ferias educativas, eventos, stand. - Envío de información a prospectos. - Envío de propuestas de educación continua y posgrado, a través de bases de datos, telemercadeo y redes sociales, para grupos individuales y grupos cerrados.

7 Apoyo en acciones de mercadeo social Portafolio de Educación continua VERSION: 06 VIGENCIA: 06/07/2015 Proyección Social Solicitud de divulgación de Información Institucional Interesados Personal con inducción, programa de capacitación, necesidades de evaluación del personal Solicitud de información de programas académicos Gestión del Talento Humano Documentos y registros controlados, Resultados de auditoria, toma de acciones y seguimientos a acciones correctivas Resultados de indicadores de Gestión Mejora Continua Mejora Continua Necesidad de controlar los documentos y registros, Plan de auditoria, Informe de auditoría, necesidad de tomar acciones correctivas y preventivas

8 VERSION: 06 VIGENCIA: 06/07/2015 RECURSOS REQUISITOS DOCUMENTOS Y REGISTROS Físicos. Software. Hardware. Personal competente. Financieros. NTC ISO 9001:2008. Requisitos: 7.2, 7.2.1, 7.2.2, FT-MS-04 SOLICITUD DE SERVICIO FT-MS-06 VISITAS COMERCIALES FT.MS.07 SEGUIIMIENTO COMERCIAL FT.MS-08 VISITAS COMERCIALES FT.MS-09 ENTREGA DE INFORMACION A DEPENDENCIAS SEGUIMIENTO Y MEDICION SEGUIMIENTO Y/O INDICADOR FRECUENCIA META No. de Inscritos/No. de preinscritos Semestral 70% No de pieza publicitarias entregadas en 10 días hábiles/no. de piezas solicitadas Semestral 100% No. de visitas efectuadas/no. de visitas programadas Semestral 100%

9 VERSION: 06 VIGENCIA: 06/07/2015

10 CARACTERIZACION MERCADEO Y COMUNICACIONES VERSION: 07 VIGENCIA: 21/04/2016 DIAGRAMA DE FLUJO PARA COMUNICACIONES ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN INICIO 1. APRUEBA PLAN DE COMUNICACIONES Y Comité Administrativo y Financiero 1. Aprueba el Plan de Estratégico de Mercadeo (Plan de Comunicaciones) 2. RECIBIR SOLICITUD CON LA INFORMACIÓN QUE SE REQUIERE DIVULGAR 3. Cumple con especificaciones? No 4. REALIZA CORRECCIONES Si 2 2. Recibe vía correo electrónico el FT- MS-04 SOLICITUD DE SERVICIO, con las necesidades difusión a nivel interno y externo. Esta SOLICITUD DE SERVICIO FT-MS Cumple con las especificaciones? SI, Ir a la actividad No. 5 NO, Ir a la actividad No. 4 No 2 5. COTIZAR DE ACUERDO AL TIPO DE REQUERIMIENTO 6. ACLARA CONDICIONES DEL REQUERIMIENTO No Si 1 7. Aprueba cotización? 8. Aprueba arte? Si 3 Usuario Interno Coordinador de Comunicaciones Usuario Interno Comité Administrativo y Financiero Usuario Inteno 4. Realiza correcciones en cuanto al diligenciamiento de la solicitud o la claridad del requerimiento. Realiza cotización de acuerdo al requerimiento (afiche, plegable etc.). Identificando el público objetivo, presupuesto y medios adecuados de divulgación. Se procede a realizar solicitud de arte. Ver No. 10. Si el usuario lo requiere o en las especificaciones que solicitó requieren de diseño. 6. Aclara condiciones del requerimiento descrito en el FT-MS-04 SOLICITUD DE SERVICIO. 7. Aprueba cotización? SI, Ir a la actividad No. 10 NO, Ir a la actividad No Aprueba arte? SI, Ir la actividad No. 10 NO, Ir a la actividad No SOLICITAR IMPRESIÓN DE SERVICIOS REQUERIDOS. 9. Procede a solicitar impresión de servicios requeridos. 1

11 CARACTERIZACION MERCADEO Y COMUNICACIONES VERSION: 07 VIGENCIA: 21/04/2016 DIAGRAMA DE FLUJO PARA COMUNICACIONES ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN Comunicaciones envía información al Diseñador. Diseña boceto con la información 10. ENVIAR Y DISEÑAR BOCETO CON LA INFORMACION 11. Envía el boceto inicial al usuario interno 11 ENVIA EL BOCETO INICIAL AL USUARIO INTERNO Usuario Interno 12. Aprueba? SI, Ir a la actividad No. 14 NO, Ir a la actividad No. 13 NO 12 Aprueba? 13. REALIZAR AJUSTES 14. REALIZA DIVULGACION Si 13. Realiza ajustes y verifica que estos ajustes correspondan con las indicaciones descritas en el FT-MS-04 SOLICITUD DE SERVICIO. 14. Una vez el Usuario Interno apruebe el diseño con su firma en el FT-MS-04 SOLICITUD DE SERVICIO, se procede a realizar divulgación de la información en el medio elegido (página web, carteleras, sitios de interés). FIN

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