Dirección de Planeación y Evaluación 1

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1 Compras de bienes y/o Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices RESPONSABILIDADES Responsable del Proceso Responsabilidades DEFINICIONES DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo Compras de insumos o materiales de Descripción de actividades - Compras de insumos o materiales de DOCUMENTOS DE REFERENCIA RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN... 5 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 Compras de bienes y/o 1. OBJETIVO Gestionar la compra de insumos requeridos por los profesores para la ejecución de sus clases en los y por los técnicos de Talleres para el correcto funcionamiento de los mismos. 2. ALCANCE El proceso inicia con la solicitud de los insumos requeridos por parte de los profesores y/o técnicos y finaliza con la compra de los mismos. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices Políticas Generales de Compras de Bienes 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del Proceso 4.2. Responsabilidades : Realizar las solicitudes de compra (Solped) en el sistema. Asegurar que las cotizaciones se realicen en los tiempos estipulados, que no demoren. Archivar cotizaciones aprobadas y firmadas por la Directora del Departamento. Controlar mediante un archivo de seguimiento las órdenes de pedido. : Realizar solicitud de compra de materiales o insumos cuando se identifique que se estén agotando o cuando un profesor realice un requerimiento Solicitar cotizaciones a los diferentes proveedores. Realizar seguimiento a las cotizaciones y a los pedidos. Notificar la recepción del pedido. Profesor: Enviar por correo con tiempo suficiente al Técnico del taller la solicitud de materiales o insumos necesarios para realizar las clases o actividades. Facilitar los datos del posible proveedor del insumo o material solicitado. Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 Compras de bienes y/o 5. DEFINICIONES Soportesolped: Correo electrónico institucional para el manejo de solicitudes de órdenes de compra. 6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 6.1. Diagrama de flujo Compras de insumos o materiales de 6.2. Descripción de actividades - Compras de insumos o materiales de ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Solicitud de material Profesores Arte y/o técnicos de talleres Insumos comprados, Universidad, estudiantes, profesores ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS Solicitar insumos para clases o actividades Solicitar insumos para talleres Consolidar lista de requerimientos Solicitar búsqueda de proveedor Solicitar y re enviar cotización 6 Revisar cotización Por correo electrónico se envía al Técnico del taller el listado de los insumos requeridos para la ejecución de las clases con las especificaciones necesarias. Por correo electrónico se envía al de Talleres el listado de los insumos o materiales requeridos para el funcionamiento de los Talleres. Se consolida en el Formato de solicitud de compra correspondiente los requerimientos de los Talleres (profesores o técnicos). En caso de que no se conozca un proveedor que pueda suministrar el material requerido por los profesores, se realiza una solicitud para la búsqueda del proveedor a través del correo soportessolped. Se solicita la cotización al proveedor indicado. Una vez se reciba la cotización se envía vía correo electrónico al Talleres Arte. Se revisa la cotización para decidir si se aprueba o no la compra de los materiales. Profesor Directora Departamento Arte/ Solicitud Solicitud Lista de requerimientos Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 Compras de bienes y/o 7 Firmar cotización Se firma la cotización aprobada. 8 Crear solicitud de pedido 9 Registrar compra Gestionar liberaciones de solicitud de pedido Radicar solicitud de compra 12 Recibir material Notificar recepción del material Solicitar creación de código Symphony a material nuevo Crear código en Symphony Registrar entrada de mercancía Enviar notificación al proveedor Se realiza la solicitud de compra de insumos en el sistema. Se registra la información de la solicitud de compra en el archivo para efectos de seguimiento y control. Se realizan las liberaciones de la solicitud de pedido. Se radica la solicitud de pedido enviando al área de Compras los documentos y formatos requeridos y la cotización firmada. Se recibe el material solicitado y se verifica su estado funcional. Se notifica al de Talleres la recepción del producto y este a su vez cambia en el estatus en el archivo de seguimiento. Cada vez que lleva un equipo, máquina o accesorio es indispensable solicitar la creación de código Symphony al de Talleres para que quede registrado y tener control del inventario. Se crea el código del material nuevo en el sistema Symphony. Se realiza entrada de mercancía en el sistema. Se notifica al proveedor la entrada de mercancía para que pueda radicar la factura. Directora Departamento Arte Asistente Administrativa y Financiera/ Directora del Departamento. / / Gestor de compras/ Gestor de compras/ Symphony Seguimiento compras Talleres- Laboratorios Notificación de entrada de mercancía. Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 Compras de bienes y/o 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) PRO Compras generales de bienes Políticas Generales de compras de Bienes 8. RIESGOS OPERATIVO Demoras en el trámite de la compra. Que el material adquirido no cumpla con los estándares requeridos por los profesores. Afectación de las actividades docentes o funcionamiento de los Talleres y/o Laboratorios. ADMINISTRATIVO No encontrar un proveedor adecuado que pueda suministrar el material solicitado. 9. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 26/07/ Publicación 28/10/ APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Manuela Peña Infante Ingeniera de Procesos 26/07/2016 REVISÓ Daniel García Talleres 01/09/2016 APROBÓ Daniel García Talleres 11/10/2016 Dirección de Planeación y Evaluación 5