Dirección de Planeación y Evaluación 1

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1 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD... Error! Marcador no definido Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del Proceso Responsabilidades DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo - Nombre del Proceso Descripción de actividades - Nombre del Proceso DEFINICIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES S CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN... 6 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 1. OBJETIVO Listar los pasos a seguir para la generación de nuevos recibos de pago con el interés correspondientes a los estudiantes que incumplan en los plazos de pago establecidos. 2. ALCANCE Desde la recepción de información sobre los residentes que incumplen los pagos en el plazo correspondiente, hasta la confirmación de realización de nuevo pago con intereses y multas correspondientes. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices Política de Vivienda Uniandes: iandes.pdf Contrato de cupo en Vivienda Universitaria Uniandes: Lineamientos Los lineamientos para el proceso de pago se encuentran en: RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del Proceso Vivienda Universitaria con la supervisión del Jefe de la dependencia Responsabilidades Cargo/Roles (Se ordenan por Cargos de mayor a menor y Alfabéticamente): Solicitud reporte de pago a Tesorería Cálculo de intereses de mora y generación recibo de pago en SIRE. Generación de recibo de pago, por concepto de re-expedición en SIRE. Envío de recibos de pago al estudiante Solicitud confirmación de pago al estudiante. Solicitud confirmación de reporte de pago a Tesorería. Recalcular intereses, de ser necesario. Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1 Diagrama de flujo - Re-expedición de Recibo de Pago 5.2 Descripción de actividades - Re-expedición de Recibo de Pago ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Lista de estudiantes que realizaron pago en fechas establecidas Tesorería / Estudiante con correo de Solicitud Recibo de pago de residente Residente ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS Enviar reporte de pagos a vivienda universitaria Solicitud a Vivienda Universitaria Generar caso en SalesForce 4 Cálculo de intereses Generación de nuevo producto en SIRE para pago de alojamiento más intereses Generación de nuevo producto en SIRE para pago de recargo por generación de recibo Envío de recibos al estudiante Tesorería envía a la oficina de Vivienda Universitaria un listado de las personas que han pagado en las fechas establecidas. Cuando un residente no realice el pago en las fechas establecidas deberá hacer una solicitud a vivienda universitaria, dependencia que le expedirá el recibo para el pago de la multa y el nuevo recibo para pago del arrendamiento con los respectivos intereses El responsable en la oficina de Vivienda Universitaria genera el caso en Sales Force sobre la re-expedición de recibo de pago. Administrativo de Vivienda Universitaria calcula los intereses, acordes a los días posteriores, a la fecha límite de pago, en que llega el reporte de pago o la solicitud del estudiante. Administrativo de Vivienda Universitaria genera el producto en SIRE, con el identificador asociado al valor a pagar por parte del estudiante: Alojamiento intereses de mora. Administrativo de Vivienda Universitaria genera el producto en SIRE, con el identificador asociado al valor del recargo: Re-expedición. Se envía al estudiante/residente el nuevo recibo de pago generado Tesorería Estudiante Correo electrónico Sales Force Excel SIRE SIRE SIRE Documento Excel Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 8 9 Solicitar confirmación de pago al estudiante Solicitar a tesorería confirmación de pago 10 Recalcular intereses Solicitar confirmación de pago al estudiante Reporte Manejo de Cartera conlos intereses y el recargo correspondiente. Se solicita al residente el envío de la confirmación de pago Administrativo de Vivienda Universitaria, solicita reporte de pago a Tesorería. Administrativo de Vivienda Universitaria re-calcula intereses y genera el producto en SIRE, con el identificador asociado al valor del alojamiento intereses de mora, en caso que la mora reincida. Se solicita al residente el envío de la confirmación de pago Administrativo de Vivienda Universitaria reporta a estudiantes a Cartera, que acumulen dos o más mensualidades sin pago, para la administración del cobro por parte de dicha Unidad. (Aplicaría solo para Fopre) 6. DEFINICIONES No aplica. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) Política de vivienda Uniandes Manual de vida en comunidad Contrato de vivienda EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) Listado de residentes con atraso en pago 8. INDICADORES Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 NOMBRE DEL INDICADOR Código del indicador Responsable del indicador Objetivo IND-XX-X-XX-XX Establecer lo que se busca medir con el indicador FICHA DEL INDICADOR Método de Medición Unidad de Medida Fórmula Variables Limitaciones Corresponde a los pasos a seguir para obtener el indicador (EJ: se debe descargar el archivo x y filtrar la información por x ) Puede ser en días, meses, horas, porcentaje, unidades, etc. Corresponde a la operación matemática que soporta el indicador. Describir lo que indica el numerador y el denominador Restricciones del indicador Fuente de datos Granularidad Periodicidad Meta Observaciones Corresponde al origen de donde se extraen los datos para generar el indicador Nivel al que se va a obtener el indicador (por estudiante, por universidad etc.) Corresponde a la periodicidad con que se genera el indicador (diario, semanal, mensual, semestral, anual). Meta del indicador 9. S OPERATIVO CALIDAD DE SERVICIO SEGURIDAD ADMINISTRATIVO LEGAL Dirección de Planeación y Evaluación 5

6 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración dd/mm/aaaa 0 Publicación dd/mm/aaaa APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Diego Cruz Moya 29/08/2017 REVISÓ Camilo Hernando Méndez Morales 06/09/2017 dd/mm/aaaa APROBÓ 01/12/2017 Dirección de Planeación y Evaluación 6