SOLICITUD DE CERTIFICADOS ACADÉMICOS

Transcripción

1 LÍDER Jefe de Registro y Control Fecha de Publicación Mayo 3 de 2010

2 RESPONSABLE Jefe de Registro y Control Página 1 de 6 1. OBJETIVO Proporcionar los pasos necesarios para la solicitud y expedición de los Certificados Académicos por parte de la Dependencia de Registro y Control de la Institución Universitaria Colegio Mayor Antioquia. 2. ALCANCE Inicia con el pago del certificado en el banco o en la taquilla y el diligenciamiento de la solicitud y termina con la expedición del certificado. 3. DEFINICIONES Certificado Académico: se entenderá por certificado académico toda constancia que certifique historia académica de un estudiante activo, pasivo o graduado de la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia. Constancia de pago: documento (recibo de caja o consignación) que acredita el valor consignado a nombre de la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia por concepto de constancia de matrícula. : estudiante activo, pasivo, graduado o entidad que requiere información académica. 4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

3 RESPONSABLE Jefe de Registro y Control Página 2 de 6 ACTIVIDAD QUÉ SE HACE CÓMO SE HACE QUIÉN LO HACE BASE LEGAL REGISTRO OBSERVACIONES 1. Realizar pago Consignar en el Banco Popular, en la cuenta ahorros Nro o pagar directamente en la Taquilla de Pagaduría de la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, el valor del certificado que requiera, de acuerdo a los valores establecidos en el Acuerdo de derechos pecuniarios. Ver acuerdo de derechos pecuniarios en la página Web de la Institución en el link de ADMISIONES tarifas. Recibo de caja expedido por Pagaduría, consignación escaneada, enviada al correo electrónico sec.admisiones@ colmayor.edu.co Para la expedición del duplicado de diploma, deberá acreditar copia del denuncio y carta dirigida a rectoría, solicitando dicho duplicado. No se entregarán certificados de calificaciones a quien no haya realizado el pago total de los semestres cursados. 2. Diligenciar solicitud de certificado Diligenciar personalmente el formato de Solicitud de Certificado en la oficina de Registro y Control o solicitarlo por correo electrónico vía a: sec.admisiones@colmayor.edu.co. Ver formato AR-PR-01-FR-01_Solicitud de Certificado AR-PR-01-FR- 01_Solicitud de Certificado Físico o electrónico Se deberá especificar claramente los campos requeridos en el certificado. Debe de estar totalmente diligenciado. 3. Entregar o enviar solicitud Se entrega la Solicitud de Certificado con el recibo de pago personalmente en la oficina de Registro y Control o se envía por correo electrónico a sec.admisiones@colmayor.edu.co AR-PR-01-FR- 01_Solicitud de Certificado Físico o electrónico y Recibo de pago

4 RESPONSABLE Jefe de Registro y Control Página 3 de 6 ACTIVIDAD QUÉ SE HACE CÓMO SE HACE QUIÉN LO HACE BASE LEGAL REGISTRO OBSERVACIONES Cuando se trate de Certificado para Constancia de estudio el plazo es de tres (3) días hábiles. 4. Expedir Certificado La Oficina de Registro y Control dentro de los tres (3), ocho (8) o treinta (30) días hábiles siguientes a la solicitud del certificado, dará respuesta al usuario, según sea el requerimiento. Secretaria de Registro y Control Certificado Físico Cuando se trate de expedición de certificado de calificaciones de todos los períodos cursados, el plazo es de ocho (8) días hábiles. Cuando se trate de duplicado de diploma el plazo máximo es de 30 días hábiles. 5. Reclamar Certificado El usuario, a los tres (3), ocho (8) o treinta (30) días hábiles siguientes de su solicitud, se dirigirá al Centro de Atención al Ciudadano a reclamar el certificado, según sea su solicitud. Registro en planilla Sólo se entregarán certificados personalmente o a quien acredite autorización por parte del usuario con fotocopia del documento de identidad del interesado.

5 RESPONSABLE Jefe de Registro y Control Página 4 de 6 5. DIAGRAMA DE FLUJO 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Horario de estudiante. Matrícula del estudiante. Liquidación de matrícula. Hoja de vida del estudiante activo, pasivo o egresado.

6 RESPONSABLE Jefe de Registro y Control Página 5 de 6 7. REGISTROS REGISTROS Nombre AR-PR-01-FR- 01_Solicitud de Certificado. Recibo de caja expedido por Pagaduría, consignación escaneada, enviada al correo electrónico Descripción Formato para solicitud de expedición de certificado Recibo de caja o consignación escaneada o física de pago del certificado Sitio de Almacenamiento Archivo de la Secretaria de Registro y Control Archivo de la Secretaria de Registro y Control Forma de Almacenamiento Tiempo de Retención Disposición Final Papel 1 mes Eliminar Papel 1 mes Eliminar Responsable Jefe de Registro y Control. Jefe de Registro y Control.

7 RESPONSABLE Jefe de Registro y Control Página 6 de 6 8. CONTROL DE CAMBIOS FECHA MODIFICACIÓN MODIFICACIÓN O CAMBIO