MATRICULA P MT - 01 MATRICULA ACADEMICA VERSION: 03

Transcripción

1 PAGINA.0 OBJETO. Establecer el procedimiento a seguir para que los admitidos a los diferentes programas académicos adquieran la condición de estudiantes en las Unidades Tecnológicas de Santander..0 DEFINICIONES ESTUDIANTE: Persona que se encuentra da en algún programa académico de la Institución. POLÍGRAFO: Certificado de calificaciones del estudiante. LIQUIDACIÓN: Recibo para el pago de la matrícula del respectivo semestre. MATRICULA ACADEMICA: Es el registro que hace el auxiliar de matrícula en el sistema para activar a un admitido como estudiante do en las UTS..0 RESPONSABLE y Control Académico, Decanos..0 DESARROLLO. PLANEACION DE LA MATRICULA Convocar a reunión a los responsables de las áreas de Recursos Físicos, Compras y Suministros, Coordinaciones Académicas, Decanos, Planeación, Departamento de Comunicaciones, Recursos Informáticos, Bienestar Institucional y Financiera, para Coordinar las actividades previas al proceso de. Informar a los es de programas, Bienestar Institucional y Decanos sobre la solicitud de aulas. Solicitar la papelería a la oficina de Compras y Suministros para el proceso de s. Solicitar el mobiliario requerido en el punto de a la Oficina de Recursos Físicos y Mantenimiento para el proceso de Solicitar a la Oficina de Recursos Informáticos, los computadores, impresoras y la conectividad al sistema para la adecuación de los puntos de. y Control Académico. Jefe de Planeación Decanos del programa académico del programa académico Acta de reunión. R-GC-08 Informe de conveniencia R - CTR - 0 Solicitud de servicio R-RF-0 Lista de chequeo R - IA - 08

2 PAGINA 7 8 Solicitar al responsable del Departamento de Comunicaciones, publicar y divulgar en las carteleras y medios de información Institucional, los requisitos, pasos y documentos que deben tramitar los interesados en el proceso de s. Informar a las coordinaciones de los códigos de docentes y las asignaturas opcionales según la fecha del calendario académico. Convocar a las diferentes entidades financieras seleccionadas por la Rectoría, a una reunión de coordinación para los compromisos de reporte del pago de la s de los estudiantes. Determinar la necesidad de suministros e insumos requeridos para la impresión de las liquidaciones y solicitarlos a compras Fin del procedimiento. MATRÍCULA PARA ESTUDIANTES NUEVOS y Control Académico. Universitario Bienestar Institucional Jefe Financiera Jefe Financiera Relación de códigos de docentes y asignaturas opcionales R-BI-7 Acta de reunión RGC -08. Informe de Conveniencia R - CTR - 0 Imprimir las liquidaciones de de los admitidos con base en los listados publicados y remitirlas a las respectivas Coordinaciones. Entregar las liquidaciones a los admitidos para el pago en el banco respectivo. Publicar en los medios internos de comunicación, los trámites de carné, seguro, exámenes médicos que debe reunir el admitido para la matrícula. Comunicadora Social Carteleras institucionales página web Recibir la valoración medica del Admitido para la elaboración de la historia clínica. Auxiliar de Enfermería Historia Clínica sistematizada Recibir de los Bancos la información de los admitidos que han cancelado la para registrarlos en el El admitido realiza la académica presentando el recibo de pago, certificación médica y seguro estudiantil en el lugar asignado al programa académico respectivo. Relación de pagos en medio magnético

3 PAGINA 7 Registrar la matrícula en el programa. 8 Imprimir la para la firma del estudiante. Indicar al estudiante la ubicación de los horarios; así como, el lugar para tramitar el carné estudiantil. 0 Enviar los pagos de matrícula a Financiera Relacionar la hoja de vida académica de los estudiantes anexando la constancia de realizada, de acuerdo al manual de archivo y correspondencia vigente y enviarla a la Oficina de Admisiones. Revisar, codificar y archivar las hojas de vida de los estudiantes. Fin del Procedimiento.. MATRÍCULA PARA ESTUDIANTES ANTIGUOS Auxiliar Coordinaciones es es Auxiliar de Admisiones Copia del formato de generado por la Imprimir los polígrafos de los estudiantes por programa, clasificar y entregar los polígrafos a las respectivas Coordinaciones Académicas. Imprimir las liquidaciones de los estudiantes y entregar a cada Académico. Entregar los polígrafos y las liquidaciones a los estudiantes para el pago en el banco respectivo. Publicar en los medios internos de comunicación, el trámite de seguro estudiantil, que requiere el estudiante para la matrícula. Auxiliar de Sistemas Comunicadora Social Firma del recibido del polígrafo. Carteleras institucionales página web El estudiante consulta el horario de clases según lo publicado por el programa académico.

4 PAGINA Registrar la de los estudiantes verificando los documentos necesarios como : (Polígrafo, Recibo de Pago, carné estudiantil y seguro). 7 Imprimir la para la firma del estudiante. 8 Seleccionar en forma aleatoria estudiantes, para diligenciar encuesta de satisfacción. (ver anexo) Adherir a los carné, el stiker del semestre académico respectivo. 0 Enviar los pagos de matrícula a Financiera Fin del Procedimiento y Control Académico. Decanos. es Formato de de la aplicación Copia del formato de generado por aplicación R MT - 0 NOTA: Si el polígrafo o la liquidación no aparecen impresos o tienen inconsistencias en la información, se le da el manejo establecido en el procedimiento de producto no conforme. Anexo: Para la aplicación de la encuesta de satisfacción, se tendrá en cuenta lo siguiente: Seleccionar en forma aleatoria cinco () programas académicos, teniendo en cuenta esta aplicación de no repetir programa del semestre anterior. Por cada programa académico, seleccionar en forma aleatoria veinte (0) estudiantes de últimos niveles.

5 PAGINA.0 CONTROL DE CAMBIOS VERSION DESCRIPCIÓN NUMERO DE SOLICITUD DE CAMBIO FECHA 0 Emisión Inicial N/A Julio de Ajuste y definición de los registros de acuerdo a la auditoria de certificación ICONTEC Inclusión de la actividad a desarrollar para la satisfacción del cliente (encuesta R MT 0) AD-0 Diciembre de 00 Junio de 007