Planificación, Solicitud y Asignación de Recursos

Transcripción

1 Página 1 de 6 1. Objetivo y Alcance: Describir las actividades requeridas para la etapa de planificación y asignación de recursos. (Físicos, humanos, reactivos, insumos y equipos) necesarios para el óptimo desarrollo de los procedimientos que conllevan a la satisfacción del cliente. Esta etapa inicia con la recepción de horarios, guías e informes y culmina con la asignación de recursos a cada uno de los laboratorios de apoyo a la Docencia. 2. Responsable: El responsable de garantizar la adecuada aplicación y ejecución del procedimiento de Planificación y Asignación de, es el líder del de Gestión e Apoyo Logístico de la. 3. Definiciones 3.1 Líder Director, jefe o conductor de un grupo social o de otra colectividad. 3.2 Proceso Prestación del servicio de laboratorios. 3.3 Recepción de Horarios Acción y resultado de recibir cuadros indicadores de horas de salida y llegada de cada uno de los laboratorios. 3.4 Guías Documentos elaborados por los docentes de cada facultad, necesarios para el correcto desarrollo de cada una de las prácticas de laboratorio. 3.5 Procedimiento Cada una de las etapas del procedimiento de la prestación de servicio de laboratorios. 3.6 Procedimiento o medio del que se dispone para satisfacer una necesidad, llevar a cabo una tarea o conseguir algo. Elaboró Revisó Aprobó Firma Doris Omaira Gelves Rico Sandra Liliana Vera Firma Fredy Solano Ortega Firma María Victoria Bautista Bochagá Fecha 21 de Julio de 2008 Fecha 21 de Julio de 2008 Fecha 22 de Julio de 2008

2 Página 2 de Óptimo Muy bueno, que no puede ser mejor. 3.8 Satisfacción del Cliente Cumplimiento de ciertas condiciones o exigencias de Personas que habitualmente requieren el servicio de los laboratorios. 3.9 Procedimiento Documento interno que describe específicamente la forma de llevar a cabo una actividad ó de la. Las demás definiciones que aplican para el siguiente procedimiento se encuentran contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2000 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y vocabulario. 4. Contenido 4.1 Recepción de Horarios, Guías e Informes Responsable : Proceso Una vez recibidos los horarios por parte de Plataforma, las guías de por parte de cada Director de Programa diligenciadas en el FLA-23 Guía Unificada de s, y teniendo en cuenta las indicaciones dadas en el GLA-01 Elaboración de Guías de e informes de existencias por parte del funcionario responsable (Técnicos Administrativos) de cada uno de los laboratorios, en reunión de grupo de mejoramiento se inicia la planificación identificando necesidades. 4.2 Identificación y Solicitud de Personal Responsable: Proceso Según la carga académica asignada a cada espacio físico se identifican las necesidades de talento humano y se registra en FLA-01 Resultados de la Planificación" y el líder del hace la solicitud a Gestión del Talento Humano mediante el FGH-06 Solicitud Vinculación de Personal. Cada semestre se hace la solicitud a la de los alumnos beca trabajo, que sirven de apoyo al personal que labora en cada una de las unidades de laboratorio, el que se sigue para la solicitud, asignación y manejo de las becas trabajo es el siguiente: La Gestión del Recurso Físico y Apoyo Logístico hace la solicitud a la de los alumnos beca trabajo para cada una de las unidades de laboratorio, mediante el FBU-18 Solicitud de Becas Trabajo para las Diferentes Dependencias. El Vicerrector de mediante comunicación escrita hace saber al

3 Página 3 de 6 Vicerrector de Gestión del Recurso Físico y Apoyo Logístico el número de becas trabajo que fueron asignadas a su dependencia. Inmediatamente la Gestión del Recurso Físico procede a seleccionar las hojas de vida que le fueron entregadas por y se asignan las personas a cada unidad de laboratorio, esta relación es entregada a la mediante el FBU-22 Selección para Becas Trabajo. La Gestión del Recurso Físico hace llegar a la el FGH-06 Solicitud Vinculación de Personal, en el que se relacionan los nombres y documentos de identidad de cada uno de los beca trabajo seleccionados, estos a su vez se encargan de hacerlo llegar a la oficina de Talento Humano. Mensualmente se hace llegar a el reporte de la constancia de cumplimiento de los mismos en el FGH-03 Constancia de Cumplimiento del Personal Docente de Tiempo Completo Ocasional, por Orden de Prestación de Servicios, Becas, Pasantes, Horas Cátedra y Tutores, quienes lo remiten a Talento Humano. En el caso de que el laboratorio cuente con el servicio de becas trabajo, se lleva un control de asistencia y cumplimiento por parte de los mismos, cada día al terminar la jornada laboral del mismo, será diligenciado el FLA-11 Control Asistencia Becas Trabajo, con el fin de reportarlo a la Gestión de Físicos y Apoyo Logístico, por medio de comunicación escrita (memorando), para su correspondiente trámite al de Gestión del Talento Humano. Los laboratorios llevan un control de asistencia a los auxiliares por periodo, con el objeto de verificar su cumplimiento, para tal fin se diligencia diariamente el FLA-14 Control Jornada Laboral Auxiliares. 4.3 Identificación y Solicitud de Reactivos, Insumos, Materiales y Responsable: Proceso Equipos. Según los horarios y las guías de laboratorio, se determina el número de prácticas por asignatura y con los informes entregados por los responsables de cada uno de los laboratorios en el FLA-21 "Informe para el Control de Existencias y Gastos de Materiales, Reactivos e Insumos, y el FLA-22 Informe para el Control de Existencias y Uso de los Equipos, y apoyados en los inventarios existentes de cada uno de los laboratorios, se identifica las necesidades de reactivos, insumos, materiales y equipos para cada uno de los laboratorios. Se registra en FLA-01 Resultados de la Planificación y se hace la solicitud mediante el FAD-02 Solicitud Requerimiento de Bienes y Servicios al de Adquisición de Bienes y Servicios.

4 Página 4 de Identificación y Solicitud de Responsable: Proceso Mantenimiento Según los informes de existencia y el acompañamiento de los responsables de cada laboratorio se identifica las necesidades de mantenimiento para cada uno de los laboratorios y se solicita en el FGI-02 Solicitud de Servicio de Mantenimiento al de gestión de infraestructura y logística. 4.5 Asignación de Responsable: Proceso El Vicerrector de Gestión del Recurso Físico y Apoyo Logístico asigna a cada uno de los laboratorios el talento humano vinculado y distribuye los horarios y las guías de laboratorio a seguir durante el semestre. La asignación de reactivos, insumos y equipos se realiza según la recepción de los mismos de la oficina de Adquisición bienes y servicios, teniendo en cuenta las respectivas solicitudes de cada laboratorio que deben ser diligenciadas en el FAD- 02 Requerimiento de Bienes y Servicios. Estos reactivos son recepcionados en la oficina de la y esta a su vez la entrega en cada una de los laboratorios, dejando esto registrado en el FLA-02 Asignación de Reactivos, Equipos e Insumos. Cada unidad de laboratorios luego de recibir los materiales, equipos e insumos que le fueron asignados según sus requerimientos, actualiza el inventario antes de ponerlos a disposición de los usuarios del laboratorio. 5. Documentos de Referencia NTCISO9001: Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario NTC ISO 9000:2000. Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos NTC GP 1000:2004. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. GLA-01 Elaboración de Guías de s 6. Historia de Modificaciones Versión Naturaleza del Fecha del Aprobación del Cambio Cambio Cambio 00 Actualización 26 de Marzo de de Abril de Actualización según acta de Grupo de Mejoramiento No de Julio de de Junio de 2008

5 Página 5 de 6 7. Administración de Registros Cod. Nombre Responsable Ubicación Acceso FLA- 01 FLA- 02 FLA- 11 FLA -14 FLA-21 FLA-22 FLA-23 FGH-06 FGH-03 FBU-18 FBU-22 FAD-02 Resultados Planificación Asignación de Reactivos, Equipos e Insumos Control Asistencia Becas Trabajo Control Jornada Laboral Auxiliares Informe para el Control de Existencias y Gastos de Materiales, Reactivos e Insumos Informe para el Control de Existencias y Uso de los Equipos Guía Unificada de s Solicitud y Vinculación del Personal Constancia de Cumplimiento del Personal Docente de Tiempo Completo Ocasional, por Orden de Prestación de Servicios, Becas, Pasantes, Horas Cátedra y Tutores Solicitud de Becas Trabajo para las Diferentes Dependencias Seleccionados para Beca Trabajo Requerimientos Bienes y Servicios Proceso y Proceso y Proceso y Docente Proceso Técnico de Nómina Técnico de Liquidación Novedades de Nómina Auxiliar Técnico de Nómina Técnico Nómina Responsable de la Actividad Proceso Auxiliar Administrativo Requerimientos s Apoyo Logístico Oficina Gestión Talento Humano Oficina Gestión Talento Humano Archivo Archivo Sección de Adquisiciones y Almacén Líder de Líder de Proceso y Docente y Proceso Personas adscritas a la Oficina Gestión del Talento Humano. Personas adscritas a la Oficina Gestión del Talento Humano. Personal de Personal de Personal Sección de Adquisicion es y Almacén Tiempo de Retención 2 Años 2 Años 2 Años Disposición Final

6 Página 6 de 6 FGI-02 Solicitud de Servicio Mantenimiento Jefe de la Sección Técnico en Obras Civiles Grado 12 Coordinador de Mantenimiento de Computacionales Administración SGC/ Físicos Cualquier Funcionario de la Universidad, Coordinador de Mantenimie nto y Apoyo Logístico, Coordinador de Infraestructu ra Tecnológica y Jefe de Sección de Gestión del Recurso Físico y Apoyo Logístico 8. Anexos No Aplica