Sistema de Gestión de la Calidad VAF Vicerrectoría Administrativa y Financiera

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1 Versión: 06 Página 1 de 8 NOMBRE DEL PROCESO O SUBPROCESO: ACTIVOS FIJOS Líder Nacional del Proceso o Subproceso: JEFE DE ACTIVOS FIJOS Líder Sede del Proceso o Subproceso: COORDINADOR DE ACTIVOS FIJOS PROPÓSITO DEL PROCESO O SUBPROCESO: realizar el registro, clasificación, asignación, establecimiento de la custodia, verificación aleatoria y control razonable de los de la Universidad. ALCANCE DEL PROCESO O SUBPROCESO: Inicia con el reconocimiento del Activo y termina con el seguimiento y verificación del activo en las sedes de Bucaramanga, Valledupar y Cúcuta. ROVEEDOR ENTRADA CICLO ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTE Administrativa y Lineamientos institucionales Organizar y establecer las políticas, manejo y seguimiento de los Activos. Documento Políticas de Administrativa de Tic Compras Facturación Propuesta concesión P Procesos UDES Administrativa y Planta Física Logística Diagnóstico inicial Inventario de Planificar los inventarios aleatorios. Cronograma de inventarios

2 Versión: 06 Página 2 de 8 Compras Contabilidad Facturación Activos registrados Inspección en sitio Reconocer los activos fijos nuevos Clasificar los activos fijos nuevos Sistema de actualizado Inventario por persona Inventario actualizado Contabilidad Administrativa financiera Talento Humano Administrativa y Informe de elementos inventariados Políticas de activos fijos Asignación del código del activo Inventario de Informe de inspecciones Cronograma de inspecciones Informe de traslado, retiro de personal H Plaqueteo de los Registrar los activos fijos nuevos. Asignar el responsable del activo fijo Actualizar el inventario de los Aprobar y coordinar el movimiento de los por despacho, prestamos, traslados, bajas, devoluciones, mantenimiento y retiro de personal Asignación o confirmación código del activo Activo fijo con la marcación Listado de inventario Formato Movimiento de Activos Fijos Informe general de por dependencia Inventario actualizado Formato movimiento de activos fijos Formato movimiento de activos fijos Procesos UDES Administrativa Administrativa y Planta Física Logística

3 Versión: 06 Página 3 de 8 de TIC Planta Física Terceros Lineamientos de movimientos de Listado de inventario Listado de concesiones Realizar inventarios aleatorios para verificar la existencia de los Autorizar el ingreso de los de terceros Inventario actualizado Informe de verificación de Acta de elementos de propiedad de terceros Listado de elementos de propiedad de terceros Terceros Carta de solicitud de ingreso de activos fijos personales Activo Fijos Auditoría Interna Informe de verificación de Auditorias V Verificación de inventarios Reporte de resultados de análisis, verificación y seguimiento. Contabilidad

4 Versión: 06 Página 4 de 8 RECURSOS Informe de cumplimiento y ajuste A REQUISITOS Analizar las causas para determinar acciones de mejora Realizar el mantenimiento y ajustes al sistema de información Plan de mejora Reporte de ajustes Activos fijos Administrativa y INDICADORES DEL SUBPROCESO Talento Humano Infraestructura Física y Tecnológica Ambiente de Trabajo Recursos Económicos Normatividad institucional aplicable al subproceso. Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo Política de Seguridad y Salud en el Trabajo Matriz de identificación de Peligros, evaluación y valoración de los riesgos. Reglamento Interno de Trabajo. Proyecto educativo institucional Ley general de archivo Calendario académico Normatividad Colombiana aplicable al subproceso. Normatividad vigente en materia contable y tributaria tales como: Decreto 2649 y 2650 de dic. 30 de 1993 Ley No.1314 del 13 Julio 2009 Ver Listado de Indicadores en aplicativo de administración del SGC-VAF

5 Versión: 06 Página 5 de 8 Requisitos de la Norma ISO 9001:2008, aplicables al subproceso 4.1.Requisitos generales 4.2.1Generalidades Manual de Calidad Control de los documentos Control de los registros 5.2. Enfoque al Cliente 5.3. Política de la Calidad Objetivos de Calidad 6.1.Provisión de recursos 6.2. Recursos Humanos 6.3 Infraestructura 6.4 Ambiente de trabajo Proceso de compras Información de las compras Verificación de los productos comprados 8.1 Generalidades con respecto al análisis, medición y mejora continúa 8.2.Seguimiento y medición Seguimiento y medición de los procesos 8.3. Control del producto no conforme 8.4. Análisis de Datos 8.5.Mejora

6 Versión: 06 Página 6 de 8 DOCUMENTOS DE REFERENCIA REGISTROS Instructivos Manual de Responsabilidades y Procedimientos Procedimientos control de Documentos y Registros Procedimiento quejas, reclamos, sugerencias o felicitaciones Procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora. Procedimiento de auditorias Procedimiento de producto no conforme Proyecto Educativo Institucional Plan de Desarrollo Institucional Política de Formato de Movimiento de ACF-FT- 001-UDES Reporte inventario personal Registro fotográfico Formato baja definitiva de bienes muebles ACF- FT-002-UDES Formato control préstamo interno equipos de laboratorios ACF-FT-003-UDES Correo electrónico Registros del sistema de información Nota interna GED-FT-015-UDES Cronograma de inventarios Reporte de inventarios personal Informes

7 Versión: 06 Página 7 de 8 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 00 Versión de Prueba 24/04/ Se realiza cambio en el encabezado de los documentos según lineamientos del Procedimiento Control de documentos y Registros Esperanza Rojas Rojas Coordinadora Gestión Documental 18/06/ Ajuste de la trazabilidad de acuerdo a la versión (03) vigente del procedimiento de control de documentos y registros. Gloria Liliana Osorio Avendaño Representante de la Carmen Guerrero Gonzalez Coordinadora de Calidad 05/05/2015 Se reestructuraron y reorganizaron las actividades. Liliana Jimena Naranjo Cepeda Auditora Interna Se incluyeron registros Ruth Janeth Davila Cote

8 Versión: 06 Página 8 de 8 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 03 Se modifica la herramienta para establecimiento y seguimiento de indicadores del subproceso Fredy Bayona Arenas 12/08/ Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión Documental 01/03/ Ajuste del Propósito, actividades del Hacer y Normas institucionales aplicables al subproceso. 09/08/ Actualización del encabezado por inclusión de la mención Vigilada Mineducación en el logo institucional Carmen Guerrero González Coordinadora de Calidad del 28/09/2016