CRÉDITO Y CARTERA. Sistema de Gestión de la Calidad VAF Vicerrectoría Administrativa y Financiera. PROCESO y/o SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO:

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1 Versión: 06 Página 1 de 8 PROCESO y/o SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO: CRÉDITO Y CARTERA CONDICIONES GENERALES Se deben cumplir los lineamientos legales, institucionales, y la documentación del subproceso. Los tiempos definidos se consideran a partir de la fecha del desembolso del giro del en la cuenta bancaria de la Universidad, teniendo en cuenta lo estipulado en la cláusula séptima, numeral 3 del contrato celebrado con la entidad. Los plazos de pago definidos para créditos aprobados con recursos propios del serán: 30 días calendario siguientes a la finalización de la legalización del crédito adjudicado y/o concepto de viabilidad jurídica y de renovación del crédito 20 días hábiles adicionales cuando el no pueda realizar el giro en este plazo por motivos de fuerza mayor o caso fortuito. Los abonos a la cartera, deben realizarse previa confirmación del abono del giro realizado, a la cuenta bancaria de la UDES, reportada en la Resolución de giro. Para realizar la Congelación de un giro, se debe verificar que el estudiante haya cancelado la matrícula financiera y que no tenga saldo pendiente en la cartera; para el caso de los estudiantes que no se matriculen, se procederá a realizar la devolución al aplicando el procedimiento de Devolución de dinero para los casos aprobados por el Comité de Asuntos Estudiantiles CAE CRC-PR-002-UDES. El fondo de sostenibilidad no aplica para desembolsos realizados por créditos de posgrados, fondos en administración y alianzas. Los criterios de aceptación de este procedimiento son verificación del valor girado frente a la cartera del pendiente del estudiante, que el giro corresponda a estudiantes de la Universidad y confirmar los requisitos del cliente antes de la aceptación cuando no estén documentados. Las solicitudes de información sobre giros realizados por y legalización de abonos, serán atendidas por atención personalizada, por correo electrónico o telefónicamente, previa validación de la información personal. Se definen las siguientes actividades posteriores a la entrega de este servicio: seguimiento de la cartera pendiente por desembolso frente a las condiciones establecidas en el convenio con el, seguimiento a las solicitudes de giros adicionales por valores menores girados y seguimiento a los reintegros al tramitados. Los tiempos para este procedimiento corresponden a días hábiles.

2 Versión: 06 Página 2 de 8 Este procedimiento aplica para los campus de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar. PHVA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTOS Y REGISTROS INICIO P Identificación y confirmación de desembolso de Resoluciones de Giro Se consulta en la página del por la opción de Resoluciones de Giro, los desembolsos realizados por adjudicación o renovación de créditos del periodo correspondiente y se imprimen. Se verifica el abono en la cuenta bancaria de la Universidad para programar las actividades de legalización. Si el abono se hizo en el mismo mes, consulta el movimiento diario, si corresponde al mes anterior se consulta en el extracto bancario. Secretaria de 8 Resolución de Giro Extracto bancario Movimiento diario entidad financiera Durante la temporada de renovación de créditos los abonos a cartera se programarán la última semana de cada mes. H Identificación de los estudiantes del campus Se identifican los estudiantes que pertenecen a cada campus, se coloca el código estudiantil en la Resolución de Giro. Secretaria 15 Resolución de giro

3 Versión: 06 Página 3 de 8 H Legalización de abonos Se revisa en la Resolución de Giro, si el ha descontado Fondo de Sostenibilidad, se liquida el valor correspondiente a cada estudiante y se descuenta del total girado por estudiante. Se elaboran en el sistema de información los documentos contables aplicables al giro realizado por cada estudiante. Secretaria 21 Resolución de giro Archivo Excel Resolución de Giro Correo electrónico En caso de que el valor del giro sea inferior, se solicita un giro complementario por el faltante enviando un correo electrónico al, se adjunta orden de pago de matrícula del estudiante y soporte del valor solicitado al. Si es superior, se congela el excedente para devolución al aplicando el procedimiento de Devolución de Dineros para los casos aprobados por el Comité de Asuntos Estudiantiles CRC-PR-002- UDES. Verificación de la legalización total de la resolución de giro Una vez realizados los abonos de los giros en los campus de Cúcuta y Valledupar, se remite la siguiente información a las oficinas de Contabilidad y del campus principal: Fecha, número de resolución, número del documento contable, código y nombre del estudiante, valor abonado y del fondo de sostenibilidad. Secretaria 8 Resolución de giro Archivo Excel Resolución de Giro Correo electrónico Registro en el Sistema de Información

4 Versión: 06 Página 4 de 8 H La coordinadora, revisa que la resolución de giro haya sido legalizada en su totalidad; en caso contrario, se identifican los estudiantes pendientes y se informa al responsable del campus respectivo para la legalización correspondiente. Una vez realizados los abonos pendientes, se valida que la resolución haya sido legalizada en su totalidad. Verificación de los abonos realizados Se revisa el documento contable de legalización de los giros. Si se detectan errores en los valores aplicados o las cuentas contables se reporta vía correo electrónico una vez realizados o si no se requieren ajustes se realiza la integración contable y se entregan los documentos para archivo. Secretaria de 8 Correo electrónico V Verificación de cartera de Se verifica el estado de la cartera de y se identifican los estudiantes con giro pendiente. De acuerdo a lo establecido en el contrato efectuado con la entidad, en la cláusula séptima numeral 3, se informa al, la cartera pendiente. Antes de la apertura del calendario del periodo siguiente debe estar cancelada toda la cartera. Líder de crédito y cartera 2 Informe de cartera Conciliación resoluciones de giro Con la información enviada por Contabilidad se valida que las resoluciones de giro desembolsadas durante el

5 Versión: 06 Página 5 de 8 mes, se hayan legalizado totalmente. A Toma de acciones Teniendo en cuenta los resultados de la verificación de cartera pendiente de, se realizan las solicitudes de desembolso de giros pendientes, giros complementarios o devoluciones al según corresponda. De acuerdo a los errores reportados vía correo electrónico se analizan las causas y se definen acciones para la mejora en la aplicación de este procedimiento. Secretaria de Líder de 5 Informe de Correo electrónico Registro en el aplicativo de Administración del SGC-VAF FIN

6 Versión: 06 Página 6 de 8 DEFINICIONES CAE: Comité de Asuntos Estudiantiles. Desembolso: es el giro del monto del crédito aprobado para cada período académico, según la línea y modalidad de crédito educativo, directamente a la Institución de educación Superior, o al beneficiario cuando esta condición se contemple en la línea, modalidad o rubro a financiar o en los casos excepcionales debidamente soportados. El desembolso se efectúa a partir de la legalización del crédito educativo: adjudicación o renovación. En ningún caso se financiarán estudios cursados con anterioridad a la fecha de aprobación del crédito educativo ni el mismo periodo académico más de una vez a través del mismo crédito. Estado de las Resoluciones de Giro: cuando el genera una Resolución de Giro, la publica en el sistema de Tesorería, con su número, fecha y estado del giro: pendiente por tramitar en tesorería o abonada. Estado de Abonado o en firme: cuando el desembolso ha sido consignado en la Cuenta Bancaria de la Universidad. Fondo de sostenibilidad: fondo creado con el objeto de mitigar las pérdidas derivadas de la deserción del crédito educativo, de manera que participe a la sostenibilidad y crecimiento del actual modelo de crédito educativo en el tiempo. El establece el porcentaje a aplicar por este concepto. Fondos en Administración: portafolio de recursos de entidades públicas y privadas que administra el, con el fin de ejecutar diferentes programas y proyectos educativos para la población objetivo que los constituyentes del fondo hayan determinado atender, fortaleciendo así los mecanismos de cobertura en educación que busca el país. Giros realizados por Fondos de Administración: corresponde a los dineros desembolsados por el en convenio con empresas privadas o entidades gubernamentales, por concepto de un auxilio de matrícula o subsidio que el otorgante gira a favor de un estudiante. Reintegro : se presenta cuando: el realice desembolsos por valor mayor al aprobado según la modalidad de crédito, en la adjudicación o renovación del crédito, el estudiante cancela su semestre académico y el CAE autorice la devolución del valor girado por o se realice un desembolso por un estudiante que no pertenece a la Universidad, en estos casos, los valores girados se reintegran al y se reportan para que se efectúe el abono respectivo en la cuenta individual del estudiante. Resolución de Giro: es la relación mediante la cual, el informa el detalle de los desembolsos efectuados, indicando el periodo académico al cual corresponden, concepto del giro, información del estudiante, discriminación del valor girado por estudiante, valor descontado en la resolución por fondo de sostenibilidad (si aplica, total del desembolso, número de la cuenta donde se ha realizado el abono.

7 Versión: 06 Página 7 de 8 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 00 Versión de Prueba CP. 12/11/ Se ajusta el pie de página, teniendo en cuenta lo establecido en la 03 versión del procedimiento de control de documentos y registros. Se incluye formato en la actividad verificación del giro realizado con la cartera pendiente. Cp. 04/05/2015 En Condiciones Generales se define la exclusión del procedimiento en el plan de trabajo durante los meses de en los meses diciembre, enero, junio y julio. Se actualizan, los responsables, los tiempos y registros de desarrollo de las actividades. 02 Se aclara la actividad Confirmación abono de los giros en la cuenta bancaria y Legalización de abonos recibidos por estudiante Cp. 14/10/2015 Se elimina la actividad Verificación del giro realizado con la cartera pendiente Se incluye la actividad Envío de información de abonos realizados a la sede principal

8 Versión: 06 Página 8 de 8 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 03 Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC Esperanza Rojas Rojas de Gestión Documental 01/03/ Actualización del encabezado por la aplicación de la mención Vigilada Mineducación junto a logo institucional Se actualiza pie de página según Procedimiento Control de Documentos y Registros v08. Ing. Carmen Guerrero González de Calidad del SGC- VAF 12/04/2017 Modificación del nombre del procedimiento Desembolsos a Legalización Giros del. Sandra Carolina Villamizar B. de Campus Cúcuta 05 Se ajusta la estructura del documento a los nuevos lineamientos establecidos de la Norma ISO 9001:2015 y a lineamientos institucionales. Lizeth Lorena Camargo Chinchia de Campus Valledupar Carmen E. Guerrero González SGC-VAF 04/09/ En la actividad Verificación de los abonos realizados y Toma de acciones, se elimina del formato CRC-FT-009-UDES Reporte de Errores e Inconsistencias Ofimática, ya que se va a reemplazar por el envío de un correo electrónico para reportar los errores encontrados Cp. 27/11/2017