SGC-VAF. Trámite créditos directos y avalados por FENALCO VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA UNIVERSIDAD DE SANTANDER SGC-VAF

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1 SGC-VAF Trámite créditos directos y avalados por FENALCO VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA UNIVERSIDAD DE SANTANDER SGC-VAF

2 Versión: 02 Página 1 de PROPÓSITO Indicar los lineamientos y características de los créditos directos avalados, así como sus requisitos, parámetros de la aprobación y legalización del mismo. 2. ALCANCE Este instructivo aplica para los créditos con Aval de FENALCO o directo, que se otorguen a los estudiantes de la Universidad de Santander en las sedes de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar. 3. CONDICIONES GENERALES Dentro de esta modalidad de crédito, el estudiante tiene dos líneas para financiar; una es a través de FENALPAGARÉ y otra a través de FENALCHEQUE; si opta por FENALPAGARÉ, el estudiante debe diligenciar un pagaré en respaldo de las cuotas y en el caso de FENALCHEQUE, el estudiante debe entregar un cheque por cada cuota financiada. Para el estudiante que solicite un crédito directo se remitirá en primera instancia a la Cooperativa de empleados Coinversiones Ltda., para que sean ellos quien lo avalen, por tener una tasa preferencial. Los créditos directos solamente serán aprobados por el Comité financiero. El estudiante y codeudor debe diligenciar el formato Autorización de consulta y Reporte a Centrales de información CRC-FT-013-UDES, para cualquiera de las líneas de financiación. Al momento de realizar la llamada a FENALCO se debe tener al alcance el formulario de solicitud de crédito de FENALCO, para dar respuesta a las preguntas formuladas por el avalador del crédito.

3 Versión: 02 Página 2 de 29 Cuando el estudiante incumpla con el pago de la cuota mensual, el funcionario de crédito y cartera enviará a FENALCO comunicación junto con la copia del pagaré solicitando el pago de la cuota. 4. DESARROLLO CONTENIDO 4.1 CRÉDITO AVAL FENALCO CARACTERÍSTICAS Esta modalidad de crédito, es una financiación que otorga la Universidad; estos créditos deben ser cancelados en su totalidad hasta el último día de clases; es decir, que la última cuota para el primer semestre sería a finales de mayo o principio de junio y para el segundo semestre sería hasta noviembre o principios de diciembre. Dentro de los requisitos está el de un codeudor si no trabaja el estudiante, si trabaja no requiere codeudor; se solicita un desprendible de pago del codeudor, fotocopia de la cédula; si no cuenta con un desprendible de pago, una constancia de ingresos de la empresa o una certificación de un contador en caso de ser independiente. En este tipo de créditos, el estudiante cancela un 30% sobre el valor a financiar como cuota inicial y el saldo diferido en 4 o 5 cuotas, según el tiempo en que este solicitando el crédito. En algunos casos, se puede exonerar al estudiante de cancelar cuota inicial, a criterio del jefe y/o coordinadores del Departamento: para el caso de los estudiantes que estudian con crédito ICETEX, el cual les gira el 75% y financian el 25% con la Universidad, no se les solicita la cuota inicial. El estudiante debe asumir el costo de un estudio de crédito FENALCO, el cual varía según el valor a financiar. La secretaria de Crédito y Cartera es la encargada de suministrarle la información de financiación al estudiante y de entregarle toda la documentación necesaria para el trámite del crédito.

4 Versión: 02 Página 3 de 29 La autorización de este crédito lo emite FENALCO; el líder de Crédito y Cartera es el responsable de autoriza el pago o no de la cuota inicial, el número de cuotas y pagos parciales en las cuotas. 4.2 CONDICIONES DEL CRÉDITO Cuando un estudiante plantea la dificultad o impedimento para el pago de su matrícula, se le exponen las diferentes opciones de crédito que existen a través de los convenios con las entidades financieras y cooperativas. Si el estudiante ya tiene conocimiento sobre el crédito directo y solicita la información, se le exponen las alternativas de financiación directas (Características Crédito Directo Avalado por FENALCO), se entrega el formulario de la solicitud de crédito educativo, el pagaré y las instrucciones para el trámite de crédito directo, que incluye los requisitos, los documentos a presentar y las indicaciones de diligenciamiento de los formularios. La lista de documentos requeridos tanto para el caso de los créditos FENALPAGARÉ y FENALCHEQUE es: Imagen número 1. Lista requisitos FENALCHEQUE - FENALPAGARÉ

5 Versión: 02 Página 4 de 29 El modelo de la financiación del crédito, está diseñado de tal forma que el estudiante cancela una cuota inicial del 30 % del valor a financiar (a excepción a los casos autorizados por el líder de Crédito y Cartera) y un estudio de crédito que varía de acuerdo al valor a financiar y la modalidad en la línea de financiación, estos dos pagos se deben realizar de contado, a través del recibo de código de barras (es efectuado por Crédito y Cartera) en cualquiera de las entidades autorizadas para el recaudo de dineros o con tarjeta de crédito o débito en la oficina de Crédito y Cartera. El plazo para el pago del valor del crédito (70%), se puede distribuir hasta un máximo de cinco (5) cuotas fijas mensuales, siempre que la fecha de pago de la última cuota no supere la fecha de pago de la matrícula del periodo académico siguiente. 4.3 REQUISITOS Y PROCEDIMIENTO PARA TRAMITAR LAS DIFERENTES LÍNEAS DE CRÉDITO AVALADO Una vez el estudiante manifiesta su interés en estas líneas de crédito, se le suministran los siguientes documentos para que sean diligenciados por el estudiante y/o codeudor, según el caso: Formulario FENALPAGARÉ y FENALCHEQUE Pagaré. Planilla de liquidación y cancelación de pagos (con el cálculo ya efectuado; este se efectúa teniendo en cuenta si se cancela en 5 cuota o las que correspondan según el tiempo del trámite). Cupón de pago del estudio y cuota inicial. Una vez diligenciados estos documentos por el estudiante y/o codeudor, deben ser entregados junto con los siguientes requisitos: Fotocopia del documento de identificación del estudiante y/o codeudor, preferiblemente ampliada. 3 copias del recibo de matrícula. Certificado laboral o última colilla de pago y si es independiente un certificado expedido por un contador con la respectiva fotocopia de la tarjeta profesional. El cupón de pago del estudio y cuota inicial cancelado

6 Versión: 02 Página 5 de 29 Se revisa que todos los documentos estén debidamente diligenciados así como los anexos respectivos, si se presenta alguna inconsistencia o faltante, se le entrega al estudiante los documentos y se le informa para que realice los ajustes respectivos o entregue los faltantes antes de la fecha de matrícula. Una vez los documentos estén completos, se definen las fechas para pago de las cuotas; si se realiza el tramite dentro de la fecha de matrícula ordinaria se hace el cálculo para pago en 5 cuotas, de lo contrario se distribuye en cuotas iguales durante el resto de semestre FENALPAGARÉ y FENALCHEQUE Para solicitar un crédito directo avalado por FENALCO, se requiere un codeudor si el estudiante no trabaja; si el estudiante trabaja no requiere codeudor. El codeudor debe ser mayor de 22 años, no estar reportado en las centrales de riesgo (el estudiante o codeudor). Sí el codeudor es pensionado, debe demostrar ingresos adicionales a la pensión, los ingresos del codeudor deben ser iguales o superiores a dos salarios mínimos legales vigentes. Todos los documentos deben ser diligenciados en su totalidad con lapicero de tinta negra y huellas con almohadilla dactilar de tinta negra y se deben presentar los siguientes documentos: a. Formulario de solicitud de aval: está dividido en tres secciones: información del solicitante persona natural, persona jurídica y del codeudor. Para los créditos mediante FENALPAGARÉ se debe diligenciar los párrafos uno y cuatro. Para los créditos mediante FENACHEQUE se debe diligenciar los párrafos uno, cuatro y cinco. El párrafo uno corresponde a información del codeudor, todos los campos en verde son obligatorios de diligenciar y es de gran importancia elegir referencias familiares y personales que cuenten con teléfono fijo, la información laboral es importante, es necesario contar con los datos de antigüedad, cargo, salario y tipo de contrato; si es independiente, la fecha desde cuándo lo es, la actividad económica y el valor de los ingresos mensuales. El párrafo cuatro corresponde a información del alumno donde todos los campos en verde son obligatorios, tener cuidado al escribir la dirección de correo electrónico, el código estudiantil, la carrera, la dirección de residencia.

7 Versión: 02 Página 6 de 29 El párrafo cinco contiene la información de la cuenta de donde son girados los cheques, esta información debe ser suministrada por el codeudor del crédito ya que se necesita para el proceso de solicitud del aval. En la parte inferior del formulario se encuentra un desprendible que contiene impreso un pagaré que se debe diligenciar por parte del codeudor y del alumno para las dos líneas de crédito, incluye la firma, el número de documento y la impresión de la huella dactilar de cada uno de ellos, si el alumno es menor de edad debe abstenerse de diligenciar este pagaré. El original de este formulario totalmente diligenciado es enviado a la Auditora Formularios, de FENALCO Bogotá. Es importante tener en cuenta que FENALCO está en la libertad de exigir más datos. Al reverso del formulario se encuentra información sobre los siguientes temas: GESTIÓN DE COBRANZA: se encuentra impresa al reverso del formulario de solicitud de crédito, es donde se informa al afiliado el proceso de cobranza que realiza FENALCO. TRÁMITE DE PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS: se encuentra impresa al reverso del formulario de solicitud de crédito, es donde FENALCO informa al afiliado que dispone de un sistema PQR para la atención de cualquier solicitud de consulta, actualización de datos o modificación de la información contenida en las bases de datos del Avalista. AUTORIZACIÓN PARA CONSULTA Y REPORTE DE INFORMACIÓN: se encuentra impresa al reverso del formulario de solicitud de crédito, se debe diligenciar por parte del codeudor y del alumno, incluye la firma, el nombre, el número de documento y la impresión de la huella dactilar de cada uno de ellos, si el alumno es menor de edad debe abstenerse de diligenciar esta autorización, por lo tanto solo estará firmado por el codeudor. Es donde FENALCO informa al afiliado del uso que le da a la información recibida y a la información generada en el futuro por las relaciones comerciales y/o contractuales establecidas con FENALCO Bogotá. Si el alumno es menor de edad debe abstenerse de diligenciar está autorización, por lo tanto solo estará firmado por el codeudor.

8 Versión: 02 Página 7 de 29 DECLARACIÓN DE ORIGEN DE FONDOS: se encuentra impresa al reverso del formulario de solicitud de crédito, se debe diligenciar por parte del codeudor, e incluye la firma y el número de documento. Es donde el afiliado certifica a FENALCO que los ingresos provienen de orígenes lícitos y que la fuente de donde obtiene estos fondos no involucra por ningún motivo actividades ilícitas propias o de terceras personas. Es importante recomendar al solicitante leer atentamente está información antes de firmar como constancia de su aceptación de términos y condiciones. Los talonarios de formularios para crédito FENALCO son enviados a crédito y cartera de Bogotá, correo electrónico (credito@faba.edu.co o tesorería@faba.edu.co ) o por vía telefónica a FABA en Bogotá

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10 Versión: 02 Página 9 de 29 Imagen número 2. Formulario Solicitud Aval b. PAGARÉ: al estudiante se le hace entrega de un Pagaré en blanco, el cual se debe diligenciar por parte del codeudor y del alumno, únicamente en los campos donde

11 Versión: 02 Página 10 de 29 se incluye la firma, el nombre, el número de documento y la impresión de la huella dactilar de cada uno de ellos, si el alumno es menor de edad debe abstenerse de diligenciar este pagaré. No se debe autenticar ni se debe diligenciar ningún otro dato de este documento, este pagaré se le podrá devolver al estudiante, siempre y cuando haya terminado su obligación, es decir que hubiera pagado la totalidad de las cuotas. En caso de alguna reclamación a FENALCO; esa entidad solicita el envío de la copia de este título valor para dar lugar a la reclamación jurídica. Imagen número3. Ejemplo Carta Reclamación Jurídica

12 Versión: 02 Página 11 de 29 Los pagarés diligenciados, son resguardados en la oficina de Crédito y Cartera y están bajo la custodia de la secretaria. Imagen número 4. Ejemplo Pagaré a Avalar

13 Versión: 02 Página 12 de 29 c. PLANILLA DE LIQUIDACIÓN Y CALENDARIO DE PAGOS: se realiza el cálculo basado en la plantilla liquidación crédito directo CRC-FT-008-UDES, en donde se tendrá en cuenta si el estudiante dará o no cuota inicial, previa autorización del jefe y/o coordinador del departamento. Nota: en casos autorizados no se cobra cuota inicial Nota: varía el valor del estudio del crédito dependiendo del valor a financiar. Imagen número 5. Formato CRC-FT-008-UDES Diligenciamiento de la planilla de liquidación En casilla Código y alumno: son los datos del estudiante que va a realizar el trámite del crédito. En la casilla Matricula y Cursos: se coloca el valor total a financiar

14 Versión: 02 Página 13 de 29 En la casilla Cuota Inicial: se coloca si el estudiante tuvo que realizar este pago. En la casilla Cuotas: se debe colocar en número la cantidad de cuotas pactadas con el estudiante. En la casilla días plazo: se debe colocar en número el tiempo a financiar. Al momento de ser entregado este documento por parte del alumno al funcionario se deben acordar las fechas de pago de las cuotas establecidas. d. FOTOCOPIA DE LA CÉDULA DEL ESTUDIANTE Y DEL CODEUDOR: preferiblemente se deben solicitar en tamaño ampliado al 150%; debe ser legible, si el alumno aún no ha alcanzado la mayoría de edad debe presentar la fotocopia ampliada de la tarjeta de identidad. e. CERTIFICACIÓN LABORAL O ÚLTIMA COLILLA DE PAGO DEL CODEUDOR: si es independiente debe presentar la certificación de ingresos mensuales, expedida por un contador y anexar copia de la tarjeta profesional del contador. Ninguno de los documentos puede tener más de treinta días de expedición al momento de ser presentados. f. TRES RECIBOS DE MATRÍCULA: se debe descargar por la página de la Universidad donde debe elegir la opción de estudiante antiguo o nuevo, según corresponda, una vez realizado este paso, se ingresa con el código asignado para cada estudiante y se imprimen las órdenes de pago

15 Versión: 02 Página 14 de 29 Se selecciona si es estudiante nuevo o antiguo. Nota: Se debe colocar el código y seleccionar Consultar.

16 Versión: 02 Página 15 de 29 g. PAGO DEL ESTUDIO DE CRÉDITO Y DE LA CUOTA INICIAL, se debe realizar el pago con el cupón de código de barras (se imprime desde ( que se entrega al estudiante en el momento de solicitar el formulario y los demás documentos para tramitar el crédito. Este pago se realiza en cualquiera de las entidades autorizadas para el recaudo de dineros o con tarjeta de crédito o débito en las ventanillas de la oficina de Crédito y Cartera, o en una consignación de sistema nacional de recaudo si el alumno no se encuentra habilitado en la página de abonos. (Solo se paga una vez el estudio de crédito, si este no es aprobado se procede a cambiar de codeudor para realizar una nueva solicitud o la culminación del trámite). Crédito y Cartera es el responsable de hacer el cupón de pago de acuerdo a lo que se genera en la planilla de pagos y cuya fecha para pago debe ser tres días antes del vencimiento de la matrícula. Para el caso de la línea de crédito FENALCHEQUE adicional a los requisitos anteriormente enunciados se debe cumplir con el siguiente requisito: CHEQUES: por cada cuota que se pacte, el estudiante dejará un cheque posfechado como garantía, el cual deberá estar totalmente diligenciado con los datos del dueño del cheque y los valores de los cheques serán los establecidos en

17 Versión: 02 Página 16 de 29 la liquidación previa (Planilla de liquidación y calendario de pagos), girado a nombre de la Universidad de Santander UDES. En la parte de atrás de cada uno de los cheques se debe colocar el nombre del alumno, código del estudiante, teléfono del alumno, el número de la cuenta del Banco Bogotá en la que se va a consignar el cheque y un teléfono de Crédito y Cartera. 4.4 ESTUDIO DEL CRÉDITO 1. Una vez se cuente con toda la documentación y se haya revisado totalmente, se procede a llamar a FENALCO a la siguiente línea: Bogotá (9) selecciona la opción 1: Nuevo Aval. El operador solicita el código de afiliación, se digita la contraseña de afiliado asignada; se debe aclarar al asesor la línea del crédito; para cada modalidad existe un código y una clave asignada, los cuales deben informarse al asesor (las sedes no manejan claves), se debe anotar en la parte superior derecha de la hoja de liquidación de créditos (planilla de liquidación y calendario de pagos), número aval, nombre del avalista y el número del pagaré si es línea de crédito FENALPAGARÉ. 2. Se establece la línea a financiar, los códigos y claves correspondientes según sede, se le debe dar al operador toda la información que solicite; dentro de esta información es importante tener en cuenta que requiere en FENALPAGARÉ, un número de pagaré, el cual para este caso está conformado por el código de pagaré, más el consecutivo que se esté de turno. El consecutivo es responsabilidad de la secretaria de Crédito y Cartera que tramita estos créditos.

18 Versión: 02 Página 17 de 29 Imagen número 6. Planilla de Liquidación y Calendario de Pagos 3. Una vez el analista cuenta con toda la información, viene la respuesta telefónica por parte de FENALCO. En caso que FENALCO no dé respuesta inmediata se realiza una llamada nuevamente a la línea, se selecciona la opción de: respuesta avales con el fin de recibir la respuesta. a) Si el crédito es aprobado, el analista da una clave de aprobación de ese crédito y se debe anotar en la parte superior derecha del formulario de la solicitud del crédito educativo y en la hoja de liquidación de créditos (planilla de liquidación y calendario de pagos), también es necesario preguntar y relacionar el nombre del avalista y de la persona quien está proporcionando está información, es decir quién contesta la llamada desde FENALCO. b) Si es negado el crédito se coloca en la hoja de planilla de liquidación del crédito directo la palabra negado, se le notifica al estudiante; y se archivan los documentos si el estudiante no los reclama. 4.5 LEGALIZACIÓN DEL CRÉDITO Se remite a la secretaria de Crédito y Cartera encargada de la facturación-legalización el cupón (o consignación) de código de barras de la cuota inicial y el estudio de crédito ya cancelados para que se legalicen (corresponde al 30% si es el caso y el estudio de crédito) y generen las facturas correspondientes (según INSTRUCTIVO Legalización de pagos realizados para matrícula, derechos pecuniarios, otros servicios y abonos a cartera diferentes A ICETEX ).

19 Versión: 02 Página 18 de 29 Se presenta toda la documentación del crédito al líder de crédito y cartera, para revisión, legalice los faltantes (el 70% o el 100% autorizados) en el sistema de información OFIMATICA/CUENTAS POR COBRAR/OPCIONES/FACTURA DE FINANCIACIÓN/ INGRESOS, esta documentación debe contener el pago de la cuota inicial, el estudio de crédito, el borrador de la planilla de liquidación y calendario de pagos y el formulario de la solicitud del crédito educativo con la clave de aprobación por parte de FENALCO.

20 Versión: 02 Página 19 de 29 La legalización del crédito (factura), viene con tres copias, la original es para el estudiante, junto con la original de la factura del estudio de crédito y la cuota inicial, adicional una orden de pago de la matricula descargada por la Web sellada y firmada por la secretaria de Crédito y Cartera del Departamento. Imagen número 7. Ejemplo Factura Legalización estudio de crédito

21 Versión: 02 Página 20 de 29 Imagen número 8. Ejemplo Factura Legalización cuota inicial

22 Versión: 02 Página 21 de 29 Imagen número 9. Ejemplo Factura Legalización del crédito La segunda copia de la legalización del crédito junto con una orden de pago de la matricula descargada por la web, sellada y firmada por la secretaria de Crédito y Cartera, se entregan al responsable de la revisión de la contabilización diaria; si se detectan errores, se realiza la corrección del documento. Una vez revisadas y aprobadas, se organizan consecutivamente y se conservan en la dependencia hasta el momento de enviarlas para empastado. La tercera copia de la factura se adjunta a los demás documentos presentados para el trámite del crédito, se archiva en el A-Z, ordenándolos alfabéticamente por apellido. Una vez los créditos estén totalmente diligenciados se llena el archivo de Excel, con el fin de llevar un control de los créditos aprobados.

23 Versión: 02 Página 22 de CRÉDITOS DIRECTOS En esta modalidad de crédito no existe una entidad que respalde el crédito; la garantía queda limitada al codeudor presentado. Este tipo de crédito es restringido para casos especiales y la aprobación del crédito directo es responsabilidad del líder de Crédito y Cartera y/o Comité financiero. En las sedes, previamente a la aprobación del crédito se debe solicitar concepto a la Jefatura de Crédito y Cartera. Algunas de las características de los créditos directos son: Se otorga preferiblemente a estudiantes antiguos. El estudiante debe diligenciar el formulario de solicitud de crédito, el cual debe venir firmado por el estudiante y codeudor o codeudores. Es importante hacer la verificación de los datos de contacto tanto del estudiante como del codeudor; se debe solicitar dos referencias familiares y correo electrónico de cada solicitante del crédito. El codeudor debe presentar soportes que demuestren que tiene capacidad de ingresos, como desprendibles de pago, certificado laboral, extractos bancarios, en caso de ser independiente certificado de contador, adjuntando copia de la tarjeta profesional del contador. Debe cancelar un estudio de crédito, el cual se incrementará anualmente según instrucciones de la Dirección Financiera. Hay casos especiales donde se exonera el pago del estudio de crédito los cuales cuentan con la aprobación del líder de Crédito y Cartera. Se cobra una tasa de interés del 1.61% efectiva mensual, un seguro del 0.4% y estos valores se incorporan en las cuotas y el saldo diferido en máximo 5 cuotas. Los documentos que deben ser diligenciados y anexados para esta modalidad de crédito son: Formulario de Solicitud de crédito debidamente diligenciado, con la información del estudiante, referencias familiares, información del codeudor y debe venir

24 Versión: 02 Página 23 de 29 firmado por el estudiante y el codeudor (en los casos que el estudiante sea menor de edad no debe firmar el formulario). Es importante contar con estas firmas, para poder realizar el reporte a DATACREDITO, ya que si no se cuenta con esta autorización no se puede proceder al reporte y adicionalmente si diera lugar a una reclamación judicial, es indispensable que la solicitud esté firmada por los interesados. Imagen número 10. Formulario Solicitud de Crédito Pagaré en blanco, debe firmar el estudiante si es mayor de edad y el codeudor; este pagaré no debe ser diligenciado ni autenticado. Si el estudiante es menor de edad, el pagaré debe ser firmado por el Representante Legal.

25 Versión: 02 Página 24 de 29 Imagen número 11. Pagaré Carta de instrucciones firmada en blanco por el estudiante si es mayor de edad y el codeudor y se debe autenticar. Si la firma se realiza en la oficina no es necesaria la autenticación. En el caso que el estudiante sea menor de edad la carta de instrucciones debe firmarse por el Representante Legal. Los espacios en blanco del título valor no deben ser diligenciados.

26 Versión: 02 Página 25 de 29 Imagen número 12. Carta de Instrucciones Fotocopia de la cédula del estudiante (preferiblemente) ampliada al 150%. Fotocopia de la cédula del codeudor (preferiblemente) ampliada al 150%. Certificación laboral del codeudor y si el estudiante trabaja, preferiblemente también de él, últimas dos colillas de pago del codeudor. O, si es independiente, un certificado de ingresos mensuales firmado por un contador, adjuntando copia de la tarjeta profesional del contador. Tres Recibos de pago, el estudiante las debe descargar por la Web, y notas/recibos de Matriculas/Selecciona según sea el caso estudiante antiguo o nuevo/código y consultar. Consignación del estudio de crédito según el valor asignado para estos casos.

27 Versión: 02 Página 26 de 29 Es importante contar con un número celular y correo electrónico del estudiante y del codeudor. La secretaria de Crédito y Cartera revisa que todos los documentos estén debidamente diligenciados así como los anexos respectivos, si llegado el caso se presenta alguna inconsistencia o faltante, se le entrega al estudiante los documentos y se le informa para que realice los ajustes respectivos o entregue los faltantes antes de la fecha de matrícula. Una vez los documentos estén completos, se realiza la llamadas de confirmación de datos, se definen las fechas para pago de las cuotas; si se realiza el tramite dentro de la fecha de matrícula ordinaria se hace el cálculo para pago en 5 cuotas, de lo contrario se distribuye en cuotas iguales durante el resto de semestre, esto debe quedar registrado en la planilla de liquidación y calendario de pagos. Así mismo, se diligencia en la parte posterior del formulario de solicitud de crédito la casilla espacio reservado para la Universidad de Santander UDES ítem observaciones indicando que se confirmaron los datos del estudiante y del codeudor, así como la aceptación por parte del codeudor. El jefe y/o coordinadores de Crédito y Cartera (previa consulta con Bucaramanga) proceden a avalar el crédito, y registrar la aprobación en la planilla de liquidación de créditos directos colocando firma y fecha. Posteriormente se genera la legalización en el sistema de información OFIMATICA/CUENTAS POR COBRAR/OPCIONES/FACTURA DE FINANCIACION/ INGRESOS, para efectuar la entrega al estudiante de la factura original; la segunda copia se organiza consecutivamente para enviar a empastado; la tercera copia junto con sus soportes se archiva en la carpeta asignada en Crédito y Cartera para estos tipos de créditos. 5.1 REVISIÓN ESTADO DE LOS CRÉDITOS Mensualmente se debe realizar la revisión de los créditos directos otorgados, contra el control de cartera generado por el líder de Crédito y Cartera en el sistema de información.

28 Versión: 02 Página 27 de 29 Imagen número 13. Tabla de Control de Cartera Una vez se tenga la información del estado de los créditos, se procede a realizar el control y seguimiento de la cartera en cumplimiento con el instructivo control y seguimiento de cartera CRC-IN-007-UDES.

29 Versión: 02 Página 28 de 29 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 00 Versión de prueba Eliana Vargas Ariza 08/05/ Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión Documental 01/03/2016 Se ajusta el alcance y las Condiciones Generales por la inclusión de los Créditos directos. Se actualiza el formato Planilla de liquidación y calendario de pagos Se elimina ruta de FENALPAGARE. Eliana Vargas Ariza 02 Se actualizan imágenes de registros y sus nombres Carmen Guerrero González Coordinadora de Calidad del SGC-VAF 18/10/2016 Se elimina ruta de créditos directos/fenalco y se incluye el uso de Excel para el control de créditos aprobados.

30 Versión: 02 Página 29 de 29 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN Se incluye la responsabilidad del Comité Financiero en la aprobación de créditos directos Se aclara los casos de exoneración de estudio de crédito y responsable de aprobación Eliana Vargas Ariza Se elimina el certificado en casos de ECOPETROL 02 Se ajustan las tasas de interés y seguro, y se elimina la cuota inicial en créditos directos 16/10/2016 Se ajusta conceptos del Formulario de solicitud de crédito Actualización del encabezado por la aplicación de la mención Vigilada Mineducación junto a Logo institucional Carmen Guerrero González Coordinadora de Calidad del SGC-VAF