EMISIÓN DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS COMPLETOS Y DIPLOMAS DE CAPACITACIÓN PARA EL TRABAJO

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1 PÁGINA: 1 DE 18 PROCEDIMIENTO: EMISIÓN DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS COMPLETOS Y DIPLOMAS DE

2 PÁGINA: 2 DE Objetivo: Emitir Certificados de Estudios Completos y Diplomas de Capacitación para el Trabajo de manera puntual y eficiente. 2. Responsable: Jefe del Departamento de Servicios Escolares. Jefe del Departamento de Tecnologías de la Información. Responsable de Control Escolar. Director de plantel. Docente. 3. Alcance: Que los Certificados de Bachillerato y Diplomas se entreguen a los egresados en tiempo y forma, de acuerdo a la normatividad establecida en el Manual de Trámites y Servicios. 4. Normas de Operación: 4.1 El proceso de revisión de certificados de bachillerato que realiza el Responsable de Control Escolar y el analista del Departamento de Servicios Escolares incluye: revisar caídas en documento, clave del centro educativo y nombres, así como sellar certificados y diplomas y el pegado de fotografías. Ver: Guía de supervisión de los formatos de Certificado de Bachillerato y Diploma (documento anexo al procedimiento). 4.2 Los Certificados de Bachillerato y Diplomas son entregados a los estudiantes al concluir sus estudios. 4.3 En el formato Lista de asistencia y evaluación, los docentes podrán anexar o quitar rubricas que requieran para la evaluación de la asignatura; siendo obligatorio registrar la calificación total, la cual se expresará en porcentajes. 4.4 Para determinar la propiedad del estudiante que pueda resultar de este procedimiento, ver Reglamento escolar vigente. 4.5 Es obligatorio que los formatos (contenido) se utilicen durante el desarrollo del procedimiento. 4.6 Los formatos no deben llevar las leyendas del encabezado y píe de página incluidos en este procedimiento. 4.7 Los formatos de este procedimiento deben llevar el logotipo del SGC y las leyendas y logotipos vigentes que se utilicen como imagen institucional del COBAEV, a excepción de los formatos que se emiten por medio del CODISE.

3 PÁGINA: 3 DE Descripción de Actividades: NO. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Jefe del Departamento de Servicios Escolares Inicio Recibe y verifica las calificaciones de 1º a 5º semestre (Reporte de Historial Académico). Elabora y envía circular con calendario a la Coordinación de Zona, en la cual se especifica la documentación necesaria y la fecha en la que el Responsable de Control Escolar deberá acudir para realizar la verificación de las calificaciones de la 3ª evaluación parcial y definitiva de sexto semestre, con la finalidad de emitir los Certificados de Bachillerato y Diplomas. Recibe del Responsable de Control Escolar del plantel las Listas de Asistencia y Evaluación del parcial 3, los Reportes de Validación de Calificaciones (Parcial 3) y Reporte de Validación de Calificaciones definitivas. Coteja que las calificaciones registradas en las Listas de Asistencia y Evaluación del parcial, coincidan con los Reportes de Validación de Calificaciones (Parcial 3). Coinciden las calificaciones? En caso de no coincidir: Solicita al Departamento de Informática realice las correcciones en el Sistema CODISE (Control a Distancia de Servicios Escolares). Continúa con la actividad 4 En caso de coincidir: Solicita al Departamento de Tecnologías de la Información, la emisión de Certificados de Bachillerato y Diplomas. Realiza Informe de verificación y devuelve las Listas de Asistencia y Evaluación del parcial 3, al Responsable de Control Escolar para su archivo.

4 PÁGINA: 4 DE 18 NO. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Jefe del Departamento de Servicios Escolares Responsable de Control Escolar Jefe del Departamento de Servicios Escolares Plasma en los Reportes de Validación de Calificaciones (Parcial 3) y Reportes de Validación de Calificaciones Definitivas, el sello del Departamento de Servicios Escolares, dándole validez a la revisión. Recibe del Departamento de Tecnologías de la Información, los formatos de Certificados de Bachillerato y Diplomas, impresos con nombre del estudiante, asignaturas, calificaciones y capacitación. Entrega al Responsable de Control Escolar del plantel para su revisión. Verifica los formatos de Certificados de Bachillerato y Diplomas, detecta errores de impresión o faltantes. En caso de haber errores: Entrega Certificados y Diplomas al Departamento de Servicios Escolares para su corrección. Continúa con la actividad 5 En caso de estar correctos: Entrega los Certificados de Bachillerato y Diplomas al Director de Plantel para firma, una vez firmados se procede a requisitar ambos documentos (pegado de fotografías y sellos de la Dirección General y del plantel). Posteriormente entrega el original de los formatos de Certificados de Bachillerato sellados y firmados por el Director de Plantel, al Departamento de Servicios Escolares para la Rúbrica. Genera Libro de Registro del Sistema de control escolar a distancia de servicios escolares (CODISE) en original y copia, el cual contiene los nombres de los estudiantes, matrícula, el plantel al que pertenecen, las fechas de conclusión de estudios, las fechas de emisión y el folio de cada Certificado de Bachillerato y Diploma.

5 PÁGINA: 5 DE 18 NO. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 8 Responsable de Control Escolar 9 10 Jefe del Departamento de Servicios Escolares 11 Director General Jefe del Departamento de Servicios Escolares 14 Responsable de Control Escolar 15 Director de plantel Recibe los Certificados y Diplomas, así como los Libros de Registro de Certificados y Diplomas Emitidos por Plantel, verifica que los datos de registro y folios, coincidan en ambos documentos. Verifica que los Certificados de Bachillerato y los Diplomas se encuentren debidamente requisitados (fotografías, sellos y firmas). Efectúa y envía memorándum para recabar firma del Director General del COBAEV de los Certificados de Bachillerato y Diplomas. Recibe los Certificados de Bachillerato y Diplomas para firma, una vez firmados los documentos los turna nuevamente al Departamento de Servicios Escolares. Recibe del titular de la Dirección General los Certificados de Bachillerato y los Diplomas, y verifica que estén firmados. Realiza recibo y envía a la Coordinación de Zona los Certificados de Bachillerato y Diplomas, firmados por el Director General del COBAEV. Recibe del Coordinador de Zona los Certificados de Bachillerato y Diplomas firmados por el Director General para su entrega al estudiante. Entrega el Certificado de Bachillerato y Diploma al estudiante que haya concluido sus estudios, él cual debe firmar en el Libro de Registro generado a través del Sistema CODISE de haber recibido el documento. Termina

6 PÁGINA: 6 DE Formatos que intervienen en el procedimiento: NO. 1 Certificado de Bachillerato 2 Diploma DENOMINACIÓN 3 Reporte de Historial Académico 4 Reporte de Validación de Calificaciones Definitivas 5 Lista de Asistencia y Evaluación 6 Reporte de Validación de Calificaciones (Parcial 3) Libro de Registro de Certificados Emitidos por Plantel 7 (Formato para el Departamento de Servicios Escolares y formato para el plantel) Libro de Registro de Diplomas Emitidos por Plantel 8 (formato para el Departamento de Servicios Escolares y formato para el plantel) Guía de Supervisión de los formatos de Certificado de 9 Bachillerato y Diploma 10 Informe de verificación

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10 PÁGINA: 10 DE 18 COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZ ORGANISMO PÚBLICO DESCENTRALIZADO DIRECCIÓN ACADÉMICA DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ESCOLARES REPORTE DE VALIDACIÓN DE CALIFICACIONES DEFINITIVAS PLANTEL: SEMESTRE: GRUPO: PERIODO GENERACIÓN DIRECTOR DEL PLANTEL RESPONSABLE DE CONTROL ESCOLAR

11 PÁGINA: 11 DE 18 COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZ LISTA DE ALUMNOS LISTA DE ASISTENCIA Y EVALUACIÓN Materia: Profesor Periodo Evaluación Clave: Grupo Alumnos Núm. Nombre del alumno Fecha de inicio y fin de evaluación Instrumentos TOTAL R1( ) R2( ) R3( ) ( % ) Director del plantel y/o Subdirector o Responsable Académico Fecha de entrega Firma del docente

12 PÁGINA: 12 DE 18 COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZ ORGANISMO PÚBLICO DESCENTRALIZADO DIRECCIÓN ACADÉMICA DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ESCOLARES REPORTE DE VALIDACIÓN DE CALIFICACIONES PARCIAL 3 PLANTEL: SEMESTRE: GRUPO: PERIODO GENERACIÓN DIRECTOR DEL PLANTEL RESPONSABLE DE CONTROL ESCOLAR

13 PÁGINA: 13 DE 18 COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZ ORGANISMO PÚBLICO DESCENTRALIZADO DIRECCIÓN ACADÉMICA Libro de registro de certificados emitidos por plantel Fecha de impresión: Zona: Plantel: Generación: Número Matrícula Nombre Grupo Fecha de conclusión Fecha de expedición Folio Número de registro Foja

14 PÁGINA: 14 DE 18 COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZ ORGANISMO PÚBLICO DESCENTRALIZADO DIRECCIÓN ACADÉMICA Libro de registro de diplomas emitidos por plantel Fecha de impresión: Zona: Plantel: Generación: Tipo de Certificación Número Matrícula Nombre Grupo Capacitación Fecha de expedición Folio

15 PÁGINA: 15 DE 18 COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZ ORGANISMO PÚBLICO DESCENTRALIZADO DIRECCIÓN ACADÉMICA Libro de registro de certificados emitidos por plantel Zona: Plantel: Generación: Número Matrícula Nombre Grupo Fecha de conclusión Fecha de expedición Folio Número de registro Foja Firma Alumno

16 PÁGINA: 16 DE 18 COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZ ORGANISMO PÚBLICO DESCENTRALIZADO DIRECCIÓN ACADÉMICA Libro de registro de diplomas emitidos por plantel Fecha de impresión: Zona: Plantel: Generación: Tipo de Certificación Número Matrícula Nombre Grupo Capacitación Fecha de Expedición Folio Firma Alumno

17 PÁGINA: 17 DE 18 Plantel: No. ASPECTOS A REVISAR Sí No 1 Nombre correcto del alumno 2 CURP completa y correcta 3 Clave del Centro de trabajo correcta 4 Nombre correcto del director del plantel 5 Calificaciones y asignaturas completas 6 Formato sin manchas, tachaduras o enmendaduras 7 Caída de campos correcta. 8 Sello de la Dirección General y del plantel en cada documento 9 Firma del Director del plantel en cada documento 10 Rubrica del Encargado de Certificación y Acreditación en cada documento 11 Sello de la Dirección General y del plantel en cada documento 12 Firma del Director del plantel en cada documento 13 Rubrica del Encargado de Certificación y Acreditación en cada documento 14 Firma del Director General en cada documento Guía de supervisión de los formatos de Certificado de Bachillerato y Diploma Responsable de la Identificación Director de plantel y Responsable de Control Escolar Analista de Control Escolar (Departamento de Servicios Escolares) Analista de Certificación (Depto. de Servicios Escolares) y/o Personal de Apoyo Analista de Certificación (Depto. de Servicios Escolares) y/o Personal de Apoyo Número de doc. con error Acciones a tomar (Anotar el número(s) de la acción para la corrección) Seguimiento (Anotar el número(s) de la acción de seguimiento) Fecha: Firma y nombre responsable de la identificación OBSERVACIONES: ACCIONES A TOMAR: 1. Corrección de datos del alumno en la base de datos. 2. Corrección de datos del plantel en la base de datos. 3. Corrección del historial académico en la base de datos. 4. Reimpresión del documento. 5. Recabar sello del plantel o de la Dirección General. 6. Recabar firma del director de plantel. 7. Recabar rubrica del Encargado de Certificación y Acreditación 8. Recabar firma del Director General SEGUIMIENTO: 1. Se verificó el nuevo documento impreso y se detecta sin error. 2. Se verificó el nuevo documento impreso y se vuelve a detectar error. 3. Se verificó que el documento se encuentra debidamente requisitado (firma (s) o sello (s)). Vo. Bo. Nombre y firma

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