PROCEDIMIENTO: INSCRIPCIÓN DE ESTUDIANTES

Transcripción

1 PÁGINA: 1 DE 9 PROCEDIMIENTO: INSCRIPCIÓN DE ESTUDIANTES DE NUEVO INGRESO

2 PÁGINA: 2 DE 9 1. Objetivo: Establecer los lineamientos para la integración de la documentación oficial que requieren los estudiantes de nuevo ingreso que se incorporan al Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz (COBAEV) y la asignación de las matrículas correspondientes. 2. Responsable: Jefe del Departamento de Servicios Escolares. Director de Plantel. Responsable de Control Escolar. 3. Alcance: Recepción y verificación de la documentación requerida para la inscripción de alumnos de nuevo ingreso, verificación del pago de arancel correspondiente y registro y asignación de matrícula. 4. Normas de Operación: 4.1 Los aspirantes a ingresar al COBAEV capturan sus datos generales en el Sistema de Control a Distancia de Servicios Escolares (CODISE). 4.2 El Paquete de documentos de inscripción, se integra de acuerdo a los lineamientos establecidos en el Reglamento Escolar vigente. 4.3 Los Servicios no conformes que puedan derivarse de este procedimiento y los responsables de su atención, se estipulan en el procedimiento obligatorio Control del Servicio No Conforme. 4.4 Para determinar la propiedad del estudiante que pueda resultar de este procedimiento, ver Reglamento escolar vigente. 4.5 Es obligatorio que se utilicen los formatos (contenido) incluidos en este procedimiento. 4.6 Los formatos no deben llevar las leyendas del encabezado y pie de página incluidos en este procedimiento. 4.7 Los formatos deben llevar las leyendas y logotipos vigentes que se utilicen como imagen institucional del COBAEV, a excepción de los formatos que se emiten por medio del Sistema de Control a Distancia de Servicios Escolares (CODISE).

3 PÁGINA: 3 DE 9 5. Descripción de Actividades: NO. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Estudiante Responsable de Control Escolar 7 Estudiante 8 Subdirector o Responsable Administrativo 9 Subdirector o Responsable Académico 10 Responsable de Control Escolar Inicia Se presenta al plantel con la documentación que le es requerida para tramitar su inscripción a primer semestre (Ver Reglamento Escolar), en las fechas y horarios establecidos. Requisita la Solicitud de inscripción, junto con su padre o tutor. Recibe del estudiante, la documentación requerida e integra el expediente del estudiante por grupo y en orden alfabético. Coteja original con la copia correspondiente del acta de nacimiento, certificado de secundaria, carta de buena conducta y CURP. Marca las copias con el sello de cotejo y devuelve al estudiante los documentos originales. Entrega al estudiante, referencia bancaria original y le indica que pase al banco a pagar la cuota arancelaria. Realiza el pago y entrega al Subdirector o Responsable Administrativo el comprobante respectivo. Registra la línea de captura de la referencia bancaria del pago de inscripción y entrega una copia al estudiante y otra, al Responsable de Control Escolar. Termina Elabora relación de estudiantes por actividad paraescolar y la turna al Responsable de Control Escolar. Genera en el Sistema CODISE el número de matrícula de cada estudiante, captura la actividad paraescolar y el grupo al que fue asignado ele estudiante.

4 PÁGINA: 4 DE 9 NO. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Responsable de Control Escolar Imprime del Sistema CODISE, el Reporte de validación para inscripción de alumnos por grupo, y verifica que todos los estudiantes del grupo estén incluidos y que los datos estén correctos. Están incluidos todos los estudiantes y sus datos están correctos? En caso de no estar incluidos o correctos: Entra al Sistema CODISE y corrige los errores Subdirector o Responsable Académico 15 Responsable de Control Escolar Jefe del Departamento de Servicios Escolares En caso de estar todos incluidos y correctos: Entrega el Reporte de validación para inscripción de alumnos, por grupo, al Subdirector o Responsable Académico para su visto bueno, y al Director del plantel para su firma. Revisa los Reportes de validación para inscripción de alumnos dando su visto bueno, y los turna al Director del plantel para su firma. Recibe los reportes firmados por el Director del plantel. Termina Elabora circular con calendario y la envía a la Coordinación de Zona, especificando la documentación necesaria y la fecha en la que el Responsable de Control Escolar deberá acudir al Departamento de Servicios Escolares a validar la información de inscripción de estudiantes de nuevo ingreso. Recibe del Responsable de Control Escolar los Reportes de validación para inscripción de alumnos y fotocopia de acta de nacimiento y certificado de secundaria con el sello de cotejo.

5 PÁGINA: 5 DE 9 NO. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 18 Coteja los reportes con la documentación recibida, comprobando que los datos capturados sean los correctos. Están bien capturados los datos de los estudiantes? Jefe del Departamento de Servicios Escolares Responsable de Control Escolar Jefe del Departamento de Servicios Escolares En caso de no estar bien capturados los datos: Realiza Informe de verificación dirigido al Director del plantel, señalando el error o errores detectados y entrega al Responsable de Control Escolar, junto con los Reportes de validación para inscripción de alumnos para realizar las correcciones. Archiva de forma temporal cronológica los reportes como evidencia de los errores detectados en la validación. Ingresa al Sistema CODISE, realiza las modificaciones e imprime el Reporte de validación para inscripción de alumnos por grupo, y recaba la firma del Director del plantel. Elabora oficio dirigido al Director Académico con atención al Jefe del Departamento de Servicios Escolares, solicitando las verificaciones de los nuevos Reportes de validación para inscripción de alumnos. Continúa a la actividad 17 En caso de estar bien capturados los datos: Firma los Reportes de validación para inscripción de alumnos.

6 PÁGINA: 6 DE 9 NO. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 24 Jefe del Departamento de Servicios Escolares Elabora Informe de verificación dirigido al Director de Plantel y lo entrega al Responsable de Control Escolar, junto con los Reportes de validación para inscripción de alumnos revisados. Termina 6. Formatos que intervienen en el procedimiento: NO. DENOMINACIÓN 1 Solicitud de Inscripción 2 Reporte de validación para inscripción de alumnos 3 Informe de verificación

7 PÁGINA: 7 DE 9 SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN MATRÍCULA SEMESTRE GRUPO FECHA DE INSCRIPCIÓN NOMBRE DEL ESTUDIANTE APELLIDO PATERNO APELLIDO MATERNO NOMBRE (S) DOMICILIO CALLE No. COLONIA MUNICIPIO TELÉFONO INFORMACIÓN DE LOS PADRES O TUTORES PADRE APELLIDO PATERNO APELLIDO MATERNO NOMBRE (S) DOMICILIO DEL TRABAJO TELÉFONO DEL TRABAJO MADRE APELLIDO PATERNO APELLIDO MATERNO NOMBRE (S) DOMICILIO DEL TRABAJO TELÉFONO DEL TRABAJO DIRECCIÓN Y TELÉFONO DE ALGÚN FAMILIAR EN CASO DE NO LOCALIZAR A SUS PADRES O TUTORES NOMBRE TELÉFONO DOMICILIO PARENTESCO ATENTAMENTE NOMBRE Y FIRMA DEL TUTOR NOMBRE Y FIRMA DEL ESTUDIANTE

8 PÁGINA: 8 DE 9 COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZ DEPARTAMENTO DE SERVICIOS REPORTE DE VALIDACIÓN PARA INSCRIPCIÓN DE ALUMNOS Plantel: Grupo: Periodo: Fecha de emisión: TIPO MATRÍCULA NOMBRE COMPLETO SEXO FEC.NAC. EDAD ALUM. CURP FECHA DE INSC. TOTAL HOMBRES: TOTAL MUJERES: TOTAL: DIRECTOR DE PLANTEL JEFE DE SERVICIOS Página 1/1

9 PÁGINA: 9 DE 9 COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZ DIRECCIÓN ACADÉMICA DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INFORME DE VERIFICACIÓN PLANTEL: PARA: FECHA: REVISÓ Vo. Bo.