PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO P-SA-22 CONVALIDACIÓN POR ARTÍCULO 21

Transcripción

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2 Hoja: 2 de 6 1. OBJETIVO Establecer los trámites y lineamientos que debe seguir la comunidad estudiantil de la UTN para acreditar el servicio social a través de la modalidad de Convalidación por Artículo 21 del Reglamento de del Gobierno del Estado de México. 2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a la Secretaría Académica, las Divisiones Académicas y el Departamento de de la UTN. 3. TÉRMINOLOGÍA Y DEFINICIONES SERVICIO SOCIAL: Es la actividad de carácter temporal y obligatoria que todos los estudiantes de la UTN, deben realizar para obtener el título de T.S.U. COMUNIDAD ESTUDIANTIL: Alumnado regular que está inscrito en alguna de las carreras que se imparten en la UTN. TSU: Técnico Superior Universitario. INSTITUCIÓN LABORAL: Institución del Gobierno, en la que labore el estudiante o egresado. CONVALIDACIÓN: Tomar en cuenta como servicio social, el tiempo (mínimo 1 año) comprobable que haya prestado servicio un estudiante o egresado, en el Gobierno. CONSTANCIA LABORAL: Documento emitido por la Institución laboral, en la que se hace constar la permanencia del estudiante o egresado. CONSTANCIA DE SERVICIO SOCIAL: Documento emitido por el Departamento de y que libera de ésta actividad de carácter obligatorio, a los estudiantes que concluyen en tiempo y forma con los requisitos de servicio social. SOLICITUD DE REGISTRO AUTORIZACIÓN: Formato utilizado por la Unidad de del Gobierno del Estado de México, para que los estudiantes registren el servicio social. SIIE: Sistema Integral de Información Escolar 4. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS 4.1 Procesos clave, de apoyo y externos. 5. INSUMOS Solicitud de Convalidación de por Artículo 21. SIIE (Sistema Integral de Información Escolar) 6. RESPONSABILIDADES 6.1 Secretario(a) Académico(a): a) Aprobar y asegurar el cumplimiento de los lineamientos del presente procedimiento. 6.2 Subdirector(a) de Servicios Académicos: a) Revisar y asegurar la actualización del presente procedimiento. 6.3 Jefe(a) del Departamento de : a) Verificar que la documentación presentada por el alumno(a) o egresado(a), cumpla con los requisitos establecidos en este procedimiento b) Expedir constancia de servicio social a la comunidad estudiantil de la UTN, que cubra los requisitos establecidos en este procedimiento para la acreditación del servicio social por convalidación Artículo 21 c) Elaborar, actualizar, controlar y distribuir, el presente procedimiento. 6.6 Comunidad Estudiantil de la UTN. a) Presentar la documentación solicitada, conforme a los lineamientos establecidos.

3 Hoja: 3 de 6 7. POLÍTICAS 7.1 Sólo se podrá convalidar el servicio social por Artículo 21, a los estudiantes de la UTN que cumplan con los siguientes requisitos: a) Estar laborando en una Institución Pública y comprobar permanencia mínima de 1 año en la misma. b) Haber concluido como mínimo el cuarto cuatrimestre. c) Presentar Historial Académico, expedido por el Departamento de Servicios Escolares. d) Presentar constancia laboral expedida por la Institución Pública donde labora. e) Presentar últimos tres recibos de pago de nómina en original y copia. f) Requisitar formato de Solicitud de convalidación de servicio social por Artículo 21. g) Requisitar el formato de Registro/Autorización. h) 3 fotografías tamaño infantil. i) Presentar recibo de pago por concepto de expedición de la constancia de servicio social. 7.2 Presentar toda la documentación en original y copia en una sola exhibición. 7.3 La documentación que se presente, deberá ser expedida con fecha reciente, no se admitirán documentos con más de dos meses de expedición. 7.4 La documentación expedida deberá ser presentada con firma autógrafa por lo tanto no se admitirán documentos firmados por ausencia o por poder. 8. DESARROLLO No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Proporciona información para convalidar el servicio social con 1 Personal del Departamento de base en el artículo 21 del reglamento de del Estado de México, a los alumnos(as) y/o egresados (as) que acudan a requerirla. 2 Comunidad Estudiantil Solicita en la Institución en la que labora, Constancia Laboral anexo A que deberá contener los siguiente: Dirigida al Titular de la Secretaría Académica. Expedida por el área de recursos humanos o Jefe(a) Inmediato(a), de la institución donde labora. Elaborada en papel membretado original. Indicar número de oficio. Incluir el nombre completo del alumno. Fecha de ingreso a la institución pública. Agregar puesto que desempeña. Describir a detalle las actividades que realiza. Incluir fotografía tamaño infantil, cancelada con el sello de la Institución. Firma autógrafa del responsable del área de recursos humanos o Jefe(a) Inmediato(a). Incluir número telefónico de la persona que firma la constancia.

4 Hoja: 4 de 6 No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 3 Institución laboral Elabora Constancia Laboral de conformidad con los requisitos establecidos en las políticas de este procedimiento y la entrega al alumno(a). 4 Comunidad Estudiantil Recibe Constancia Laboral, y entrega al DSS, junto con los tres últimos recibos de pago, Historial Académico y Solicitud Registro/Autorización anexo B, 3 fotografías tamaño Infantil y pago por concepto de constancia de servicio social. Verifica que cada documento cumpla con los requisitos 5 establecidos y determina: Personal del Departamento de Si la documentación no está completa o no cumple con los requisitos establecidos, informa al alumno(a) las causas por las que no procede el trámite y regresa toda la documentación. 6 Comunidad Estudiantil Recibe documentación y corrige, una vez regularizada, entrega nuevamente al Departamento de. Se conecta con la operación No. 4. Si la documentación presentada cumple con, y cubre los 7 Personal del Departamento de requisitos, entrega al (a) estudiante el formato de Solicitud de Convalidación de por Articulo 21, anexo C para que lo requisite en ventanilla. 8 Comunidad Estudiantil En ventanilla requisita formato Solicitud de Convalidación de por Artículo 21 y devuelve. Recibe formato Solicitud de Convalidación de por Artículo 21 y sella el acuse de recibido por cada uno de los 9 documentos en la copia e indica la fecha de entrega de la Personal del Departamento de Constancia de anexo D, efectúa llamada telefónica para verificar datos, registra en Bitácora de Monitoreo de anexo F código F-SA y turna a la Jefatura del DSS. 10 Revisa el expediente del alumno(a) o egresado(a), en su caso, y determina: Jefatura del Departamento de Si la documentación presentada por el alumno(a) o egresado(a) no cubre requisitos, remite al personal del DSS para comunicar 11 telefónicamente o espera a que este se presente a solicitar información. Si la documentación presentada cumple con las normas, políticas, responsabilidades y actividades que establece este procedimiento, 12 Personal del Departamento de asigna número consecutivo para Constancia de, en la Bitácora de Control de Constancia de. y se da de alta el número de Constancia de, en el SIIE, para fines estadísticos.

5 Hoja: 5 de 6 No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Elabora y sella Constancia de, remite primero a Jefatura del Departamento de 13 Servicios Escolares y posteriormente a la Secretaria de Vinculación Tecnológica Empresarial, para firma. Servicios Escolares y Obtiene Constancia de, firma y la devuelve al 14 Secretaria de Vinculación DSS, según corresponda. Tecnológica Empresarial Recibe carta, obtiene fotocopia en un tanto y distribuye: Original,- Departamento de Servicios Escolares. Copia,- Acuse de recibo, para expediente del alumno(a). La copia se archiva en el expediente del alumno(a), cambia los documentos del expediente de trámite del alumno(a) (color verde) Personal del Departamento de a expediente concluido (color beige), archiva en orden numérico 15 ascendente, de conformidad con el número de carta de acreditación, en los archiveros correspondientes a servicio social acreditado. Captura en el SIIE, número de acreditación para que el alumno verifique a través de internet que ya está liberado de esta actividad de carácter obligatorio. 9. RESULTADOS Expedición de la Constancia de, documento con el que la comunidad estudiantil queda liberada de ésta actividad de carácter obligatorio. 10. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN La realización del servicio social por Convalidación por Artículo 21, la monitorea el DSS, con la verificación telefónica de los datos asentados en la constancia laboral, la verificación física de la misma y con los recibos de pago, a través de lo que se obtiene la confirmación de que la documentación que presenta el alumno(a) o egresado(a) es confiable. El seguimiento se registrará en una Bitácora de Monitoreo de en la que se hará la anotación respectiva de las llamadas que se efectúen para control de esta modalidad de servicio social. Las llamadas las efectúa el personal del Departamento y no existe una programación previa, debido a que las llamadas se efectúan cada que se solicita la convalidación del servicio social por Artículo 21. Para verificar el cumplimiento del servicio social, se elabora la Constancia de correspondiente, expedición que se controla a través de la Bitácora de Control de Constancia de, con la finalidad de obtener evidencia sobre la frecuencia en la que los alumnos(as) cumplen con el servicio social, bajo esta modalidad y es aplicable para todos los casos que liberen el servicio de esta forma. Las Constancia de se conservan en los archiveros durante un tiempo promedio de un año, y transcurrido este tiempo por cuestiones de espacio, se archivan por orden numérico ascendente en carpetas de concentración, clasificadas por número. El expediente se turna al archivo muerto de la Universidad.

6 Hoja: 6 de REFERENCIAS Internas: Reglamento de de la UTN. Manual General de Organización de la Universidad Tecnológica de Nezahualcóyotl, Externas: Ley Reglamentaria del Artículo 5º Constitucional, relativo al ejercicio de las profesiones en el Distrito Federal. Reglamento de la Ley Reglamentaria del Artículo 5º Constitucional, relativo al ejercicio de las profesiones en el Distrito Federal. Reglamento de del Gobierno del Estado de México. 12. ANEXOS ANEXO DESCRIPCIÓN CÓDIGO A Constancia Laboral B Solicitud Registro/Autorización C Solicitud de Convalidación de por Artículo 21 D Constancia de E Bitácora de Monitoreo de F-SA F Bitácora de Control de Constancias de F-SA DISTRIBUCIÓN El original impreso y electrónico para él o la Representante de la Dirección del SGC. Una copia controlada en electrónico para la página Web institucional. 14. PERSONAL DE APOYO EN LA REVISIÓN Y ADECUACIÓN DEL PROCEDIMIENTO Personal del Departamento de