Reglamento interior del Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec. Artículo 18, Fracción X, Gaceta del Gobierno de fecha 25 de abril del 2016.
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- Estefania Medina Sosa
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1 Página: 1 de 13 OBJETIVO: Apoyar las actividades de las Unidades Administrativas del TESE de manera eficaz, oportuna y confiable, mediante el registro y control de la flota vehicular para la prestación del servicio de transporte. ALCANCE: Aplica a las unidades administrativas y áreas del TESE que, en consecuencia del desempeño de sus actividades, requieran el servicio de transporte, así como al personal del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento responsables de la prestación del mismo. REFERENCIAS: Reglamento interior del Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec. Artículo 18, Fracción X, Gaceta del Gobierno de fecha 25 de abril del Acuerdo por el que se establecen las Políticas, Bases y Lineamientos, en materia de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias, Organismos Auxiliares y Tribunales Administrativos del Poder Ejecutivo del Estado de México, POBALIN 117. Gaceta del Gobierno, de fecha 9 de diciembre de Manual General de Organización del Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec. VII, Objetivo y Funciones por Unidad Administrativa. 205D13005 Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento, Gaceta del Gobierno de fecha 15 de noviembre del RESPONSABILIDADES: El Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento es la unidad administrativa responsable de realizar la prestación del servicio de transporte a las Unidades Administrativas que lo soliciten como consecuencia del desempeño de sus funciones y actividades. Las Áreas Solicitantes del TESE deberán: Requisitar el formato FO-TESE-DSGyM-08 Solicitud de Servicio de de acuerdo a su instructivo y turnarlo a la Secretaria o al Secretario del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento. Reprogramar la fecha del servicio solicitado en caso de ser necesario, derivado de la carga de trabajo del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento. Recibir llaves del vehículo y formato FO-TESE-DSGyM-9 Bitácora en el punto de salida del TESE el día y en la hora señalados en la solicitud. Entregar las llaves del vehículo solicitado cuando así sea el caso a la o al Responsable de. La Jefa o el Jefe del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento deberá: Firmar autorización del formato FO-TESE-DSGyM-08 Solicitud de Servicio de.
2 Página: 2 de 13 La o el Responsable de del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento deberá: Revisar la fecha y hora del servicio solicitado en el formato FO-TESE-DSGyM-08 Solicitud de Servicio de. Verificar la disponibilidad de transporte y/o personal (chófer) para cubrir el servicio solicitado en el formato FO-TESE-DSGyM-08 Solicitud de Servicio de. Informar de manera económica al Área Solicitante cuando no exista disponibilidad de transporte y/o personal para la fecha y hora solicitada, con la finalidad de que el servicio pueda ser reprogramado. Turnar el formato FO-TESE-DSGyM-08 Solicitud de Servicio de a la o al Jefe del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento para firma de autorización. Informar vía telefónica al Área Solicitante la hora y lugar donde debe acudir para recibir el servicio solicitado en el formato FO-TESE-DSGyM-08 Solicitud de Servicio de. Recibir las llaves del vehículo con el cual se realizó la prestación del servicio de transporte, una vez concluido el encargo. Recoger el formato FO-TESE-DSGyM-09 Bitácora en la caseta de vigilancia y verificar kilometraje, combustible y condiciones del vehículo prestado. Anotar las observaciones que considere pertinentes en el formato FO-TESE-DSGyM-09 Bitácora respecto al uso que se le dio al vehículo prestado. Informar al Área Solicitante sobre la comisión del servicio de transporte cuando este sea realizado con vehículo y personal (chófer) de la institución. Entregar al personal asignado como chófer, el oficio de comisión del servicio de prestación de servicio de transporte, llaves del vehículo y el formato FO-TESE-DSGyM-09 Bitácora. La o el chófer del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento deberá: Recibir las llaves del vehículo para la realizar la actividad de prestación de servicio de transporte. Entregar el formato FO-TESE-DSGyM-09 Bitácora al personal de la caseta de vigilancia, informando el destino del servicio de prestación de transporte. Hacer entrega de las llaves del vehículo al Responsable de una vez realizada la actividad declarada en el formato FO-TESE-DSGyM-08 Solicitud de Servicio de. La Secretaria o el Secretario del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento deberá: Recibir el formato FO-TESE-DSGyM-08 Solicitud de Servicio de de parte del área Solicitante. Turnar a la o al Responsable de el formato FO-TESE-DSGyM-08 Solicitud de Servicio de.
3 Página: 3 de 13 DEFINICIONES: Bitácora: DSGyM: TESE: Formato de registro de sucesos referidos a la prestación del servicio de transporte. Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento. Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec. INSUMOS: Formato FO-TESE-DSGyM-08 Solicitud de Servicio de. RESULTADOS: Servicio de prestación de transporte realizado. Formato FO-TESE-DSGyM-09 Bitácora. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS: Mantenimiento al parque vehicular. POLÍTICAS: Las áreas solicitantes del servicio de transporte deberán informar con un mínimo de 3 días de anticipación al Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento la necesidad de este servicio. Las personas que se les asigne vehículo para la prestación del servicio de transporte, deberán contar con licencia de manejo vigente y apegarse a lo dispuesto en Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias y Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal.
4 Página: 4 de 13 DESARROLLO: No. Unidad Administrativa/Puesto Actividad 1. Área Solicitante Requisita el formato FO-TESE-DSGyM-08 Solicitud de Servicio de de acuerdo a su instructivo y turna a la o al Secretario del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento. 2. Secretaria(o) del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento 3. Responsable de 4. Responsable de Recibe el formato FO-TESE-DSGyM-08 Solicitud de Servicio de, turna a la o al Responsable de. Recibe formato FO-TESE-DSGyM-08 Solicitud de Servicio de, se entera, revisa la fecha y hora del servicio solicitado, verifica y determina: hay disponibilidad de transporte y/o personal (chófer) para cubrir el servicio? No existe disponibilidad de transporte y/o personal para la fecha y hora solicitada, informa de manera económica al Área Solicitante. 5. Área Solicitante Se entera, analiza y determina: reprograma fecha del servicio solicitado? 6. No es posible reprogramar la fecha del servicio solicitado, informa a la o el Responsable del transporte y abandona el proceso. 7. Responsable de Se entera y cancela el formato FO-TESE-DSGyM-08 Solicitud de Servicio de. 8. Área Solicitante Si es posible la reprogramación del servicio solicitado, requisita el formato FO-TESE-DSGyM-08 Solicitud de Servicio de de acuerdo a su instructivo con fecha y hora reprogramada, turna a la o al Responsable de. Regresa a la actividad número Responsable de 10. Jefa(e) del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento Si existe disponibilidad de transporte y/o personal para la fecha y hora solicitada, turna el formato FO-TESE-DSGyM-08 Solicitud de Servicio de a la Jefa o al Jefe del Departamento de Servicios Generales para firma de autorización. Recibe el formato FO-TESE-DSGyM-08 Solicitud de Servicio de, firma de autorizado y turna a la o al Responsable de. 11. Responsable de Recibe el formato FO-TESE-DSGyM-08 Solicitud de Servicio de con la firma de autorización de la Jefa o del Jefe del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento, realiza la
5 Página: 5 de 13 No. Unidad Administrativa/Puesto Actividad programación para el servicio de transporte; informa vía telefónica al Área Solicitante la hora y lugar donde debe acudir para recibir el servicio solicitado. 12. Área Solicitante Se entera y queda en espera de la fecha de prestación del servicio de transporte. 13. En la fecha indicada para la prestación del servicio de transporte se presenta en el lugar indicado con la o el Responsable de. 14. Responsable de Atiende y determina: cómo se realiza la prestación del servicio solicitado? 15. Solo vehículo, entrega al Área Solicitante llaves del mismo y formato FO-TESE-DSGyM-09 Bitácora, indicando en la misma el kilometraje actual del vehículo así como la cantidad aproximada de combustible en el mismo. 16. Área Solicitante Recibe llaves del vehículo y bitácora; en el punto de salida del TESE, entrega el formato FO-TESE-DSGyM-9 Bitácora al personal de la caseta de vigilancia, informando el destino del servicio. Hace uso del vehículo para la actividad declarada en el formato FO- TESE-DSGyM-08 Solicitud de Servicio de y al término del servicio hace entrega de las llaves del vehículo a la o al Responsable de. 17. Responsable de 18. Responsable de Recibe las llaves del vehículo, recoge el formato FO-TESE-DSGyM- 09 Bitácora en la caseta de vigilancia, verifica kilometraje, combustible y condiciones del vehículo prestado, anota las observaciones que considere pertinentes en el formato mencionado anteriormente y archiva. Chofer y vehículo, entrega al personal asignado como chófer oficio de comisión por prestación de servicio de transporte, llaves del vehículo y el formato FO-TESE-DSGyM-09 Bitácora ; obtiene acuse de recibo y archiva. Informa al Área Solicitante los detalles de la prestación del servicio. 19. Área Solicitante Se entera y junto con el chófer realizan la comisión del servicio de transporte. 20. Chófer Requisita el formato FO-TESE-DSGyM-09 Bitácora y en el punto de salida del TESE entrega el formato al personal de caseta de vigilancia, informando el destino del servicio, realiza la actividad declarada en el formato FO-TESE-DSGyM-08 Solicitud de Servicio
6 Página: 6 de 13 No. Unidad Administrativa/Puesto Actividad de y al término del servicio hace entrega de las llaves del vehículo a la o al Responsable de. 21. Responsable de Recibe las llaves del vehículo, recoge el formato FO-TESE-DSGyM- 09 Bitácora en la caseta de vigilancia, verifica kilometraje, combustible y condiciones del vehículo prestado, anota las observaciones que considere pertinentes en el formato mencionado anteriormente y archiva. De acuerdo al estado del vehículo puede conectarse con el procedimiento Mantenimiento al Parque vehicular.
7 Página: 7 de 13 DIAGRAMACIÓN: PRESTACIÓN DE SERVICIO DE TRANSPORTE ÁREA SOLICITANTE SECRETARIA(O) DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES Y MANTENIMIENTO RESPONSABLE DE TRANSPORTE DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES Y MANTENIMIENTO Inicio 1 Requisita el formato FO-TESE-DSGyM-08 Solicitud de Servicio de y turna a la o al Secretario del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento. 2 Recibe el formato FO-TESE-DSGyM-08 Solicitud de Servicio de y turna. 3 Recibe formato FO-TESE-DSGyM-08 Solicitud de Servicio de, verifica disponibilidad de transporte y/o personal (la o el chofer) para cubrir el servicio y determina: Existe disponibilidad? No 4 Si 5 Informa de manera económica al Área Solicitante. Se entera, analiza reprogramar la fecha del servicio solicitado y determina: Si Reprograma el servicio? 6 No Informa a la o al Responsable del y abandona el proceso. 8 7 Se entera y cancela el formato FO-TESE- DSGyM-08 Solicitud de Servicio de. Requisita el formato FO-TESE-DSGyM-08 Solicitud de Servicio de de acuerdo a su instructivo con fecha y hora reprogramada, turna a la o al Responsable del. JEFA(E) DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES Y MANTENIMIENTO 9 2 Turna el formato FO-TESE-DSGyM-08 Solicitud de Servicio de para firma de 10 autorización. 12 Se entera y queda en espera de la fecha de prestación del servicio de transporte. Recibe el formato FO-TESE-DSGyM-08 Solicitud de Servicio de, firma de autorizado y turna a la o al Responsable del. 11 Recibe el formato FO-TESE-DSGyM-08 Solicitud de Servicio de con la firma de autorización de la o del Jefe del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento, realiza la programación para el servicio de transporte; informa vía telefónica al Área Solicitante la hora y lugar donde debe acudir para recibir el servicio solicitado. 13 En la fecha indicada para la prestación del servicio de transporte se presenta en el lugar indicado con la o el Responsable del. A
8 Página: 8 de 13 PRESTACIÓN DE SERVICIO DE TRANSPORTE ÁREA SOLICITANTE CHOFER RESPONSABLE DE TRANSPORTE DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES Y MANTENIMIENTO A 14 Atiende y determina el tipo de servicio solicitado: Como se realiza la prestación del servicio? Vehiculo y Chofer Solo vehículo Entrega al Área Solicitante llaves del vehículo y formato FO-TESE-DSGyM-08 Bitácora. Recibe llaves del vehículo y bitácora; en el punto de salida del TESE, entrega el formato FO- TESE-DSGyM-9 Bitácora al personal de la caseta de vigilancia, informando el destino del servicio. Hace uso del vehículo para la actividad declarada en el formato FO-TESE-DSGyM-08 Solicitud de Servicio de y al término del servicio hace entrega de las llaves del vehículo a la o al Responsable del. 17 Recibe las llaves del vehículo, recoge en la caseta de vigilancia el formato FO-TESE- DSGyM-09 Bitácora y anota las observaciones que considere pertinentes y archiva Se entera y junto con la o el chofer realizan la comisión del servicio de transporte. Entrega al personal asignado como la (el) chofer oficio de comisión por prestación de servicio de transporte, llaves del vehículo y el formato FO- TESE-DSGyM-09 Bitácora ; obtiene acuse de recibo y archiva. Informa al Área Solicitante los detalles de la prestación del servicio. 20 Requisita el formato FO-TESE-DSGyM-09 Bitácora y en el punto de salida del TESE entrega el formato al personal de caseta de vigilancia, informando el destino del servicio, realiza la actividad declarada en el formato FO- TESE-DSGyM-08 Solicitud de Servicio de y al término del servicio hace entrega de las llaves del vehículo a la o al Responsable del. 21 Recibe las llaves del vehículo, recoge el formato FO-TESE-DSGyM-09 Bitácora en la caseta de vigilancia, anota las observaciones que considere pertinentes y archiva. De acuerdo al estado del vehículo puede conectarse con el procedimiento Mantenimiento al Parque vehicular Fin
9 Página: 9 de 13 MEDICIÓN: Indicador para medir la capacidad de respuesta en atención al servicio de prestación de transporte. No. de Solicitudes de Servicio de realizadas No. de Solicitudes de Servicio de solicitadas *100= % solicitudes atendidas. REGISTRO DE EVIDENCIAS: Formato Bitácora FO-TESE-DSGyM-09 y Solicitud de Servicio de FO-TESE-DSGyM-08 FORMATOS E INSTRUCTIVOS: Solicitud de Servicio de FO-TESE-DSGyM-08. Bitácora FO-TESE-DSGyM-09.
10 Página: 10 de 13 Formato Solicitud de Servicio de FO-TESE-DSGyM-08. SERVICIOS GENERALES SOLICITUD DE SERVICIO DE TRANSPORTE FO-TESE-DSGyM-08 ÁREA SOLICITANTE: 1 2 FOLIO: DIRECTORA(OR) DEL AREA SOLICITANTE: LA O EL RESPONSABLE DEL ÁREA SOLICITANTE: NOMBRE DE LA O DEL USUARIA(O): 3 NOMBRE Y FIRMA FECHA DE SOLICITUD: 5 DÍA M ES AÑO NOMBRE Y FIRMA 6 TELÉFONO: 7 4 TIPO DE SERVICIO LOCAL (ÁREA METROPOLITANA) FORÁNEO (FUERA DEL ÁREA METROPOLITANA) TIPO DE TRANSPORTE 8 9 PASAJERAS(OS) CARGA DESTINO DE LAS O LOS PASAJERAS(OS) Y/O LA CARGA: 13 DESCRIPCIÓN NÚMERO DE PASAJERAS(OS): FECHA Y HORA DE SALIDA: FECHA Y HORA DE REGRESO: OBSERVACIONES: 14 AUTORIZÓ LA O EL RESPONSABLE LA O EL OPERADORA(OR) I Jefa(e) del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento La o el Responsable de transporte NOMBRE Y FIRMA CÓMO CALIFICA EL SERVICIO RECIBIDO? 18 CONFORMIDAD DE LA O DEL USUARIA(O) DE RECIBIR EL SERVICIO EN LA FECHA SOLICITADA EXCELENTE BUENO REGULAR MALO 19 NOMBRE Y FIRMA Elaboró Autorizó Versión Fecha de revisión
11 Página: 11 de 13 Instructivo para el llenado del formato: Solicitud de Servicio de FO-TESE-DSGyM-08. Objetivo: Registrar la información de la prestación de servicios de transporte realizados a las áreas del TESE. Distribución y destinatario: Se requisita en original por el área solicitante y es resguardado para su control en el Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento. No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN 1. Área Solicitante Anotar el nombre de la Unidad Administrativa que solicita el servicio 2. Folio Anotar el número de control, para uso del DSGyM. 3. Directora(or) del área Solicitante 4. Fecha de solicitud 5. Responsable del Área Solicitante 6. Nombre de la (del) usuaria(o) 7. Teléfono Anotar apellido Paterno, Materno, Nombre y firma de la o del Director de Área correspondiente (para áreas staff, se colocará N/A). Registrar fecha en que se requisita el formato (dd-mm-aaaa). Anotar apellido Paterno, Materno, Nombre y firma de la o del Titular del área que solicita el servicio. Anotar apellido Paterno, Materno, Nombre y firma de la o del Titular del área que solicita el servicio. Registrar el número telefónico o extensión de la Unidad o Área Solicitante. 8. Tipo de servicio Marcar con una X la opción que corresponda. 9. Tipo de transporte Marcar con una X el tipo de transporte que corresponda. 10. Número de pasajeros 11. Fecha y hora de salida 12. Fecha y hora de regreso 13. Destino de las (los) pasajeras(os) y/o la carga 14. Observaciones 15. Autorizó 16. Responsable 17. Operador 18. Cómo califica el servicio? 19. Conformidad de la (del) usuaria(o) de recibir el servicio en la fecha solicitada Registrar la cantidad de personas que utilizaran el servicio de transporte. Registrar fecha y hora estimada en que el vehículo saldrá del TESE. Registrar fecha y hora estimada en que el vehículo regresará al TESE. Indicar la dirección o nombre de la dependencia hacia donde se realizará el servicio de transporte. Anotar los comentarios que considere pertinentes relacionados con la prestación del servicio de transporte. Anotar apellido Paterno, Materno, Nombre, cargo y firma de la o del Jefe del DSGyM. Anotar apellido Paterno, Materno, Nombre y firma de la o del Encargado de transporte del DSGyM. Anotar apellido Paterno, Materno, Nombre y firma de la o del Chófer del DSGyM. Seleccionar una de las opciones de acuerdo a la realización del servicio proporcionado. Anotar apellido Paterno, Materno, Nombre, cargo y firma de la o del Jefe del DSGyM.
12 Página: 12 de 13 Formato Bitácora FO-TESE-DSGyM-09
13 Página: 13 de 13 Instructivo para el llenado del formato: Bitácora FO-TESE-DSGyM-09 Objetivo: Registrar la información referente al uso de los vehículos institucionales. Distribución y destinatario: Se elabora en original, es requisitado por la o el Responsable de del DSGyM; una vez realizado el servicio es resguardado para su control en el Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento. No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN 1. Vehículo Anotar el modelo y marca del vehículo en cuestión. 2. Placas 3. No circula los Registrar el número de placa de circulación del vehículo en cuestión. Anotar los días en los cuales el vehículo debe respetar el programa hoy no circula. 4. Mes Registra el mes en el cual se requisita el formato. 5. Fecha Registrar la fecha de realización del servicio de transporte. 6. Conductor 7. Autoriza 8. Destino 9. Hora 10. Km. de salida 11. Nivel de gasolina 12. Revisó 13. Hora 14. Km. de entrada 15. Nivel de gasolina 16. Revisó 17. Comisión Anotar el nombre, apellido paterno y materno de la o del conductor del vehículo en cuestión. Anotar el nombre, apellido paterno y materno de la o del Responsable de transporte del DSGyM. Anotar la dirección o dependencia a donde se realizará el servicio de transporte. Registrar la hora de salida del vehículo de las instalaciones del TESE. Registra el kilometraje del vehículo antes de salir de las instalaciones del TESE. Registrar el nivel de combustible del vehículo antes de salir de las instalaciones del TESE. Anotar el nombre, apellido paterno y materno de la o del Responsable de transporte del DSGyM. Registrar el horario en el que vehículo ingresa a las instalaciones del TESE. Registra el kilometraje del vehículo cuando ingrese a las instalaciones del TESE. Registrar el nivel de combustible del vehículo cuando ingrese a las instalaciones del TESE. Anotar el nombre, apellido paterno y materno de la o del Responsable de transporte del DSGyM. Anotar una descripción de las actividades relacionadas con la prestación del servicio de transporte.
Requisitar el formato Orden de servicio de mensajería FO-TESE-DSGyM-01, en original y copia.
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