DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

Transcripción

1 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS FECHA DE ELABORACIÓN FEBRERO IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO NOMBRE DEL PUESTO: TITULAR JEFE DE TRANSPORTES LEGISLATURA LVIII NIVEL CATEGORIA REPORTA A: DIRECTOR DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 2.- NATURALEZA DEL PUESTO: 2.1. OBJETIVO PRINCIPAL DEL PUESTO Verificar el uso eficiente del equipo de transporte, propiedad de la Legislatura, así como la asignación de vehículos a los Órganos y Dependencias de la misma, de igual manera llevar el control de los choferes en apoyo de las actividades oficiales de la Legislatura RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS: 1.- Elaborar y mantener en custodia los resguardos de los vehículos en préstamo para las actividades oficiales de la Legislatura. 2.- Administrar de acuerdo al programa de asignación vehicular las solicitudes de vehículos. 3.- Llevar bitácora de la asignación de vehículos y sus incidencias. 4.- Realizar la gestoría de los trámites fiscales relativos al equipo de transporte de la Legislatura. 5.- Mantener un registro individualizado de cada vehículo que muestre los servicios, reparaciones, kilometraje y en su caso siniestro. 6.- Realizar periódicamente mantenimiento preventivo y correctivo a los vehículos de la Legislatura. 7.- Realizar los trámites necesarios para la adquisición de vales de gasolina y llevar un registro de distribución del mismo. 8.- Asistir al chofer designado y/o Diputados, en caso de siniestro ante las autoridades conjuntamente con la compañía de seguros. 9.- Realizar oportunamente el trámite de renovación de pólizas de seguro del parque vehicular.

2 10.-Tramitar las altas y bajas de los vehículos según se requiera. 11.-Recomendar a la Jefatura de Recursos Materiales la sustitución del vehículo cuando los registro de kilometrajes sean altos Proporcionar información estadística al Director de Servicios Administrativos, para la elaboración del presupuesto anual de la Legislatura Elaborar un programa anual de trabajo con las actividades recurrentes o calendarizadas Asignar chofer para el apoyo de las actividades oficiales de la Legislatura y de sus Órganos y Dependencias Llevar con eficiencia el programa de asignación vehicular ( PAV) Prestar el servicios de fotocopiado en las condiciones más óptimas para el usuario Prestar el servicio de telefonista encargada del conmutador, quien además auxiliara a los ciudadanos que acudan a las instalaciones e la Legislatura, informándoles sobre la ubicación y el funcionamiento de sus Órganos y Dependencias Supervisar y canalizar la correspondencia oficial de los Órganos y Dependencias de la Legislatura, llevando registros de la misma y entregando el acuse de recibo de la documentación entregada RESPONSABILIDADES ADICIONALES: 1.- Brindar apoyo en eventos oficiales que se realicen en la Legislatura 3.- PERFIL DEL PUESTO: 3.1 PERFIL: No. de personal a su cargo: 4 Experiencia en el área administrativa y conocimientos De logística con tres años de experiencia

3 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS ORGANIGRAMA DIRECTOR DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS F JEFE DE TRANSPORTES CHOFER MENSAJERO

4 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS 4.- REQUISITOS DEL PUESTO: 4.1 CARACTERÍSTICAS DEL PUESTO EDAD SEXO HOMBRE MUJER INDISTINTO X EXPERIENCIA EN: Administración y logística CONOCIMIENTOS TÉCNICOS ESPECIFICOS Saber conducir y tener conocimientos Administrativos y mecánica básica. ESCOLARIDAD: Primaria Secundaria Preparatoria Licenciatura Maestría Doctorado X 4.2. RESPONSABILIDAD: Cantidad de recursos que administra el puesto MATERIAL O SUMINISTRO Herramientas mecánicas EQUIPO Y HERRAMIENTA Vehículo, computadora, teléfono. DINERO Y VALORES PRESUPUESTO 5.- COMENTARIOS: No proporciona información al público

5 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS 1.- IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO NOMBRE DEL PUESTO: TITULAR CHOFER LEGISLATURA LVIII FECHA DE ELABORACIÓN FEBRERO 2016 NIVEL CATEGORIA REPORTA A: JEFE DE TRANSPORTES 2.- NATURALEZA DEL PUESTO: 2.1. OBJETIVO PRINCIPAL DEL PUESTO Conducir los vehículos de la Legislatura con la máxima responsabilidad, proporcionando apoyo en las tareas de manejo a los Órganos y Dependencia de la Legislatura RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS: 1.- Apoyo en el mantenimiento de los vehículos. 2.- Verificar periódicamente el estado en que se encuentren los vehículos e informarlo para que las fallas sean reparadas. 3.- Revisar diariamente todos los niveles de gasolina, agua, aceite, líquido de frenos y los que sean necesarios para que los autos se mantengan en óptimas condiciones. 4.- Limpieza de las unidades. 5.- Apoyo en la entrega de correspondencia foránea. 6.- Demás actividades que le encomiende su jefe inmediato RESPONSABILIDADES ADICIONALES: 1.- Realizar diligencias en diferentes ciudades del país con los Diputados. 2.- Efectuar los pagos de tenencias y multas de los vehículos de la Legislatura 3.- Apoyar en la realización de eventos de la Legislatura 3.- PERFIL DEL PUESTO: 3.1 PERFIL: Preparatoria con licencia de manejo y dos años de experiencia en puesto similar. No. de personal a su cargo: Ninguno

6 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS 4.- REQUISITOS DEL PUESTO: 4.1 CARACTERÍSTICAS DEL PUESTO EDAD SEXO HOMBRE MUJER INDISTINTO X _ EXPERIENCIA EN: Manejo de vehículos, mecánica automotriz y conocimiento Principalmente de las vialidades de la ciudad de México. CONOCIMIENTOS TÉCNICOS ESPECIFICOS Mecánica básica y normas de transito. ESCOLARIDAD: Primaria Secundaria Preparatoria Licenciatura Maestría Doctorado X 4.2. RESPONSABILIDAD: Cantidad de recursos que administra el puesto MATERIAL O SUMINISTRO Herramientas mecánicas EQUIPO Y HERRAMIENTA Vehículo automotriz DINERO Y VALORES PRESUPUESTO 5.- COMENTARIOS: No proporciona información al público

7 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS 1.- IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO NOMBRE DEL PUESTO: TITULAR MENSAJERO LEGISLATURA LVIII FECHA DE ELABORACIÓN FEBRERO 2016 NIVEL CATEGORIA REPORTA A: JEFE DE TRANSPORTES 2.- NATURALEZA DEL PUESTO: 2.1. OBJETIVO PRINCIPAL DEL PUESTO Entregar la correspondencia oficial de los Órganos y Dependencias de la Legislatura, en tiempos razonables y con máximo control RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS: 1.- Recibir las solicitudes de entrega de mensajería asignadas por el Jefe de Transportes. 2.- Entregar la mensajería de los Órganos y Dependencias administrativas de la Legislatura. 3.- Registrar en bitácora la salida de vehículos cuando hay correspondencia a Municipios RESPONSABILIDADES ADICIONALES: 1.- Apoyar en eventos programados en los salones de la Legislatura 2.- Actividades que le encomiende su Jefe inmediato 3.- PERFIL DEL PUESTO: 3.1 PERFIL: Preparatoria No. de personal a su cargo: Ninguno

8 4.- REQUISITOS DEL PUESTO: 4.1 CARACTERÍSTICAS DEL PUESTO DESCRIPCIÓN DE PUESTOS EDAD SEXO HOMBRE MUJER INDISTINTO X _ EXPERIENCIA EN: Entrega de documentos y solicitudes de acuses CONOCIMIENTOS TÉCNICOS ESPECIFICOS Manejo de vehículo y motocicleta. ESCOLARIDAD: Primaria Secundaria Preparatoria Licenciatura Maestría Doctorado X 4.2. RESPONSABILIDAD: Cantidad de recursos que administra el puesto MATERIAL O SUMINISTRO EQUIPO Y HERRAMIENTA Vehículo DINERO Y VALORES Viáticos, cuando lo amerita la entrega de depósito de pensiones alimenticias. PRESUPUESTO 5.- COMENTARIOS: No proporciona información al público

9 FLUJOGRAMA DSAPTR01 Procedimiento y establecimiento de políticas para la autorización, de adquisición, distribución y control de gasto de gasolina, mantenimiento de vehículos, uso y control del parque vehicular oficial. NO. RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES Y/O DOCUMENTOS 1 -Inicio de procedimiento- 2 Usuario Solicita vehículo Oficio 3 Usuario Es un siniestro? sí No. 14 no No. 4 4 Transportes Es entrega ó devolución? Formato de resguardo Devolución No. 51 Entrega No. 5 5 Transportes Verifica disponibilidad del vehículo Solicitud 6 Transportes Hay vehículo disponible? Solicitud y pizarra sí No. 7 no No Usuario La solicitud es con chofer? Solicitud sí No. 58 no No 8 8 Transportes Elabora programa de entrega Formato 9 Transportes Llena el resguardo con todas las Resguardo, formato características de la unidad, incluye Km, y con cuanta gasolina se entrega. 10 Transportes y Hacen la revisión física de la unidad Resguardo formato usuario con el solicitante ó responsable de firmar el resguardo. 11 Usuario Procede a la firma de resguardo por Resguardo formato parte del mismo. 12 Transportes Entrega la unidad 13 Transportes Registra en el formato de salidas diarias del área de Transportes. 14 Transportes Hay algún lesionado? Formato de salida, formato

10 sí No. 15 no No Transportes Llama al servicio de emergencias cruz roja 16 Transportes Notifica a la compañía de seguro para su procedimiento. 17 Transportes Informa al Director de Servicios Administrativos de lo ocurrido. 18 Transportes Tipo de siniestro? Informe Formato Colisión No. 41 Robo No Director de Servicios Administrativos Levanta la denuncia ante el Ministerio Público correspondiente 20 Ministerio Público Se recupera el vehículo? sí No. 26 no No Transportes Se realiza el trámite de baja de las placas y de la unidad en el pav 22 Recursos Materiales Entrega la documentación original de la unidad a la aseguradora para su trámite de pago correspondiente. 23 Recursos Materiales Solicita la baja del vehículo a Control 24 Director de Servicios Administrativos 25 Director de Servicios Administrativos 26 Director de Servicios Administrativos Patrimonial. Envía a personal de la Dirección de Servicios Administrativos a recoger el cheque del pago de la unidad. Envía oficio con cheque a la Dirección de Servicios Financieros Se paga deducible? sí No. 39 no. No Transportes Registro de recepción de la unidad 28 Transportes La unidad requiere servicio? sí No. 29 no No Transportes Elabora requisición para el mantenimiento. Acta ministerial Expediente Solicitud Oficio Formato Requerimiento de

11 30 Transportes Entregan llaves a Recursos Materiales 31 Transportes Envía la unidad a Recursos Materiales. Registra en el programa de asignación de vehículos. 32 Transportes 33 Transportes Revisa los niveles de fluidos de la unidad. 34 Transportes Requiere gasolina? sí No. 35 no No. 39 Formato Formato 35 Transportes Solicita vale de gasolina. Código 36 Transportes El chofer carga gasolina 37 Transportes Regresa el vale con el ticket de carga de la unidad Ticket 38 Transportes Registra la carga en control de gasolina 39 Transportes Requiere limpieza? Realiza solicitud de autorización compra de gasolina a Mesa Directiva para el consumo mensual Formato DSA-ST-03 sí No. 40 no No Transportes El chofer procede a la limpieza general de la unidad. 41 Seguro Si el costo de reparación del choque supera el 5% del valor comercial? Formato DSA-DT-08 sí No. 47 no No Seguro Diagnostica por parte de la aseguradora 43 Mesa Directiva Es responsabilidad del usuario? sí No. 44 no. No Transportes Levanta un reporte de hechos Reporte 45 Transportes Es el tercer reporte del mismo usuario? Sí No. 48 no No Transportes Entrega reporte a Recursos Materiales

12 y continua No Transportes Avisa al seguro y se cuantifican el deducible. 48 Director de Servicios Administrativos Informa a Mesa Directiva Oficio 49 Mesa Directiva Determina quién paga? Legislatura No. 29 Empleado No Director de Instruye a Recursos Humanos para Servicios que haga los descuentos Administrativos correspondientes. 51 Transportes Recibe y revisa la unidad Recibo nómina 52 Transportes Existen anomalías en la recepción? sí No. 53 no. No Transportes Tipo de anomalía? Formato DSA-DT-01 Formato DSA-DT-01 Mecánica No. 54 Colisión No Transportes Diagnostico 55 Usuario Uso normal? sí No. 29 no No. 48

13 56 Transportes Notifica al solicitante la no disponibilidad. 57 Transportes Registra en la solicitud la causa Formato DSA-DT-01 Formato DSA-DT Transportes Elabora programa de entrega 59 Transportes El chofer revisa la unidad. Ir a No Fin del procedimiento- EMITIDO POR TRANSPORTES AUTORIZADO POR LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS FECHA DE EMISIÓN ENERO DEL /1 FLUJOGRAMA DSAPTR02 Procedimiento de entrega mensajería externa

14 NO. RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES Y/O DOCUMENTOS 1 -Inicio de procedimiento- 2 Usuario Solicita entrega de mensajería externa Oficio 3 Transportes Revisa la documentación y la clasifica. Documentación 4 Usuario Solicita vehículo 5 Transportes Hay vehículo disponible de inmediato? sí No. 8 no No. 6 6 Transportes Es urgente? sí No. 11 no No. 7 7 Transportes Programa la entrega y se solicitan viáticos a Recursos Materiales, ( Caja chica ) 8 Mensajero Entrega correspondencia 9 Transportes Devuelve acuse de recibo de correspondencia. 10 Transportes Anota en cuadro consecutivo de correspondencia, la entrega de la misma. 11 Transportes Informa al Director de Servicios Administrativos y determina la forma de la entrega de la misma. 12 -fin del procedimiento- EMITIDO POR TRANSPORTES AUTORIZADO POR LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS FECHA DE EMISIÓN FEBRERO DE /1

15

16

17

18

19