LINEAMIENTOS PARA LA SOLICITUD DE APOYO VEHICULAR Y ENVIO DE CORRESPONDENCIA.

Transcripción

1 LINEAMIENTOS PARA LA SOLICITUD DE APOYO VEHICULAR Y ENVIO DE CORRESPONDENCIA. Los presentes lineamientos se emiten de conformidad a lo señalado en las disposiciones de racionalidad y austeridad contenidas en el Presupuesto de Egresos de la Federación para el ejercicio fiscal 2004, en los Criterios de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestarias aprobados por la Junta Directiva del INEA, en los Lineamientos para el otorgamiento a los servidores públicos de la prestación inherente al puesto en materia de vehículos emitidos en el Diario Oficial de la Federación, y con el objeto de establecer los mecanismos y tiempos para brindar un servicio de apoyo vehicular y entrega de correspondencia eficiente, eficaz y oportuno, coadyuvando así al mejor desarrollo de las actividades de las áreas: 1. Todas las peticiones de apoyo vehicular se deberán realizar mediante el formato Solicitud de Apoyo Vehicular expresamente diseñado para este fin para lo cual podrá entregar la Solicitud directamente en el área de Control Vehicular o enviarla por correo electrónico al número dalmada@inea.gob.mx 2. Se brindará el servicio de apoyo vehicular exclusivamente para atender asuntos oficiales de las áreas solicitantes de conformidad a lo dispuesto en los Lineamientos para el otorgamiento a los servidores públicos de la prestación inherente al puesto en materia de vehículos. 3. Las peticiones de apoyo vehicular para el traslado de personal en el desempeño de comisiones oficiales o traslado de bienes propiedad del Instituto y/o material didáctico se deberán efectuar con un día de anticipación a la fecha en que se requiere el servicio, a fin de programar debida y oportunamente su atención. 4. Cuando por necesidades en la operación y por causas debidamente justificadas, se requiera de un servicio de apoyo vehicular en el mismo día, la petición se deberá realizar con un mínimo de 2 horas de anticipación a la hora que este programada la salida del personal o del material, considerando que la hora limite para realizar la petición en el mismo día es hasta las 15:00 horas y estará sujeto a la disponibilidad que se tenga de vehículos. 5. Cuando se requiera solicitar un servicio de apoyo vehicular por varios días para atender algún programa especifico de trabajo en el Distrito Federal y zona metropolitana, la solicitud se deberá realizar con tres días de anticipación a la fecha en que inicie el servicio de apoyo debiendo anexar a la Solicitud de Apoyo Vehicular el programa diario de salidas, recorridos y domicilios, con horarios preestablecidos, a fin de asignar al chofer y al vehículo apropiados para el tipo de servicio a realizar. 6. Cuando se requiera el apoyo vehicular para el desempeño de una comisión oficial en el interior de la República, la petición se deberá realizar con un mínimo de tres días de anticipación a la fecha en que este programada la salida para el inicio de la comisión, debiendo requisitar en la Solicitud de Apoyo Vehicular el programa al cual se deberán cargar los viáticos del chofer designado conforme al programa de atención de servicios del Departamento de Servicios Generales y en consecuencia se puedan tramitar los mismos con toda oportunidad para el desempeño de la comisión, asimismo se programe la asignación del vehículo apropiado conforme al número de pasajeros y el lugar de destino. 7. Para todos los casos de solicitud de entrega de documentos oficiales en el Distrito Federal y envíos al interior de la República se deberá requisitar el formato denominado Solicitud de envío de Correspondencia y se proporcionará el servicio únicamente para el envío de documentos oficiales.

2 LINEAMIENTOS PARA LA SOLICITUD DE APOYO VEHICULAR Y ENVIO DE CORRESPONDENCIA. 8. Para el caso de que se requiera la entrega local de documentos oficiales las peticiones y documentos se deberán entregar en el área de correspondencia del Departamento de Servicios Generales con un día de anticipación a la fecha que se requiera su entrega oficial al lugar de destino, a fin de programar su entrega oportuna estableciendo para ello rutas de entrega eficientando así el servicio vehicular y los tiempos de entrega. 9. En aquellos casos que se solicite la entrega de documentos oficiales en el mismo día dentro del Distrito Federal y zona metropolitana, se deberá entregar su petición en el área de correspondencia en el horario comprendido de las 9:00 a las 12:00 anexando a la Solicitud de envío de correspondencia los documentos a enviar, a fin de que se programe su envío y entrega dentro de las rutas programadas para ese día. 10. En los casos en que se entreguen en el área de correspondencia documentos oficiales para su envío y entrega después de las 12:00 horas, se programará su envío hasta el día siguiente. 11. Para cada solicitud de envío de documentos se deberá indicar el horario en que la Dependencia, Institución pública o privada o lugar de destino, tengan establecido para recibir documentos oficiales, a fin de tomar en cuenta los horarios de recepción en la programación de las rutas de entrega. 12. Igualmente para cada solicitud de envío de documentos, el área solicitante deberá indicar el nombre de la persona responsable del área y la extensión telefónica, a fin de que se pueda localizar en los casos en que por circunstancias ajenas al INEA y al chofer designado se nieguen a recibir el documento en el lugar de destino, en cuyo caso se le llamara a la persona responsable del área solicitante a fin de que en el mismo momento se determine lo procedente. 13. El envío de documentos por mensajería (valija) a los Institutos Estatales de Educación para Adultos y/o Delegaciones Estatales del INEA se realizará únicamente los días martes y jueves de cada semana a fin de racionalizar el gasto por este servicio. 14. La entrega de documentos cuyo destino sean para los Institutos Estatales de Educación para Adultos y/o Delegaciones Estatales del INEA se deberá realizar en el área de correspondencia con un día de anticipación a la fecha en que se requiera su envío, debiendo utilizar el formato Solicitud de envío de Correspondencia. 15. Cuando por necesidades en la operación y por causas debidamente justificadas, se requiera el envío de documentos a los IEEA s y/o Delegaciones Estatales del INEA el mismo día en que este programado el envío vía mensajería (martes y jueves), se podrán recibir los documentos hasta las 11:00 horas del mismo día. Para los documentos entregados después de este horario se programará su envío hasta el siguiente día que corresponda el envío de documentos por mensajería (valija). 16. Todos los documentos que se entreguen al área de correspondencia para su envío local o al interior de la República, deberán entregarse en sobre cerrado que contenga la rotulación con el nombre del destinatario y la dirección completa incluyendo código postal, así como el nombre del remitente y el número de referencia del oficio. 17. En los casos que se requiera del envío URGENTE de un documento en específico para algún IEEA o Delegación Estatal del INEA, el Director o Subdirector del área solicitante deberá realizar la petición por escrito a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Departamento de Servicios Generales, especificando las causas y justificaciones para el envío especial, en cuyo caso se buscará el servicio de mensajería mas apropiado para cada caso, a fin de que el documento llegue a su destino en el tiempo requerido (el tiempo mínimo de entrega establecido por las empresas de mensajería a nivel nacional es de 24 horas).

3 Solicitud de Envío de Correspondencia Departamento de Servicios Generales FOLIO FECHA HORA Area Solicitante Nombre de (los) documento (s) a entregar Número de Referencia (s) Lugar de Entrega: Foránea: IEEA s/delegaciones Local: D.F./ Zona Metropolitana Otros Especificar PARA LA ENTREGA LOCAL DE DOCUMENTOS Fecha en que se requiere la Entrega de Documentos: Horario de Recepción de Documentos en el Lugar de Destino: Nombre del Responsable del Area Solicitante para atender contingencias: Extensión, Tel: RECIBE SOLICITA CONFORMIDAD DE ENTREGA Solicitud de Envío de Correspondencia Departamento de Servicios Generales FOLIO FECHA HORA Area Solicitante Nombre de (los) documento (s) a entregar Número de Referencia (s) Lugar de Entrega: Foránea: IEEA s/delegaciones Local: D.F./ Zona Metropolitana Otros Especificar PARA LA ENTREGA LOCAL DE DOCUMENTOS Fecha en que se requiere la Entrega de Documentos: Horario de Recepción de Documentos en el Lugar de Destino: Nombre del Responsable del Area Solicitante para atender contingencias: Extensión, Tel: RECIBE SOLICITA CONFORMIDAD DE ENTREGA

4 SOLICITUD DE ENVIO DE CORRESPONDENCIA INSTRUCTIVO DE LLENADO Objetivo: Solicitar el servicio de envío y entrega de documentos oficiales en el Distrito Federal, zona metropolitana y en el interior de la República, solicitados por las unidades administrativas en el desempeño de las actividades diarias. 1. Folio: Para uso exclusivo del Departamento de Servicios Generales 2. Fecha: Registrar el día, mes y año en que se elabora la Solicitud. 3. Hora: Indicar la hora exacta en que se entrega la Solicitud en el área de correspondencia del Departamento de Servicios Generales. 4. Area Solicitante: Anotar el nombre de la Dirección o área que requiera el servicio de envío de documentos. 5. Nombre del (los) documento (s) a entregar Registrar claramente el nombre, título o texto central del o los documentos a enviar. 6. Número de Referencia (s) Indicar el número de referencia que se le dio al documento o documentos que se van a enviar. 7. Lugar de Entrega: Indicar si los documentos se deben entregar en los IEEA s y Delegaciones Estatales (entrega foránea) o en el Distrito Federal y/o zona metropolitana (entrega local) 8. Otros Especificar: Señalar si el envío de documentos tendrá otro lugar de destino distinto a los mencionados en el punto 7, en cuyo caso se deberá anotar claramente el destino y la Dependencia, Institución pública o privada donde se requiera su envío y que corresponda a las actividades del Instituto. PARA LA ENTREGA LOCAL DE DOCUMENTOS 9. Fecha en que se requiere la entrega de documentos: 10. Horario de Recepción de documentos en el lugar de Destino: 11. Nombre del Responsable del Area Solicitante para atender contingencias. Indicar el día, mes y año en que se requiere sean entregados los documentos en el Distrito Federal y/o zona metropolitana. El área solicitante deberá indicar el horario en que la Dependencia, Institución pública o privada tengan establecido para la recepción de documentos oficiales. Ejemplo de 9:00 a 15:00 hrs. Registrar el nombre completo de la persona responsable del área solicitante quien deba atender telefónicamente alguna dificultad o problema en la recepción de los documentos por parte de la Dependencia, Institución pública o privada donde se deba realizar la entrega de los mismo.

5 12. Extensión Telefónica: Señalar la extensión telefónica donde se pueda localizar a la persona responsable del área solicitante para que se le localice telefónicamente y en consecuencia se atienda la problemática presentada y se de solución inmediata sobre la entrega o devolución del documento. 13. Recibe: Indicar el nombre y firma de la persona de correspondencia del Departamento de Servicios Generales que recibe los documentos para su envío. 14. Solicita: Recabar nombre y firma del Titular del área solicitante (Director o Subdirector) para el envío de documentos. 15. Conformidad de Entrega: Recabar nombre y firma de la persona responsable del área solicitante a quien se le entreguen los acuses de recibo de los documentos enviados y/o entregados. Distribución: - Original Departamento de Servicios Generales - Copia Area Solicitante

6 SOLICITUD DE APOYO VEHICULAR INSTRUCTIVO DE LLENADO Objetivo: Solicitar el apoyo vehicular al Departamento de Servicios Generales para atender única y exclusivamente requerimientos y comisiones oficiales del área a fin de coadyuvar al logro de los objetivos Institucionales. 1. Folio: Para uso exclusivo del Departamento de Servicios Generales 2. Fecha: Registrar el día, mes y año en que se elabora la Solicitud. 3. Area Solicitante: Anotar el nombre de la Dirección o área que requiera el servicio de apoyo vehicular. 4. Motivo: Anotar claramente el o los motivos por los cuales se requiere de un vehículo de apoyo para la realización de una comisión o servicio social. 5. Tipo de Vehículo: Indicar si el vehículo requeridos es de carga para el traslado de material o mobiliario propiedad del Instituto o de pasajeros para la transportación de personal del INEA y el número de pasajeros que serán transportados. 6. Día requerido: Señalar el día en que se requiera el vehículo de apoyo. 7. Duración del servicio: Indicar la hora en que se requiera el vehículo de apoyo para el servicio oficial y señalar la hora en que concluirá el mismo. VEHICULO PARA USO FORANEO 8. Oficio de comisión No.: Indicar el número del oficio de comisión autorizado para el desempeño de la comisión oficial. 9. Período de la comisión: Señalar el día, mes y año en que iniciará la comisión oficial y el día, mes y año en que concluirá. 10. Lugar de destino: Anotar la ciudad entidad federativa donde se llevará a cabo la comisión oficial. 11. Hora de salida: Señalar la hora en que se programe la salida del vehículo para el desempeño de la comisión. 12. Hora estimada de llegada: Indicar la hora estimada en que llegara el vehículo oficial a las instalaciones del Instituto. 13. Señale a que programa se cargarán los viáticos del chofer asignado: Especificar claramente a que programa se deberán cargar los viáticos del chofer designado para la conducción del vehículo oficial.

7 SOLICITUD DE APOYO VEHICULAR INSTRUCTIVO DE LLENADO En caso de no requerir chofer: 14. Nombre del chofer Anotar el nombre completo de la persona que designado: conducirá el vehículo oficial de apoyo. 15. Puesto: Señalar el puesto que ocupa el chofer designado para conducir la unidad. 16. Adscripción: Señalar el nombre del área donde está adscrita la persona que conducirá el vehículo de apoyo. 17. Licencia de conducir No.: Anotar el número de licencia de conducir de la persona designada para conducir la unidad asignada durante el desempeño de la comisión oficial. 18. Vigencia: Indicar la vigencia de la licencia de conducir de la persona designada para conducir el vehículo de apoyo. 19. Solicitante: Anotar nombre y firma del Titular del Area solicitante del vehículo de apoyo. 20. Servicios Generales. Registrar nombre y firma del Coordinador de mantenimiento y control vehicular del Departamento de Servicios Generales. Distribución: - Original Departamento de Servicios Generales - Copia Area Solicitante.

8 Solicitud de Apoyo Vehicular Departamento de Servicios Generales FOLIO FECHA Area solicitante Motivo TIPO DE VEHICULO carga pasajeros Número de pasajeros Día requerido Duración del servicio: de las hrs. a las hrs VEHÍCULO PARA USO FORANEO Oficio de Comisión Nº Periodo de la comisión del Lugar de destino Hora de salida hrs. Hora estimada de llegada hrs. Señale a que programa se cargarán los viáticos del chofer asignado al En caso de no requerir chofer: Nombre del chofer designado Puesto Adscripción Licencia de conducir Nº Vigencia Solicitante Servicios Generales Solicitud de Apoyo Vehicular Departamento de Servicios Generales FOLIO FECHA Area solicitante Motivo TIPO DE VEHICULO carga pasajeros Número de pasajeros Día requerido Duración del servicio: de las hrs. a las hrs VEHÍCULO PARA USO FORANEO Oficio de Comisión Nº Periodo de la comisión del Lugar de destino Hora de salida hrs. Hora estimada de llegada hrs. Señale a que programa se cargarán los viáticos del chofer asignado al En caso de no requerir chofer: Nombre del chofer designado Puesto Adscripción Licencia de conducir Nº Vigencia Solicitante Servicios Generales