Nombre del Procedimiento: Reparación Interna de Vehículos.

Transcripción

1 PAG. 1 OBJETIVO GENERAL: Llevar a cabo las reparaciones eléctricas y mecánicas al Parque Vehicular propiedad de esta Delegación para mantener en óptimas condiciones el mismo, a fin de brindar un mejor servicio a la ciudadanía. POLÍTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIÓN: A través del Programa de Mantenimiento y Reparación de Vehículos, de esta Delegación, la Mantenimiento y Control Vehicular, mantendrá en las mejores condiciones el Parque Vehicular, previa orden de trabajo emitida por el Área solicitante para tal efecto. La Mantenimiento, a través del taller mecánico, será la responsable de proporcionar los servicios de diagnóstico técnico y reparaciones menores del Parque Vehicular, propiedad de esta Delegación. La Mantenimiento a través del taller mecánico interno, deberá sujetarse a las normas y políticas que tiene establecido en el Almacén General, en relación a las refacciones necesarias para alguna reparación, asimismo, cumplirá con el procedimiento interno para la salida de refacciones del mismo. La Mantenimiento a través del taller interno, comunicará al área solicitante cuando la unidad se encuentre reparada. El Taller mecánico será responsable del uso y mejor aprovechamiento de los equipos existentes. La Mantenimiento, será la responsable de enviar a talleres externos contratados por la Delegación las unidades que requieran reparaciones mecánicas mayores, o cuya reparación no se pueda realizar en el taller interno por falta de refacciones, equipo, infraestructura y/o mano de obra especializada.

2 PAG. 2 La Mantenimiento, es la responsable de tramitar la adquisición de las refacciones que se requieran para el mantenimiento interno de vehículos, por medio del formato denominado Requisición de Compra por medio de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, para los programas permanentes de mantenimiento preventivo y reparaciones menores, en caso de urgencia y en base a su monto, se realiza la compra a través del fondo revolvente. La Mantenimiento, levantará un inventario por cada unidad a reparar, al cual se le asignará el mismo número de folio que se le asignó a la Solicitud de Reparación de Vehículos con la que ingresó la unidad el cual deberá ser firmado por el operador que entrega el vehículo y el encargado de realizar el mismo. La Mantenimiento, elaborará la salida de cada uno de los vehículos del taller interno, en la cual se establece la reparación que se realizó, las condiciones en las que se entrega el vehículo y solicitará la firma de conformidad de quien recibe dicha unidad. La Mantenimiento, en apego a la normatividad vigente, realizará informes trimestrales de las reparaciones realizadas en el taller interno, así como de las refacciones que hayan sido utilizadas. TIEMPO DE ATENCIÓN: 1 día 5 horas 45

3 PAG. 3 Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo 1 Detecta las fallas del vehículo, las cuales deben ser atendidas por un especialista. (Representante) 2 Se presenta con el vehículo, equipo o maquinaria a reparar en el Taller Mecánico. Mantenimiento (Apoyo Administrativo) 3 Recibe al representante del Área Solicitante y recibe el motivo de la visita, revisa los documentos que previamente han sido requisitados y autorizados por el área solicitante y envía al Taller Mecánico para que se realice el seguimiento de solicitud de Reparación. 1 hora Mantenimiento 4 Recibe al representante del Área Solicitante y la Unidad, y realiza el Diagnóstico, informa y sugiere los trabajos de reparación o mantenimiento. 5 Informa el tiempo aproximado de espera para la reparación del vehículo si requiere refacciones especiales, comprueba el historial de servicios previos en los Controles Internos del Taller Mecánico, requisita la orden de reparación y realiza la recepción formal de la unidad. 3 horas (Representante) 6 Acepta los trabajos de reparación y el tiempo estimado, proporciona los datos para ser localizado. 4 horas

4 PAG. 4 Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo Mantenimiento (Apoyo Administrativo) 7 Recibe Orden de Reparación firmada por el representante del Área Solicitante, corrobora los datos y anota y explica el tipo de mantenimiento que se realizará a la Unidad, en caso necesario solicita al Jefe del Taller Mecánico explique el porque de la realización de los trabajos y el tiempo que se llevaran los mismos, entrega la Orden de Reparación al Encargado del Taller Mecánico. Mantenimiento 8 Comprueba el tipo de mano de obra y el tiempo estimado, asigna el trabajo al mecánico especializado. 2 horas Mantenimiento ( 9 10 Recibe la Orden de Reparación con las instrucciones del Encargado del Taller Mecánico. Marca la hora de inicio del Trabajo, revisa la Orden de Reparación, traslada la unidad al puesto de trabajo. 11 Realiza una inspección ocular y un inventario de los accesorios con que esta recibiendo la Unidad, realiza la revisión minuciosa de los desperfectos y elabora Relación de Refacciones a sustituir e informa al Coordinador de Control Vehicular. Elabora Vale Salida de Refacciones en original y 3 copias y turna al Almacén General para su surtimiento y envía. Almacén General 12 Recibe Vale Salida de Refacciones.

5 PAG. 5 Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo Se cuenta con refacciones? Mantenimiento Almacén General NO Cancela la Orden de Reparación e informa al Coordinador de Control Vehicular de las necesidades y envía a Taller Externo. SI Asigna número al Vale Salida de Refacciones, verifica la cantidad surtida y recaba autorización del Mantenimiento. Depende tipo de reparación Mantenimiento y Control Vehicular 15 Recibe Vale de Salida de Refacciones, debidamente autorizado, surte refacciones y entrega. Mantenimiento y Control Vehicular ( 16 Recibe refacciones y lleva a cabo la reparación o mantenimiento, conserva las piezas deterioradas que retiro de la unidad, comprueba la calidad de los trabajos, marca la hora de finalización, lo registra en la bitácora y entrega la Unidad Reparada al Encargado del Taller. 1 hora Mantenimiento 17 Recibe vehículo, revisa reparación y notifica al vía telefónica Recibe aviso telefónico y se presenta a la Mantenimiento a recoger la unidad, efectúa revisión y firma de conformidad en la Orden de Reparación e Inventario Físico para

6 PAG. 6 Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo constatar entrega del vehículo. Mantenimiento 19 Archiva toda la documentación generada en el expediente del vehículo y registra en bitácora. Original de la Solicitud de Reparación, Orden de Reparación, Inventario Físico y Salida de Vehículo. Termina procedimiento

7 PAG. 7 (Representante) Mantenimiento y Control Vehicular (Apoyo Administrativo) Mantenimiento y Control Vehicular (Encargado del Taller Mantenimiento y Control Vehicular ( INICIO DETECTA FALLAS DEL VEHÍCULO. SE PRESENTA CON EL VEHÍCULO, EQUIPO O MAQUINARIA A REPARAR EN EL TALLER MECÁNICO. RECIBE AL REPRESENTANTE DEL ÁREA SOLICITANTE, CON MOTIVO DE LA VISITA Y ENVÍA AL TALLER MECÁNICO. RECIBE AL REPRESENTANTE DEL ÁREA SOLICITANTE Y LA UNIDAD, REALIZA DIAGNÓSTICO, SUGIERE TRABAJOS DE REPARACIÓN. 6 5 ACEPTA LOS TRABAJOS DE REPARACIÓN, EL TIEMPO ESTIMADO Y PROPORCIONA DATOS PARA SER LOCALIZADO. INFORMA TIEMPO APROXIMADO, COMPRUEBA HISTORIAL REQUISITA ORDEN DE REPARACIÓN Y REALIZA RECEPCIÓN FORMAL DE LA UNIDAD RECIBE ORDEN DE REPARACIÓN Y ENTREGA AL ENCARGADO DEL TALLER MECANICO. COMPRUEBA EL TIPO DE MANO DE OBRA Y ASIGNA TRABAJO AL MECÁNICO ESPECIALIZADO. RECIBE LA ORDEN DE REPARACIÓN CON LAS INSTRUCCIONES DEL ENCARGADO DEL TALLER MECÁNICO. OR OR OR MARCA LA HORA DE INICIO DEL TRABAJO, REVISA LA ORDEN DE REPARACIÓN, TRASLADA LA UNIDAD AL PUESTO DE TRABAJO. OR 10 REALIZA INSPECCIÓN OCULAR, INVENTARIO DE LOS ACCESORIOS, ELABORA VALE DE SALIDA DE REFACCIONES TURNA. VSR A

8 PAG. 8 Almacén General Mantenimiento y Control Vehicular Mantenimiento y Control Vehicular Mantenimiento y Control Vehicular ( A 12 RECIBE VALE DE SALIDA DE REFACCIONES. VSR Cuenta con refacciones? NO CANCELA LA ORDEN DE REPARACIÓN E INFORMA AL COORDINADOR DE ALMACENES, MANTENIMIENTO Y CONTROL VEHICULAR Y ENVÍA A TALLER EXTERNO. ORC SI ASIGNA NÚMERO AL VALE, VERIFICA LA CANTIDAD SURTIDA Y RECABA AUTORIZACIÓN DE COORDINADOR DE ALMACENES MANTENIMIENTO Y CONTROL VEHICULAR. VSR 0-3 RECIBE VALE DE SALIDA DE REFACCIONES AUTORIZADO SURTE REFACCIONES Y ENTREGA. VSR 0-3 RECIBE REFACCIONES, REALIZA REPARACIÓN ENTREGA LA UNIDAD REPARADA AL ENCARGADO DEL TALLER MECÁNICO RECIBE EL VEHÍCULO, REVISA REPARACIÓN Y NOTIFICA AL ÁREA SOLICITANTE VÍA TELEFÓNICA RECIBE AVISO TELEFÓNICO Y SE PRESENTA EN LA COORDINACIÓN DE CONTROL VEHICULAR A RECOGER LA UNIDAD YFIRMA DE CONFORMIDAD EN LA DOCUMENTACIÓN. ORV IF B

9 PAG. 9 Mantenimiento B 19 ARCHIVA TODA LA DOCUMENTACIÓN EN EL EXPEDIENTE DEL VEHÍCULO Y REGISTRA EN BITÁCORA. SRV ORV IF SV E TERMINO Héctor Manuel Ávalos Martínez Director General de Administración