Procedimiento de Mantenimiento Preventivo a Equipo de Cómputo de la S.E.P

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1 Página: 1 de 11 Procedimiento de Mantenimiento Preventivo a Equipo de TIEMPO PROMEDIO DEL PROCEDIMIENTO De acuerdo al Programa semestral FECHA DE ELABORACIÓN MAYO 2014 FECHA DE REVISIÓN Noviembre 2015 Junio ELABORÓ C. Manuel Rodrigo Rivera Cruz Director de Informática VALIDÓ C. Ángel Roberto Ceballos Campos Oficial Mayor REVISÓ C. Mónica Vega Hernández. Directora de Desarrollo Administrativo y Capacitación AUTORIZÓ C. Patricia Gabriela Vázquez del Mercado Herrera Encargada de Despacho de la Secretaría de Educación Pública

2 Página: 2 de 11 I. ÍNDICE Contenido I. ÍNDICE... 2 II. ALCANCE Y OBJETIVO... 3 III. NORMAS Y POLITICAS DE OPERACIÓN... 4 IV. ENTRADAS DEL PROCEDIMIENTO... 6 V. DIAGRAMA DE FLUJO... 7 VI. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO... 8 VII. LISTA DE FORMATOS VIII. CAMBIOS A ESTA VERSIÓN IX. SALIDA DEL PROCEDIMIENTO E INDICADORES DE MEDIDA... 11

3 Página: 3 de 11 II. ALCANCE Y OBJETIVO Alcance Aplica al personal de la Dirección de Informática encargada de llevar a cabo el Mantenimiento Preventivo a los equipos de cómputo de las Unidades Responsables y/o áreas que están dentro del alcance del Sistema de Gestión de la Calidad de la Secretaría de Educación Pública. Objetivo Proporcionar atención de acuerdo al programa de mantenimiento semestral, de las diversas Unidades Responsables (UR S) y/o áreas de la Secretaría de Educación Pública del Estado de Puebla, con el propósito de contar con equipo de cómputo y accesorios en condiciones de trabajo, mediante la aplicación del Mantenimiento Preventivo, con el fin de continuar ofreciendo los trámites o servicios a los(las) usuarios(as).

4 Página: 4 de 11 III. NORMAS Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN Normas Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública del Gobierno del Estado de Puebla. Vigente. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Puebla. Vigente. Políticas de Operación Se realizará la programación del mantenimiento Preventivo 2 veces por año (cada 6 meses). Y se enviará el Calendario como mínimo 2 semanas antes de su realización a todos los Procesos dentro del alcance del Sistema de Gestión de la Calidad. Los servicios serán brindados a: equipos de cómputo personales que utilizan para el desempeño de sus funciones y equipos de cómputo de la Secretaría de Educación Pública, dentro del alcance del SGC. En el caso de las 5 CORDES y las 15 Supervisiones en Educación Superior deberán llevar sus equipos a que se les dé Mantenimiento preventivo a la Dirección de Informática, en el Departamento de Soporte. En caso de requerir una reparación mayor se considerará como mantenimiento correctivo y cualquier componente electrónico para la reparación será adquirido por la Unidad Responsable y/o área solicitante. La identificación única de los servicios de mantenimiento preventivo será a través del número de folio en la orden de servicio.

5 Página: 5 de 11 En caso de cualquier cambio en los equipos de cómputo (usuario(a), persona, cambio de equipo, etc.) que están dentro del alcance del Sistema de Gestión de la Calidad, los responsables de los procesos o titulares de área deberán informar a la Dirección de Informática mediante oficio de dicho cambio. Es responsabilidad del (la) Usuario(a) respaldar su información continuamente de acuerdo a sus políticas de operación documentadas en cada procedimiento. Es responsabilidad de cada Usuario(a) actualizar y escanear su equipo en busca de virus de acuerdo al antivirus que se tenga instalado, cada 15 días. Se considerará como Mantenimiento Correctivo, cuando no se realice el mantenimiento preventivo al equipo de cómputo en la fecha programada, asignándole una fecha posterior al término del periodo de mantenimiento preventivo. El respaldo de la información será resguardada de manera electrónica en términos de cada Semestre.

6 Página: 6 de 11 IV. ENTRADAS DEL PROCEDIMIENTO Recursos Humanos Analistas s Materiales Maquinaria Información Material de papelería y electrónico. Equipo de Cómputo, Herramienta, Especializada, Software. Calendario semestral

7 Página: 7 de 11 V. DIAGRAMA DE FLUJO MANTENIMIENTO PREVENTIVO Departamento de soporte técnico 2 1 INICIO Elabora y envía calendario de Mantenimiento Preventivo de acuerdo a las cargas de trabajo en cada área DI/PO/ Área de Soporte Acude al área donde se hará Mantenimiento Preventivo y ejecuta el mantenimiento de acuerdo al programa 4 DI/PO/ Hace limpieza de Equipo de cómputo y se usa software para eficientar el equipo optimizando el rendimiento de los recursos del Sistema Operativo y Firma Orden de Servicio Áreas dentro del alcance de Sistema de Gestión de la Calidad 7 6 Se realiza Mantenimiento Correctivo. Procedimiento (SEP DI- PO-01) Elabora orden de servicio y en el caso de CORDES y Supervisiones llenar formato Equipo a Reparar 5 Elabora reporte del análisis de equipo. DI/PO/ DI/PO/ DI/PO/ DI/PO/ El Equipo requiere reparación mayor? DI/PO/ No 8 Firma en la orden de servicio, aceptando que ha sido atendido. 11 Recibe y Archivar formatos firmados por unidades administrativas Fin de proceso DI/PO/ DI/PO/ Si Se avisa al Usuario 7 Revisa formatos firmados por unidades administrativas. SEP DI/PO/ SEP DI/PO/ DI/PO/ Firma Análisis de Equipo, quedándose con una copia para evidencia para el (la) Usuario(a) DI/PO/ Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección

8 Página: 8 de 11 VI. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Secuencia de etapas 1 Actividad Responsable Formato Elabora y Envió calendario de Mantenimiento Preventivo de acuerdo a las cargas de trabajo en cada área Departamento de soporte técnico. SEP DI/PO/ Elabora orden de servicio y en el caso de CORDES y Supervisiones llenar formato Equipo a Reparar Departamento de soporte técnico. SEP DI/PO/ Acude al área donde se hará Mantenimiento Preventivo y ejecuta el mantenimiento de acuerdo al programa Área de soporte. 4 Hace limpieza de Equipo de cómputo y se usa software para eficientar el equipo optimizando el rendimiento de los recursos del Sistema y Firma Orden de Servicio Área de soporte técnico. 5 Elabora reporte del análisis de equipo. Área de soporte El Equipo requiere reparación mayor? Si, continúa con el etapa 6 No, continúa con el etapa Se avisa al Usuario Área de soporte 7 Se realiza el Mantenimiento Correctivo. Se inicia el Procedimiento de Mantenimiento Correctivo a Equipo de Computo SEP (SEP DI-PO-01), Áreas dentro del alcance de Sistema de Gestión de la Calidad Firma en la orden de servicio, aceptando que ha sido atendido Firma Análisis de Equipo, quedándose con una copia para evidencia para el(la) Usuario(a) Revisa formatos firmados por unidades administrativas. Áreas dentro del alcance de Sistema de Gestión de la Calidad Áreas dentro del alcance de Sistema de Gestión de la Calidad Área de soporte técnico. 11 Recibe y Archiva formatos firmados por unidades administrativas Departamento de soporte técnico Fin de Proceso Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección

9 Página: 9 de 11 VII. LISTA DE FORMATOS. Formato Tiempo de retención Responsable de conservarlo Código de registro Orden de Servicio Un año Área de Soporte Equipo a Reparar Un año Área de Soporte Análisis de Equipo Un año Área de Soporte Check List Mantenimiento a Equipo de Cómputo de la S.E.P Calendario de Mantenimiento Preventivo de los Procesos Certificados. Un año Un año Área de Soporte Área de Soporte SEP DI/PO/ SEP DI/PO/ SEP DI/PO/ SEP DI/PO/ SEP DI/PO/ Inventario de Equipos de cómputo que se les da mantenimiento Preventivo y Correctivo dentro del Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001:2008 Un año Área de Soporte SEP DI/PO/ Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección

10 Página: 10 de 11 Número de revisión Fecha de Actualización VIII. CAMBIOS A ESTA VERSIÓN Descripción del cambio 1 Septiembre Se modifica por nueva estructura. 2 Agosto 2015 Se hacen modificaciones en el apartado de Políticas de Operación. Se hacen modificaciones en Diagrama de Flujo. Se agregan dos formatos. 3 Septiembre 2015 Se cambia nomenclatura. 4 Noviembre 2015 Se agrega un formato Check List Mantenimiento a Equipo de Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección

11 Página: 11 de 11 IX. SALIDA DEL PROCEDIMIENTO E INDICADORES DE MEDIDA Ordenes de Servicio atendidas. Indicador de medida Mantenimiento Preventivo (%): Ordenes de servicio realizadas en el calendario semestral de Mantenimiento Preventivo / total ordenes servicio recibidas en el periodo x 100 Indicador de medida Global (%): Ordenes de servicio realizadas en el mes (mantenimiento preventivo y correctivo) / total ordenes servicio (mantenimiento preventivo y correctivo) recibidas en el mes x 100