DOCUMENTO NO CONTROLADO POR EL SISTEMA DE CALIDAD NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO CÓDIGO: JRM-PMTO-3 AREAS DE APLICACIÓN:

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1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CÓDIGO: PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO JRM-PMTO-3 AREAS DE APLICACIÓN: TODAS LAS ÁREAS DEL ITST PROVEEDOR DE SERVICIOS Manual de Procedimientos ITST

2 CONTROL DE REVISIONES: Procedimiento de Mantenimiento REVISIÓN SECCIÓN AFECTADA DESCRIPCIÓN FECHA 00 Todo el procedimiento Elaboración del procedimiento de mantenimiento Todo el procedimiento Adecuación en la secuencia del procedimiento Portada Políticas de operación Descripción procedimiento Formatos y/o procedimientos requeridos Referencias Diagrama de Flujo Generales Objetivo Políticas de operación Descripción del procedimiento Formatos y/o procedimientos requeridos Diagrama de flujo del Se eliminan las áreas y se incluye la leyenda Todas las áreas del ITST así como el proveedor de Servicios. Se elimina el recuadro de control de revisiones y se pasa a la siguiente página. Se modifica el código del procedimiento. En la política No. 1 se rediseña y se incluye una bitácora de seguimiento. Se elimina la política No. 2., Se modifica la política No. 7, incluyendo al personal de vigilancia como responsable del inmueble. Se incluye en la actividad 1, las fallas reportadas por personal del ITST. Se modifica la sección de RESPONSABLE en todos los pasos del procedimiento incluyendo al Responsable de mantenimiento en las actividades No. 1, 2 y 4 así como el cambio de terminología en el paso No. 3, por Jefe de Recursos Materiales y Servicios. Se elimina el procedimiento de Mantenimiento Correctivo, el cual se incluyen actividades en el primer recuadro. Se incluye los formatos SAD-FMTO- 5.1 y SAD-FMTO-5.2. Se incluye la actividad No. 5. Se incorpora los formatos Listas de Verificación y Reporte de Mantenimiento. Se incluyen las codificaciones correspondientes a cada formato. Se agrega Bitácora de Limpieza y el Programa de Mantenimiento se incluye en esta sección. Se rediseña el diagrama con base en las modificaciones de la descripción. Se incluye recuadro del responsable del procedimiento y Dirección General. Dentro de la nota al pie, se elimina el nombre del proceso y se cambia la codificación. Se modifica el objetivo, queda de la siguiente manera Mantener en buen estado las instalaciones y equipo del Instituto, para poder brindar un mejor servicio a todo el alumnado, así como también al personal docente y administrativo. Dentro de las políticas de operación: Se elimina la política No. 3, se elimina la política No. 4, se elimina la política No. 5, se rediseña la política No. 7, se elimina la política No. 8. Se modifica la actividad 1, queda de la siguiente manera: Revisa periódicamente cada una de las áreas del Instituto de acuerdo con el programa de mantenimiento establecido y registra todas las observaciones encontradas en el formato Lista de Verificación de Instalaciones SAD-FMTO-5.1. Se modifica la actividad No. 2, queda de la siguiente manera: Reporta al departamento de recursos Materiales y Servicios anomalías o desperfectos encontrados en su área, las cuales se registran en el formato SAD-FMTO-5.2 Reporte de Mantenimiento. Se modifica la actividad No. 3 queda de la siguiente manera: Atienden cada una de las observaciones anotadas en la Lista de verificación y en los Reportes de Mantenimiento. Las actividades número 3 y 4 pasan al número 4 y 5 respectivamente. Se agrega la actividad No. 6 queda de la siguiente manera: Informa periódicamente al Jefe de Recursos Materiales y Servicios la situación actual de las fallas detectadas. Se modifican los formatos: Lista de Verificación de Instalaciones y Reporte de Mantenimiento. Se rediseña el diagrama con base en las modificaciones de la descripción por el Sistema de Calidad Institucional Página 2 de 9

3 04 Apartado de Responsabilidades Código Formatos y/o procedimientos requeridos Referencias Políticas de operación Descripción del procedimiento Formatos y/o procedimientos requeridos Referencias Diagrama de flujo Procedimiento de Mantenimiento Responsables del Procedimiento y de Director General. Debido a cambios en la estructura organizacional se modifica el nombre del director general. Se modifica el código del procedimiento quedando de la siguiente manera JRM-PMTO-3. Se cambia el código de los formatos de acuerdo con la modificación del código del procedimiento. Se agrega el documento denominado Manual de Mantenimiento Preventivo/Correctivo. Se modifica la política No. 6 quedando como sigue: El Jefe(a) de Recursos Materiales a través del Almacenista deberá proporcionar los materiales y herramientas, que se requieran para el mantenimiento del Instituto. También se modifica a política No. 7 quedando como sigue: Todo arreglo o mejora que requieran las instalaciones, deberá ser notificado al Jefe(a) de Recursos Materiales, el cual será revisado y notificado a Dirección General para su autorización. Se rediseña el procedimiento quedando en dos partes la primera Procedimiento de Mantenimiento Preventivo y la segunda Procedimiento de Mantenimiento Correctivo. Se rediseña la estructura de los formatos JRM-FMTO-3.1 Lista de Verificación de Instalaciones y queda con el nombre de Mantenimiento Preventivo de Instalación eléctrica ; y del formato JRM-FMTO-3.2 Formato de Mantenimiento quedando con el nombre de Mantenimiento Preventivo a Instalación Hidrosanitaria ; se agregan los formatos JRM-FMTO-3.3; JRM-FMTO-3.4; JRM-FMTO-3.5; JRM-FMTO- 3.6 y JRM-FMTO-3.7. Se modifica el documento denominado Manual de Mantenimiento Preventivo/Correctivo. Se rediseña el diagrama con base en las modificaciones de la descripción del procedimiento por el Sistema de Calidad Institucional Página 3 de 9

4 OBJETIVO: Mantener en buen estado las instalaciones y equipo del Instituto, para poder brindar un mejor servicio a todo el alumnado, así como también al personal docente y administrativo. ALCANCE: Es aplicable a todo el inmueble del Instituto, así como a toda el área o superficie que abarque el mismo, además del mobiliario y equipo con que cuenta el Instituto. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Se deberá hacer el aseo diariamente en todas las áreas del Instituto, revisando periódicamente el cumplimiento de esta actividad a través de la Bitácora de Limpieza. Mantener las áreas verdes limpias y se deberán podar cuando se requiera hacerlo. Se realizará mantenimiento preventivo periódicamente a las instalaciones y equipo del Instituto de acuerdo con el programa de mantenimiento. El resguardo de las instalaciones del Instituto en días no laborables y vacaciones quedará bajo resguardo del personal de vigilancia contratado, el cual deberá notificar de cualquier daño al Jefe(a) de Recursos Materiales y Servicios o en su caso al Director(a) del Instituto. Se considerará para todas las labores de mantenimiento del Instituto al personal de apoyo y, en su caso a personal externo para arreglo o mejoras del inmueble cuando no se cuente con los recursos necesarios. El Jefe(a) de Recursos Materiales y Servicios a través del Almacenista deberá proporcionar los materiales y herramientas, que se requieran para el mantenimiento del Instituto. Todo arreglo o mejora que requieran las instalaciones, deberá ser notificado al Jefe(a) de Recursos Materiales y Servicios, el cual será revisado y notificado a Dirección General para su autorización. DEFINICIONES: No aplica por el Sistema de Calidad Institucional Página 4 de 9

5 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Procedimiento de Mantenimiento Preventivo RESPONSABLE No. ACTIVIDAD Jefe (a) de Recursos Elabora el Programa de Mantenimiento Preventivo anual y Materiales 01 el Manual de Mantenimiento Preventivo/Correctivo en coordinación con el de Mantenimiento. de Realiza periódicamente la revisión y el Mantenimiento Preventivo a instalaciones y equipo, con base en el manual de mantenimiento preventivo y de acuerdo con el programa establecido y registra las actividades en los formatos mantenimiento correspondientes. 2.2 Si requiere material o refacciones, lo solicita en almacén a través del formato de Requisición de Materiales JRM-FCOM-1.1. Almacenista 03 Recibe la requisición y en caso necesario gestiona la compra con el Jefe(a) de Recursos Materiales y Servicios y hace entrega del material solicitado. Entrega mensualmente al Jefe(a) de Recursos Materiales y Servicios evidencias de las actividades de Mantenimiento de 04 Preventivo realizadas, a través de los formatos mantenimiento correspondientes, así mismo cada tres meses entrega un informe de actividades para la H. Junta Directiva. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Procedimiento de Mantenimiento Correctivo RESPONSABLE No. ACTIVIDAD Responsable de área 01 Reporta vía telefónica o a través de oficio al de Mantenimiento o al Jefe(a) de Recursos Materiales y Servicios fallas o desperfectos en las instalaciones o equipo del área a su cargo. Jefe(a) de Recursos Reciben la notificación y le dan atención a la brevedad Materiales y Servicios/ 02 posible. de mantenimiento por el Sistema de Calidad Institucional Página 5 de 9

6 de 3.1. Acude al sitio de la falla para realizar el diagnóstico y la registra en el formato JRM-FMTO-3.7 Bitácora de Mantenimiento Correctivo Si requiere material o refacciones, lo solicita en mantenimiento 03 almacén a través del formato de Requisición de Materiales y se procede al paso número 5. Si la corrección o reparación requiere de equipo o mano de obra especializada y no se cuenta con ella, informa al Jefe(a) de Recursos Materiales y Servicios y se procede al paso número 7. Almacenista 04 Recibe la requisición y entrega el material solicitado. de 05 Realiza la reparación de la falla y hace entrega de dicha mantenimiento reparación al Responsable del área Contacta al proveedor del servicio o al técnico especializado para que cotice la reparación correspondiente. Jefe(a) de Recursos 6.2. Recibe la cotización, solicita visto bueno y autorización Materiales y Servicios 06 del trabajo al Subdirector(a) Administrativo Si la reparación es autorizada procede a la contratación del servicio y se procede al paso 10, de lo contrario, informa al de Mantenimiento para tomar alguna medida alternativa Verifica la reparación realizada por el proveedor y hace entrega de dicha reparación al Responsable del área de a través del formato JRM-FMTO-3.7. mantenimiento Entrega mensualmente al Jefe(a) de Recursos Materiales y Servicios evidencias de las actividades de Mantenimiento Correctivo realizadas, a través del formato JRM-FMTO-3.7 Bitácora de Mantenimiento Correctivo. FORMATOS Y/O PROCEDIMIENTOS REQUERIDOS: CODIGO JRM-FMTO-3.1 JRM-FMTO-3.2 JRM-FMTO-3.3 JRM-FMTO-3.4 JRM-FMTO-3.5 JRM-FMTO-3.6 JRM-FMTO-3.7 NOMBRE DEL FORMATO O PROCEDIMIENTO Mantenimiento Preventivo a Instalación Eléctrica Mantenimiento Preventivo a Instalación Hidrosanitaria Mantenimiento Preventivo a Equipos de Aire Acondicionado Mantenimiento Preventivo a Equipo Audiovisual Mantenimiento Preventivo a Equipo de Seguridad Mantenimiento Preventivo de Acabados Bitácora de Mantenimiento Correctivo por el Sistema de Calidad Institucional Página 6 de 9

7 DOCUMENTOS GENERADOS: CODIGO Sin código REFERENCIAS: CODIGO Sin código Sin código Sin código Cotización de material NOMBRE DEL DOCUMENTO NOMBRE DEL DOCUMENTO Bitácora de Limpieza Programa de mantenimiento Manual de Mantenimiento Preventivo/Correctivo por el Sistema de Calidad Institucional Página 7 de 9

8 Responsable del procedimiento Director General Jaime Martínez Lara Ricardo Bárcenas Rivas por el Sistema de Calidad Institucional Página 8 de 9

9 Responsable del procedimiento Director General Jaime Martínez Lara Ricardo Bárcenas Rivas por el Sistema de Calidad Institucional Página 9 de 9