MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS

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1 PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS TOLUCA DE LERDO, MÉXICO 14 DE NOVIEMBRE DE 2011

2 PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS

3 PÁGINA 3 DE 31 CONTENIDO

4 PÁGINA 4 DE 31 CONTENIDO PÁG. I. Introducción... 5 II. Base jurídica... 7 III. Procedimientos... 9 Procedimiento: Proporcionar mantenimiento a las instalaciones, mobiliario y equipo de oficina de áreas administrativas e inmuebles del Poder Legislativo Procedimiento: Reparación de mobiliario y equipo de oficina mediante servicio externo Procedimiento: Servicios de logística para eventos IV. Bitácora de actualización V. Hoja de validación VI. Anexos Anexo 1: Formato Solicitud de Servicio (40045-F01-11) Anexo 2: Formato "Reporte de Mantenimiento Preventivo" (40045-F02-11) Anexo 3: Formato "Solicitud de Reparación de Mobiliario y Equipo de Oficina mediante Servicio Externo" (40045-F03-11) Anexo 4: Formato Servicios de Apoyo para Eventos (40045-F04-11)... 31

5 PÁGINA 5 DE 31 INTRODUCCIÓN

6 PÁGINA 6 DE 31 INTRODUCCIÓN Entre los elementos más eficaces en la toma de decisiones en el área administrativa del sector público, destacan los manuales de organización y procedimientos, instrumentos que facilitan el aprendizaje del personal, proporcionando la orientación que se requiere para la ejecución de actividades en sus ámbitos de competencia. Dichos manuales tienen el propósito de mejorar, orientar y conducir los esfuerzos del personal, para lograr la realización de las tareas que se les han asignado, auxiliándoles de una manera clara y sencilla para su cumplimiento. Por lo anterior, a fin de atender cabalmente lo establecido en artículo 160, fracciones XIX y XX del Reglamento del Poder Legislativo; se elaboran, integran y difunden los manuales administrativos, instrumentos que documentan objetivos, funciones, políticas y procedimientos institucionales. La Secretaría de Administración y Finanzas a través de la Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo, pone a disposición de los servidores públicos del Poder Legislativo el presente Manual de Procedimientos del Departamento de Mantenimiento y Servicios.

7 PÁGINA 7 DE 31 BASE JURÍDICA

8 PÁGINA 8 DE 31 BASE JURÍDICA - Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. - Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México. - Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México. - Reglamento del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México. - Normas Reglamentarias de los Servicios Administrativos del Poder Legislativo.

9 PÁGINA 9 DE 31 PROCEDIMIENTOS

10 PÁGINA 10 DE 31 PROCEDIMIENTO: PROPORCIONAR MANTENIMIENTO A LAS INSTALACIONES, MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS E INMUEBLES DEL PODER LEGISLATIVO

11 PÁGINA 11 DE 31 ÁREA RESPONSABLE DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO PROPORCIONAR MANTENIMIENTO A LAS INSTALACIONES, MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS E INMUEBLES DEL PODER LEGISLATIVO P01-10 OBJETIVO Garantizar el óptimo funcionamiento del mobiliario, equipo de oficina e instalaciones de los inmuebles del Poder Legislativo. POLÍTICAS - Los titulares de las unidades administrativas del Poder Legislativo reportarán e informarán al Departamento de Mantenimiento y Servicios los desperfectos, fallas, daños o deterioros detectados en el mobiliario, maquinaria o equipo de oficina; así como de las instalaciones eléctricas, hidráulicas, sanitarias, de gas, telefónicas y televisivas; solicitando su reparación o mantenimiento de forma verbal, telefónica o escrita. - El Departamento de Mantenimiento y Servicios atenderá oportunamente las solicitudes de mantenimiento de mobiliario, equipo de oficina e instalaciones de los inmuebles requeridas por las dependencias y áreas administrativas. - Para atender los trabajos de mantenimiento preventivo o correctivo el Departamento de Mantenimiento y Servicios aplicará dos procedimientos. El primero (Anexo 1, F01-11), cuando el servicio solicitado lo lleve a cabo en sus instalaciones y cuente con la capacidad operativa para hacerlo; y segundo (Anexo 2, F02-11) cuando se lleve a cabo a través de la contratación de un establecimiento, negocio, taller o compañía, debido a que el área de mantenimiento no cuente con la infraestructura para hacerlo, dicho prestador de servicios será el que asigne el Departamento de Adquisiciones o el que determine el Comité de Adquisiciones y Servicios. - Todas las solicitudes atendidas por el Departamento de Mantenimiento y Servicios serán registradas debidamente en el formato Solicitud de Servicio (Anexo 1, F01-11) y se obtendrá la firma de conformidad al concluir el trabajo. - El Departamento de Mantenimiento y Servicios emprenderá acciones de mantenimiento preventivo o correctivo en las instalaciones, mobiliario y equipo ubicados en espacios de uso común de los inmuebles del Poder Legislativo tales como los existentes en pasillos, salones, vestíbulos, sanitarios, entre otros.

12 PÁGINA 12 DE 31 ÁREA RESPONSABLE DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO PROPORCIONAR MANTENIMIENTO A LAS INSTALACIONES, MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS E INMUEBLES DEL PODER LEGISLATIVO P01-10 OBJETIVO Garantizar el óptimo funcionamiento del mobiliario, equipo de oficina e instalaciones de los inmuebles del Poder Legislativo. - Todas las acciones de mantenimiento preventivo efectuadas en instalaciones, equipo y mobiliario; se llevarán a cabo conforme al Programa Anual de Mantenimiento Preventivo, y se deben registrar en el formato Reporte de Mantenimiento Preventivo (Anexo 2, F02-11). - Cuando el servicio de mantenimiento preventivo o correctivo solicitado implique la instalación o colocación de algún mecanismo, accesorio o refacción que no se maneje en el almacén de servicios generales, el Departamento de Mantenimiento y Servicios tramitará la compra ante el Departamento de Adquisiciones. - Todos los requerimientos de mantenimiento y servicios generales que impliquen para su ejecución la erogación de gastos mayores por concepto de compra de material, mecanismos, accesorios o refacciones, deben ser solicitados directamente a la Secretaría de Administración y Finanzas, quien determinará lo conducente. - Los trabajos relacionados con la construcción, remodelación o ampliación de inmuebles de las dependencias se llevarán a cabo conforme lo determine el Comité Interno de Obra Pública del Poder Legislativo. - El mantenimiento preventivo de los despachadores de agua se llevará a cabo conforme al programa de mantenimiento y limpieza de dichos depósitos, sin embargo, también se atenderán oportunamente las solicitudes que en este aspecto presenten las áreas administrativas.

13 PÁGINA 13 DE 31 PROCEDIMIENTO PROPORCIONAR MANTENIMIENTO A LAS INSTALACIONES, MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS E INMUEBLES DEL PODER LEGISLATIVO P01-10 ÁREA SOLICITANTE ACTIVIDAD Nº DESCRIPCIÓN Departamento Mantenimiento y Servicios de 1 Recibe de forma escrita, verbal o telefónica solicitud de mantenimiento o servicios generales para mobiliario, equipo de oficina o de instalaciones de los inmuebles de las dependencias del Poder Legislativo. 2 Registra los datos del servicio solicitado en el formato "Solicitud de Servicio". Anexo 1 (40045-F01-11) 3 Asigna e instruye al personal para dar el servicio de mantenimiento preventivo o correctivo. Servidor Público Asignado 4 Recibe indicación y acude al área solicitante para atender solicitud y resolver el problema. 5 Verifica problema y determina los materiales, accesorios o refacciones que se requieren para la reparación o corrección. 6 Si cuenta con los materiales realiza la reparación o corrección. 7 No cuenta con material, realiza la gestión para la compra de los materiales o refacciones ante el Departamento de Adquisiciones. 8 Concluye trabajo resolviendo el problema y solicita al usuario firma de conformidad. Área Solicitante 9 Verifica trabajo y firma de conformidad por el servicio recibido. Servidor Público Asignado 10 Recibe formato debidamente firmado por el usuario e informa al titular del Departamento de Mantenimiento y Servicios que el servicio ha sido atendido. Fin.

14 PÁGINA 14 DE 31 PROCEDIMIENTO PROPORCIONAR MANTENIMIENTO A LAS INSTALACIONES, MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS E INMUEBLES DEL PODER LEGISLATIVO P01-10 DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS SERVIDOR PÚBLICO ASIGNADO ÁREA SOLICITANTE Inicio Recibe de forma escrita, verbal o telefónica solicitud de mantenimiento o servicios generales para mobiliario, equipo de oficina o de instalaciones de los inmuebles de las dependencias del Poder Legislativo. Recibe indicación y acude al área solicitante para atender solicitud y resolver el problema. Verifica problema y determina los materiales, accesorios o refacciones que se requieren para la reparación o corrección. Registra los datos del servicio en el formato Solicitud de Servicio Anexo 1 (40045-F01-11). Asigna e instruye al personal para atender el servicio de mantenimiento preventivo o correctivo. Si cuenta con los materiales realiza la reparación o corrección. En caso contrario, realiza la gestión para la compra de los materiales o refacciones ante el Departamento de Adquisiciones. Concluye el trabajo resolviendo el problema y solicita al usuario firme de conformidad. Verifica trabajo y firma de conformidad por el servicio recibido. Recibe formato debidamente firmado por el usuario e informa al titular del departamento de Mantenimiento y servicios que el servicio ha sido atendido. Fin

15 PÁGINA 15 DE 31 PROCEDIMIENTO: REPARACIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA MEDIANTE SERVICIO EXTERNO

16 PÁGINA 16 DE 31 ÁREA RESPONSABLE DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO REPARACIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA MEDIANTE SERVICIO EXTERNO P02 10 OBJETIVO Garantizar el funcionamiento óptimo del mobiliario, equipo de oficina e instalaciones de las áreas administrativas del Poder Legislativo, a través de servicio externo. POLÍTICAS - Para atender los trabajos de mantenimiento preventivo o correctivo el Departamento de Mantenimiento y Servicios aplicará dos procedimientos. El primero (Anexo 1, F01-11), cuando el servicio solicitado lo lleve a cabo en sus instalaciones y cuente con la capacidad operativa para hacerlo; y segundo (Anexo 2, F02-11) cuando se lleve a cabo a través de la contratación de un establecimiento, negocio, taller o compañía, debido a que el área de mantenimiento no cuente con la infraestructura para hacerlo, dicho prestador de servicios será el que asigne el Departamento de Adquisiciones o el que determine el Comité de Adquisiciones y Servicios. - Todos los requerimientos de mantenimiento preventivo o correctivo mediante servicio externo atendidos por el Departamento de Mantenimiento y Servicios serán registrados debidamente en el formato Solicitud de Reparación de Mobiliario y Equipo de Oficina mediante Servicio Externo (Anexo 3, F03-11). - Los titulares de las unidades administrativas del Poder Legislativo reportarán e informarán al Departamento de Mantenimiento y Servicios los desperfectos, fallas, daños o deterioros detectados en el mobiliario, maquinaria o equipo de oficina; así como de las instalaciones eléctricas, hidráulicas, sanitarias, de gas, telefónicas y televisivas; solicitando de forma verbal, telefónica o escrita su mantenimiento preventivo o correctivo. - Cuando las áreas usuarias identifiquen o determinen que el servicio de mantenimiento preventivo o correctivo se tiene que contratar, deben solicitar el servicio mediante oficio dirigido a la Secretaría de Administración y Finanzas. - Todos los requerimientos atendidos por el Departamento de Mantenimiento y Servicios serán registrados debidamente en el formato Solicitud de Reparación de Mobiliario y Equipo de Oficina mediante Servicio Externo (Anexo 3, F03-11) y recabar la firma de conformidad al concluir el trabajo.

17 PÁGINA 17 DE 31 PROCEDIMIENTO REPARACIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA MEDIANTE SERVICIO EXTERNO P02 10 Á R E A R E S P O N S A B L E A C T I V I D A D Nº D E S C R I P C I Ó N Departamento Mantenimiento y Servicios de 1 Determina que el servicio solicitado se atenderá vía externa, dando indicación para que acudan por el mobiliario o equipo de oficina al lugar donde se encuentre ubicado. 2 Asigna y gira instrucciones al servidor público que cubrirá servicio. Servidor Público Asignado 3 Recibe indicación y registra los datos del mobiliario o equipo de oficina en el formato Solicitud de Reparación de Mobiliario y Equipo de Oficina mediante Servicio Externo (Anexo 3, F03-11) y procede a realizar su salida de las oficinas e instalaciones del área solicitante. 4 Envía mobiliario o equipo de oficina al prestador del servicio que designe el Departamento de Adquisiciones o quien determine el Comité respectivo y espera la fecha programada de recibir el bien debidamente reparado. 5 Recibe en la fecha programada el mobiliario o equipo de oficina debidamente reparado. 6 Revisa que el equipo de oficina o mobiliario funcione correctamente. 7 Envía al área solicitante el equipo o mobiliario, solicitándole al usuario su firma "de conformidad". Área Solicitante 8 Recibe y verifica que el mobiliario o equipo funcione correctamente, firmando de conformidad y de recibido en el formato respectivo. Servidor Público Asignado 9 Recibe formato debidamente firmado e informa al titular del Departamento de Mantenimiento y Servicios que el servicio ha sido atendido. Fin

18 PÁGINA 18 DE 31 PROCEDIMIENTO REPARACIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA MEDIANTE SERVICIO EXTERNO P02 10 DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS SERVIDOR PÚBLICO ASIGNADO ÁREA SOLICITANTE Inicio Determina que el servicio solicitado se atenderá vía externa, dando indicación para que acudan por el mobiliario o equipo de oficina al lugar donde se encuentre ubicado. Recibe indicación y registra los datos del mobiliario o equipo de oficina en el formato Solicitud de Reparación de Mobiliario y Equipo de Oficina mediante Servicio Externo, Anexo 3 (40045-F03-11) y procede a realizar su salida de las oficinas e instalaciones del área solicitante. Asigna y gira instrucciones al servidor público que cubrirá servicio. Envía mobiliario o equipo de oficina al prestador del servicio que designe el Departamento de Adquisiciones o quien determine al Comité respectivo y espera la fecha programada para recibir el bien debidamente reparado. Recibe en la fecha programada el mobiliario o equipo de oficina debidamente reparado. Revisa que el equipo de oficina o mobiliario funcione correctamente. Envía al área solicitante el equipo o mobiliario, solicitándole al usuario su firma de conformidad. Recibe y verifica que el mobiliario o equipo funcione correctamente, firmando de conformidad y de recibido en el formato respectivo. Recibe formato debidamente firmado e informa al titular del departamento de Mantenimiento y Servicios que el servicio ha sido atendido. Fin

19 PÁGINA 19 DE 31 PROCEDIMIENTO: SERVICIOS DE LOGÍSTICA PARA EVENTOS

20 PÁGINA 20 DE 31 ÁREA RESPONSABLE DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO SERVICIOS DE LOGÍSTICA PARA EVENTOS P03-10 OBJETIVO Proporcionar servicios de apoyo logístico para la celebración de eventos legislativos, culturales, cívicos y especiales, ya sean locales o foráneos que organicen los grupos parlamentarios, diputados, dependencias o áreas administrativas del Poder Legislativo. POLÍTICAS - Todos los requerimientos de apoyo logístico para la celebración de eventos se deben solicitar mediante oficio dirigido a la Secretaría de Administración y Finanzas, especificando: lugar, día, hora, requerimientos y condiciones específicas. - El Departamento de Mantenimiento y Servicios registrará los datos del solicitante y de los requerimientos de apoyo logístico en el formato "Servicios de Apoyo para Eventos" Anexo 4, (40045-F04-11), así como la firma de conformidad del apoyo recibido por parte del responsable del evento o del titular de la dependencia. - Con el objeto de satisfacer oportunamente los requerimientos de apoyo logístico, los diputados y dependencias solicitarán sus necesidades con dos días de anticipación cuando los eventos se celebren en la zona metropolitana de Toluca; y con ocho días cuando se celebren al interior del Estado de México. - Los diputados y dependencias deben designar un responsable de organizar el evento, mismo que se coordinará con el personal del Departamento de Mantenimiento y Servicios para la instalación del escenario y equipo para la celebración del evento, para tal efecto se debe contar con su número de teléfono celular, particular y el de oficina. - Los diputados y dependencias proporcionarán al Departamento de Mantenimiento y Servicios el programa del evento y el croquis del lugar en la que se llevará a cabo. - Cuando el Departamento de Mantenimiento y Servicios no cuente con la capacidad operativa para atender los requerimientos del evento, se coordinará con el Departamento de Adquisiciones a fin de contratar los servicios necesarios, los cuales se detallarán en el formato Servicio de Apoyo para Eventos Anexo 4, (40045-F04-11).

21 PÁGINA 21 DE 31 PROCEDIMIENTO SERVICIOS DE LOGÍSTICA PARA EVENTOS P03-10 ÁREA RESPONSABLE ACTIVIDAD Nº DESCRIPCIÓN Departamento Mantenimiento y Servicios de 1 Recibe oficio turnado por la Secretaría de Administración y Finanzas, en la que los diputados y dependencias solicitan los servicios de apoyo logístico para eventos culturales, celebración de trabajos legislativos o eventos especiales. 2 Asigna al personal para cubrir la solicitud, otorgándole los materiales, equipos y herramientas necesarias para cumplir con el servicio. 3 Registra los datos del servicio en el formato "Servicios de Apoyo para Eventos" Anexo 4, (40045-F04-11). 4 Determina los trabajos que ejecutará y los que debe contratar en coordinación con el Departamento de Adquisiciones. Servidor Público Asignado 5 Acude al lugar en que se llevará a cabo el evento y realiza el montaje o acondicionamiento del escenario. 6 Al concluir el evento solicita al representante de la dependencia anfitriona del evento, firme de conformidad el formato respectivo. 7 Procede a desmontar y retirar el escenario o lo que haya colocado el personal del área. 8 Informa al titular del Departamento que el servicio de apoyo logístico ha sido atendido. Fin.

22 PÁGINA 22 DE 31 PROCEDIMIENTO SERVICIOS DE LOGÍSTICA PARA EVENTOS P03-10 DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS SERVIDOR PÚBLICO ASIGNADO Inicio Recibe oficio turnado por la Secretaría de Administración y Finanzas, en la que los diputados y dependencias solicitan los servicios de apoyo logístico para eventos culturales, celebración de trabajos legislativos o eventos especiales. Asigna al personal para cubrir la solicitud, otorgándole los materiales, equipos y herramientas necesarias para cumplir con el servicio. Registra los datos del servicio en el formato Servicios de apoyo para Eventos Anexo 4, ( F04-11). Acude al lugar en que se llevará a cabo el evento y realiza el montaje o acondicionamiento del escenario. Al concluir el evento solicita al representante de la dependencia anfitriona del evento, firme de conformidad el formato respectivo. Determina los trabajos que ejecutará y los que debe contratar en coordinación con el Departamento de Adquisiciones. Procede a desmontar y retirar el escenario o lo que haya colocado el personal del Departamento. Informa al titular del Departamento que el servicio de apoyo logístico ha sido atendido satisfactoriamente. Fin

23 PÁGINA 23 DE 31 BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN

24 PÁGINA 24 DE 31 BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN FECHA DE ACTUALIZACIÓN Elaboración 09/Mayo/ /Noviembre/2004 REFERENCIA Sin referencia M1 N. De Oficio CNDA/DNOD/070/04 M2 Signado por la Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo, en que se solicita la actualización de los Manuales de Organización y Procedimientos. OBSERVACIONES Se documenta en este manual los procedimientos y políticas vigentes del Departamento de Mantenimiento y Servicios. - Se actualizaron los procedimientos y políticas integrándose los formatos que utiliza el Departamento para los servicios que proporciona. - Cambió la denominación de algunas dependencias. 04/Abril/2006 Sin referencia Actualización 3 A3 Se modificaron de forma integral los objetivos, políticas y la secuencia de actividades de los tres procedimientos. Actualización de los siguientes formatos: - Solicitud de Servicio (40045-F01-06). - Solicitud de Reparación de Mobiliario y Equipo de Oficina mediante Servicio Externo (40045-F03-06). - Servicios de Apoyo Logístico para Eventos (40045-F04-06). Elaboración del siguiente formato: - Reporte de Mantenimiento Preventivo ( F02-06). 13/Diciembre/2010 Sin referencia A4 Actualización con la finalidad de garantizar que este documento describa la información real y actual del Departamento de Mantenimiento y Servicios, conforme a los lineamientos técnicos existentes. 14 de Noviembre de 2011 N de oficio SAF/DRM/DMS/135/2011 Actualización 5 Se actualizó el manual derivado de la modificación de los formatos, utilizados por este departamento.

25 PÁGINA 25 DE 31 HOJA DE VALIDACIÓN

26 PÁGINA 26 DE 31 HOJA DE VALIDACIÓN ELABORÓ VALIDÓ LIC. ROSAURA SALGADO SAN JUAN COORDINADORA DE NORMATIVIDAD Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO C. CARLOS LÓPEZ BENITEZ DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS

27 PÁGINA 27 DE 31 ANEXOS

28 PÁGINA 28 DE 31 ANEXO 1 FORMATO SOLICITUD DE SERVICIO (40045-F01-11)

29 PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO Secretaría de Administración y Finanzas Dirección de Recursos Materiales Departamento de Mantenimiento y Servicios SOLICITUD DE SERVICIO 1 FECHA D M A 2 FOLIO PARA SER LLENADO POR EL SOLICITANTE PERSONA SOLICITANTE DEL SERVICIO: 3 SERVICIO SOLICITADO: 4 ÁREA SOLICITANTE: 5 6 DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO REALIZADO 7 MATERIALES REQUERIDOS RESPONSABLE DEL TRABAJO: 8 OBSERVACIONES: 9 10 NOMBRE Y FIRMA DEL SOLICITANTE F01-11

30 INSTRUCTIVO DEL FORMATO SOLICITUD DE SERVICIO OBJETIVO: Registrar y controlar los servicios de mantenimiento, solicitados por las áreas administrativas. N DESCRIPCIÓN 1 El día, mes y año en que se solicita el servicio. 2 El número consecutivo de acuerdo a la solicitud. 3 Nombre del servidor público que solicita el servicio. 4 Nombre del servicio requerido. 5 Nombre del área administrativa que solicita el servicio. 6 Descripción detallada de los trabajos realizados 7 Descripción detallada de los materiales utilizados en el trabajo. 8 Nombre del servidor público responsable de proporcionar el servicio. 9 Si lo considera necesario describa las situaciones o actividades que se presentan durante el servicio de mantenimiento. 10 Nombre y firma de conformidad del solicitante del servicio.

31 PÁGINA 29 DE 31 ANEXO 2 FORMATO REPORTE DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO (40045-F02-11)

32 PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO Secretaría de Administración y Finanzas Dirección de Recursos Materiales Departamento de Mantenimiento y Servicios REPORTE DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO 1 FECHA D M A 2 FOLIO DEPENDENCIA O ÁREA ADMINISTRATIVA: 3 DATOS DEL TRABAJO REALIZADO DESCRIPCIÓN DEL MOBILIARO, EQUIPO Y/O INSTALACIONES REVISADAS: 4 5 DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO REALIZADO OBSERVACIONES: 6 7 RESPONSABLE DEL EQUIPO O PERSONAL DEL ÁREA DONDE SE PRESTO EL SERVICIO 8 RESPONSABLE DEL TRABAJO 9 AUTORIZA DEPENDENCIA, DIPUTADO O ÁREA ADMINISTRATIVA SERVIDOR PÚBLICO ASIGNADO DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS F02-11

33 INSTRUCTIVO DEL FORMATO REPORTE DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO OBJETIVO: Registrar los servicios de mantenimiento preventivo realizado en el mobiliario y equipo, así como a las instalaciones del Poder Legislativo. N DESCRIPCIÓN 1 El día, mes y año en que se requisita el formato. 2 Número consecutivo asignado al servicio. 3 Nombre de la dependencia o área administrativa donde se realiza el trabajo. 4 Nombre, n de inventario y marca del equipo o mobiliario, en su caso describir las condiciones de la instalación revisada. 5 Información detallada de la reparación o servicio o en su caso describir las condiciones de la instalación revisada. 6 Si lo considera necesario describa las situaciones o actividades que se presentan durante el servicio de mantenimiento. 7 Nombre y firma del titular de la dependencia o área administrativa responsable del equipo o mobiliario al que se da servicio de mantenimiento. En su caso especificar que se trata de una área común. 8 Nombre y firma del servidor público responsable de realizar el trabajo. 9 Nombre y firma del titular del Departamento de Mantenimiento y Servicios responsable de autorizar el servicio.

34 PÁGINA 30 DE 31 ANEXO 3 FORMATO SOLICITUD DE REPARACIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA MEDIANTE SERVICIO EXTERNO (40045-F03-11)

35 PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO Secretaría de Administración y Finanzas Dirección de Recursos Materiales Departamento de Mantenimiento y Servicios SOLICITUD DE REPARACIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA MEDIANTE SERVICIO EXTERNO 1 FECHA: D M A 2 TIPO DE SOLICITUD: ESCRITA TELEFÓNICA 3 FOLIO: PARA SER LLENADO POR EL SOLICITANTE ÁREA SOLICITANTE: 4 NOMBRE DEL USUARIO: 5 DESCRIPCIÓN DEL EQUIPO: 6 No. INVENTARIO:7 MOTIVO DE LA REPARACIÓN: 8 9 SOLICITA SERVICIO 10 ENTREGA 11 AUTORIZA SERVICIO TITULAR DEL ÁREA SOLICITANTE USUARIO O RESGUARDATARIO JEFE DEL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS DESCRIPCIÓN DE LA REPARACIÓN: 12 PARA SER LLENADO POR EL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS REFACCIONES SUSTITUIDAS: 13 COSTO TOTAL DE LA REPARACIÓN: 14 PRESTADOR DEL SERVICIO: 15 OBSERVACIONES: ENTREGA 18 RECIBE DE CONFORMIDAD DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS USUARIO O RESGUARDATARIO F03-11

36 INSTRUCTIVO DEL FORMATO SOLICITUD DE REPARACIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA MEDIANTE SERVICIO EXTERNO OBJETIVO: Registrar las reparaciones del mobiliario y equipo de oficina, que se realizan mediante servicio externo. N DESCRIPCIÓN 1 El día, mes y año en que se solicita el servicio. 2 Marque con una x si la reparación se solicita mediante oficio o vía telefónica. 3 Se anotará el número consecutivo asignado al servicio. 4 Nombre del área que solicita la reparación. 5 Nombre del servidor público usuario responsable del equipo o mobiliario. 6 Nombre y marca del bien que se envía a reparación. 7 Número de inventario de acuerdo a la codificación que corresponda. 8 Causa por la cual solicita el servicio de reparación del equipo o mobiliario. 9 Nombre y firma del titular del área que solicita el servicio. 10 Nombre y firma del usuario responsable del bien. 11 Nombre y firma del titular del Departamento de Mantenimiento y Servicios. 12 Anotar los detalles de la reparación realizada. 13 Anotar los accesorios o refacciones que fueron reemplazados. 14 Importe total del pago correspondiente. 15 Nombre del negocio o prestador del servicio. 16 Describir aspectos sobresalientes de la reparación o servicio. 17 Nombre y firma del titular del Departamento de Mantenimiento y Servicios. 18 Nombre y firma del usuario responsable del bien.

37 PÁGINA 31 DE 31 ANEXO 4 FORMATO SERVICIOS DE APOYO PARA EVENTOS (40045-F04-11)

38 PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO Secretaría de Administración y Finanzas Dirección de Recursos Materiales Departamento de Mantenimiento y Servicios SERVICIOS DE APOYO PARA EVENTOS 1 FECHA (D/M/A) 2 FOLIO: DEPENDENCIA O DIPUTADO: 3 GRUPO PARLAMENTARIO 4 ÁREA SOLICITANTE: 5 RESPONSABLE DEL EVENTO: 6 N TELEFÓNICO DEL RESPONSABLE DEL EVENTO: 7 7 DATOS DEL SOLICITANTE DATOS DEL EVENTO FECHA: 8 LUGAR: 9 HORA: 10 DOMICILIO: REQUERIMIENTOS ADECUACIÓN TEMPLETE PANTALLAS ACONDICIONAMIENTO MAMPARAS VINILONAS PODIUM ENLONADO ESTRUCTURAS PROCENIO ATRIL ESCALONES ESTRADO INSTALACIÓN DE AUDIO MESAS PRESIDIUM INSTALACIÓN DE VIDEO SILLAS ROTULOS MESAS DE TRABAJO LETRINAS BANDERAS PAÑOS INSUMOS DE LIMPIEZA ILUMINACIÓN INSTALACIONES ESPECIALES OTROS CARPAS PENDONES ESPECIFIQUE: DESCRIPCIÓN DE LOS SERVICIOS ALQUILADOS O CONTRATADOS 13 N 14 UNIDAD 15 DESCRIPCIÓN 16 CANT. 17 PROVEEDOR 18 REFERENCIA DE OFICIO 19 RESPONSABLE DEL SERVICIO DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS F04-11

39 INSTRUCTIVO DEL FORMATO SERVICIOS DE APOYO PARA EVENTOS OBJETIVO: Registrar los servicios y los requerimientos de apoyo para eventos que soliciten las dependencias, diputados o áreas administrativas. N DESCRIPCIÓN 1 El día, mes y año de la solicitud del servicio de apoyo. 2 Se anotará el número consecutivo asignado al servicio. 3 Nombre de la dependencia o diputado solicitante. 4 Nombre del grupo parlamentario que solicita el servicio. 5 Nombre del área que solicita el servicio. 6 Nombre de la persona responsable del evento. 7 Número telefónico del responsable. 8 Día, mes y año de realización del evento 9 Nombre del lugar donde se va a realizar el evento. (auditorio, explanada, parque. etc.) 10 Hora de inicio del evento. 11 Calle, n, colonia y población dónde se llevará a cabo el evento. 12 Marque con una x los requerimientos de apoyo necesarios para el evento. 13 Número progresivo de los servicios alquilados. 14 Unidad de medida de los servicios (piezas, paquetes, cajas, etc.) 15 Detallar la descripción del servicio alquilado. 16 Describir la cantidad, de acuerdo a la unidad de medida. 17 Anotar el nombre del negocio o prestador del servicio. 18 Anotar el n de oficio enviado por el solicitante del servicio. 19 Nombre y firma del titular del Departamento de Mantenimiento y Servicios.