Eventos Internos y Externos

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1 NOMBRE DEL DOCUMENTO CÓDIGO FECHA DE ELAB. MHM-PR-SPEE AGOSTO-06 Eventos Internos y Externos REVISIÓN FECHA DE REVISIÓN 06 4-AGOSTO-10 PÁGINAS 1 de 7 ELABORO REVISO APROBO Jefe de Eventos y Renta de Espacios Jefe de Eventos y Renta de Espacios Coordinador de Servicios al Público Puesto y Firma Puesto y Firma Puesto y Firma

2 Eventos Internos y Externos 4-AGOSTO-10 2 de 7 1. OBJETIVO Definir los lineamientos para la realización de eventos internos (personal interno) o externos (cliente externo) dentro de las instalaciones del MHM y/o MUNE. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para la realización de eventos dentro del MHM y/o MUNE. 3. DEFINICIONES MHM: Museo de Historia Mexicana MUNE: Museo del Noreste JERE: Jefe de Eventos y Renta de Espacios CSP: Coordinador de Servicios al Público AVRE: Auxiliar de Ventas de Renta de Espacios 4. RESPONSABILIDADES El Jefe de Eventos y Renta de Espacios y el Auxiliar de Ventas de Rentas de Espacios en conjunto con los titulares de las diferentes áreas y el Jefe de Asuntos Jurídicos son responsables del cumplimiento, aplicación y control de este procedimiento según sus áreas de competencia. Así mismo el Coordinador de Servicios al Público es responsable vigilar el cumplimiento del mismo. 5. DESCRIPCIÓN 5.1 Definir el tipo de evento El Jefe de Eventos y Renta de Espacios verifica el tipo de evento requerido. Si se trata de un evento interno: El Jefe de Eventos y Renta de Espacios solicita que se llene la Solicitud de Eventos Internos (MHM-FO-SPEE-01) y continúa en el punto 5.8 En caso de tratarse de un evento externo: Cuando se trata de renta, continúa en el punto 5.2. Cuando se trata de Intercambio, Cuota de Recuperación y/o Petición sin Cobro pasa al punto 5.3, revisando primeramente la factibilidad del evento; en caso de no ser factible se da fin al procedimiento. 5.2 Información para Renta Para clientes que ya han utilizado (anteriormente) los espacios. El Auxiliar de Ventas de Renta de Espacios realiza las siguientes actividades: Verifica con el JERE la disponibilidad de la fecha en el Calendario de Eventos por Confirmar (MHM-FO-SPEE-05).

3 Eventos Internos y Externos 4-AGOSTO-10 3 de 7 Proporciona (al Cliente) una cotización verbal o escrita del espacio a utilizar y se envía las Políticas para Eventos (MHM-FO-SPEE-07). Y solicita al Cliente la carta de petición. Para clientes que nunca han utilizado los espacios. El Auxiliar de Ventas de Renta de Espacios realiza las siguientes actividades: Les pregunta al cliente el tipo de evento a realizar, si es un evento social tipo boda, se le informa que el único espacio para desarrollar este evento es la Terraza del MUNE; para graduaciones de escuelas, se pueden realizar tanto en la Terraza del MUNE como en la Plaza Santa Lucía. En caso de que el cliente le interese realizar este tipo de eventos en otros espacios del museo se le informa que no procede la realización del evento y se termina el procedimiento. Si el cliente solicita información vía telefónica y/o personalmente, se le invita a ver los espacios para verificar cual se acopla a sus necesidades, así mismo se verifica con el JERE la disponibilidad de la fecha en el Calendario de Eventos por Confirmar (MHM-FO- SPEE-05), se le proporciona una cotización, y se le informa los pasos y requerimientos a seguir: Realizar una carta de petición, Informarle de las Políticas para Eventos (MHM-FO-SPEE-07), Carta Autorización (MHM-FO-SPEE-08) una vez que se aprueba la petición Se solicitan los documentos necesarios para la elaboración del Contrato de Renta de Espacios (MHM-FO-GAAJ-05) en base a lo establecido en el procedimiento Elaboración de Contratos (MHM-PR-GAAJ-01), y Formas de pago 5.3 Entrega de requerimientos por parte del Cliente y autorización El Auxiliar de Ventas de Renta de Espacios recibe por parte del Cliente la carta de petición, ya sea personalmente, a través de correo electrónico, fax, etc., la cuál a su vez se entrega al JERE para su posible autorización. Eventos autorizados: El Jefe de Eventos y Renta de Espacios coordina la autorización de los eventos, según los siguientes criterios: Los eventos solicitados en renta son autorizados por el Coordinador de Servicios al Público. Las peticiones que soliciten la extinción del pago, el Coordinador de Servicios al Público solicita la autorización del mismo a la Dirección General, la cual en su caso determina si se renta con o sin descuento, se facilita o intercambia. Si el evento fue autorizado: El Jefe de Eventos y Renta de Espacios sigue los pasos descritos según el tipo de evento: a) En el caso de Renta: La autorización queda plasmada a través de la Carta Autorización (MHM-FO-SPEE-08) (la cual es elaborada por el AVRE) firmada por el Coordinador de Servicios al Público, la cual es enviada a través de correo electrónico o personalmente al cliente. Posteriormente el JERE agenda el evento en el Calendario de Eventos (MHM-FO-SPEE-06), para continuar en el punto 5.4.

4 Eventos Internos y Externos 4-AGOSTO-10 4 de 7 b) En el caso de Facilitación de Espacios: Con el oficio de petición y la firma de autorización de Dirección (física o vía electrónica) agenda el evento en el Calendario de Eventos (MHM-FO-SPEE-06) y continúa en el punto 5.8. c) En el caso de Cuota de Recuperación: Con el oficio de petición y la firma de autorización de Dirección (física o vía electrónica) (ejemplo: Sesión de Arquitectos), el JERE agenda el evento en el Calendario de Eventos (MHM-FO- SPEE-06) y continúa en el punto 5.8. d) En el caso de Intercambio de Espacios: Con el oficio de petición (propuesta) y la firma de autorización de Dirección (física o vía electrónica) se agenda el evento en el Calendario de Eventos (MHM-FO-SPEE-06) y continúa en el punto 5.8. Nota: Para los casos b, c y d cuando no existe un oficio de por medio, la Coordinación de Servicios al Público (ya sea el JERE o el Coordinador de Servicios al Público) genera un memorándum en el cual documenta el caso específico para soportar el evento con la firma de autorización de Dirección. Cuando el evento no es autorizado: El Jefe de Eventos y Renta de Espacios y/o Auxiliar de Ventas de Renta de Espacios informa al Cliente y da fin al procedimiento. 5.4 Realización de Pago El Cliente procede a la realización del pago, que se efectúa con el Asistente de la Gerencia Administrativa, el cual debe ser cubierto en su totalidad antes de realizarse el evento. En caso de ser realizada la solicitud de evento con pocos días de anticipación a la fecha del evento, se podrá efectuar el pago posterior a la realización del evento, siempre y cuando se cuente con una carta compromiso de pago, esto solo se realizará por la premura de tiempo 5.5 Elaboración de Contrato y Firmas El Auxiliar de Ventas de Renta de Espacios solicita el Contrato de Renta de Espacios (MHM-FO- GAAJ-05) al Jefe de Asuntos Jurídicos según los lineamientos establecidos en el procedimiento Elaboración de Contratos (MHM-PR-GAAJ-01). Una vez liberado (el contrato) el Jefe de Asuntos Jurídicos entrega el Contrato de Renta de Espacios (MHM-FO-GAAJ-05) al Auxiliar de Ventas de Rentas de Espacios para recabar la firma del cliente. Para finalizar devuelve al Jefe de Asuntos Jurídicos la copia original del Contrato debidamente firmado (por la parte externa) conservando copia del mismo para su expediente. 5.6 Expediente del Cliente El Jefe de Eventos y Renta de Espacios y/o el Auxiliar de Ventas de Renta de Espacios elaboran el expediente del Cliente con la siguiente información: Copia de Carta de petición Copia de Carta Autorización (MHM-FO-SPEE-08) Copia de factura(s) Copia de Contrato de Renta de Espacios (MHM-FO-GAAJ-05)

5 Eventos Internos y Externos 4-AGOSTO-10 5 de Distribución de Calendario de Eventos a Departamentos El JERE con apoyo del Auxiliar Operativo de Eventos entrega mensualmente una copia del Calendario de Eventos (MHM-FO-SPEE-06) a las áreas involucradas: Dirección General Asistente de dirección Gerente administrativo Asistente de gerencia Coordinación de Servicios al Público Asistente de Servicios al Público Comunicación Diseño Servicio Social Amigos del Museo Coordinación de Exposiciones Resguardo y Conservación Colecciones MHM Colecciones MUNE Coordinación de Servicios Educativos Compras Contabilidad Mantenimiento y Sistemas Jefe de Seguridad Supervisor de Seguridad MHM Supervisor de Seguridad MUNE Monitores (guardia externo) MHM Monitores (guardia externo) MUNE Anden (guardia externo) MHM Anden (guardia externo) MUNE Estacionamiento (guardia externo) MHM Estacionamiento (guardia externo) MUNE Encargado de taquilla MHM Encargado de taquilla MUNE Supervisor de limpieza (exterior) MHM Supervisor de limpieza (exterior) MUNE Biblioteca Tienda Lo anterior queda registrado en la Lista de Entrega del Calendario (MHM-FO-SPEE-10). En caso de peticiones extraordinarias de algún evento (una vez distribuido el calendario), se entrega nuevamente copia del Calendario de Eventos (MHM-FO-SPEE-06) a las áreas involucradas o en su defecto se notifica únicamente vía electrónica los nuevos eventos agendados. 5.8 Solicitar requerimientos de equipo mobiliario al usuario El JERE solicita al cliente sus requerimientos sobre: Montaje o mobiliario Equipo de audio y video Servicios externos que serán contratados por el cliente En el caso de servicios externos contratados por el cliente se realiza una reunión con éste y un representante del proveedor de los servicios externos para coordinar actividades y establecer las responsabilidades de cada uno y las condiciones del MHM. Para la realización de eventos internos se realiza a través del proceso de Compras (MHM-PR- GACO-01) para la adquisición de los insumos o servicio que se requieran. En caso de que la compra sea realizada por el JERE se realiza el proceso de Pagos Directos (MHM-PR-GACN-10). 5.9 Enviar equipo o mobiliario En caso de que el usuario que renta el espacio necesite de mobiliario externo, tiene que proveer de personal necesario para su montaje.

6 Eventos Internos y Externos 4-AGOSTO-10 6 de Preparar instalaciones El Auxiliar Operativo de Eventos de acuerdo con los requerimientos del cliente interno o externo prepara el equipo y el mobiliario para el evento. De ser necesario se solicitará el apoyo del personal de mantenimiento y/o limpieza. En caso de un servicio externo el proveedor externo realiza el montaje con la Supervisión del Auxiliar Operativo de Eventos Recibir equipo mobiliario externo El Auxiliar Operativo de Eventos proporciona apoyo al Cliente para recibir de conformidad (por la puerta del Andén o estacionamiento) todo el equipo o mobiliario externo que sea requerido, en esta actividad el guardia en turno apoya, así mismo, anota en sus registros los activos que ingresaron. Los clientes que requieran introducir equipo a las instalaciones del MHM deberán hacerlo por la puerta del Andén o estacionamiento (en casos especiales de operación) para que sea registrado por el personal de seguridad en turno en su reporte de novedades Supervisar y apoyar operación de evento Durante el evento esta presente el Auxiliar Operativo de Eventos y el JERE para solucionar cualquier inconveniente, así como hacer cumplir los reglamentos del MHM, para esto último se apoya en el Supervisor de Seguridad en turno. Además el Auxiliar Operativo de Eventos se encarga de la operación de los equipos de audio, videoproyección en los eventos internos, así como en los eventos externos que se requieran Desmontaje El Auxiliar Operativo de Eventos retirara el equipo de las áreas de donde fueron utilizadas en le caso de eventos internos, con el apoyo de personal de limpieza. En caso de equipo externo el desmontaje lo realiza el proveedor externo Coordinar salida de mobiliario Una vez terminado el evento el proveedor del cliente del evento coloca el mobiliario o equipo que utilizó en el área de andén para su salida. El Auxiliar Operativo de Eventos coordinan está actividad, debiendo estar presente, así mismo el guardia en turno verifica que el equipo retirado sea el mismo que fue registrado al momento de sus ingreso. 6. FORMATOS, ANEXOS Y/O REFERENCIAS Solicitud de Eventos Internos (MHM-FO-SPEE-01) Calendario de Eventos por Confirmar (MHM-FO-SPEE-05) Calendario de Eventos (MHM-FO-SPEE-06) Políticas para Eventos (MHM-FO-SPEE-07) Carta Autorización (MHM-FO-SPEE-08) Lista de Entrega del Calendario (MHM-FO-SPEE-10) Compras (MHM-PR-GACO-01) Pagos Directos (MHM-PR-GACN-10) Contrato de Renta de Espacios (MHM-FO-GAAJ-05) Elaboración de Contratos (MHM-PR-GAAJ-01)

7 Eventos Internos y Externos 4-AGOSTO-10 7 de 7 7. DESCRIPCIÓN DE MODIFICACIONES REALIZADOS AL DOCUMENTO Revisión: Referencia: Descripción: 02 Todas las secciones (1, 2, 3, 4, 5 y 6) 03 Todas las secciones (1, 2, 3, 4, 5 y 6) Se replanteó todo el procedimiento para mejorar el entendimiento del mismo (redacción). Además de modificar la codificación de documentos (procedimientos y formatos) por reestructura de los procedimientos generales. Se incluyeron las responsabilidades del puesto Auxiliar de Ventas de Renta de Espacios Se remplazo: para el uso del auditorio, cafetería o que la naturaleza del mismo no requiera algo especial por en renta Se eliminó: a espacios en áreas museográficas, que por el montaje o desarrollo del mismo sean especiales Se dio de baja el espacio de la cafetería. Y se referencía el proceso de elaboración del contrato a través del Jefe de Asuntos Jurídicos y el procedimiento correspondiente. (a) Se eliminan los porcentajes de de pagos, ya que esto es estipulado mediante el contrato. (c) se elimina la parte donde se describe el pago, ya que este se especifica en el punto 5.4. Se elimina del titulo y agenda confirmada de eventos, se cambian los porcentajes de pago a el pago debe ser efectuado antes del evento y se agrega los casos que aplica en premura de tiempo. Se dio de baja del listado la Cafetería.