ÍNDICE ÍNDICE. Página

Transcripción

1

2 ÍNDICE ÍNDICE Página 1 Base Normativa 3 2 Objetivo 3 3 Ámbito de aplicación 3 4 Políticas 4 5 Definiciones 6 6 Descripción de actividades 8 7 Diagrama de flujo 13 8 Relación de documentos que intervienen en el procedimiento 17 Anexos Anexo 1 Memorándum de convocatoria para la sesión del Equipo Administrador del Fondo de Fomento a la Educación Página 2 de 17 Clave:

3 Procedimiento para la operación del Fondo de Fomento a la Educación 1. Base Normativa Artículo 164 del Reglamento de Prestaciones Médicas del Instituto Mexicano del Seguro Social, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 30 de noviembre de 2006 y sus reformas. Acuerdo ACDO.SA2.HCT /286.P.DPM del H. Consejo Técnico del Instituto Mexicano del Seguro Social, del 10 de diciembre de Objetivo Establecer las políticas y actividades que regulan la operación y dan cumplimiento al Programa de Trabajo Anual del FOFOE. 3. Ámbito de aplicación El presente documento es de observancia obligatoria para el personal que integra el Equipo Administrador del Fondo de Fomento a la Educación (EAFOFOE), de la División de Programas Educativos (DPE), de la División de Innovación Educativa (DIE) y de la División de Educación Continua (DEC), adscritos a la Coordinación de Educación en Salud (CES). 4. Políticas 4.1 La CES será responsable de vigilar que los recursos del FOFOE sean destinados exclusivamente para apoyar el desarrollo de programas sobre educación en salud e investigación educativa en el IMSS. 4.2 EL EAFOFOE es responsable de autorizar todas las operaciones del FOFOE, el cual está integrado por: Un Presidente, que es el Titular de la CES, presidirá las reuniones del EAFOFOE y estará facultado para ejercer el poder legal para actos de administración otorgado ante notario público por el Director General del IMSS, será el responsable de la administración, utilización y aplicación de los recursos del FOFOE. Un Secretario, que es designado por el Titular de la CES y es responsable de convocar a las sesiones del EAFOFOE, elaborar las minutas levantadas en cada sesión, donde se estipularán los acuerdos y decisiones tomadas en las mismas. Sustituirá al Presidente para presidir las reuniones del EAFOFOE en los casos de ausencia temporal. Página 3 de 17 Clave:

4 Tres vocales, que son los titulares de las Divisiones Normativas de la CES, quienes deberán revisar la minuta que será puesta a consideración del EAFOFOE para evaluar y dictaminar las solicitudes. El Administrador, que es designado por el Titular de la CES y es responsable de coordinar y supervisar las actividades contables y administrativas en el manejo del Fondo, presentando informes financieros de la operación del fondo en las sesiones ordinarias y extraordinarias cuando le sea requerida. Vigilar la adecuada aplicación y observancia de los acuerdos tomados por el EAFOFOE. 4.3 El EAFOFOE deberá celebrar sesiones en forma ordinaria cuando menos, una al mes y extraordinaria por indicaciones del Presidente, cuando las circunstancias así lo requieran y se necesita la presencia de por lo menos la mitad de sus miembros más uno, debiendo encontrarse entre ellos el Presidente o el Secretario. Las decisiones que se tomen deberán ser por mayoría de votos, teniendo el Presidente y los vocales voz y voto, excepto el Administrador del FOFOE y el Secretario. En caso de empate, el presidente tendrá voto de calidad. 4.4 El SEAFOFOE deberá recabar al inicio de cada sesión ordinaria, firma de conformidad de la minuta de trabajo inmediata anterior del Presidente, del Administrador y de los Vocales que integran el EAFOFOE. La minuta de trabajo de cada sesión deberá contener la lista de asistencia y el orden del día y ésta a su vez deberá incluir comentarios de la reunión inmediata anterior, seguimiento de asuntos pendientes, presentación de nuevas solicitudes, informe de posición financiera, asuntos generales, acciones y compromisos. 4.5 El EAFOFOE, autorizará anualmente el Programa de Trabajo del FOFOE, que integra programas de trabajo sobre educación en salud, formación de personal, proyectos educativos y de investigación educativa de cada una de las divisiones normativas de la CES con fundamento y como apoyo a los Programas de dicha Coordinación, considerando que la adquisición de los bienes y servicios son de manera complementaria a los recursos asignados por el Instituto Mexicano del Seguro Social. Este proceso es coordinado por el Administrador del FOFOE. 4.6 El Programa de trabajo del FOFOE a ejercer en el ejercicio próximo siguiente deberá presentarse ante el EAFOFOE en la sesión del mes de mayo y quedar autorizado a más tardar en el tercer trimestre del año inmediato anterior, por medio de la minuta de trabajo respectiva firmada por los integrantes del EAFOFOE, para su envío a la Coordinación de Asesores de la Dirección de Finanzas para su presentación ante el H. Consejo Técnico del IMSS. 4.7 Una vez emitido el acuerdo del H. Consejo Técnico, la Administración del FOFOE informará a la Coordinación de Presupuesto e Información Programática para que se proceda a incorporar los recursos en el presupuesto del IMSS y lo presenten ante el H. Consejo Técnico del IMSS. Página 4 de 17 Clave:

5 4.8 Para el trámite de renovación de la clave presupuestal ante la Secretaria de Hacienda y Crédito Público, el Administrador del FOFOE elaborará en el primer bimestre del ejercicio presente, el Informe de Gestión del ejercicio inmediato anterior, y posteriormente lo enviará a la Coordinación de Asesores de la Dirección de Finanzas para solicitar la autorización de la Dependencia citada. 4.9 La información que se origine del Programa de Trabajo del FOFOE, será reconocida a nivel presupuestal y contable, en las cuentas contables designadas al Fondo por la Coordinación de Contabilidad y Tramite de Erogaciones, en los apartados de gastos de operación y gastos de inversión física, por la Coordinación de Presupuesto e Información Programática, en el Sistema Financiero Prei-Millenium en apego estricto a los periodos y procesos operativos del IMSS Los bienes de inversión requeridos en el Programa de Trabajo del FOFOE, que por su volumen o precio deban ser adquiridos a través de invitación a cuando menos tres proveedores, por licitación pública nacional o internacional o por adjudicación directa, deberán invariablemente realizarse con apego a la Ley de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Sector Público y con el apoyo de los departamentos institucionales responsables de estos procesos Toda la documentación original que se presente para efectos de comprobar las erogaciones efectuadas a través del FOFOE, por servicios inherentes a los programas autorizados y otros comprobantes, deberán cubrir los requisitos fiscales que señale el Código Fiscal de la Federación y su Reglamento. Así mismo se deberá observar, en su caso, las obligaciones de retención de impuestos, que concretamente lo disponen las Leyes de Impuesto sobre la Renta y del Valor Agregado La documentación relativa a la utilización de los recursos del FOFOE, por artículos o servicios inherentes a los programas autorizados y otros comprobantes, quedarán para su guarda y custodia en la Administración del Fondo en fotocopia, por un plazo no inferior al que establece el Código Fiscal de la Federación y su Reglamento y los originales en la Coordinación de Contabilidad y Trámite de Erogaciones El registro contable de los derechos y obligaciones del FOFOE deberá hacerse con base en las Normas de Información Financiera según su naturaleza u origen y con apego a la normatividad institucional vigente Para la aplicación de los recursos del Fondo que se encuentran en las cuentas de inversión controladas por el Instituto, el Presidente del EAFOFOE, elaborará oficio solicitando a la Coordinación de Contabilidad y Trámite de Erogaciones, la validación del adeudo del Fondo con el Instituto, para que con la contestación del oficio citado, se proceda a solicitar a la División de Recursos Financieros perteneciente a la Coordinación de Tesorería, emita oficio a la Coordinación de Control de Operaciones de la Unidad de Inversiones, solicitando la transferencia de los recursos de las cuentas de Inversiones del FOFOE a la cuenta bancaria de Pago a Proveedores del Instituto, para que sea reintegrarlo al flujo institucional del IMSS. Página 5 de 17 Clave:

6 4.15 El Administrador del FOFOE deberá consolidar anualmente las peticiones de los Programas de Trabajo del FOFOE derivados de las Divisiones Normativas de la CES y presentarlos ante el EAFOFOE para su consideración y/o autorización El EAFOFOE es responsable de evaluar y autorizar los presupuestos para llevar a cabo el Programa de Trabajo Anual del FOFOE El Administrador del FOFOE es responsable de elaborar el Informe de Gestión del año del ejercicio anterior y de elaborar la Proyección Financiera del siguiente ejercicio El SEAFOFOE elabora el Calendario anual de sesiones que regirá en el presente ejercicio y lo presenta en la primera sesión del año en curso El Administrador del FOFOE deberá llevar a cabo el seguimiento de las adquisiciones derivadas del Programa de Trabajo Anual del FOFOE Los aspectos no contenidos en este procedimiento deberán ser sometidos a la consideración y autorización del EAFOFOE, quien dictaminará lo procedente según sea el caso El presente procedimiento actualiza y deja sin efecto el Procedimiento para la operación del Fondo de Fomento a la Educación, clave , con fecha de registro 21 de mayo de Definiciones Para efectos del presente procedimiento se entenderá por: 5.1 Administración del Fondo de Fomento a la Educación: Personal responsable de administrar los recursos del FOFOE para cumplir con el Programa de Trabajo del FOFOE. 5.2 CES: Coordinación de Educación en Salud. 5.3 cuota de recuperación: Aportación que recibe la Administración del Fondo de Fomento a la Educación por el concepto de inscripción o de reinscripción a estudios de especialización de médicos mexicanos y extranjeros, escuelas de enfermería, por actividades de educación continua para personal de salud extrainstitucional, nacionales o extranjeros y por el uso de campos clínicos en instalaciones del IMSS. 5.4 DEC: División de Educación Continua. 5.5 DIE: División de Innovación Educativa. 5.6 DPE: División de Programas Educativos. Página 6 de 17 Clave:

7 5.7 EAFOFOE: Equipo Administrador del Manejo del Fondo de Fomento a la Educación, (también conocido como Comisión para el Manejo del Fondo de Fomento a la Educación). 5.8 Fondo de Fomento a la Educación (FOFOE): Proceso que gestiona y controla la Coordinación de Educación en Salud a través del Equipo Administrador del Manejo del Fondo de Fomento a la Educación, que consiste en administrar los recursos que por cuotas de recuperación depositan los particulares, nacionales y extranjeros por el desarrollo de actividades académicas en programas educativos dentro de las instalaciones del Instituto Mexicano del Seguro Social, recursos con los cuales financia en forma complementaria al Instituto la dotación de recursos didácticos y educativos destinados a las unidades de atención médica sedes de los cursos de formación y educación continua. 5.9 IMSS: Instituto Mexicano del Seguro Social Investigación Educativa: Labor inquisitiva acerca de los procesos educativos que aportan nuevos conocimientos Programa sobre educación en salud: Conjunto de acciones que se realiza de manera intencional, planeada y sistematizada con la finalidad de promover el aprendizaje en diferentes situaciones y circunstancias del área de la salud remisión del pedido: Son aquellos documentos que debe firmar el personal institucional que recibe los artículos en las diferentes Unidades del ámbito delegacional SEAFOFOE: Secretario del Equipo Administrador del Fondo de Fomento a la Educación. Página 7 de 17 Clave:

8 6. Descripción de actividades del Procedimiento para la operación del Fondo de Fomento a la Educación Responsable Actividad Documentos involucrados Etapa I Planeación del Programa de Trabajo Anual FOFOE Administración del FOFOE DPE, DEC y DIE Administración del FOFOE 1. Elabora y envía Memorándum solicitando los requerimientos que se someterán a consideración el EAFOFOE para integrar en el Programa de Trabajo FOFOE del ejercicio próximo siguiente, a los titulares de la DPE, DEC y DIE. 2. Recibe Memorándum y elabora la relación de Programas de Trabajo FOFOE de su competencia para el ejercicio próximo siguiente y envía, mediante Memorándum, al Administrador del FOFOE. NOTA: La relación de Programas de Trabajo FOFOE deberá especificar el número consecutivo, nombre y costo de cada Programa para su consideración por el EAFOFOE. 3. Recibe Memorándum con los Programas de Trabajo FOFOE, clasifica los programas por nombre y por cuenta contable e integra el Programa de Trabajo Anual del FOFOE. 4. Notifica mediante correo electrónico la integración del Programa de Trabajo Anual del FOFOE al SEAFOFOE para convocar al EAFOFOE a sesión. Memorándum Memorándum Programas de Trabajo FOFOE Memorándum Memorándum Programas de Trabajo FOFOE Programa de Trabajo Anual del FOFOE Correo electrónico de notificación Programa de Trabajo Anual del FOFOE Página 8 de 17 Clave: Página 8 de 7 Clave:

9 Responsable SEAFOFOE EAFOFOE SEAFOFOE Administración del FOFOE Actividad 5. Recibe correo electrónico de notificación, elabora y envía Memorándum de convocatoria para la sesión del Equipo Administrador del Fomento a la Educación, clave (anexo 1), junto con la copia de la Minuta de trabajo de la sesión anterior, para su conocimiento y/o comentarios, a los integrantes del EAFOFOE. Etapa II Integración del Programa de Trabajo Anual FOFOE 6. Asiste a la sesión y analiza la naturaleza y viabilidad de los programas que integran el Programa de Trabajo Anual del FOFOE de conformidad a las políticas 4.3 y Elabora Minuta de trabajo y registra los Programas de Trabajo del FOFOE rechazados y los considerados y/o autorizados para integrar el Programa de Trabajo Anual del FOFOE : NOTA: Integra la Minuta de Trabajo de conformidad con la política Elabora el Programa de Trabajo Anual del FOFOE con base en los Programas de Trabajo del FOFOE considerados y/o autorizados en la Minuta de trabajo. Documentos involucrados Correo electrónico de notificación (anexo 1) Minuta de Trabajo Programa de Trabajo Anual del FOFOE Minuta de trabajo Calendario anual de sesiones Programa de Trabajo Anual del FOFOE Programas de Trabajo del FOFOE Minuta de trabajo 9. Envía mediante oficio el Programa de Trabajo Anual del FOFOE a la Coordinación de Presupuestos e Información Programática, para su registro en el Sistema Prei-Millenium, y a la Coordinación de Asesores de la Dirección de Finanzas. Oficio Programa de Trabajo Anual del FOFOE Sistema Prei- Millenium Página 9 de 17 Clave: Página 9 de 7 Clave:

10 Responsable Actividad Documentos involucrados Etapa III Seguimiento al Programa de Trabajo Anual FOFOE Administración del FOFOE 10. Clasifica los requerimientos reflejados en el Programa de Trabajo Anual del FOFOE de acuerdo a la Consulta de artículos con CB del Sistema Prei- Millenium, y envía oficio de solicitud para la adquisición de los bienes y servicios a la División que corresponda de acuerdo a la clasificación de bienes. Programa de Trabajo Anual del FOFOE Consulta de artículos con CB Sistema Prei-Millenium Oficio solicitud 11. Recibe de los proveedores las remisiones del pedido, las facturas de bienes y servicios adquiridos y los coteja contra el ejemplar del Contrato de la Administración del FOFOE verificando que contenga: Remisiones del pedido Facturas Contrato Nombre, firma, matrícula y categoría de la persona que recibió. Sello de la Unidad médica receptora. Número de artículos entregados. Importe de los mismos No coinciden los datos citados 12. Notifica al proveedor que los datos no coinciden y devuelve las remisiones del pedido, las facturas de bienes y servicios adquiridos para su corrección. Remisiones del pedido Facturas 13. Recibe de los proveedores, las remisiones del pedido, las facturas de bienes y servicios adquiridos, corregidos. Remisiones del pedido Facturas Página 10 de 17 Clave: Página 10 de 7 Clave:

11 Responsable Actividad Sí coinciden los datos citados Documentos involucrados Administración del FOFOE 14. Firma y sella facturas originales e informa al proveedor que continúe con el proceso de pago conforme al Contrato. 15. Escanea las remisiones del pedido y facturas y resguarda en CDs de acuerdo a la razón social del proveedor. Etapa IV Pago a proveedores 16. Verifica que los pagos a los proveedores se encuentren registrados en el sistema Prei-Millenium. Sí está registrado el pago 17. Realiza corte bimestral de los pagos a proveedores y elabora Relación de adeudos al IMSS, y continúa en la actividad 24. No está registrado el pago 18. Elabora oficio de notificación de adeudos, lo turna para firma del Presidente del EAFOFOE con la Relación de pagos efectuados por el IMSS. Facturas Remisiones del pedido Facturas Sistema Prei-Millenium Relación de adeudos Oficio de notificación Relación de pagos Presidente del SEAFOFOE 19. Firma oficio de notificación de adeudos y lo devuelve a la Administración del FOFOE. Oficio de notificación Administración del FOFOE 20. Recibe oficio de confirmación de adeudos y lo remite a la Coordinación de Contabilidad y Trámite de Erogaciones para su verificación y a la División de Recursos Financieros de la Coordinación de Tesorería para solicitar la transferencia de recursos financieros. Oficio de confirmación Página 11 de 17 Clave: Página 11 de 7 Clave:

12 Responsable Administración del FOFOE Actividad 21. Recibe oficio de confirmación de la transferencia de recursos y verifica se encuentre reflejado en siguiente Estado de Cuenta de Inversiones. Documentos involucrados Estado de Cuenta de Inversiones No se encuentra reflejada la transferencia 22. Solicita, mediante oficio, a la Coordinación de Control de Operaciones realizar la transferencia del recurso financiero. Oficio de solicitud Sí se encuentra reflejada la transferencia 23. Archiva todos los antecedentes de la transferencia de recursos, en forma permanente y cronológica. Fin del procedimiento Página 12 de 17 Clave: Página 12 de 7 Clave:

13 7. Diagrama de flujo del Procedimiento para la operación del Fondo de Fomento a la Educación Página 13 de 17 Clave: Página 13 de 7 Clave:

14 Página 14 de 17 Clave: Página 14 de 7 Clave:

15 Página 15 de 17 Clave: Página 15 de 7 Clave:

16 Página 16 de 17 Clave: Página 16 de 7 Clave:

17 8. Relación de documentos que intervienen en el Procedimiento para la operación del Fondo de Fomento a la Educación Clave Título del documento Observaciones Memorándum de convocatoria para la sesión del Equipo Administrador del Fomento a la Educación Anexo 1 Página 17 de 17 Clave: Página 17 de 7 Clave:

18 ANEXO 1 Memorándum de convocatoria para la sesión del Equipo Administrador del FOFOE Página 1 de 3 Clave:

19 INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL MEMORANDUM INTERNO AL: 1 DEL: Secretario del Equipo Administrador del FOFOE Ref: Fecha: 3 2 Asunto: Convocatoria para la sesión ordinaria del Equipo Administrador del Fondo de Fomento a la Educación. 4 A t e n t a m e n t e Página 2 de 3 Clave:

20 ANEXO 1 Memorándum de convocatoria para la sesión del Equipo Administrador del Fondo de Fomento a la Educación INSTRUCTIVO DE LLENADO No. DATO ANOTAR 1 AL: El nombre completo y cargo del Titular de División de la Coordinación de Educación en Salud o del Administrador del FOFOE a quien se convoca para la sesión ordinaria o extraordinaria del Equipo Administrador del Fondo de Fomento a la Educación. 2 Fecha: El día, mes y año en que se elabora el memorándum. 3 Referencia La clave de registro de la División. 4 Espacio en blanco Texto libre que debe contener motivo, fecha, lugar, y número de sesión del Equipo Administrador del Fondo de Fomento a la Educación. 5 Atentamente El nombre completo y firma del Secretario del Equipo Administrador del Fondo de Fomento a la Educación. 6 Clave , que identifica el memorándum en el procedimiento. Clave: Página 3 de 3 Clave: