SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DIRECCION DE RECURSOS FINANCIEROS PAGO A PROVEEDORES

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1 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DIRECCION DE RECURSOS FINANCIEROS PAGO A PROVEEDORES IT-DRF-GCAC-01 Versión 01

2 Derechos Reservados 2003 Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V. Subdirección General de Administración Dirección de Recursos Financieros Gerencia de Control Administrativo de Campañas Viaducto Miguel Alemán 105 1º. Piso Col. Escandón México, D.F., C.P , Tel La reproducción total o parcial de este documento podrá efectuarse mediante la autorización expresa de la Subdirección General de Administración del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V., dándole el crédito correspondiente. IT-DRF-GCAC-01 Versión 01

3 CONTENIDO Número Tema Página 1 Objetivo 2 2 Alcance 2 3 Referencias 2 4 Políticas 2 5 Responsabilidades 3 6 Definiciones 4 7. Método de Trabajo Diagrama de Flujo Descripción de Actividades 7 8. Registros 9 9. Anexos 10 IT-DRF-GCAC-01 1 de 10 Versión 01

4 1. OBJETIVO Definir la secuencia de actividades, así como, establecer las políticas y responsabilidades en materia de pago a proveedores. 2. ALCANCE El contenido de esta Instrucción de Trabajo, aplica a todas aquellas áreas que dentro del presupuesto disponible, hayan solicitado la adquisición de algún bien o servicio, un pago anticipado, viáticos, transferencia de efectivo a las Oficinas en el exterior y pagos relativos a campañas de publicidad y relaciones públicas. 3. REFERENCIAS 3.1 Políticas, Bases y Lineamientos en materia de Pago a Proveedores. 3.2 Contratos, pedidos, ordenes de trabajo en los que se indiquen condiciones especiales de pago por la adquisición de bienes ó servicios. 3.3 Guía Electrónica de Servicios Administrativos de la Subdirección General de Administración. 4. POLITICAS El pago de bienes o servicios adquiridos por diversas áreas deberá solicitarse mediante el formato FO-DRF-GCAC-01 Solicitud de Pago a Proveedores (DRF-01), el que deberá ser requisitado de acuerdo a las instrucciones de llenado, de igual forma lo serán los formatos FO-DRF-GCAC-02 Vale de Caja (DRF-03) ; FO-DRF-GCAC-03 Solicitud- Recibo de Gastos a Comprobar (DRF-04) ; y FO-DRF-GCAC-04 Solicitud Pago de Viáticos y Pasajes (DRF-05). El pago a proveedores por campañas publicitarias y de relaciones públicas, así como la transferencia de recursos a las oficinas del exterior se hará mediante solicitud expresa en la que se indiquen datos de contratos ó nombres de las oficinas, importes, moneda en la que se realizará la transferencia y deberán estar autorizadas por el Director de Recursos Financieros en lo relativo a las oficinas y por el Subdirector del área de Promoción ó Director del área respectiva. Las solicitudes de pago se deberán tramitar considerando el tiempo del procedimiento de elaboración de cheques y elaboración de oficios de transferencia que corresponda, de acuerdo al tipo de pago. Para aquellas excepciones en la solicitud deberá especificarse en forma detallada si el pago debe realizarse en términos diferentes a los establecidos en las políticas por alguna cláusula especial en el contrato ó pedido. Las solicitudes de pago por cualquier concepto, serán entregadas en la Subgerencia de Presupuestación para su fiscalización y registro presupuestal. IT-DRF-GCAC-01 2 de 10 Versión 01

5 La emisión de cheques por concepto de viáticos y gastos a comprobar se elaborarán dos veces por semana, es decir los martes y jueves, con el fin de cubrir cualquier contingencia que se presentara. El pago a proveedores se realizará los días jueves de cada semana y comprenderá las solicitudes presentadas en la semana previa. La realización de las transferencias de recursos a las oficinas en el exterior, se efectuarán dentro de los 3 días estipulados en el procedimiento de Control del Gasto de Oficinas en el Exterior, esto incluye sólo los trámites administrativos y no contempla el tiempo que toma el banco para que los recursos sean abonados en el extranjero. Los recursos por concepto de nómina y prestaciones para el extranjero, se enviarán los días 15 y 26 de cada mes, debiendo ser solicitadas a mas tardar los días 10 y 21. El trámite de las transferencias por concepto de pago a cuenta de campañas publicitarias y relaciones públicas, se realizarán dentro de los 3 días siguientes a la fecha de solicitud. 5. RESPONSABILIDADES Director de Recursos Financieros 5.1 Aprobar esta Instrucción de Trabajo 5.2 Asegurar la aplicación y disposiciones y contenidos en esta Instrucción de Trabajo. 5.3 Firmar de autorización en cheques y transferencias. Gerente de Control Administrativo de Campañas. 5.4 Revisar esta Instrucción de trabajo. 5.5 Coadyuvar con la Dirección de Recursos Financieros, en las funciones y responsabilidades que le corresponden. 5.6 Apegarse a las disposiciones contenidas en esta Instrucción de Trabajo. 5.7 Firmar de forma mancomunada los cheques y/o transferencias que le sean requeridos 5.8 Llevar el control del manejo bancario de las transferencias. 5.9 Elaborar y mantener actualizado esta Instrucción de Trabajo Apegarse a las disposiciones contenidas en esta Instrucción de Trabajo Realizar el procedimiento a seguir de acuerdo a los programas de pago. IT-DRF-GCAC-01 3 de 10 Versión 01

6 5.12 Elaborar cheques y oficios de transferencia bancaria Atender a los proveedores y personal del Consejo en relación a entrega de cheques y requerimiento de información. 6. DEFINICIONES 6.1 Formatos específicos.- Instrumento mediante el cual las diferentes áreas del Consejo formulan su solicitud de finiquito de obligaciones, de requerimientos para cubrir alguna comisión o realizar algún pago urgente y no se cuente con el documento fiscal. 6.2 Oficio de solicitud de transferencia.- Formato mediante el que se indican los pagos a realizar generalmente a empresas en el extranjero. 6.3 Cheque.- Título de crédito nominativo pagadero en una institución bancaria de la República Mexicana. 6.4 Transferencia.- Instrumento mediante el que se le indica a la Institución Bancaria el envío de una cantidad determinada a través de medio electrónico ó del sistema financiero. 6.5 Áreas solicitantes.- Aquellas que de conformidad con las políticas y normatividad vigentes, solicitan a la Subgerencia de Situación el pago de un bien ó servicio que fue recibido a satisfacción, recursos para el cumplimiento de una comisión ó cubrir un gasto urgente. 6.6 Proveedor.- Persona física ó moral que celebra con el Consejo contratos ó pedidos de adquisición de bienes y servicios o de arrendamiento Oficinas en el exterior.- Representación del Consejo en el exterior. 6.8 CPTM.- Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V. 6.9 DRF.- Dirección de Recursos Financieros GCAC.- Gerencia de Control Administrativo y de Campañas 6.11 SSF.- Subgerencia de Situación SP.- Subgerencia de Presupuestación SCF.- Subgerencia de Contabilidad. IT-DRF-GCAC-01 4 de 10 Versión 01

7 7. METODO DE TRABAJO Este diagrama presenta de forma general las actividades para el Pago a Proveedores. Para mayores detalles ver el punto 7.2 respectivamente, de este mismo documento. 7.1 DIAGRAMA DE FLUJO Solicitud Pago de Viáticos y Pasajes Solicitud-Recibo de Gastos a Comprobar Solicitud de pago a proveedores Vale de caja INICIO 1. Recibe solicitud para trámite de pago fiscalizadas financiera 2.- Verifica solicitudes contra relación electrónica Solicitudes financiera 3.- Elabora cheques, oficios y transferencias Cheques y oficios transferencias financiera 4- Turna para firmas Cheques y oficios transferencias Cheques y oficios transferencias financiera 5.- Recibe Cheques y oficios de transferencia firmados financiera 6.- Turna oficios de Transferencias a la Gerencia de Control Administrativo de Campañas 1 IT-DRF-GCAC-01 5 de 10 Versión 01

8 1 financiera 7. Registra en Control Financiero 8.- Entrega cheques a proveedores y turna oficios de transferencias al Gerente de Control Administrativo de Campañas 9.- Integra, sella de pagado y turna documentos a la Subgerencia de Contabilidad FIN IT-DRF-GCAC-01 6 de 10 Versión 01

9 7.2 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Responsable Paso Actividad Subgerente Situación Recibe documentación para trámite de pago Fiscalizadas Recibe los formatos Solicitudes de las áreas solicitantes, ya fiscalizados por la Subgerencia de Presupuestación. Programa para pago de acuerdo a fecha de recepción y tipo de solicitud de pago. Verifica solicitudes contra relación electrónica Verifica las solicitudes de pago contra relación electrónica, registrando sobre la misma los documentos recibidos y la fecha. Clasifica de acuerdo al tipo de pago y programa para elaboración de cheque Elabora cheques, Oficios y Transferencias Documento de Trabajo Solicitud de pago a proveedores (Anexo 1) Vale de caja (Anexo 2) Solicitud- Recibo de Gastos a Comprobar (Anexo 3) Solicitud Pago de Viáticos y Pasajes (Anexo 4) Revisa que las solicitudes tengan el sello, firma de registro y fiscalización del área de Presupuestación. Coteja contra relación electrónica de Entrega de Documentos a la Subgerencia de Situación. Selecciona de acuerdo a programa de pago. Elabora relación Programa de Pago a Proveedores cuando corresponde día de pago a proveedores. Elabora cheques y oficios de transferencias Archiva copia póliza cheque Turna para firmas. Entrega cheques y oficios de Transferencias a los encargados de firmar mancomunadamente. Cheques y Oficios transferencias. 5. Recibe cheques y oficios de transferencias firmados IT-DRF-GCAC-01 7 de 10 Versión 01

10 Responsable Paso Actividad 6. Turna Oficios de Transferencias a la Gerencia de Control Administrativo de Campañas. Documento de Trabajo Subgerente Situación Entrega al Gerente los oficios de transferencia para que éste, cotice tipo de cambio y envíe al banco para su trámite Registra en Control Financiero Registra los movimientos del día en el control financiero, cheques y las transferencias que se hayan enviado. Entrega cheques a proveedores y turna oficios de transferencias al Gerente de Control Administrativo de Campañas Entrega, en horario establecido, los cheques a proveedores y personal del CPTM Integra, sella de pagado y Turna documentos a la Subgerencia de Contabilidad Integra póliza de cheque con documentación respectiva, sella de pagado, ordena en forma ascendente. Elabora relación de documentos turnados a la Subgerencia, de Contabilidad, póliza de cheque, oficios de transferencias y comprobaciones, turna a dicha área durante las primeras 48 hrs. de cada semana. Elabora relación de documentos tales como: pólizas, cheques, oficios de transferencias y comprobaciones y las turna a la SCF en los dos primeros días hábiles de cada semana. IT-DRF-GCAC-01 8 de 10 Versión 01

11 8. REGISTROS No. de Control Nombre Responsable de Conservarlo Tiempo de Conservación / Disposición S/N Relación de solicitudes de pago 2 Meses/ Destrucción S/N Relación de documentos turnados al área de Contabilidad 2 Meses/ Destrucción FO-DRF-GCAC-01 (DRF-01) Solicitud de Pago a Proveedores Subgerente de Contabilidad 5 Años FO-DRF-GCAC-02 (DRF-03) Vale de caja 5 días naturales (*)/ Destrucción FO-DRF-GCAC-03 (DRF-04) Solicitud- Recibo de Gastos a Comprobar Subgerente de Contabilidad 5 Años FO-DRF-GCP-04 (DRF-05) Solicitud Pago de Viáticos y Pasajes Subgerente de Contabilidad 5 Años Nota: Estos vales se regresan al deudor una vez comprobado el importe solicitado. IT-DRF-GCAC-01 9 de 10 Versión 01

12 9. ANEXOS Anexo No. Nombre No. de Control 1 Solicitud Pago a Proveedores 2 Vale de caja 3 Solicitud-Recibo Gastos a Comprobar 4 Solicitud Pago Viáticos y Pasajes FO-DRF-GCAC-01 (DRF-01) FO-DRF-GCAC-02 (DRF-03) FO-DRF-GCAC-03 (DRF-04) FO-DRF-GCP-04 (DRF-05) 5 Relación de Solicitudes de Pago S/N 6 Relación de documentos turnados al área de Contabilidad S/N IT-DRF-GCAC de 10 Versión 01