Procedimiento: Gestión y Admón. de Rec. Financieros y Subsidios Versión Vigente No. 00 C O N T E N I D O

Transcripción

1 Versión vigente No. 02 Fecha: 25/06/10 C O N T E N I D O 1. Propósito 2. Alcance 3. Responsabilidad y autoridad 4. Normatividad aplicable 5. Políticas 6. Diagrama de bloque del procedimiento 7. Glosario 8. Anexos 9. Revisión Histórica 1. Propósito. Establecer el procedimiento y requisitos para el trámite, recepción y administración de los ingresos que percibe la Universidad Autónoma del Estado de México. 2. Alcance. Este procedimiento debe ser observado y aplicado por todas las Escuelas, Facultades, Centros Universitarios y Dependencias de la Universidad Autónoma del Estado de México, Terceros (Escuelas Incorporadas) y Proveedores. 3. Responsabilidad y autoridad Rector Secretario de Administración Puesto Responsabilidad Autoridad Realizar solicitud al Gobierno del Estado de México, para que se proceda a las transferencias por concepto de subsidios y recursos etiquetados, estatales y federales. Director de Recursos Financieros Validar la información de los documentos que se envían al Sr. Rector para su firma. Llevar a cabo el seguimiento correspondiente a los subsidios federal y estatal. Gestionar la autorización de subsidios. Controlar y manejar los subsidios y apoyos federal y estatal. Optimizar los tiempos para las ministraciones de los recursos federales y estatales.

2 de Tesorería: Responsable de la Banca Electrónica: Cajera: Mensajero Control y manejo de los recursos financieros de la Institución Revisar los movimientos efectuados a través de transferencias electrónicas. Recepción y manejo de reportes diarios de ingresos, ordinarios y extraordinarios. Llevar la documentación correspondiente al Gobierno del Estado de México. Realizar los movimientos en tiempo y forma con las instituciones bancarias. Verificar los saldos de los estados de cuenta bancarios para corroborar los depósitos federal y estatal e informar al Tesorero. Devolver o no aceptar depósitos sin la información completa. N/A 4. Normatividad aplicable Presupuesto de Egresos del Estado de México. Código Fiscal de la Federación. Ley de la U.A.E.M. artículo 36 fracción III Estatuto Universitario artículos 154, 155 y 156 Reglamento de Ingresos Extraordinarios. Reglas de operación de Convenios (cuando apliquen) 5. Políticas Captación y Registro de Ingresos, Ordinarios y Extraordinarios. 1. En base al Reglamento de Ingresos Extraordinarios generados por Organismos Académicos, Unidades Académicas y Espacios Universitarios de la U.A.E.M., todos los Ingresos Extraordinarios deberán depositarse en la Tesorería de la U.A.E.M. en las cuentas señaladas y dentro de los cinco días hábiles siguientes a aquel en que sean recibidos; de no ser así, se incurrirá en las responsabilidades señaladas en el artículo 7º de dicho Reglamento.

3 2. La Tesorería debe generar el o los documentos probatorios de los ingresos que recibe. 3. Los Ingresos Extraordinarios que se cobren en cada una de las Unidades Responsables en forma acumulativa, al momento de ser depositados en la Tesorería se deben agrupar por conceptos, éstos deben soportarse con oficio de entrega y Comprobantes de Pago, mismos que serán capturados por la Tesorería sin que haya necesidad de emisión de un Recibo de Ingresos. 4. En los Comprobantes de Pago, debe especificarse el Fondo, Proyecto y Función, cuando ésta aplique, al que correspondan. 5. Todas las devoluciones, por cualquier concepto, deben ser ingresadas a través de la ventanilla de ingresos del departamento de Tesorería; debiéndose informar el Fondo Proyecto y Cuentas Contables que originalmente se afectaron. 6. Las personas que requieran documento con requisitos fiscales (Recibos de Ingresos), deberán hacerlo en el ejercicio fiscal en el que efectuaron su depósito a la Tesorería. 7. Las devoluciones de ingresos, cuando apliquen, deben solicitarse a través de oficio firmado por el Director del espacio solicitante, anexando Ficha de Salida en Efectivo debidamente requisitada adjuntando el documento original. De proceder dicha devolución, ésta debe efectuarse en el mismo mes en el que se registró el ingreso. 8. Todos los pagos de inscripciones, reinscripciones y servicios académicos y administrativos deben realizarse por medio de un depósito referenciado directamente en los Bancos con los que la U.A.E.M. tiene contrato. 9. Tratándose de recursos extraordinarios provenientes de Convenios y Proyectos Específicos, se debe enviar una copia de los mismos, a la Dirección de Recursos Financieros, indicándose la forma en que se administrarán los recursos pactados Los ingresos por subsidios Federales, Estatales o por Recursos Etiquetados, deben contar con su recibo y registro correspondiente.

4 11.- La documentación para el control y administración de los recursos financieros, tales como estados de cuenta de las inversiones, es confidencial Cobro de cheques en dependencias del Gobierno del Estado de México, por convenios con escuelas y/o facultades, ya que el Director de Recursos Financieros y el Tesorero, son los únicos con Poder Notarial para cobrarlos.

5 6. Diagrama de bloque del procedimiento, Cobro de Ingresos Extraordinarios Usuarios Cajera Tesorero INICIO 1 El usuario se dirige a la caja de ingresos a realizar su pago por el servicio solicitado: a).- En efectivo b).- Cheque certificado o de caja a nombre de la UAEM. c).- Depósito bancario referenciado. d).-transferencia electrónica. 2 Revisa la documentación: 1.- Oficio debidamente requisitado. 2.- Documentación Soporte. 3.- Monto a pagar. 3 Trámite no aceptado. El usuario recaba la documentación faltante. NO Cumple con los requisitos 4 SI Se emite el recibo de ingresos y se sella (original y copia). 5 Se realiza trámite interno para autorización del Tesorero (corte de caja). A

6 Cajera Tesorero de Contabilidad (Ingresos) A 6 Recibe, revisa información, da Vo. Bo. y turna documento a Cajera (corte de caja). Archiva original en el consecutivo y la copia se entrega al Área de Ingresos del de Contabilidad. 7 8 Recibe copia, archiva y conecta con procedimiento interno. 9 FIN

7 Cobro de cheques por Concepto de Convenios o Acuerdos con organismos Académicos y/o Dependencias de la U.A.E.M. Organismo Académico y/o Dependencia de la U.A.E.M. Tesorero Caja General o depedencias del G.E.M. INICIO 1 El Director o Subdirector Administrativo de la dependencia, comunica al Tesorero que existen cheques en la Caja General del Gobierno del Estado de México u otra dependencia, entrega contra recibo u orden de pago para su cobro correspondiente. 2 Recibe el contra recibo u orden de pago y procede a cobrarlo a la dependencia correspondiente. 3 Entrega cheque de acuerdo al contra recibo u orden de pago, a la persona con poder para su cobro (Tesorero). 4 Recibe cheque y lo ingresa a la Tesorería de la U.A.E.M., avisa al espacio académico o dependencia que ya fue realizado el cobro. 5 Recibe aviso de cobro y procede a realiza lo correspondiente, de acuerdo a su espacio académico o dependencia. FIN

8 Cobro de subsidio federal, estatal y recursos etiquetados. SEP / GEM Tesorero Secretrario de Administración Caja General o Tesorería del G.E.M. INICIO 1 Emite calendario de subsidios para el ejercicio 2010, mediante el cual se realizarán las gestiones correspondientes. 2 De acuerdo al calendario se realizan los recibos y oficios de subsidio para firma del Rector de la U.A.E.M. y se envían para revisión al Secretario de Admón. 3 Analiza, si no hay correcciones, lo pasa a rúbrica del Rector de la U.A.E.M., quien firma y regresa. 4 Recibe la documentación firmada y la ingresa a la Dir. Gral. de Tesorería del G.E.M., para la transferencia. 5 Acepta oficios y recibos y realiza la transferencia correspondiente, para que la U.A.E.M., ejerza los recursos. FIN

9 7. Glosario Cheque Certificado: Documento nominativo no negociable, donde la Institución Bancaria certifica que el librador tiene en su cuenta los fondos suficientes y disponibles amparando el monto del cheque. Cheque de Caja: Documento nominativo no negociable, garantizando que el documento cuenta con fondos suficientes para su cobro. Este documento es comprobado por el solicitante y girado a cargo por la Institución Bancaria. Comprobante de Pago: Documento que ampara el pago del servicio solicitado. No es deducible para efectos fiscales. Depósito Bancario Referenciado: El pago se realiza directamente en el Banco a través de ficha de depósito que para tal efecto expide la U.A.E.M. Pago en Efectivo: El pago se realiza mediante moneda de curso legal. Recibo de Ingresos: Documento que ampara el pago realizado por el servicio solicitado, siendo deducible para efectos fiscales. Transferencia Electrónica: Es el envío electrónico de dinero de una cuenta de cheques de un Banco a una cuenta de cheques de otra Institución Bancaria ubicada dentro del Territorio nacional. 8. Anexos Comprobante de pago. Registro de Ingresos. Recibo de subsidios firmado por el Rector de la U.A.E.M.

10 9. Revisión Histórica Número de Revisión Fecha de Revisión Revisó (Puesto) Reaprobado (Puesto) Descripción del Cambio 00 16/07/09 de Tesorería De Tesorería Primera edición 01 24/09/09 de Tesorería de Tesorería Segunda edición 02 15/06/10 de Tesorería de Tesorería Tercera edición