Procedimiento: GENERACION DE NOMINA

Transcripción

1 Versión vigente No. 01 Fecha: 03/11/10 C O N T E N I D O 1. Propósito 2. Alcance 3. Responsabilidad y autoridad 4. Normatividad aplicable 5. Políticas 6. Diagrama de bloque del procedimiento 7. Glosario 8. Anexos (formatos y registros) Nombre con el que se identifica cada uno de los anexos del procedimiento 9. Revisión Histórica

2 1.- Propósito. Proporcionar los servicios de Administración de Personal, control y generación de nómina a las Unidades del FONDICT UAEM, Empresas Privadas y Gobierno Estatal, Federal o Municipal. 2.- Alcance. Aplica para las Unidades del FONDICT UAEM, Empresas Privadas y Gobierno Estatal, Federal o Municipal. 3.- Responsabilidad y Autoridad. Director General Autoriza los movimientos e incidencias de los colaboradores. Autorizar los pagos por concepto de sueldos y salarios para los colaboradores de las unidades de FONDICT-UAEM. Rescindir el contrato individual de trabajo del colaborador. Reubicar al colaborador en cualquier otra Unidad del FONDICT-UAEM. Solicitar auditorias financieras y de calidad al proceso. Aprobar los pagos por concepto de sueldos y salarios. Contralor Analizar los movimientos e incidencias de los colaboradores. Analizar los pagos por concepto de sueldos y salarios para los colaboradores de las unidades de FONDICT-UAEM. Revisar los convenios entre partes. Aprobar los pagos por concepto de sueldos y salarios. Supervisar que se llevan a cabo las auditorias financieras en tiempo y forma. Gerente de SCISA Aceptar los movimientos e incidencias de los colaboradores. Autorizar el pago de la nómina. Aprobar los pagos por concepto de sueldos y salarios. Aprobar los movimientos e incidencias de los colaboradores.

3 Gerente Cliente Aprobar todos los movimientos e incidencias de los colaboradores del centro de costo correspondiente. Definir las condiciones de contratación. Rescindir el contrato individual de trabajo del colaborador. Autorizar el formato de solicitud de vacaciones. Aprueba el formato de alta y movimientos e incidencias de los colaboradores. Verificar que los movimientos e incidencias solicitados se hayan realizado en tiempo y forma. Contador Cliente Contador de SCISA Aceptar o rechazar los movimientos e incidencias de los colaboradores por no cumplir con la documentación requerida. Elaborar el formato de movimientos e incidencias de los colaboradores en tiempo y forma. Solicitar la documentación necesaria a los colaboradores para realizar los movimientos e incidencias. Concentrar y entregar la documentación de: Formato de solicitud de vacaciones. Formato de Control de vacaciones. Verificar que los movimientos e incidencias solicitados se hayan realizado en tiempo y forma. Revisar el cuadro de nómina y factura para pagar los servicios de administración de nómina. Recibir la nómina así como los vales de despensa. Entregar recibo de pago y vales de despensa a cada uno de los colaboradores. Entregar al departamento de contabilidad de SCISA los recibos de nómina firmados, como el recibo de los vales de despensa. Captura de los movimientos e incidencias de los colaboradores en el SADPER. Identificar a los colaboradores eventuales para realizar pago mediante cheque. Calcular vales despensa para generar el reporte de cálculo de vales. Generar cálculos previos y definitivos de la nómina. Verificar que los movimientos e incidencias se hayan procesado en la nómina correspondiente. Generar el archivo de depósito bancario. Verifica que el archivo de depósito bancario se envié a través del sistema de banca electrónica. Generar los reportes de nómina por cada centro de costo, recibos de nómina y recibos de pago de

4 Auxiliar Contable de SCISA vales de despensa. Solicitar la elaboración de contratos individuales de trabajo al Área jurídica del FONDICT - UAEM. Captura los movimientos e incidencias de los colaboradores en Excel y elabora el cuadro de nómina para el cobro de los servicios a las Unidades del FONDICT - UAEM e Instituciones privadas. Verificar los movimientos afiliatorios al IDSE. Capturar cuenta bancaria en el SADPER. Elaborar el cierre de operaciones anuales en SADPER, comparar con el archivo anual de nómina. Informar al cliente de la terminación del contrato individual de trabajo de su personal. Colaborador Enviar el archivo de solicitud de vales de despensa al proveedor Accor. Realizar los movimientos e incidencias en el IDSE y obtener su acuse de envio. Generar el archivo de envio para la obtención de número de cuenta bancaria a través del SIGA y Banca Electrónica Empresarial. Validar el archivo de respuesta en el SIGA. Proporcionar el número de cuenta bancaria al contador de SCISA. Enviar el archivo de depósito bancario a través del sistema de banca electrónica y obtener su acuse. Entregar y archivar los reportes de nómina a los contadores, recibos de vales de despensa, recibos de nómina, chequeras de vales de despensa y factura de servicios por cada centro de costos. Captura el reporte de nómina general en el archivo anual de nómina. Requisita el formato de solicitud de vacaciones. Firmar el contrato individual de trabajo, recibo de nómina y recibo de vales despensa. Realizar todas las funciones correspondientes al puesto de trabajo.

5 4.- Normatividad aplicable. Ley federal del trabajo. Ley del Impuesto sobre la renta. Ley del Instituto Mexicano del Seguro Social. Código Fiscal de la Federación. Ley del Impuesto estatal sobre remuneraciones. Reglamentos Internos de Trabajo. Contrato Colectivo de trabajo (Sindicato). Convenio o contrato entre partes. Contrato Individual de trabajo. 5.- Políticas. 1. Tratándose de pagos especiales, estos deberán ser analizados por el contralor y autorizados por el Director General del FONDICT UAEM. 2. Para las Unidades del FONDICT-UAEM, toda documentación deberá de ser revisada por el contralor, antes de la autorización del Director. 3. Se deberá de contar con el contrato individual de trabajo firmado por el colaborador. 4. El colaborador deberá solicitar a través del formato de solicitud de vacaciones con tres días de anticipación y entregarlo autorizado por su gerente del centro de costo. 5. El cliente deberá de entregar el formato de solicitud de vacaciones de cada colaborador tres días hábiles, antes del pago de la nomina. 6. Para los colaboradores eventuales no se genera cuenta bancaria, el pago se realizará mediante cheque, el contador es responsable de identificarlo antes de generar el archivo de depósito bancario. 7. Cada inicio de mes el contador de SCISA debe calcular y gestionar los vales despensa para pago a colaboradores en la primera quincena de cada mes. 8. Cada inicio de ejercicio cambia el monto de los vales despensa por el tope máximo que marca el IMSS. 9. El contador de cada centro de costo deberá entregar al departamento de contabilidad, los recibos de nómina firmados, así como los recibos de vales de despensa de cada uno de los colaboradores, dentro de los primeros cinco días hábiles posteriores del siguiente mes. 10. El contador elaborará el cuadro de nómina y factura el día 08 de cada mes que aplique, para el cobro del servicio de administración de nómina. 11. Todos los movimientos posteriores al día 08 de cada mes, se consideraran en la factura del siguiente mes. 12. El cliente deberá pagar el servicio de administración de nomina antes el día 13 de cada mes. 13. En ausencia del gerente de SCISA, el contralor puede autorizar él envió del archivo de depósito bancario, para el pago de la nómina correspondiente.

6 14. El auxiliar contable deberá capturar el reporte de nómina general en el archivo anual de nómina. 15. El contador de SCISA deberá registrar en el sistema de COI el pago de nómina, para efectos de control y pago de impuestos. 16. El contador de SCISA debe hacer el cierre anual de operaciones en el SADPER y comparar con el archivo anual de nómina, en caso de diferencias el contador realizará el análisis, identificación y corrección en SADPER. 17. El contador de SCISA debe generar el archivo de carga para el DIM y enviar la declaración informativa múltiple al SAT antes del día 15 de febrero del siguiente ejercicio. 18. La empresa deberá informar al cliente de sus contratos individuales a vencer, 15 días naturales antes de la fecha de vencimiento. 19. El cliente deberá de informar a la empresa de la terminación o recontratación del personal, a más tardar 10 días hábiles antes del vencimiento del contrato individual de trabajo, para la elaboración del finiquito o liquidación correspondiente. 20. La contraloría deberá de programar auditorias de control interno al procedimiento. 21. En ausencia del Director el contralor podrá autorizar la documentación del procedimiento. 22. El contador de SCISA deberá de realizar el respaldo de datos del Sistema SADPER, al término de cada calculo definitivo de nomina. 23. El contador de SCISA deberá de pagar la póliza de mantenimiento del sistema SADPER.

7 6.- Diagrama de bloque del procedimiento. Contador del C.C. Contador de SCISA Gerente de SCISA INICIO 2 1 Recibe los Formatos de movimientos centro de costo. por Analiza la situación de los colaboradores. Solicita movimientos para el personal de su Centro de Costos a través del formato de movimientos lo entrega a Contador de SCISA Captura o modifica los movimientos de los centros de costo que hayan solicitado en SADPER. Genera el cálculo Previo de la Nómina y lo revisa. NO Es correcto el Cálculo. SI 5 3 Analiza reporte y movimientos para identificar el error. Verifica y autoriza Reporte General de Nomina. Autoriza el depósito en banco por el monto del reporte. Conecta Con Paso 2 4 Se imprime Reporte General de Nomina y se entrega a Gerente de SCISA. 6 Recibe aprobación del RGN. Genera el Archivo de depósito bancario. Imprime reporte del ADB y lo entrega al Auxiliar Contable. B

8 Contador de SCISA Auxiliar Contable B 7 Recibe ADB y lo envía a través del sistema de banca electrónica para validación NO SI El ADB es Correcto. 8 Notifica a contador para que se genere nuevamente el ADB Conecta Con Paso 6 9 Se carga ADB en el Sistema Bancario. Verifica estatus de ADB Como pendiente de Transferir 10 Verifica que el estatus del ADB este en transmitido.

9 7.- Glosario. ADB.- Archivo de Depósito Bancario BANCO.- Sistema electrónico que permite controlar cualquier tipo de cuenta bancaria y que ofrece información precisa en cualquier momento CATALOGO DE MOVIMIENTOS E INCIDENCIAS: Listado de los movimientos e incidencias aplicables a las nóminas: Bajas Modificación de Salario Bruto Incapacidades Descuentos Retardos Faltas Injustificadas Gratificaciones Reingresos CENTROS DE COSTO.- Clasificación en el sistema de SADPER que sirve para identificar al personal que pertenece los diferentes clientes. CHEQUERA DE VALES.- Talonario nominativo con Empresariales S.A de C.V. valor nominal emitido por ACCOR Servicios COI.- Sistema de contabilidad integral que automatiza el proceso contable COLABORADOR: Trabajador que presta servicio a la empresa. CONTADOR CLIENTE.- Contador de las Unidades del FONDICT UAEM, Empresas Privadas y Gobierno Estatal, Federal o Municipal. DIM.- Declaración Informativa Múltiple. Que se presenta ante la Tributaria el día 15 de Febrero de cada año. ELEVAR.- Subir información por archivo electrónico a un software o sistema. EXPEDIENTE DE COLABORADOR.- Documentación requerida para la contratación del personal. (Acta de nacimiento, Credencial de elector, numero de afiliación al IMSS, CURP, RFC, Comprobante de domicilio, dos cartas de recomendación, comprobante de estudios, cartilla militar, dos fotografías y curriculum. GERENTE CLIENTE.- Gerente de las Unidades del FONDICT UAEM, Empresas Privadas y Gobierno Estatal, Federal o Municipal. IDSE.- IMSS desde su empresa, portal de internet de servicio del IMSS para realizar movimientos afiliatorios de los colaboradores de la empresa, consulta de la emisión de cuotas obrero patronales. IMSS.- Instituto Mexicano del Seguro Social. INFONAVIT.- Instituto del Fondo Nacional para la Vivienda del Trabajador. SADPER.- Sistema de nómina integral que permite el control de percepciones, deducciones y declaraciones de los colaboradores de acuerdo a los requisitos de la legislación fiscal y laboral.

10 SIGA.- sistema integral de generación de archivos (software proporcionado por la banca electrónica del banco). SISTEMA DE BANCA ELECTRONICA EMPRESARIAL.- servicios bancarios vía internet. SUA.- sistema único de autodeterminación de cuotas obrero patronal del IMSS. Bajas Modificación de Salario Bruto Incapacidades Descuentos Retardos Faltas Injustificadas Gratificaciones Reingresos 8.- Anexos Formato de alta de colaborador Formato de movimientos y/o incidencias al colaborador Requisición de personal Cuadro de nomina Factura Reporte de nómina Recibos de nómina Recibo de pago de vales 9.- Revisión Histórica Número de revisión Fecha de revisión Revisó(Puesto) Reaprobado (Puesto) Descripción del cambio 00 29/09/10 RD Director General Generación del documento /10/10 RD Director General Responsabilidad y Autoridad Anexos