Dirección de Nóminas

Transcripción

1 Dirección de Nóminas DIRECCIÓN DE NÓMINAS PRODUCCIÓN DE NÓMINAS SEGURIDAD Y PREVISIÓN SOCIAL CONTROL DOCUMENTAL PLANEACIÓN Y CONTROL Garantizar el buen funcionamiento del área de su competencia, que refieren a la producción y dispersión de la nómina, cumplimiento correcto y oportuno de las obligaciones tributarias en materia de seguridad y previsión social, jubilaciones y pensiones, así como la planeación de las actividades de la Dirección, el control contable, presupuestal, documental, de asistencia fiscal y de calidad. Representar a la Dirección de Nominas de la Universidad Autónoma de Tamaulipas. 225

2 Supervisar el cálculo, registro, control y pago de las remuneraciones al personal activo y jubilado de la Universidad Autónoma de Tamaulipas para asegurar que se realice correctamente. Supervisar la aplicación de las retenciones legales y contractuales al sueldo de los trabajadores. Supervisar el cálculo, registro, control y pago de los finiquitos al personal dado de baja de la Universidad Autónoma de Tamaulipas, en los términos de ley. Supervisar el correcto y oportuno cumplimiento de las obligaciones tributarias en materia de pagos salariales y de seguridad y previsión social de acuerdo a la legislación vigente. Asegurar el adecuado registro contable de las operaciones de la Dirección. Vigilar la oportuna autorización de pago a terceros de los descuentos aplicados al personal por convenios establecidos. Elaborar, controlar y mantener actualizada la plantilla del personal adscrito a la Universidad Autónoma de Tamaulipas para evitar posibles errores en los pagos de la nómina. Autorizar y supervisar la transferencia electrónica de la nómina del personal activo para asegurar el cumplimiento de la misma. Revisar el pago de la nómina de jubilados para asegurar que se realice correctamente. Mantener organizado el archivo de expedientes laborales y de recibos de pagos al personal para su salvaguarda. Intervenir en la revisión de los contratos colectivos de trabajo, aportando información para la negociación de los incrementos de prestaciones solicitados. Presentar ante la Secretaria de Finanzas un plan anual de trabajo en el mes de noviembre, para informar las actividades a realizar. Dictar en el ámbito de su competencia lineamientos para el mejor funcionamiento de la Dirección. Presentar los requerimientos de información que la autoridad superior requiera. Proponer ante la Secretaria de Finanzas el nombramiento, cambio de adscripción o remoción del personal de la Dirección. Dedicar a la Dirección el tiempo necesario que las actividades requieran para el cumplimiento eficaz de las responsabilidades de su cargo. Cuidar que las actividades se realicen de forma ordenada y eficaz a través de las normas pertinentes al interior de la Dirección, de acuerdo a la normatividad de la Universidad Autónoma de Tamaulipas. Velar por el cuidado y uso eficiente del patrimonio de la Universidad Autónoma de Tamaulipas. Asegurar la implementación de los cambios necesarios para la mejora continua de las actividades de la Dirección, de acuerdo al sistema de gestión de la calidad; 226

3 Y las demás disposiciones que la normatividad aplicable determine. Coordinación de Producción de Nóminas Realizar una correcta y oportuna alimentación del sistema de la nómina con las percepciones y deducciones aplicables a cada empleado, así como el pago efectivo de las remuneraciones al personal, y asimismo asegurar el pago oportuno de todos los empleados aplicando sus percepciones y deducciones correctamente. Atender y solucionar los incidentes ocasionados por falta de pago. Atender al personal de la Universidad en relación a inquietudes relacionadas con sus percepciones y/o deducciones. Supervisar la recepción, registro y control (archivo) efectivo de oficios y documentos fuente de producción nominal (oficios-solicitudes de altas-bajas de plazas o empleados, reingresos y re categorizaciones, incidencias como retardos o faltas y permisos). Supervisar y asegurar el correcto y oportuno cálculo y pago de sueldos quincenales y conceptos extraordinarios como vacaciones, aguinaldos, incapacidades, primas de antigüedad y guardias. Controlar y dar seguimiento a los casos en situación de retenidos. Validar los movimientos a la nómina y plantilla del personal. Realizar los respaldos de la base de datos y resguardo de los mismos de forma segura. Realizar el cálculo de la prenomina y solucionar los casos de sobregiro que se presenten hasta que la prenomina se genere correctamente. Supervisar la revisión aleatoria de cálculos de la retención de impuesto sobre la renta por salarios. Autorizar la nómina y generar las cifras control. Generar el archivo de dispersión para el pago quincenal de nóminas. Actualizar el archivo de dispersión con las cuentas bancarias del personal de nuevo ingreso. Realizar las gestiones necesarias para la elaboración de la nómina especial. Realizar la dispersión bancaria para el oportuno pago de la nómina. Verificar y asegurar la correcta dispersión de la nómina y la generación de rechazos para en su caso proceder a pagarlos mediante otra alternativa. Analizar y dar seguimiento de solicitudes de información o movimientos requeridos por la autoridad superior; Y las demás funciones que asigne el director. 227

4 Coordinación de Seguridad y Previsión Social Responsable del buen funcionamiento que refiere al correcto y oportuno cálculo y pago de las aportaciones de seguridad social y respuesta a los requerimientos de información de la autoridad competente, así como el control de los pagos de jubilaciones y trámite de pensiones. Asegurar la afiliación oportuna de los trabajadores al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), mediante la interacción apropiada con las diferentes áreas que intervienen, con la finalidad de evitar problemas posteriores ante una situación con el trabajador. Supervisar los pagos ordinarios y extraordinarios de las liquidaciones mensuales y bimestrales que emite el IMSS, con el objeto de realizar los pagos de forma correcta y oportuna. Supervisar el correcto y oportuno cálculo y determinación de la prima de riesgo de trabajo para así evitar sanciones por parte de la autoridad ante una revisión y/o auditoría. Revisar y analizar las notificaciones de diferencias detectadas por el IMSS e INFONAVIT y gestionar el pago de las mismas en caso de que procedan, o bien tramitar su cancelación. Asegurar la integración correcta y completa del expediente único del personal afiliado, a fin de mantener documentación que lo acredite como tal para comprobar las prestaciones a que se tiene derecho. Supervisar el presupuesto ejercido en materia de seguridad social y realizar los informes y ajustes necesarios en su caso. Coordinar la obtención del dictamen anual de pago de cuota obrero patronal de IMSS y del INFONAVIT, a efecto de realizar de forma correcta y oportuna los trámites de los trabajadores de la Universidad. Generar el oficio de solicitud de transferencia de recursos del fideicomiso a las cuentas individuales de los jubilados. Asegurar el control de los pagos correctos y oportunos de jubilaciones, así como de los trámites de pensiones de acuerdo a la normatividad vigente. Diseñar, promover y operar mecanismos para la verificación de la supervivencia de los pensionados y jubilados; Y las demás que la autoridad superior designe. 228

5 Coordinación de Control Documental Coordinar el buen funcionamiento del control y salvaguarda documental de los expedientes de los empleados, así como de los recibos de nómina, de la certificación de los documentos que soliciten y que integran el expediente, así como la elaboración, distribución y control de las cedulas testamentarias de todo el personal de la Universidad. Organizar y controlar los documentos que componen el archivo de expedientes laborales de los trabajadores de la Universidad con el fin de tener acceso a ellos cuando así lo requieran, a la Coordinación, las distintas áreas. Organizar y controlar el archivo de los recibos de pago de nómina de los trabajadores de la universidad con el fin de tener acceso a ellos, cuando así lo requieran a la coordinación, las distintas áreas que así lo soliciten. Integrar en los expedientes personales de los empleados de la Universidad, su cédula testamentaria inicial, así como aquellas en las que en su caso haya alguna modificación, a fin de facilitarle el acceso cuando así nos lo requiera el abogado General o alguna otra área. Conservar, resguardar y custodiar el archivo de los expedientes y de los recibos de pago de nómina de los empleados de la universidad con la finalidad de que no se extravíen y estén disponibles y en condiciones para cuando así lo soliciten a la Coordinación. Dar continuidad al sistema de administración digital de los documentos que contienen los expedientes a fin de su rápida localización y disponibilidad para cualquier área de la Universidad que así lo requiera. Dar seguimiento a los recibos de pago de nómina que no están firmados por el personal, con la finalidad de dar cumplimiento a las disposiciones y normatividad que rigen a la Universidad. Controlar y regular el sistema normativo para el acceso a los expedientes por las diferentes áreas de la Universidad que por sus funciones lo ameriten. Asegurar la implementación y funcionamiento correcto del control de asistencia manual de todas las áreas de la Universidad con la finalidad de que la Coordinación de Producción de Nóminas pueda aplicar en tiempo y forma las disipaciones que la normatividad exige. Diseñar e implementar un proceso para facilitarle al área de la Coordinación de Producción de Nóminas la correcta aplicación de las incidencias presentadas por parte de todo el personal de la universidad que nos proporciona el Dirección de Recursos Humanos mediante los formatos de listas de asistencia manual. 229

6 Supervisar y verificar la aplicación de las sanciones impuestas a la nómina del personal por las incidencias presentadas para facilitar el correcto pago de la nómina; Y atender los demás acuerdos y disposiciones que dicte el superior. Coordinación de Planeación y Control Responsable del buen funcionamiento del área que refieren al registro contable, la planeación del área y control de personal, presupuestal, fiscal, documental y de calidad. Coordinar esfuerzos con la Dirección de Contabilidad de la Secretaria de Finanzas a efecto de conciliar la información contable relativa al capítulo 1000 (sueldos y salarios). Es la responsable de la elaboración oportuna y supervisión del presupuesto para el capítulo 1000 (sueldos y salarios) del personal activo y jubilado de la Universidad Autónoma de Tamaulipas. Participar en la integración de la información para atender los requerimientos de información de la auditoria superior de la federación o cualquier otra instancia que lo solicite. Elaborar un informe quincenal del gasto ejercido contra el presupuesto del capítulo 1000 de (sueldos y salarios) para su envío a la Secretaria de Finanzas. Supervisar el cálculo, registro, control y pago correcto y oportuno de las remuneraciones al personal activo y jubilado de la Universidad Autónoma de Tamaulipas para realizar los ajustes o planear los cambios necesarios en su caso. Realizar revisiones aleatorias de la transferencia electrónica de la nómina. Supervisar la correcta y oportuna generación de cuentas por pagar seguros de vida, finiquitos, primas de antigüedad y pago de marcha o gastos funerarios; Y demás actividades que demanden los superiores. 230