MANUAL SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES AREA: FINANZAS Y CONTABILIDAD. Mayo, 2004 PLAN DE FORMAS

Transcripción

1 61 PLAN DE FORMAS

2 62 CAPITULO III PLAN DE FORMAS Los formularios están conformados por toda la documentación de índole comercial, e interno y constituyen todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan; estos documentos son utilizados también por entes públicos; tal es, el caso de FUNDACITE Mérida que de acuerdo con los usos y costumbres generalizados y las disposiciones emitidas por las diferentes leyes que rigen esta Fundación le permiten mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en la misma. Los formularios contables son todas las formas impresas que se elaboran o están prediseñadas con la finalidad de recaudar información en las diferentes operaciones que lleva acabo la Fundación para el Desarrollo de la Ciencia y Tecnología del Estado Mérida. Constituyéndose en un elemento que siempre y cuando esté autorizado (firmado) podrá servir como comprobante para garantizar una operación Su misión es importante, ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación. También ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende, son el elemento fundamental para la contabilización de tales acciones. De todo lo anteriormente dicho deducimos que su utilidad esta definida; por constituirse en una constancia de las operaciones realizadas por la Fundación o la base del registro contable de las operaciones realizadas. Cabe destacar que el reglamento Nº 04 de la LOAFSP en su articulo Nº 15 Señala la obligación que tienen los funcionarios responsables de las unidades administradoras de los órganos de la República y de sus Entes Descentralizados de utilizar los formularios y registros prescritos en los manuales que forman parte del sistema para la ejecución y registro contable. El articulo 18 del presente reglamento dice textualmente así: Las Transacciones de carácter financiero y la de los demás hechos económicos que afecten o la puedan llegar afectar el patrimonio publico deben estar suficientemente documentadas. Los documentos deben contener información completa y exacta de tales transacciones de acuerdo como fueron incorporados al sistema y ser archivados de manera tal que estén disponibles para su examen y permitan el seguimiento de las referidas operaciones. Lo anterior guarda relación con el articulo 20 de este mismo Reglamento el cual establece lo siguiente: Cada transacción ejecutada en la Administración Publica estará justificada por comprobantes y documentos los cuales serán identificados mediante un numero de Expediente con indicación de los ejecutores responsables y el proceso especifico que le dio origen con el objeto de facilitar el ejercicio del control y la auditoria.

3 63 En la presente guía se puede observar los diferentes formatos los cuales sirven de soporte para la contabilización, registro y control de las transacciones que realiza FUNDACITE Mérida.

4 64 ÍNDICE DE FORMATOS USADOS POR LA COORDINACIÓN DE FINANZAS Y CONTABILIDAD Formato Descripción Pág. 001 Formato para Asiento Contable Comprobante de Egreso (Vaucher) Comprobante de Egreso Recibo de Ingreso Nota de Pedido Orden de Compra Solicitud de Viáticos Solicitud de Pasajes Solicitud de Vacaciones Solicitud de Permiso Nomina Formato para el calculo de los Aportes Auxiliar de Caja de Ahorro- CONICIT Deducciones y Aportes Auxiliar de Ley de Política Habitacional Auxiliar de Fondos de Pensiones y Jubilaciones Auxiliar de Antigüedad Comprobante de Retención del IVA ARC Comprobante de Retención de I.S.L.R ARC-V Comprobante de Retención de I.S.L.R por concepto de sueldos, salarios y demás remuneración similar a personas Residentes 020 Conciliación Bancaria Factura 90 88

5 65 DESCRIPCIÓN DE LAS FORMAS UTILIZADAS POR LA COORDINACIÓN DE FINANZAS Y CONTABLIDAD 001 FORMATO PARA EL ASIENTO CONTABLE Mérida, para registrar las operaciones y transacciones efectuadas administrativamente por la Fundación 002 COMPROBANTE DE EGRESO(VAUCHER) Formato prediseñado el cual sirve como soporte de pago especificando la cuenta, el beneficiario, banco, cheque emitiendo la asignación presupuestaria, así como el asiento contable que emite el Programa o software o sistema administrativo que maneja la respectiva Coordinación de la Fundación. 003 COMPROBANTE DE EGRESO Documento elaborado por FUNDACITE Mérida para las personas naturales que no emiten facturas y sirve de comprobante donde se especifica que reconocen haber recibido una determinada suma de dinero mediante cheque, por diferentes conceptos tales como: Viáticos, subvenciones, y/o servicios prestados por honorarios profesionales. 004 RECIBO DE INGRESO Documento elaborado por la Coordinación de Finanzas y Contabilidad de FUNDACITE Mérida en el cual se deja constancia, el haber recibido una determinada suma de dinero en efectivo y/o cheque por la prestación de un servicio. Los recibos de Ingreso se extienden por triplicado. El original se le da a la persona que realiza el pago y la copia es para la contabilidad y la tercera copia es conservada en el talonario respectivo 005 NOTA DE PEDIDO

6 66 Documento elaborado por la Unidad de Servicios Generales mediante la cual, formula un pedido de compra de un bien o la prestación de un servicio a un organización o empresa Este documento comercial no obliga a realizar la operación. Deberán extenderse cómo mínimo tres copias: uno que queda en poder de la Unidad o la Coordinación que solicita el bien o servicio, otra para la Unidad de Servicios Generales y la Original para el proveedor. 006 ORDEN DE COMPRAS Formulario elaborado por la unidad de Servicios Generales mediante la cual se identifica la mercancías y/o productos que desea comprar a una determinada empresa u compañía especificando la descripción del producto, el servicio y las condiciones de pago. 007 SOLICITUD DE VIÁTICOS Formulario elaborado por la Unidad de Servicios Generales que sirve como soporte para justificar el dinero solicitado por el personal administrativo de FUNDACITE Mérida para viajes dentro y fuera del país 008 SOLICITUD DE PASAJES Formulario elaborado por el pool de secretarias de la Fundación, para ser enviado a las Agencias de Viajes con la finalidad de solicitar los pasajes para viajes estrictamente necesarios y de carácter laboral dentro y fuera del país para el personal de FUNDACITE Mérida. Estableciéndose las condiciones de pago y una serie de requerimientos mínimos para su autorización. 009 SOLICITUD DE VACACIONES Formulario elaborado por cada trabajador de FUNDACITE MÉRID A, mediante el cual solicita al jefe el disfrute de este derecho, se especifican los días correspondientes a disfrutar y los días pendientes por disfrutar

7 67 Este formulario debe ser previamente revisado y aprobado por la Gerencia de Gestión Interna, la Consultoría Jurídica, y la Presidencia Respectivamente. 010 SOLICITUD DE PERMISO Formulario elaborado por cada trabajador de FUNDACITE MÉRIDA, mediante el cual solicita al jefe la autorización para ausentarse de la Fundación Por motivos justificados durante un tiempo determinado Este formulario debe ser previamente revisado y aprobado por la Gerencia de Gestión Interna y la Coordinación respectiva. 011 NOMINA MERIDA, la cual sirve para calcular lo correspondiente a las remuneraciones del personal que labora dentro de la Fundación., con sus respectivas deducciones 012 APORTES soporte del calculo y posterior registro contable de las aportes según la Ley 013 AUXILIAR DE CAJA DE AHORRO- CONICIT DEDUCCIONES Y APORTES soporte para el cálculo de las deducciones y aportes por concepto de Caja de Ahorro 014 AUXILIAR DE LEY DE POLÍTICA HABITACIONAL

8 68 soporte para el cálculo de los aportes y retenciones por concepto de Ley de Política Habitacional 015 AUXILIAR DE FONDOS DE PENSIONES Y JUBILACIONES soporte para el cálculo de las deducciones y aportes por concepto del Fondo de Pensiones y Jubilaciones del Personal de FUNDACITE Mérida. 016 AUXILIAR DE ANTIGÜEDAD soporte para el cálculo de lo correspondiente a prestación de antigüedad del personal de FUNDACITE Mérida. 017 COMPROBANTE DE RETENCIÓN DEL IVA. Formato elaborado por la Coordinación de Finanzas y Contabilidad cumpliendo con las disposiciones emitidas por la Ley del Impuesto al Valor Agregado, en el cual la Fundación como Agente de Retención del Impuesto deberá emitir este documento al respectivo proveedor del bien o servicios 018 ARC COMPROBANTE DE RETENCIÓN DE I.S.L.R POR CONCEPTO DE SUELDOS, SALARIOS Y DEMÁS REMUNERACIONES SIMILARES A PERSONAS RESIDENTES Mérida, el cual sirve como soporte de las retenciones en materia de Impuesto sobre la Renta realice la Fundación por concepto de cantidades pagadas a personas naturales, naturales o jurídicas objeto de las tarifas establecidas para tal fin por la Ley y sus respectivos reglamentos.

9 ARC V COMPROBANTE DE RETENCIÓN DE I.S.L.R Mérida, el cual sirve como soporte de las retenciones en materia de Impuesto sobre la Renta realice la Fundación por concepto de gravamen anual o cese de actividades para personas residentes o perceptoras de sueldos y salarios y demás remuneraciones similares 020 CONCILIACIÓN BANCARIA Mérida, mediante la cual se cotejan los registros que figuran en el extracto bancario con el libro banco a los efectos de determinar el origen de las diferencias. La conciliación consiste en verificar la igualdad entre los Registros contables y los bancarios, efectuando el cotejo mediante un básico ejercicio de control, basado en la oposición de intereses entre la empresa y el banco. La Conciliación Bancaria NO es un registro contable, es una herramienta de control. 021 FACTURA Documento con el que se registra la adquisición de bienes o la prestación de servicios ofrecidos por los proveedores. En él se hacen constar los artículos, productos o servicios en cantidades, precios e importes, las condiciones de pago y otros datos relativos a la operación. Las facturas suelen emitirse por triplicado. Para efectos de la Coordinación de Contabilidad y Finanzas el original estará en su poder para realizar el registro contable de la operación. Estos documentos son validos mientras se rijan para su elaboración mediante las Disposiciones relacionadas con la Impresión y Emisión de Facturas y Otros Documentos según la resolución Nº 320 del 29 de Diciembre de 1999 en la Gaceta Oficial