ASOCIACION NACIONAL DE SOFTBOL GUATEMALA MANUAL DE EMISION DE CHEQUES

Transcripción

1 ASOCIACION NACIONAL DE SOFTBOL GUATEMALA MANUAL DE EMISION DE CHEQUES Asociación Nacional de Softbol Guatemala Manual Emision de cheques

2 INDICE Introducción...03 Conceptos y procedimientos básicos Constitución de la emisión de un cheque Políticas Generales para su Administración...05 Anexo Asociación Nacional de Softbol Guatemala Manual Emision de cheques

3 INTRODUCCION El presente Manual establece los procedimientos básicos, de uno de los instrumentos más utilizados para la movilización de recursos desde una Cuenta Corriente, dentro del ámbito de las entidades del estado. la custodia de la chequera tiene que ser la persona que designe el Gerente junto con el Comité Ejecutivo, bajo nombramiento de preferencia el contador general o un auxiliar de contabilidad. Toda emisión de cheques será autorizada por autoridad competente (Gerente o Comité Ejecutivo). 3 Asociación Nacional de Softbol Guatemala Manual Emision de cheques

4 CONCEPTO: cheque es una orden de pago puesta por escrito que permite a la persona que lo recibe cobrar una cierta cantidad de dinero que está estipulada en el documento y que debe estar disponible en la cuenta bancaria de quien lo expide, en las entidades del estado debe estar debidamente documentado y autorizado. PROCEDIMIENTOS BASICOS: 1. Para poder emitir cheques de la Asociacion Nacional de Softbol de Guatemala, deberán estár registradas las firmas en los bancos autorizados de forma mancomunada. 2. En los bancos estarán registradas únicamente las firmas de Presidente y Tesorero. 3. En ausencia del presidente o del tesorero se procedara a tramitar la firma del Vocal 1 del comité ejecutivo según los estatutos de la Asociacion Nacional de Softbol. 4. La emisión de cheques deberá de hacerla el contador según sus atribuciones asignadas. 5. Deberán quedar registrados en libros de bancos. 6. Deberán realizar conciliaciones bancarias en forma cronológica y correlativa de los cheques 7. La emisión de cheque deberá estar de forma correlativa y cronologica. 8. deberá existir evidencia de la emisión de cheque en voucher con las características idénticas a la del cheque emitido. 9. La emisión de cheque deberá realizarse en forma directa al proveedor, según el bien o servicio adquirido, no emitiendo cheques al portador. 10. La emisión de cheques se realizara en forma ordenada y de forma correlativa, colocando la información coincida con el documento de soporte. 11. Los cheques deberán emitirse contra documento de legitimo abono, facturas contables, facturas cambiarias con su respectivo recibo de caja, constancias de viaticos, recibos autorizados por la contraloría de cuentas, recibos municipales, comprobantes bancarios. 12. Los cheques deben ser emitidos de preferencia con la frase NO NEGOCIABLE 13. Los cheques que se reporten extraviados deberá el proveedor solicitarlo de manera escrita para poder ser sustituido, si fue robado con denuncia de MP y bloquearlo en el banco. A. CONSTITUCION DE LA EMISION DE UN CHEQUE El comité ejecutivo de la asociación autorizará mensualmente la emisión de cheques en puntos de actas en hojas autorizados por la contraloría de cuentas, dejando a la vista el numero correlativo, beneficiario, monto y concepto, incluyendo los cheques anulados y 4 Asociación Nacional de Softbol Guatemala Manual Emision de cheques

5 cheques pendientes de liquidar. Emitiendo para el efecto el Acuerdo respectivo mediante el cual se autorizarán todos los cheques. B. POLITICAS GENERALES PARA SU ADMINISTRACION 1. El responsable de la emisión de cheques deberá ser el Contador General en su efecto un auxiliar de contabilidad. 2. Cada cheque emitido deberá llevar su documento de soporte contable. 3. Cada cheque emitido deberá llevar el nombre del beneficiario que coincida con el documento de soporte. 4. Cada cheque emitido deberá llevar en su voucher el nombre de la persona que lo emitió. 5. Cada cheque emitido deberá llevar en su voucher el visto bueno del Gerente General. 6. cada cheque emitido deberá llevar fecha, monto, beneficiario, descripción y concepto en el voucher en orden correlativo. 7. Se prohíbe emitir cheques al portador 8. Se prohíbe girar cheques sin fondos disponibles. 9. Emisión de cheque debera cumplir los requisitos siguientes: Ser documento original Extendido a nombre del beneficiario que coincida con el documento de soporte. Ser de fecha reciente año en curso. En orden correlativo No contener alteraciones, borrones, ni enmiendas. Describir claramente el concepto del gasto. Tener NO NEGOCIABLE Firma autorizadas 10. La Gerencia General de la Asociación Nacional de Softbol velara que todos estos procedimientos básicos y políticas generales se cumplan. 5 Asociación Nacional de Softbol Guatemala Manual Emision de cheques

6 FORMATO DE CHEQUE EN VOUCHER Guatemala, xxxxxxxxxx monto xxxxx beneficiario monto en letras concepto NO NEGOCIABLE 021 PERSONAL SUPERNUMERARIO xxxxx 5 Banco Agromercantil Cta xxxxx concepto XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Cheque 826 HECHO POR Silvia Santos BAM Asociación Nacional de Softbol Guatemala Manual Emision de cheques