Dirección Administrativa Financiera

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1 Arqueo de Caja Chica Versión 01 Página 1 de 6 0. TABLA DE CONTENIDO 1- OBJETIVO ALCANCE RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD DEFINICIONES ABREVIATURAS Y/O SIGLAS REFERENCIAS Y/O BIBLIOGRAFIA DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO ANEXOS OBJETIVO El objetivo de este procedimiento es la realización de arqueo de los fondos, valores y documentos de pago en poder del custodio de caja chica. 2- ALCANCE Este procedimiento cubre desde la programación del arqueo de la caja chica hasta el archivo del informe u oficio del resultado del arqueo. Aplica a todos las Direcciones ya sean Nacionales o Regionales del SENASA que tengan a su cargo un fondo de Caja Chica. 3- RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD 3.1-.Director Nacional o Regional: Su función principal comprende supervisar el buen uso del fondo de caja chica, de acuerdo a lo estipulado en la normativa que compete Caja Chica: Velar por el dinero destinado al fondo de Caja Chica y su uso correcto de acuerdo a lo estipulado en la normativa que compete y sus procedimientos Funcionario de : Realizar los Arqueos al fondo Caja Chica 3.4- Coordinador de Calidad: Velar por el cumplimiento y la eficiencia de este procedimiento

2 Arqueo de Caja Chica Versión 01 Página 2 de 6 4- DEFINICIONES 4.1- Arqueo de Caja: Verificación de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en caja en dinero efectivo, cheques o vales Administrador/Custodio del Fondo de Caja Chica: Funcionario o empleado formalmente asignado para realizar la custodia del efectivo, administración y uso conforme del fondo de caja chica Factura: Es un medio de control de pago de lo que se ha adquirido Contenido Presupuestario: Asignación presupuestaria que se le da a la compra por realizarse para efecto de comprometer el dinero necesario con el cual en su momento se realizará el pago correspondiente. Partida Presupuestaria: Codificación que se asigna a grupos de mercancías y servicios con el fin de identificar y registrar el origen de la misma Sub partida Presupuestaria: Codificación detallada de las partidas presupuestarias Caja Chica: Asignación de recursos de la Cuenta Especial del Servicio Nacional de Salud Animal para realizar gastos menores, atender situaciones no previsibles oportunamente y para adquirir bienes y servicios de carácter indispensable y urgente Clasificador de Gasto: Documento oficial emitido por el Ministerio de Hacienda para homologar el registro de las transacciones de las Instituciones del Estado Vale: Documento que evidencia la salida temporal de efectivo del fondo de la caja chica. 5- ABREVIATURAS Y/O SIGLAS 5.1- SENASA: Servicio Nacional de Salud Animal 5.2- DAF: Dirección Administrativa 5.3- MAG: Ministerio de Agricultura y Ganadería 6- REFERENCIAS Y/O BIBLIOGRAFIA 6.1- Reglamento General de Caja Chica La Gaceta 22 del 31 de enero del Clasificador por objeto del gasto del sector público para comprar por fondo fijo de caja chica, Reglamento de Fondo de Caja Chica del SENASA La Gaceta 246 del 19 de diciembre del 2008

3 Arqueo de Caja Chica Versión 01 Página 3 de 6 7- DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO En el momento que el funcionario de llegue a la instancia de la institución donde debe realizar el arqueo, lo primero que debe hacer es verificar si el encargado de Caja Chica se encuentra, si no se encontrara se debe suspender la tarea. 7.1 EL funcionario de contabilidad, inicia el procedimiento completando la información general del registro de arqueo de caja chica. *Fecha *Dirección *Hora de Inicio *Nombre custodio de caja chica *Fondo fijo en Caja Chica (según Dirección) 7.2 Luego se solicita al custodio, las facturas, vales de dinero, efectivo, y el trámite de reintegro del fondo de caja chica. 7.3 El funcionario de contabilidad encargado de realizar el arqueo, procede, en presencia del custodio a tomar un conteo de las facturas que están en la caja chica, dinero, vales o trámite de reintegro del fondo de caja chica. 7.4 El custodio del fondo de caja chica, procede al conteo también, esto con el fin de dar una Confirmación del Saldo, visando cada uno de los cierres, efectuando la conciliación o verificación del saldo que se anotan en el registro de arqueo. 7.5 Se efectúa el cierre respectivo, anotando en el registro, de ser el caso, cualquier diferencia que haya sido detectada y cualquier otra observación que afecte a la normatividad, con las respectivas recomendaciones. En caso de presentarse un faltante se deberá reintegrar al día hábil siguiente del arqueo, cuando se dé un sobrante deberá ser depositado en la cuenta bancaria de Caja Chica del SENASA. 7.6 Se emite en el registro de arqueo de caja chica (Original y 2 copias) procediendo a firmarla, conjuntamente con el sujeto de arqueo, en señal de conformidad y se distribuye de la siguiente manera: Original: Unidad de Copia 1: Director de la Región o Nacional. Copia 2: Custodio de la Caja Chica. 7.7 Se debe dar seguimiento de las anotaciones de la misma hasta cumplir con las recomendaciones. En caso de ser reincidente se deberá seguir el debido proceso. 7.8 Una vez cumplidas las recomendaciones el coordinador de, procede a elaborar un oficio en el cual formalmente levanta las no conformidades. Distribuyéndolo de la siguiente manera:

4 Arqueo de Caja Chica Versión 01 Página 4 de 6 Original: Director de la Región o Director Nacional Copia 1: Unidad de con el recibido conforme de las direcciones, según corresponda. Copia 2: Director de la DAF 7.9- Por último se deben archivar los documentos originales y copias del arqueo en la carpeta correspondiente a ARQUEOS DE CAJA CHICA. 8. ANEXOS 8.1- El anexo muestra un diagrama de flujo de este proceso.

5 Arqueo de Caja Chica Versión 01 Página 5 de 6 Inicio Auxiliar de Completar información general en Registro de Arqueo DAF-PG-007- RE-003 Caja Chica Presentar facturas, vales de dinero, efectivo y trámites de reintegro realizar arqueo Realizar conteo de facturas, vales de dinero, efectivo y trámites de reintegro Caja Chica Verificar conteo de facturas, vales de dinero, efectivo y trámites de reintegro realizar arqueo Realizar cierre de arqueo, completar registro Se refleja alguna anomalía en el registro no A si Realizar las recomendaciones del caso, y sacar copias del registro DAF-PG-007- RE-003 Entregar registro las instancias correspondientes *Coordinador Unidad *Director Nacional o Regional *Director DAA Encargado Unidad Dar seguimiento de anotaciones hasta cumplir con las recomendaciones B

6 Arqueo de Caja Chica Versión 01 Página 6 de 6 B Coordinador Unidad Realizar oficio de levantamiento de no conformidades y enviarlo a las instancias según corresponda *Director Nacional o Regional *Director DAF *Recibido conforme Coordinador Unidad Archivar documentos en el ampo Arqueos de Caja Chica A Fin Puntos Críticos Los puntos críticos corresponden a aquellas actividades donde se puede potenciar un riesgo impactándose sustancialmente el procedimiento y la Institución. En el diagrama de flujo se identifican los puntos críticos en color rojo y con el símbolo Puntos de Control Los puntos de control permiten verificar el cumplimiento de los requisitos del producto. Ayudan a prevenir o corregir los posibles errores que se den durante el proceso. En el diagrama de flujo se identifican los puntos de control en color azul y con el símbolo