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Transcripción

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3 RECEPCION DE VALES DE CAJA El transportista solicita efectivo para pago de casetas ENTREGA DE EFECTIVO Se le entrega a transportista efectivo solicitado COMPROBACION DE PAGO DE CASETAS Transportista entrega comprobación del pago de casetas. REVISION Y VALIDACION DE COMPROBACION Depto. de compras revisa tickets entregados y arma documentación GENERACION DE FACTURAS Depto. de compras genera facturas electrónicas para reenviárselas a Contabilidad (pdf xml) REGISTRO DE FACTURAS Y CAJA CHICA (SAP) Depto. Compras realiza sus respectivos procesos en SAP para registrar y compensar el saldo de la caja chica Casetas TESORERIA ENTREGA EFECTIVO A ENCARGADA DE COMPRAS ENTREGA DE EFECTIVO A TESORERIA CAMBIO DE CHEQUE POR EFECTIVO Mensajero personalmente cambia cheque en el banco. FIRMA DE CHEQUE Gerencia de pagos recibe toda la documentación soporte, autoriza y firma cheque bancario. ENTREGA DE LIBRO DE CAJA A TESORERIA Tesorería recibe documentación y procederá a elaborar cheque. ENTREGA DE LIBRO DE CAJA A CONTABILIDAD Revisa y valida pdf xml de las facturas enviadas que integran la caja a reembolsar

4 Proceso detallado paso a paso de acuerdo a mapeo. 1) RECEPCION DE VALE DE CAJA De acuerdo a las necesidades del Área de Logística (fleteros y/o transportistas), cada usuario o solicitante que requiera salir a un flete foráneo tendrá que elaborar a manera de solicitud un vale de caja donde especifique la cantidad de dinero requerido para sus casetas de cobro o peajes; teniendo autorizado hasta $50 por concepto de maniobras. Cabe mencionar que este vale tendrá que venir firmado por la persona responsable de logística de fletes, de lo contrario no procederá su solicitud y no se le recibirá el vale de caja. 2) ENTREGA DE EFECTIVO (A TRANSPORTISTA) Se le hace entrega del efectivo al transportista, se le pide firma y fecha como evidencia de acuse de recibido del dinero. 3) COMPROBACION DE PAGO DE CASETAS Ya una vez realizado el viaje, el transportista entregara al Depto. de Compras Nacionales la comprobación del pago de casetas con sus respectivos tickets y así proceder a destruir el vale de caja firmado al momento de la otorgación del efectivo. Cabe mencionar que si de la comprobación a entregar hubo sobrante de dinero en efectivo este será devuelto a la Responsable del Depto. para su resguardo; en caso contrario si hubo faltante y el Mensajero tuvo que poner de su propio dinero este tendrá que justificar y comprobar el mismo para su reembolso. 4) REVISION Y VALIDACION DE COMPROBACION Ya una vez entregada la comprobación, el Departamento de Compras recopilara todos los tickets y elaborara un formato para su control en Excel donde integrara todos y cada uno de los tickets que conforman el reembolso a pagar y proceder a generar las facturas. 5) GENERACION DE FACTURAS Se ingresara a la respectiva página por internet que corresponda al prestador de servicios para generar todas y cada una de las facturas y se reenviaran las mismas (pdf y xml) al correo electrónico del Departamento de Contabilidad proveedores@promi.com.mx. 6) REGISTRO DE FACTURAS Y CAJA CHICA (SAP) Ya recopilada la información, el Departamento de Compras procederá a realizar el proceso de registro de todas estas facturas, de la caja chica y de su compensación de las mismas por medio de sus respectivas transacciones en su módulo de compras de sistema SAP, que se describen a continuación en el siguiente orden: 7.1. FB60 Registrar factura de acreedor. En esta transacción se registraran todas y cada una de las facturas que soporten el valor de la caja a pagar y/o reembolsar asignándole el sistema un número de cuenta de acreedor por cada proveedor y sus respectivas facturas, es decir la creación del pasivo.

5 Capturar la transacción en el recuadro subrayado Se presenta la siguiente pantalla: Llenar los siguientes datos en la pestaña de Datos básicos: Acreedor: Buscar en catalogo el número de cuenta. Referencia: Numero de factura. Fecha factura: Fecha de la misma. Importe: Según factura. Habilitar generalmente opción V4 o según sea el caso. Texto: Concepto del gasto.

6 Cta. mayor: Importe moneda: Centro coste: Cuenta de mayor a la El importe según factura Subcuenta contable que será contabilizado ese gasto En la pestaña de Detalle: Txt.cabec: Concepto del gasto, Status de este icono en verde

7 Dar click en simular verificar datos correctos y finalmente dar click en contabilizar 7.2. FBCJ Libro de caja. Posteriormente se procederá a ingresar a esta transacción donde se creara la caja a reembolsarse, asociándose los números de acreedores registrados en la anterior transacción para así integrar factura por factura el total del valor de la caja, imprimiéndose este documento llamado libro de caja que servirá como caratula de todo el paquete de la documentación soporte y en el mismo se deje evidencia de su revisión, o acuse de recibido con la rúbrica y/o firma de la persona involucrada. Capturar la transacción en el recuadro subrayado

8 Se presenta la siguiente pantalla: Dar click en Cambiar libro caja Sociedad: 1000 Llenar los siguientes datos: Libro de caja: Según aplique Acreedor: Buscar en catalogo el número de cuenta. Referencia: Numero de factura. Fecha factura: Fecha de la misma. Importe: Según factura. Habilitar generalmente opción V4 o según sea el caso. Texto: Concepto del gasto.

9 7.3. F-44 Compensar acreedor. Finalmente se ingresara a esta transacción con el número de cuenta de acreedor que le corresponda a cada proveedor y sus respectivas facturas, para así proceder a realizar la compensación de las mismas y/o eliminación del pasivo y el sistema libere los saldos de cada proveedor y/o facturas. Llenar los siguientes datos: Cuenta: Buscar en catalogo el número de cuenta. Sociedad: Numero de factura. Fe. compensación: Fecha de la misma. Continuar Se seleccionaran las partidas a compensar que siempre estarán en azul y se buscaran los mismos saldos pero en negativo continuar del libro de caja. así sucesivamente hasta compensar todas las partidas que integren el importe total

10 7) ENTREGA DE LIBRO DE CAJA A CONTABILIDAD Ya realizadas y cerradas todas estas transacciones y con la impresión del libro de caja y su documentación soporte, se entrega el paquete al Depto. de Contabilidad y este valida que estén debidamente respaldas con sus XML correspondientes enviados al correo del departamento con anterioridad. 8) ENTREGA DE LIBRO DE CAJA A TESORERIA Continuando con el proceso, el departamento de Contabilidad entregara la documentación del libro de caja ya validado al departamento de Tesorería, para que este únicamente proceda a elaborar el cheque para el reembolso de la caja a pagar con la correspondiente impresión de la póliza de cheque. 9) FIRMA DE CHEQUE Ya realizado este proceso en sistema SAP la Encargada de Tesorería entregara la documentación soporte del libro de caja a la Gerencia de pagos y esta autorice y proceda a firmar el cheque emitido anteriormente para su posterior cambio en efectivo, fungiendo este proceso como el ultimo filtro de revisión y/o visto bueno por parte de esta Gerencia.

11 10) CAMBIO DE CHEQUE POR EFECTIVO Ya una vez autorizado y firmado el cheque, este le será entregado al Mensajero para que se dirija al banco correspondiente y realice el cambio a efectivo. 11) ENTREGA DE EFECTIVO A TESORERIA El Mensajero ya con el efectivo en mano se lo entregara a la Encargada de Tesorería como medida de control para que esta persona valide la cantidad en efectivo entregada. 12) TESORERIA ENTREGA EFECTIVO A ENCARGADA DE COMPRAS Ya teniendo en su poder el dinero en efectivo, la Encargada de tesorería se pondrá en contacto con la Encargada de Compras y entregarle personalmente el mismo, dejándose como evidencia de esta entrega la firma o rubrica de la Encargada de compras en la póliza de cheque impresa anteriormente durante el proceso.