Manual de Gastos. Documentación Intelisis. Derechos Reservados. Publicado en

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1 Manual de Gastos Documentación Intelisis. Derechos Reservados.

2 1 Introducción DEFINICIONES GENERALES Y APLICACIÓN CON EL ERP VERSIONES DISPONIBLES DIAGRAMA DE INTEGRACIÓN DIAGRAMA DE PROCESO 5 2 Cuentas PROVEEDORES CONCEPTOS DE GASTOS 11 3 Funcionalidad GASTO RECURRENTE SOLICITUD SOLICITUD RECHAZADA GASTO GASTO PRORRATEADO ANTICIPO COMPROBANTE SIN COMPROBANTE DEVOLUCION ANTICIPO CAJA CHICA DEVOLUCIÓN GASTO CARGO BANCARIO ABONO BANCARIO PRESUPUESTO 51 4 Exploradores, Reportes y Cubos EXPLORADORES REPORTES 57 5 Errores Frecuentes ERRORES FRECUENTES 61 Manual de Gastos - 2

3 1 Introducción 1.1 Definiciones generales y aplicación con el ERP Los gastos son un factor importante en toda empresa, ya que estos se deben tener controlados y planeados para poder tomar decisiones en cuanto a prioridades de pagos. Los gastos representan los egresos, esto define si la empresa es solvente económicamente de acuerdo cómo se encuentren sus balances contables. Este módulo sirve como un control de base para asegurar el buen manejo de los mismos. 1.2 Versiones Disponibles 4600 v3 Manual de Gastos - 3

4 1.3 Diagrama de Integración Cuentas por pagar Gastos Tesoreria Contabilidad Imagen 1.Diagrama de Integración Manual de Gastos - 4

5 1.4 Diagrama de Proceso Imagen 2. Diagrama de Proceso Gastos Manual de Gastos - 5

6 Imagen 3. Diagrama de Proceso Comprobante Manual de Gastos - 6

7 Imagen 4. Diagrama de Proceso Fondo Fijo Manual de Gastos - 7

8 Imagen 5. Diagrama de Proceso Devolución Gasto Manual de Gastos - 8

9 Imagen 6. Diagrama de Proceso Cargo y Abono Bancario Manual de Gastos - 9

10 2 Cuentas 2.1 Proveedores Se requiere tener registrado al proveedor para relacionarlo a las operaciones o registros que se van a realizar en el sistema. Ruta: Cuentas Proveedores Proveedores Manual de Gastos - 10

11 2.2 Conceptos de gastos En este catálogo se registrarán los conceptos de gastos que se requieran para registrar los movimientos de Gastos. Ruta: Cuentas Conceptos (Gastos) Manual de Gastos - 11

12 3 Funcionalidad 3.1 Gasto Recurrente Como su nombre lo indica, es un formato o plantilla de gasto que permite reducir el tiempo de captura de un movimiento y a su vez se puede generar periódicamente de forma automática. La plantilla generada para este tipo de gastos no genera ninguna cuenta por pagar. Este tipo de movimiento se crea desde el módulo de gastos, pero para generarlo hay que ingresar a menú general. El movimiento se realiza como un movimiento nuevo. Ruta: Logística Gastos Movimiento Nuevo. Manual de Gastos - 12

13 3.1.1 Datos Generales Movimiento: Gasto recurrente. Consecutivo: Folio del movimiento. Proyecto: Especificar el proyecto al que corresponde el gasto. UEN: N/A. Moneda: Lista las monedas en las que se podrá realizar el movimiento, editable de acuerdo a la configuración del usuario. Factor de Cambio: Factor del tipo de cambio correspondiente al movimiento. Fecha Emisión: Fecha en el que se crea el movimiento (fecha servidor). Periodicidad: Indica con qué frecuencia será recurrente este gasto (Semanal, Quincenal, Mensual, Bimestral, Trimestral, Semestral, Anual o en días). Actividad: N/A Acreedor/Resp: Seleccionar el acreedor relacionado con el movimiento. Clasificación: Se indicará la categoría a la que pertenece el gasto del movimiento. Sub clasificación: Se indicará la subcategoría a la que pertenece el gasto del movimiento. Check Retenciones: Si se aplican retenciones de ISR e IVA, habilitar el campo. Si se capturó el importe del concepto, los cargos retención aparecerán capturados automáticamente sólo si al concepto se le asignó un porcentaje. Check Activo Fijos: Permite seleccionar un activo fijo que pueda tener relación con el concepto. Manual de Gastos - 13

14 3.1.2 Detalle Concepto: Corresponde al concepto o conceptos de gastos a registrar. Referencia: Es un campo de texto abierto (alfanumérico), en el que se podrá capturar información referenciada al movimiento (número de recibo telefónico, de alguna factura, etc.). Cantidad: 1. Precio: Corresponde al precio unitario de cada uno de los conceptos del movimiento. % Deducible: Mostrará el porcentaje deducible del gasto de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. % IVA: Mostrará el porcentaje de IVA de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. IVA: Mostrará el monto de IVA calculado a partir del importe multiplicado por el campo de %IVA Centro de costos: Especificar el centro de costos que afectará el movimiento. Una vez afectado queda en estatus recurrente y en el tablero de control se buscará con icono de. Para poder realizar el gasto desde el menú de Utilerías Movimientos recurrentes se mostrarán todos los movimientos que tengan el estatus Recurrente. Manual de Gastos - 14

15 Cada que se quiera afectar alguno de ellos sólo se selecciona de la lista y se da click en indicando la siguiente pantalla: Dentro del módulo de Gastos se genera un movimiento Gasto en estatus de Concluido; así mismo, generará un movimiento de Gasto en el módulo de Cuentas por Pagar para realizar el pago correspondiente. Manual de Gastos - 15

16 3.2 Solicitud Para efectuar un gasto se debe de efectuar el movimiento solicitud que servirá para gestionar los fondos para efectuar el mismo. El movimiento se realiza como un movimiento nuevo. Ruta: Logística Gastos Manual de Gastos - 16

17 3.2.1 Datos Generales Movimiento: Solicitud. Consecutivo: Folio del movimiento. Proyecto: Especificar el proyecto al que corresponde el gasto. UEN: N/A Moneda: Lista las monedas en las que se podrá realizar el movimiento, editable de acuerdo a la configuración del usuario. Factor de Cambio: Factor del tipo de cambio correspondiente al movimiento. Prioridad: Indica la urgencia del Gasto (Baja, Normal, Alta) Fecha Emisión: Fecha en el que se crea el movimiento (fecha servidor). Actividad: N/A Acreedor/Resp: Seleccionar al acreedor relacionado con el movimiento. Fecha Requerida: Indica la fecha en que se requiere. Clasificación: Se indicará la categoría a la que pertenece el gasto del movimiento. Sub clasificación: Se indicará la subcategoría a la que pertenece el gasto del movimiento. Condición: En caso de ser necesario, indicar la condición del movimiento (a 15 días, 30 días, etc.). Vencimiento: Indica la fecha de vencimiento de la cuenta por pagar. Check Retenciones: Si se aplican retenciones de ISR e IVA, habilitar el campo. Manual de Gastos - 17

18 Si se capturó el importe del concepto, los cargos retención aparecerán capturados automáticamente sólo si al concepto se le asignó un porcentaje. Check Activo Fijos: Permite seleccionar un activo fijo que pueda tener relación con el concepto Detalle Concepto: Corresponde al concepto o conceptos de gastos a registrar. Referencia: Es un campo de texto abierto (alfanumérico), en el que se podrá capturar información referenciada al movimiento (número de recibo telefónico, de alguna factura, etc.). Cantidad: Para este ejemplo es 1. Precio: Corresponde al precio unitario de cada concepto del movimiento. % Deducible: Mostrará el porcentaje deducible del gasto de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. % IVA: Mostrará el porcentaje de IVA de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. IVA: Mostrará el monto de IVA calculado a partir del importe multiplicado por el campo de %IVA. Centro de costos: Especificar el centro de costos que afectará el movimiento. Una vez afectado, el movimiento queda en estatus de pendiente. Manual de Gastos - 18

19 Una vez en estatus pendiente se podrá generar el movimiento, solicitud rechazada, gasto, anticipo o caja chica según corresponda. 3.3 Solicitud Rechazada Este movimiento se genera con la finalidad de rechazar una solicitud de gastos, se genera a partir de la afectación del movimiento Solicitud. Manual de Gastos - 19

20 A esta solicitud no se le modificará ningún campo y sólo se afectará, quedando en estatus Concluido. Manual de Gastos - 20

21 3.4 Gasto Este movimiento se genera para registrar los gastos a partir de la afectación del movimiento solicitud. Manual de Gastos - 21

22 3.4.1 Datos Generales Movimiento: Gasto. Consecutivo: Folio del movimiento. Proyecto: Especificar el proyecto al que corresponde el gasto. UEN: N/A Moneda: Lista las monedas en las que se podrá realizar el movimiento, editable de acuerdo a la configuración del usuario. Factor de Cambio: Factor del tipo de cambio correspondiente al movimiento. Fecha Emisión: Fecha en el que se crea el movimiento (fecha servidor). Actividad: N/A Acreedor/Resp: Seleccionar el acreedor relacionado con el movimiento. Fecha Requerida: Indica la fecha en que se requiere. Clasificación: Se indicará la categoría a la que pertenece el gasto del movimiento. Sub clasificación: Se indicará la subcategoría a la que pertenece el gasto del movimiento. Condición: En caso de ser necesario, indicar la condición del movimiento (a 15 días, 30 días, etc.). Vencimiento: Indica la fecha de vencimiento de la cuenta por pagar. Antecedente: Mostrará el movimiento del que proviene, en este caso movimiento Solicitud. Consecutivo: Mostrará el consecutivo del movimiento del cual proviene. Check Retenciones: Si se aplican retenciones de ISR e IVA, habilitar el campo. Si se capturó el importe del concepto, los cargos retención aparecerán capturados automáticamente sólo si al concepto se le asignó un porcentaje. Check Activo Fijos: Permite seleccionar un activo fijo relacionado con el concepto Detalle Manual de Gastos - 22

23 Concepto: Corresponde al concepto o conceptos de gastos a registrar. Fecha: Fecha en la que se realizó el gasto. Referencia: Es un campo de texto abierto (alfanumérico), en el que se podrá capturar información referenciada al movimiento (número de recibo telefónico, de alguna factura, etc.). Cantidad: Para el ejemplo es 1. Precio: Corresponde al precio unitario de cada uno de los conceptos del movimiento. % Deducible: Mostrará el porcentaje deducible del gasto de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. % IVA: Mostrará el porcentaje de IVA de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. IVA: Mostrará el monto de IVA calculado a partir del importe multiplicado por el campo de %IVA. Centro de costos: Especificar el centro de costos que afectará el movimiento. Se deberá afectar para que quede en estatus Concluido, este movimiento generará un movimiento de Gasto en el módulo de Cuentas por Pagar, para realizar el pago correspondiente. Manual de Gastos - 23

24 3.5 Gasto Prorrateado Este movimiento es generado para registrar los gastos que se prorratean a diferentes centros de costo, se genera a partir de la afectación del movimiento solicitud. Manual de Gastos - 24

25 3.5.1 Datos Generales Movimiento: Gasto Prorrateado. Consecutivo: Folio del movimiento. Proyecto: Especificar el proyecto al que corresponde el gasto. UEN: N/A Moneda: Lista las monedas en las que se podrá realizar el movimiento, editable de acuerdo a la configuración del usuario. Factor de Cambio: Factor del tipo de cambio correspondiente al movimiento. Fecha Emisión: Fecha en el que se crea el movimiento (fecha servidor). Actividad: N/A Acreedor/Resp: Seleccionar el Acreedor relacionado con el movimiento. Fecha Requerida: Indica la fecha en que se requiere. Clasificación: Se indicará la categoría a la que pertenece el gasto del movimiento. Sub clasificación: Se indicará la subcategoría a la que pertenece el gasto del movimiento. Condición: En caso de ser necesario, indicar la condición del movimiento (a 15 días, 30 días, etc.). Vencimiento: Indica la fecha de vencimiento de la cuenta por pagar. Antecedente: Mostrará el movimiento del que proviene; en este caso movimiento Solicitud. Consecutivo: Mostrará el consecutivo del movimiento del que proviene. Check Retenciones: Si se aplican retenciones de ISR e IVA, habilitar el campo. Si se capturó el importe del concepto, los cargos retención aparecerán capturados automáticamente sólo si al concepto se le asignó un porcentaje. Check Activo Fijos: Permite seleccionar un activo fijo relacionado con el concepto Detalle Manual de Gastos - 25

26 Concepto: Corresponde al concepto o conceptos de gastos a registrar. Fecha: Fecha en la que se realizó el gasto. Referencia: Es un campo de texto abierto (alfanumérico), en el que se podrá capturar información referenciada al movimiento (número de recibo telefónico, de alguna factura, etc.). Cantidad: Para el ejemplo es 1. Precio: Corresponde al precio unitario de cada uno de los conceptos del movimiento, se deberá registrar el monto total del gasto, invariablemente que corresponda a diferentes sucursales y/o centros de costos; este monto es el que se generará la cuenta por pagar correspondiente. % Deducible: Mostrará el porcentaje deducible del gasto de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. % IVA: Mostrará el porcentaje de IVA de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. IVA: Mostrará el monto de IVA calculado a partir del importe multiplicado por el campo de %IVA. Centro de costos: N/A. Los porcentajes de prorrateado se asignarán en la siguiente Ruta: Menú Edición Tabla Prorrateado, asignando el porcentaje correspondiente a cada centros de costos. Se deberá afectar para que quede en estatus Concluido, este movimiento generará un movimiento de Gasto en el mismo módulo de Gastos desglosando los centros de costos referidos, creando un solo movimiento en el módulo de Cuentas por Pagar, Gasto Prorrateado, para realizar el pago correspondiente. Manual de Gastos - 26

27 3.6 Anticipo Este movimiento es generado para registrar los anticipos de gastos, se genera a partir de la afectación del movimiento solicitud. Manual de Gastos - 27

28 3.6.1 Datos Generales Movimiento: Anticipo. Consecutivo: Folio del movimiento. Proyecto: Especificar el proyecto al que corresponde el gasto. UEN: N/A. Moneda: Lista las monedas en las que se podrá realizar el movimiento, editable de acuerdo a la configuración del usuario. Factor de Cambio: Factor del tipo de cambio correspondiente al movimiento. Prioridad: Indica la urgencia del Gasto (Baja, Normal, Alta). Fecha Emisión: Fecha en el que se crea el movimiento (fecha servidor). Actividad: N/A. Acreedor/Resp: Seleccionar el acreedor relacionado con el movimiento. Fecha Requerida: Indica la fecha en que se requiere. Cuenta: Cuenta de dinero que afectará el movimiento (Solicitud de cheque), si aún no se conoce la cuenta dinero puede quedar vacío este campo. Forma Pago: Forma de pago transferencia, cheque, etc., si aún no se conoce la forma de pago puede quedar vacío este campo. Clasificación: Se indicará la categoría a la que pertenece el gasto del movimiento. Sub clasificación: Se indicará la subcategoría a la que pertenece el gasto del movimiento. Manual de Gastos - 28

29 Condición: Condiciones de pago del proveedor, este campo Intelisis lo sugerirá de acuerdo a la configuración realizada en el catálogo de proveedores. Vencimiento: Fecha de vencimiento del movimiento; este se calculará a partir de la fecha de emisión del movimiento y las condiciones del proveedor. Antecedente: Mostrará el movimiento del que proviene, en este caso movimiento Solicitud. Consecutivo: Mostrará el consecutivo del movimiento de donde proviene. Check Retenciones: Si se aplican retenciones de ISR e IVA, habilitar el campo. Si se capturó el importe del concepto, los cargos retención aparecerán capturados automáticamente sólo si al concepto se le asignó un porcentaje. Check Activo Fijos: Permite seleccionar un activo fijo relacionado con el concepto Detalle Concepto: Corresponde al concepto o conceptos de gastos a registrar. Referencia: Es un campo de texto abierto (alfanumérico), en el cual se podrá capturar información referenciada al movimiento (número de recibo telefónico, de alguna factura, etc.). Cantidad: 1 Precio: Corresponde al precio unitario de cada concepto del movimiento. % Deducible: Mostrará el porcentaje deducible del gasto de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. % IVA: Mostrará el porcentaje de IVA de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. IVA: Mostrará el monto de IVA calculado a partir del importe multiplicado por el campo de %IVA. Centro de costos: N/A. Manual de Gastos - 29

30 El movimiento anticipo se deberá afectar para que quede en estatus pendiente, para su futura comprobación, la devolución del anticipo o el movimiento sin comprobante. 3.7 Comprobante Este movimiento es generado para registrar las comprobaciones de gastos deducibles, la comprobación puede ser por el monto total del anticipo o por un monto parcial, en este caso el anticipo se mantendrá pendiente por el saldo del mismo, este movimiento se genera a partir de la afectación del movimiento Anticipo. Manual de Gastos - 30

31 3.7.1 Datos Generales Movimiento: Comprobante. Consecutivo: Folio del movimiento. Proyecto: Especificar el proyecto al que corresponde el gasto. UEN: N/A. Moneda: Lista las monedas en las que se podrá realizar el movimiento, editable de acuerdo a la configuración del usuario. Factor de Cambio: Factor del tipo de cambio correspondiente al movimiento. Fecha Emisión: Fecha en el que se crea el movimiento (fecha servidor). Actividad: N/A. Acreedor/Resp: Seleccionar el Acreedor relacionado con el movimiento. Fecha Requerida: N/A. Cuenta: N/A. Forma Pago: N/A. Clasificación: Se indicará la categoría a la que pertenece el gasto del movimiento. Sub clasificación: Se indicará la subcategoría a la que pertenece el gasto del movimiento. Antecedente: Mostrará el movimiento de donde proviene, en este caso movimiento Anticipo. Consecutivo: Mostrará el consecutivo del movimiento de donde proviene. Check Retenciones: Si se aplican retenciones de ISR e IVA, habilitar el campo. Manual de Gastos - 31

32 Si se capturó el importe del concepto, los cargos retención aparecerán capturados automáticamente sólo si al concepto se le asignó un porcentaje. Check Activo Fijos: Permite seleccionar un activo fijo que pueda tener relación con el concepto Detalle Establecimiento: Establecimiento en el que se realizó el gasto. Concepto: Corresponde al concepto o conceptos de gastos a registrar. Fecha: Fecha en la que se realizó el gasto. Referencia: Es un campo de texto abierto (alfanumérico), en el que se podrá capturar información referenciada al movimiento (número de recibo telefónico, de alguna factura, etc.). Cantidad: En este ejemplo es1. Precio: Corresponde al precio unitario de cada uno de los conceptos del movimiento. % Deducible: Mostrará el porcentaje deducible del gasto de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. % IVA: Mostrará el porcentaje de IVA de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. IVA: Mostrará el monto de IVA calculado a partir del importe multiplicado por el campo de %IVA. Centro de costos: Especificar el centro de costos que afectará el movimiento. El movimiento se deberá afectar para que quede en estatus Concluido, disminuyendo el saldo del anticipo en caso que la comprobación se realice de manera parcial. Si el movimiento comprobante es por el mismo importe que el anticipo, este último quedará Concluido. Manual de Gastos - 32

33 3.8 Sin Comprobante Este movimiento es generado para registrar las comprobaciones de gastos no deducibles, la comprobación puede ser por el monto total del anticipo o por un monto parcial; en este caso el anticipo se mantendrá pendiente por el saldo del mismo, este movimiento se genera a partir de la afectación del movimiento Anticipo. Manual de Gastos - 33

34 3.8.1 Datos Generales Movimiento: Sin Comprobante. Consecutivo: Folio del movimiento. Proyecto: Especificar el proyecto al que corresponde el gasto. UEN: N/A Moneda: Lista las monedas en las que se podrá realizar el movimiento, editable de acuerdo a la configuración del usuario. Factor de Cambio: Factor del tipo de cambio correspondiente al movimiento. Fecha Emisión: Fecha en el que se crea el movimiento (fecha servidor). Actividad: N/A. Acreedor/Resp: Seleccionar el Acreedor relacionado con el movimiento. Fecha Requerida: N/A. Cuenta: N/A. Forma Pago: N/A. Clasificación: Se indicará la categoría a la que pertenece el gasto del movimiento. Sub clasificación: Se indicará la subcategoría a la que pertenece el gasto del movimiento. Antecedente: Mostrará el movimiento de donde proviene, en este caso movimiento Anticipo. Consecutivo: Mostrará el consecutivo del movimiento de donde proviene. Check Retenciones: Si se aplican retenciones de ISR e IVA, habilitar el campo. Manual de Gastos - 34

35 Si se capturó el importe del concepto, los cargos retención aparecerán capturados automáticamente sólo si al concepto se le asignó un porcentaje. Check Activo Fijos: Permite seleccionar un activo fijo que pueda tener relación con el concepto Detalle Establecimiento: Establecimiento en el que se realizó el gasto. Concepto: Corresponde al concepto o conceptos de gastos a registrar. Fecha: Fecha en la que se realizó el gasto. Referencia: Es un campo de texto abierto (alfanumérico), en el que se podrá capturar información referenciada al movimiento (número de recibo telefónico, de alguna factura, etc.). Cantidad: En este ejemplo es 1. Precio: Corresponde al precio unitario de cada concepto del movimiento. % Deducible: Mostrará el porcentaje deducible del gasto de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. % IVA: Mostrará el porcentaje de IVA de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. IVA: Mostrará el monto de IVA calculado a partir del importe multiplicado por el campo de %IVA Centro de costos: Especificar el centro de costos que afectará el movimiento. El movimiento sin comprobante se deberá afectar para que quede en estatus Concluido, disminuyendo el saldo del anticipo, en caso que se realice de manera parcial. Si el movimiento sin comprobante es por el mismo saldo que el anticipo, este último quedará Concluido. Manual de Gastos - 35

36 Manual de Gastos - 36

37 3.9 Devolucion Anticipo Este movimiento es generado para registrar las devoluciones de anticipos no comprobados, generando un movimiento de Solicitud de Depósito en el módulo de Tesorería; la devolución puede ser por el monto total del anticipo o por un monto parcial, este movimiento se genera a partir de la afectación del movimiento Anticipo. Manual de Gastos - 37

38 3.9.1 Datos Generales Movimiento: Devolución Anticipo. Consecutivo: Folio del movimiento. Proyecto: Especificar el proyecto al que corresponde el gasto. UEN: N/A. Moneda: Lista las monedas en las que se podrá realizar el movimiento, editable de acuerdo a la configuración del usuario. Factor de Cambio: Factor del tipo de cambio correspondiente al movimiento. Fecha Emisión: Fecha en el que se crea el movimiento (fecha servidor). Actividad: N/A. Acreedor/Resp: Seleccionar el Acreedor relacionado con el movimiento. Cuenta: Cuenta de dinero que afectará el movimiento (Solicitud de depósito), si aún no se conoce la cuenta dinero puede quedar vacío este campo. Forma Pago: Forma de pago transferencia, depósito, etc.; si aún no se conoce la forma de pago puede quedar vacío este campo. Clasificación: Se indicará la categoría a la que pertenece el gasto del movimiento. Sub clasificación: Se indicará la subcategoría a la que pertenece el gasto del movimiento. Importe: Importe a devolver. Antecedente: Mostrará el movimiento de donde proviene, en este caso movimiento Anticipo. Consecutivo: Mostrará el consecutivo del movimiento de donde proviene Detalle Los campos del detalle quedarán vacíos. El movimiento devolución anticipo se Afecta para que el movimiento quede en estatus Concluido; se generará un movimiento de Solicitud depósito en el módulo de Tesorería. En caso que la devolución sea por un Manual de Gastos - 38

39 monto parcial, el movimiento Anticipo se mantendrá pendiente por el saldo del mismo. Manual de Gastos - 39

40 3.10 Caja Chica Este movimiento es generado para registrar los gastos realizados por medio de la caja chica. El movimiento se realiza como un movimiento nuevo. Ruta: Logística Gastos Datos Generales Movimiento: Caja Chica Consecutivo: Folio del movimiento. Proyecto: Especificar el proyecto al que corresponde el gasto. UEN: N/A Moneda: Lista las monedas en las que se podrá realizar el movimiento, editable de acuerdo a la configuración del usuario. Factor de Cambio: Factor del tipo de cambio correspondiente al movimiento. Fecha Emisión: Fecha en el que se crea el movimiento (fecha servidor). Actividad: N/A. Acreedor/Resp: Seleccionar el Acreedor relacionado con el movimiento. Fecha Requerida: Indica la fecha en que se requiere. Manual de Gastos - 40

41 Cuenta: Cuenta de dinero que afectará el movimiento (Solicitud de cheque), si aún no se conoce la cuenta dinero puede quedar vacío este campo. Forma Pago: Forma de pago transferencia, cheque, etc.; si aún no se conoce la forma de pago puede quedar vacío este campo. Clasificación: Se indicará la categoría a la que pertenece el gasto del movimiento. Sub clasificación: Se indicará la subcategoría a la que pertenece el gasto del movimiento. Antecedente: N/A. Consecutivo: N/A. Check Retenciones: Si se aplican retenciones de ISR e IVA, habilitar el campo. Si se capturó el importe del concepto, los cargos retención aparecerán capturados automáticamente sólo si al concepto se le asignó un porcentaje. Check Activo Fijos: Permite seleccionar un activo fijo relacionado con el concepto Detalle Establecimiento: Establecimiento en el que se realizó el gasto. Concepto: Corresponde al concepto o conceptos de gastos a registrar. Fecha: Fecha en la que se realizó el gasto. Cantidad: 1. Precio: Corresponde al precio unitario de cada uno de los conceptos del movimiento. % Deducible: Mostrará el porcentaje deducible del gasto de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. % IVA: Mostrará el porcentaje de IVA de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. IVA: Mostrará el monto de IVA calculado a partir del importe multiplicado por el campo de %IVA. Centro de costos: Especificar el centro de costos que afectará el movimiento. Manual de Gastos - 41

42 El movimiento Caja Chica se deberá afectar para que quede en estatus Concluido, se generará movimiento Solicitud Cheque, en el módulo de Tesorería. Manual de Gastos - 42

43 3.11 Devolución Gasto Este movimiento se genera para registrar alguna devolución de gasto. El movimiento se realiza como un movimiento nuevo. Ruta: Logística Gastos Datos Generales Movimiento: Devolución Gasto. Consecutivo: Folio del movimiento. Proyecto: Especificar el proyecto al que corresponde el gasto. UEN: N/A. Moneda: Lista las monedas en las que se podrá realizar el movimiento, editable de acuerdo a la configuración del usuario. Factor de Cambio: Factor del tipo de cambio correspondiente al movimiento. Fecha Emisión: Fecha en el que se crea el movimiento (fecha servidor). Actividad: N/A. Acreedor/Resp: Seleccionar el acreedor relacionado con el movimiento. Fecha Requerida: Indica la fecha en que se requiere. Manual de Gastos - 43

44 Clasificación: Se indicará la categoría a la que pertenece el gasto del movimiento. Sub clasificación: Se indicará la subcategoría a la que pertenece el gasto del movimiento. Condición: En caso de ser necesario indicar la condición del movimiento (a 15 días, 30 días, etc.). Vencimiento: Indica la fecha de vencimiento de la cuenta por pagar. Check Retenciones: Si se aplican retenciones de ISR e IVA, habilitar el campo. Si se capturó el importe del concepto, los cargos retención aparecerán capturados automáticamente sólo si al concepto se le asignó un porcentaje. Check Activo Fijos: Permite seleccionar un activo fijo relacionado con el concepto Detalles Concepto: Corresponde al concepto o conceptos de gastos a registrar. Fecha: Fecha en la que se realizó el gasto. Referencia: Es un campo de texto abierto (alfanumérico), en el que se podrá capturar información referenciada al movimiento (número de recibo telefónico, de alguna factura, etc.). Cantidad: En este ejemplo es 1. Precio: Corresponde al precio unitario de cada concepto del movimiento. % Deducible: Mostrará el porcentaje deducible del gasto de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. % IVA: Mostrará el porcentaje de IVA de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. IVA: Mostrará el monto de IVA calculado a partir del importe multiplicado por el campo de %IVA. Centro de costos: Especificar el centro de costos que afectará el movimiento. El movimiento Devolución Gasto se debe Afectar para quedar en estatus Concluido; generará movimiento Devolución Gasto en el módulo de Cuentas por Pagar para realizar la devolución o la aplicación correspondiente. Manual de Gastos - 44

45 3.12 Cargo Bancario Se refiere a importes que cobra el banco, como pueden ser las comisiones. Este movimiento se realiza cuando una institución bancaria o de crédito realiza un cargo (egreso) a la empresa. El movimiento se realiza como un movimiento nuevo. Ruta: Logística Gastos Manual de Gastos - 45

46 Datos Generales Movimiento: Cargo Bancario. Consecutivo: Folio del movimiento. Proyecto: Especificar el proyecto al que corresponde el gasto. UEN: N/A. Moneda: Lista las monedas en las que se podrá realizar el movimiento, editable de acuerdo a la configuración del usuario. Factor de Cambio: Factor del tipo de cambio correspondiente al movimiento. Fecha Emisión: Fecha en la que el banco aplica este movimiento. Actividad: N/A. Acreedor/Resp: Seleccionar el acreedor relacionado con el movimiento. Fecha Requerida: Indica la fecha emisión. Cuenta: Cuenta de dinero que afectará el movimiento Forma Pago: Forma de pago transferencia. Clasificación: Se indicará la categoría a la que pertenece el gasto del movimiento. Sub clasificación: Se indicará la subcategoría a la que pertenece el gasto del movimiento. Check Activo Fijos: Apagado. Manual de Gastos - 46

47 Detalle Concepto: Corresponde al concepto o conceptos de gastos a registrar. Fecha: Fecha en la que se realizó el gasto. Referencia: Es un campo de texto abierto (alfanumérico), en el que se podrá capturar información referenciada al movimiento (referencia bancaria, etc.). Cantidad: En este ejemplo es 1. Precio: Corresponde al precio unitario de cada concepto del movimiento. % Deducible: Mostrará el porcentaje deducible del gasto de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. % IVA: Mostrará el porcentaje de IVA de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. IVA: Mostrará el monto de IVA calculado a partir del importe multiplicado por el campo de %IVA. Centro de costos: Especificar el centro de costos que afectará el movimiento. El movimiento Cargo Bancario se deberá Afectar para que quede en estatus Concluido, se generará movimiento Cargo Bancario y Cargo Bancario IVA en el módulo de Tesorería en estatus Concluido. Manual de Gastos - 47

48 3.13 Abono Bancario Este movimiento se realiza cuando el comprobante del ingreso no es una factura propia, como el de una institución bancaria o de crédito que realiza un abono (ingreso) a la empresa y entrega estados de cuenta como comprobante, por ejemplo: El pago de Intereses que genera un abono bancario en el banco. El movimiento se realiza como un movimiento nuevo. Ruta: Logística Gastos Manual de Gastos - 48

49 Datos Generales Movimiento: Abono Bancario. Consecutivo: Folio del movimiento. Proyecto: Especificar el proyecto al que corresponde el gasto. UEN: N/A. Moneda: Lista las monedas en las que se podrá realizar el movimiento, editable de acuerdo a la configuración del usuario. Factor de Cambio: Factor del tipo de cambio correspondiente al movimiento. Fecha Emisión: Fecha en la que el banco aplica este movimiento. Actividad: N/A. Acreedor/Resp: Seleccionar el acreedor relacionado con el movimiento. Fecha Requerida: Indica la fecha emisión. Cuenta: Cuenta de dinero que afectará el movimiento. Forma Pago: Forma de pago transferencia. Clasificación: Se indicará la categoría a la que pertenece el gasto del movimiento. Sub clasificación: Se indicará la subcategoría a la que pertenece el gasto del movimiento. Check Activo Fijos: Apagado. Manual de Gastos - 49

50 Detalle Concepto: Corresponde al concepto o conceptos de gastos a registrar. Fecha: Fecha en la que se realizó el gasto. Referencia: Es un campo de texto abierto (alfanumérico), en el que se podrá capturar información referenciada al movimiento (referencia bancaria, etc.). Cantidad: En este ejemplo es 1. Precio: Corresponde al precio unitario de cada concepto del movimiento. % Deducible: Mostrará el porcentaje deducible del gasto de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. % IVA: Mostrará el porcentaje de IVA de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. IVA: Mostrará el monto de IVA calculado a partir del importe multiplicado por el campo de %IVA. Centro de costos: Especificar el centro de costos que afectará el movimiento. El movimiento Abono Bancario se deberá afectar para que quede en estatus Concluido, se generará movimiento Abono Bancario en el módulo de Tesorería en estatus Concluido. Manual de Gastos - 50

51 3.14 Presupuesto Este movimiento es generado para llevar el control del presupuesto de gastos. El movimiento se realiza como un movimiento nuevo. Ruta: Logística Gastos Manual de Gastos - 51

52 Datos Generales Movimiento: Presupuesto. Consecutivo: Folio del movimiento. Proyecto: Especificar el proyecto al que corresponde el gasto. UEN: N/A. Moneda: Lista las monedas en las que se podrá realizar el movimiento, editable de acuerdo a la configuración del usuario. Factor de Cambio: Factor del tipo de cambio correspondiente al movimiento. Fecha Emisión: Fecha que corresponda al presupuesto que se desea controlar. Actividad: N/A. Acreedor/Resp: Seleccionar el Acreedor relacionado con el movimiento, PRESUP. Fecha Requerida: Indica la fecha emisión. Clasificación: Se indicará la categoría a la que pertenece el gasto del movimiento. Sub clasificación: Se indicará la subcategoría a la que pertenece el gasto del movimiento. Check Activo Fijos: Apagado. Manual de Gastos - 52

53 Detalle Concepto: Corresponde al concepto o conceptos de gastos a registrar. Referencia: Es un campo de texto abierto (alfanumérico), en el que se podrá capturar información referenciada al movimiento presupuestado. Cantidad: En este ejemplo es 1. Precio: Corresponde al precio unitario de cada uno de los conceptos del movimiento. % Deducible: Mostrará el porcentaje deducible del gasto de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. % IVA: Mostrará el porcentaje de IVA de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. IVA: Mostrará el monto de IVA calculado a partir del importe multiplicado por el campo de %IVA. Centro de costos: Especificar el centro de costos que afectará el movimiento. El movimiento presupuesto se deberá afectar para que quede en estatus Concluido, habilitando las columnas: Ejercido: Mostrará el importe de presupuesto ejercido. Pendiente: Mostrará el importe de presupuesto pendiente por ejercer. Disponible: Mostrará el importe presupuesto disponible. Manual de Gastos - 53

54 4 Exploradores, Reportes y Cubos 4.1 Exploradores A continuación se muestran rutas para consulta de información mediante opción de exploradores: Ruta: Exploradores Gastos Gastos Manual de Gastos - 54

55 Ruta: Exploradores Gastos Gastos Detalle (Filtro Clasificaciones) Ruta: Exploradores Gastos Gastos Detalle (Filtro Concepto) Manual de Gastos - 55

56 Ruta: Exploradores Gastos Pendientes Ruta: Exploradores Gastos Pendientes Detalle Manual de Gastos - 56

57 4.2 Reportes A continuación se muestran las rutas para la consulta de información mediante la opción de reportes: Ruta: Reportes Gastos Acumulados Manual de Gastos - 57

58 Ruta Reportes Gastos General de Movimientos Manual de Gastos - 58

59 Manual de Gastos - 59

60 Ruta Reportes Gastos Diario de Movimientos Manual de Gastos - 60

61 5 Errores Frecuentes 5.1 Errores Frecuentes El campo Acreedor / Resp debe tener valor. Al momento de captura de cualquier movimiento en módulo de gastos. Manual de Gastos - 61

62 Esto es originado porque al capturar un movimiento en módulo de gastos se omitió capturar la clave del proveedor. Solución: Realizar la captura de la clave del Acreedor o Proveedor que corresponda El campo Concepto debe tener valor. Al momento de captura de cualquier movimiento en módulo de gastos. Esto es originado porque al capturar un movimiento en módulo de gastos se omitió capturar el concepto de gasto. Solución: Realizar la captura de la clave del concepto de gasto que corresponda. Manual de Gastos - 62

63 5.1.3 Falta definir la tabla prorrateo para el concepto o no totaliza el 100%. Al momento de captura del movimiento gasto prorrateado. Esto es originado porque falta definir la tabla de prorrateo del concepto de gasto o bien se capturó la tabla de prorrateo sin que totalice el 100%, en este último caso el sistema arroja mensaje de confirmación. Solución: Realizar la captura del prorrateo en Ruta: Edición Tabla prorrateo Manual de Gastos - 63

64 5.1.4 Falta indicar la cuenta de dinero. Este error aparece al momento de capturar del movimiento cargo bancario o abono bancario en módulo de gastos. Esto es originado porque al capturar el movimiento en módulo de gastos se omitió capturar la cuanta de dinero. Solución: Realizar la captura de la cuenta de dinero que corresponda. Manual de Gastos - 64