NATIONAL SOFT HOTELES GUÍA DE ENLACE CON ASPEL COI

Transcripción

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2 NATIONAL SOFT HOTELES Versión 3.0 GUÍA DE ENLACE CON ASPEL COI National Soft de México

3 INDICE GENERAL 1. INTRODUCCIÓN CONFIGURACIÓN CREACIÓN DE CUENTAS CONTABLES ASIGNACIÓN DE CUENTAS CONTABLES A CONCEPTOS ASIGNACIÓN DE CUENTAS CONTABLES A PROVEEDORES E INSUMOS GENERACIÓN DE ARCHIVOS CONTABLES PÓLIZA DE INGRESOS PÓLIZA DE EGRESOS IMPORTACIÓN DE ARCHIVOS CONTABLES... 7

4 1. INTRODUCCIÓN National Soft Hoteles permite exportar movimiento de ventas y compras en un formato compatible con el sistema contable COI de Aspel como pólizas de ingresos y egresos. Esto evita la doble captura de información y permite agilizar los tiempos de operación del personal administrativo. 2. CONFIGURACIÓN 2.1. CREACIÓN DE CUENTAS CONTABLES Para dar de alta las cuentas contables ingrese al menú Configuración y seleccione la opción Cuentas Contables. En el catálogo de cuentas contables se dan de alta las cuentas contables que tiene registradas en COI, las cuales se utilizan en la generación del archivo de pólizas de ingresos y egresos. 2

5 Los campos que puede editar en este catálogo son: Clave cuenta contable. Identificador único de la cuenta. Categoría cuenta contable. Categoría a la que pertenece la cuenta contable. Descripción. Cadena de texto con la que se identifica la cuenta contable. Cuenta. Segmento para la sección cuenta. Subcuenta. Segmento para la sección subcuenta. Subsubcuenta. Segmento para la sección subsubcuenta. Auxiliar. Segmento para la sección auxiliar. Si la cuenta contable de COI tiene un formato o diferentes segmentos, los valores se pueden especificar en cuenta, subcuenta y subsubcuenta, de tal forma que cuando se genere el archivo, la cuenta contable se genere sin separaciones, con todos los valores consecutivos. Para ingresar otras categorías de cuentas contables debe ingresar al menú Configuración y seleccionar la opción Categoría cuentas contables. O presionar el botón de asignación con el icono de cruz verde junto al campo Categoría cuenta contable. En esta pantalla puede editar los datos de las categorías existentes seleccionando la categoría y presionando el botón editar. Para agregar una nueva categoría, presione el botón Nuevo, capture una clave única para la categoría y escriba la descripción de la categoría. Para finalizar presione el botón Guardar ASIGNACIÓN DE CUENTAS CONTABLES A CONCEPTOS Para vincular las cuentas contables con conceptos en la generación de las pólizas de ingresos y egresos seleccione en el menú Configuración, submenú Contabilidad, la opción Asignación de cuentas contables a conceptos. 3

6 Los datos que se pueden especificar en esta pantalla son: Retiros de efectivo de caja. Cuenta contable Debe para aplicar los retiros de caja. Depósitos de efectivo de caja. Cuenta contable Haber para aplicar los retiros de caja. Cuenta para aplicar retiros y depósitos. Impuestos de ventas. Cuentas contables Haber para el manejo de impuestos de la venta (IVA, ISH e impuesto adicional). Clientes. Cuenta contable para los saldos pendientes y los saldos a favor de los clientes. Ejemplo de los movimientos contables. Considerando un retiro de $ y un depósito de $ Cuenta contable Debe Haber EFECTIVO (Forma de pago) $ DEPOSITOS DE EFECTIVO - $ RETIROS DE EFECTIVO $ IVA VENTAS $ DIF. PARA APLICAR - $ RETIROS Y DEPOSITOS VENTAS $ TOTAL $ $ ASIGNACIÓN DE CUENTAS CONTABLES A PROVEEDORES E INSUMOS Es necesario asignar cuentas contables a los proveedores para generar el archivo contable de egresos mediante sus compras. La asignación de cuentas contables a proveedores se puede hacer directamente en el catálogo de proveedores (menú Catálogos, opción Proveedores ). 4

7 Seleccione el proveedor deseado y presione el botón Editar y de la lista de cuentas contables indicar la cuenta correspondiente del tipo Haber para el proveedor seleccionado. Es igualmente importante asignar las cuentas contables correspondientes a las categorías de artículos y servicios. Esto se hace directamente en el catálogo Categorías de artículos y/o servicios en el menú Catálogos. Para cada uno de los grupos, seleccionar la cuenta contable previamente capturada. Ésta se utiliza para tener la contrapartida en el Haber de manera que la presentación de artículos y servicios se totalice en la póliza dependiente del grupo al que pertenecen. 3. GENERACIÓN DE ARCHIVOS CONTABLES Una vez asignadas las cuentas contables a los conceptos requeridos se puede proceder a crear el archivo de importación de pólizas contables. Los archivos de pólizas contables de ingresos y pólizas contables de egresos pueden ser generados diariamente y contienen movimientos de ventas y desglose de compras de los conceptos configurados, respectivamente. 5

8 Para generarlos, desde el menú Reportes, submenú Contabilidad, seleccionar Póliza contable ventas o Póliza contable compras según se requiera PÓLIZA DE INGRESOS Este reporte debe ser generado diariamente y muestra los movimientos de ventas. Debe seleccionar la fecha en la parte superior izquierda de la ventana. Presionar el botón GENERAR PÓLIZA para mostrar los datos. Presionar el botón EXPORTAR PÓLIZA. En la ventana emergente seleccione EXPORTAR COI ( COI ASCII, COI Excel ) y presione el botón Ejecutar. Se generará un archivo de póliza que puede ser importado en el sistema contable COI PÓLIZA DE EGRESOS Éste archivo se puede generar diariamente o por un periodo de fechas especificado y muestra el desglose de las compras y proveedores. Una vez asignadas las cuentas contables de los conceptos, grupos de artículos y proveedores en el menú Reportes, en el submenú Contabilidad, seleccionar Póliza contable compras (egresos). 6

9 Para poder exportar a COI debe seleccionarse el reporte detallado. Seleccionar por Turno o Periodo y seleccionar la fecha o fechas correspondientes. Presione el botón GENERAR PÓLIZA y presione el botón EXPORTAR ASPEL COI. Después de especificar la ruta donde se guardará el archivo, se muestra un mensaje de confirmación. 4. IMPORTACIÓN DE ARCHIVOS CONTABLES Una vez generado el archivo de póliza, debe importarse en el sistema contable COI. Para ello, debe acceder al menú Archivos, en Pólizas del sistema COI y en la pantalla que aparece presionar el botón Agregar registro. En la pantalla de nueva póliza presione el botón Póliza modelo para seleccionar el archivo creado en National Soft Hoteles. Se cargarán los datos en la pantalla. Para finalizar presione el botón Guardar. Nota: si alguna cuenta contable no existe en COI el sistema le mostrará un mensaje correspondiente, en este caso debe validar que las cuentas contables en ambos sistemas sean las mismas. 7