SIFEC Contabilidad 2010

Transcripción

1 Contabilidad 2010 SIFEC Contabilidad 2010 Guía de Inicio Una vez que ha instalado SIFEC Contabiliad 2010 e iniciado una sesión de trabajo en el mismo, siga estos pasos para comenzar a trabajar en él. 1.- Crear la base de datos. Al entrar a SIFEC Contabilidad 2010 se abrirá la siguiente ventana con la lista de bases de datos, que al comenzar estará vacía. Haga clic en el botón para crear una base de datos nueva. El sistema le pedirá que proporcione el nombre de la base de datos y el nombre de la empresa. 1

2 Guía de Inicio El sistema le informará cuando la base de datos haya sido creada. 2.- Definir los niveles de cuentas contables. En la pestaña de Contabilidad, haga clic en el botón de Opciones. Haga clic en el botón de Opciones para entrar a la ventana de opciones del sistema. Dentro de las opciones del sistema, en la sección 2. Estructura cuentas, establezca la cantidad de caracteres para cada nivel de la estructura de cuentas contables. Para empezar, defina la cantidad de caracteres por nivel para la estructura de las cuentas contables. El botón Aplicar guarda los cambios sin salir de la ventana El botón Aceptar guarda los cambios y cierra la ventana. 2

3 3.- Llenar tipos de cuentas contables. Contabilidad 2010 Entre al catálogo de Tipos de cuentas e indique los rangos de cuentas de mayor para cada tipo y subtipo. 4.- Llenar las cuentas contables. Entre al catálogo de Cuentas contables para capturar las cuentas. Si su catálogo de cuentas contables incluye las cuentas individuales de cada proveedor, en la columna Proveedor puede vincularlas con los RFC de los proveedores para la DIOT. 3

4 Guía de Inicio Puede usar Ctrl+C para copiar las cuentas desde Excel y Ctrl+V para pegarlas en el catálogo de cuentas contables de SIFEC Contabilidad. Debe tener los encabezados Cuenta y Descripción. NOTA: También existe la opción de importar su catálogo de cuentas de un archivo generado con Contpaq i. A partir de éste paso ya se pueden capturar pólizas manuales o importar pólizas desde Contpaq i. 4

5 Contabilidad Llenar las Opciones del sistema. Nuevamente, entre a Opciones y complete la información faltante. La fecha de bloqueo le permitirá fijar la fecha más antigua para modificar movimientos. Los movimientos con fecha anterior a la fijada no podrán ser modificados. Establezca las cuentas solicitadas para el correcto funcionamiento de los reportes y procesos automatizados. Identifique la cuenta o cuentas de mayor o acumulativas a partir de las cuales se crearán las cuentas individuales para proveedores. En la sección de Estructura de cuentas no deberá modificar los niveles de cuentas una vez llenado el catálogo, pero puede agregar caracteres a un nivel adicional. Puede modificar la estructura para unidades de negocios si usará centros de costos en las pólizas. 5

6 Guía de Inicio Llene las cuentas de IVA fiscal asignando los conceptos para la DIOT de cada una. Asigne las cuentas de IVA trasladado para la comprobación de IETU. Si usará centros de costos, agréguelos en ésta sección, asignado a cada uno su unidad de negocio. 6

7 Contabilidad 2010 En la primera parte de ésta sección están las rutas default para los reportes y archivos generados por el sistema, excepto su logotipo. En la segunda parte de ésta sección se encuentran las rutas para descargar los archivos del SAT para la validación de los CFDs emitidos por sus proveedores. Debe contar con conexión a Internet. En ésta sección se encuentran las rutas default de las plantillas para generar la exportación a la DIOT y a la DIMM. NOTA: Las rutas default solo deben modificarse si está trabajando en red y se leerán de un servidor o si se instaló en una ruta diferente a la preestablecida por el sistema. 7

8 Guía de Inicio 6.- Capturar pólizas manualmente. Para capturar una póliza nueva, haga clic en el botón de Captura de pólizas. La ventana de captura de pólizas le permitirá establecer la fecha, tipo de póliza, folio y concepto. El carácter * (asterisco) en el folio es para usar el consecutivo del sistema. En la captura de pólizas, puede teclear la cuenta completa, con o sin guiones. También puede usar el botón de tres puntos o la tecla F4 para buscar en todo el catálogo de cuentas. Al teclear en la fila de búsquedas, la ventana filtrará los registros que coincidan con la búsqueda deseada. Puede buscar por cualquiera de las columnas de la ventana. Puede moverse de arriba abajo entre las cuentas con las flechas del teclado y con Enter seleccionar la cuenta deseada. 8

9 Contabilidad 2010 Desde la ventana de pólizas, puede usar el carácter (guión o resta) después de un segmento de la cuenta para definir una búsqueda, por ejemplo Si captura un número de cuenta que no existe, el sistema se lo informará. Pero si desea agregar una subcuenta a una cuenta existente, puede usar los caracteres * (asterisco o multiplicación) o + (suma) después del segmento de la cuenta. Por ejemplo 200-* o Para dar de alta una cuenta desde la captura de pólizas, teclee el segmento del nivel superior de la cuenta seguido de un * o un +. Por ejemplo: 200-* o Luego proporcione la descripción de la cuenta. El sistema le asignará el número consecutivo a la subcuenta nueva Si la subcuenta pertenece a una de las cuentas de proveedores declarada en Opciones Generales, en la ventana de alta se le solicitará el RFC del proveedor. Si el RFC no existe, se le preguntará si desea agregarlo. NOTA: Desde la captura de pólizas no puede agregar cuentas de mayor, únicamente subcuentas de cuentas ya existentes y que no hayan sido usadas en pólizas. 9

10 Guía de Inicio Si al dar de alta una nueva cuenta de proveedores capturó un RFC que no existe, el sistema le pedirá confirmar el alta del proveedor. Dependiendo del RFC, el sistema determinará si se trata de una persona física o moral. (12 caracteres para persona moral, 13 caracteres para persona física). Si la longitud del RFC no corresponde a ninguno de los dos, se asumirá que se trata de un proveedor extranjero. Confirme o modifique los datos propuestos para el nuevo proveedor, como la razón social, el tipo de tercero y tipo de operación para DIOT y el concepto para IETU. Puede avanzar entre los datos presionando Enter. En la póliza puede avanzar entre las columnas presionando Enter. Al terminar de capturar su póliza, puede grabarla poniendo el carácter / (división) en la columna cuenta y presionando Enter. 10

11 Contabilidad 2010 Si tiene declaradas las cuentas de IVA fiscal con sus conceptos DIOT en Opciones Generales, al usar una de esas cuentas en una póliza, el sistema le informará que no ha detallado la información para la DIOT. Para llenar el detalle de DIOT y IETU de la póliza, haga clic en el botón que se encuentra en el extremo derecho del encabezado de la ventana de pólizas. Con esto se desplegarán a la derecha las columnas para DIOT y IETU. En la columna RFC capture o seleccione con el botón de tres puntos un RFC de un proveedor. Si no existe, le pedirá confirmar su alta, como se indicó anteriormente. Una vez que se ha agregado el RFC, el sistema desglosará en automático el valor de los actos para DIOT y monto IETU. Al capturar el RFC del proveedor, el sistema desglosará automáticamente los montos para DIOT y IETU. El detalle de DIOT/IETU puede ir en cualquier renglón de la póliza, aunque hace más sentido si se vincula a la cuenta de IVA acreditable o a la del proveedor. 11

12 Guía de Inicio 7.- Generar pólizas por modelo. En el extremo superior izquierdo de la ventana de Captura de pólizas se encuentra el espacio Modelo. Los modelos de pólizas son ayudas para contabilizar operaciones comunes en la mayoría de las empresas. Al hacer clic en el botón de búsqueda de modelos, se desplegará la siguiente lista. Operaciones comunes con IVA acreditable al 16% Operaciones comunes con IVA acreditable al 11% 12

13 Contabilidad 2010 Al seleccionar un modelo, por ejemplo el 1, mostrará una ventana como la siguiente: Puede modificar los datos del encabezado, aunque se espera use los propuestos por el modelo. Proporcione el monto de la operación Agregue las cuentas necesarias para el modelo de póliza. Si la cuenta de proveedor ya tiene vinculado un RFC, el sistema lo agregará en automático, si no, deberá capturarlo o seleccionarlo. A las variables para la descripción de la póliza les puede agregar datos específicos o comentarios. Cuando haya llenado los datos del modelo, haga clic en el botón Generar Póliza. El sistema mostrará la póliza resultado de la captura por modelo, incluyendo el desglose para DIOT y IETU. 13

14 Guía de Inicio 8.- Capturar listado de activos fijos. Para entrar a la ventana de activos fijos, haga clic en el botón Capture los datos necesarios para cada activo, como la fecha y monto de adquisición, fecha de inicio de depreciación, y porcentajes de depreciación y deducción. Asigne las cuentas para cada activo. Si no existen puede crearlas usando el carácter * (multiplicación) después del segmento de la cuenta. Llene los datos para los activos de la empresa. Cuando un activo se daña o extravía antes de concluir su vida útil, se puede marcar como Dado de baja para interrumpir su depreciación. 9.- Generar póliza mensual de depreciación de activos fijos. En la parte inferior de la ventana de Activo Fijo se encuentra la opción para generar la póliza mensual de depreciación. Defina el Tipo y el folio de la póliza, la fecha debe ser el último día del mes en curso. Al hacer clic en el botón de Generar póliza, el sistema desplegará una ventana de consulta de la póliza recién generada. 14

15 Contabilidad 2010 Desde ésta ventana la póliza no puede ser modificada, pero puede ser impresa. Después de generar la póliza de depreciación mensual, en los registros de activo se actualizará el monto de la depreciación acumulada de cada activo y el mes de la última depreciación. 15

16 Guía de Inicio 10.- Emitir consultas y reportes. En SIFEC Contabilidad 2010 encontrará las consultas en pantalla de los más utilizadas, como son: Consulta de pólizas. Balance general. Balanza de comprobación. Auxiliar de cuentas. Estado de resultados. Para entrar a cualquiera de ellas, basta con hacer clic en el icono correspondiente en la pestaña de Contabilidad, en el grupo Pólizas. Consulta de pólizas. 16

17 Contabilidad 2010 Consulta balanza de comprobación. Consulta Auxiliar de cuentas. 17

18 Guía de Inicio Consulta Estado de resultados. Consulta Balance general. 18

19 Contabilidad 2010 Desde la mayoría de las consultas puede imprimir reportes, solo haga clic en el botón con la impresora y el nombre de la consulta / reporte. Por ejemplo Se abrirá la ventana para que seleccione el formato del reporte, aunque propone el default. Haga clic en Aceptar para ver la presentación preliminar del reporte. 19

20 Guía de Inicio SIFEC le desea éxito en todas sus operaciones comerciales y le agradece su preferencia. 20