ROCA ACERO PORTAL ROCA ACERO MANUAL PROVEEDORES (PORTAL WEB VER 7.9.2)

Transcripción

1 ROCA ACERO PORTAL ROCA ACERO MANUAL PROVEEDORES ()

2 Índice Recepción de Facturas... Página 2. Inicio de Sesión del Proveedor... Página 3. Estructura... Página 4. Datos Proveedor... Página 5. Ingresar Facturas... Página 7. Facturas Ingresadas... Página 12. Cambio de Contraseña... Página 13. Restaurar contraseña... Página 14. Menú... Página 15. Cambiar Pregunta y Respuesta Secreta... Página 16. Página 1

3 Recepción de Facturas En este manual se mostrará la forma de ingresar al Portal de Roca Acero para incorporar facturas electrónicas, subir y consultar el Resumen de datos incorporados en los archivos XML correspondientes a dicha facturación. En adelante se hará referencia como Proveedor, a toda entidad física o moral que emita una factura por la prestación de servicios a Roca Acero, así como cualquier relación comercial con ROCA ACERO. Ingreso a la Página de Recepción de Facturas Electrónicas Para ingresar al portal de recepción de Facturas Electrónicas, el proveedor debe ingresar a la siguiente dirección URL: La pantalla de inicio se mostrará de la siguiente manera: Página 2

4 Inicio de Sesión del Proveedor Cuando el proveedor ingrese por primera vez al portal, su usuario será su RFC y su contraseña será su RFC Como medida de seguridad el proveedor deberá cambiar su contraseña para su propia seguridad. (Ver página 14). Una vez ingresado su usuario y contraseña debe seleccionar el botón. El sistema realizará la validación del nombre de usuario y contraseña, por lo que no permitirá el acceso a usuarios no registrados en la base de datos de recepción de Roca Acero. En caso de que no recuerde su contraseña, el sistema le dará la opción de reenviar la información al correo electrónico registrado, para realizar dicho proceso debe ingresar la cuenta de correo electrónico que fue registrado en los datos generales. Si el Usuario tiene más de un Rol mostrará la opción de iniciar con el Rol seleccionado. Página 3

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6 Estructura Una vez ingresado al Portal la navegación se realizará como sigue: En la parte superior de la página aparecerá el RFC del proveedor y su Razón Social En la parte superior derecha de la página aparecerá el nombre del Usuario del proveedor que ha iniciado sesión. Dando clic primario sobre el triangulo que se encuentra del lado derecho del RFC del proveedor se encuentra el menú para Logout, Cambiar Contraseña y Cambiar Pregunta y Respuesta Secreta. Seguido de lo anterior, encontrará el menú de navegación en donde serán presentadas 3 opciones: Proveedor Ingresar Factura Facturas Ingresadas Página 5

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8 Datos de Proveedor En esta ventana es importante verificar y actualizar cada uno de los datos solicitados correctamente, sin embargo existen datos que no podemos dejar pasar por alto, estos datos obligatorios están marcados con un asterisco en su descripción y el sistema validará que exista un dato válido para poder guardar la información (No puede quedarse en blanco). Es Importante actualizar su correo electrónico ya que por medio de él se le enviaran las notificaciones que surjan desde el portal, para actualizarlo da clic en el icono. Para modificar los datos deben de dar clic en el botón y se desbloquearán los campos para que pueda manipularlos así también para agregar la información que se requiere. Se desbloquearan los campo y se podrán agregar los archivos de la Cedula de RFC y estado de Cuenta Bancaria, para realizar la modificación de sus datos fiscales con respecto a la Empresa. Página 7

9 Para subir la Cedula de RFC debe seleccionar el botón y en su explorador, identificar la ruta donde se encuentra el archivo PDF y seleccionarlo (solo formatos con extensión.pdf). Para subir el Estado de Cuenta Bancaria debe seleccionar el botón y en su explorador, identificar la ruta donde se encuentra el archivo PDF y seleccionarlo (solo formatos con extensión.pdf). Una vez cargados los Archivos pulsa el botón. En caso de omitir la actualización de su información solo pulsa el botón. DATO SOLICITADO TIPO DE DATO OBSERVACIONES RFC RAZON SOCIAL CALLE Y NÚMERO DELEGACIÓN ESTADO CORREO ELECTRONICO Default Obligatorio Opcional Opcional Opcional Obligatorio Este dato no puede ser modificado por el proveedor, ya que es la clave con la que será identificado. El proveedor debe verificar que este dato se encuentre correctamente redactado (Espacios, comas, etc.) Este dato no puede quedarse en blanco. Verificar contra domicilio fiscal del proveedor. Verificar contra domicilio fiscal del proveedor. Verificar contra domicilio fiscal del proveedor. Debe ingresarse un correo válido. Esta cuenta de correo será solicitada cuando el proveedor desee restablecer su contraseña. Página 8

10 Ingresar Facturas Esta sección está reservada para la incorporación de Facturas, las cuales se ingresarán en formato PDF, Archivos XML junto con su Orden de Compra y realizará las validaciones correspondientes. Selecciona la empresa a facturar de la lista que se despliega al hacer clic en este boton Después selecciona el siguiente botón para continuar. En caso de que la empresa que selecciono no sea a la cual va ir ligada la factura que va a ingresar, puede seleccionar de nuevo la empresa a seleccionar en el siguiente botón. Ubicado en la parte inferior del portal Página 9

11 Seleccionamos las partidas a facturar marcando los cuadros a lado de cada partida. Si estamos de acuerdo con la selección, seleccionaremos el botón. Para continuar. En caso contrario seleccionamos el siguiente botón. Para seleccionar nuevas partidas. Tenemos también la opción de filtrar partidas dependiendo su tipo con la siguiente lista. Página 10

12 Una vez que seleccionada la partida aparecerá la sección donde deberás ingresar las facturas te mostrara el detalle de la Factura que vas a ingresar. Página 11

13 Para el correcto ingreso del comprobante es necesario subir la factura en formato PDF, el Comprobante XML. Para subir la factura en formato PDF debe seleccionar el botón y en su explorador, identificar la ruta donde se encuentra el archivo PDF y seleccionarlo (solo formatos con extensión.pdf). Para subir el comprobante XML debe seleccionar el botón y en su explorador, identificar la ruta donde se encuentra el archivo XML y seleccionarlo (solo formatos con extensión.xml). Página 12

14 Para subir La Orden de Compra y otros documentos debe seleccionar el botón y en su explorador, identificar la ruta donde se encuentra el archivo XML y seleccionarlo (solo formatos con extensión.docx,.docm,.doc,.xlsx,.xlsm,.xls,.pdf. bmp,.jpg,.gif,.tif). Por último Introducimos nuestra clave de seguridad. Una vez identificados los archivos deberá seleccionar el botón para proseguir con la validación del XML. Si la factura ya fue ingresada previamente se enviará un mensaje de error Página 13

15 El sistema realizara la correcta validación del XML, si está es correcta se enviará un mensaje satisfactorio. En caso de que el XML no cumpla con lo solicitado por el SAT, se encuentre dañado o tenga algún otro desperfecto el sistema no permitirá su incorporación y enviará un mensaje de error, en el mensaje aparecerá el detalle de los posibles errores, favor de leerlos detenidamente. Página 14

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17 Facturas Ingresadas Es este apartado se tendrá un seguimiento de las Facturas ingresadas de acuerdo a las mismas. Si pulsamos el icono podrás descargar el comprobante de la Factura ingresada siempre y cuando la Factura haya sido pagada y adjuntado su comprobante de pago. Para facilitar la consulta de información en la parte media del portal, se presentan los filtros que pueden ser utilizados: Comprobante Tipo de Documento Estatus Factura Estatus de Pago Fecha Pago Fecha de Crédito Número Pago Tipo de Pago Fecha de Recepción Tipo Comprobante Estado CFDI Serie Folio Factura Folio Fiscal Fecha de Expedición Fecha de Certificación SAT Importe Total Moneda Comentarios Descripción Para ejecutar los filtros solo debe ingresar el texto a buscar y en automático se realiza la búsqueda. También podemos exportar estos datos de las Facturas que llevamos ingresadas en formato XLSX solo basta dar un clic al botón de situado arriba de la tabla de Facturas. Página 16

18 Cambio de contraseña En este módulo el proveedor podrá modificar la contraseña que permite el ingreso al Portal. Se deberá ingresar la contraseña actual, seguida de la nueva contraseña y su confirmación teniendo en cuenta que la contraseña debe tener las siguientes características: La contraseña debe tener como mínimo 6 caracteres. Contener al menos un carácter no alfanumérico como por ^ * % > / < ~. Esto con la finalidad de resguardar la información, y mantener los datos del proveedor en total confidencialidad. En caso de que la contraseña no cumpla con alguna de las características mencionadas, el sistema presentará un mensaje de error y no realizará el cambio. Página 17

19 Restaurar Contraseña En este módulo el proveedor podrá recuperar la contraseña que permite el ingreso al Portal en caso de ser olvidada. Esta opción se encuentra en el Login del portal dando clic sobre el link Recuperar Contraseña. A continuación le pedirá su usuario asignado. Una vez ingresado deberá seleccionar el botón contraseña. para proseguir con la restauración de la Página 18

20 En seguida se desplegará un mensaje donde le indica que la contraseña ha sido enviada a su correo. Menú La opción Menú direcciona a la pestaña principal Usuario del Módulo de Inicial si no tiene algún otro Rol Asignado, si tiene más de un Rol mostrará la opción de cambiar de Rol. Página 19

21 Cambiar Pregunta y Respuesta Secreta En este módulo el proveedor podrá cambiar la pregunta y respuesta secreta para una futura recuperación de contraseña. Para cambiar la pregunta y respuesta secreta es necesario ingresar la contraseña, nueva pregunta de seguridad y su respectiva respuesta. Una vez llenos todos los campos es necesario dar clic en el botón el cambio. para proseguir con Una vez realizado el cambio correctamente el sistema se regresará a la página principal, de lo contrario mandar un mensaje de falla. Tal mensaje aparece cuando la contraseña proporcionada es incorrecta. Página 20

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